MyMercell-palveluun sisäänkirjautumisen jälkeen klikkaa päävalikon plusmerkkiä ja klikkaa “Tarjouspyyntö” luodaksesi uuden tarjouspyynnön. Voit myös luoda uuden tarjouspyynnön vanhan tarjouspyynnön pohjalta, katso ohje: “Tarjouspyynnön kopioiminen/luominen vanhan pohjalta”. Kolmas tapa on mennä haluamaasi kansioon ja klikata “Lisää uusi” Tarjouspyynnöt-välilehden alalaidasta.
Määrittele sitten uuden tarjouspyynnön asetukset. Jos olet luonut uuden tarjouspyynnön vanhan mallin pohjalta, ovat asetukset oletusarvoisesti samat kuin alkuperäisessä tarjouspyynnössä. Tarjouspyynnön asetukset ovat erittäin tärkeitä kynnysarvojen, hankintamenettelyjen sekä tarjouspyyntöön liittyvän hankintailmoituslomakkeen osalta.
Uuden tarjouspyynnön luominen alusta asti
1.Klikkaa päävalikon plus-ikonia ja klikkaa “Tarjouspyyntö” luodaksesi uuden tarjouspyynnön.
2. Määrittele sitten uuden tarjouspyynnön asetukset ensimmäisellä sivulla. “Ilmoituksen tyyppi” -kohdassa valitset, millainen hankinta on kyseessä.
3. Oikealla näet tiedot, jotka tulee täyttää, punaisella merkityt ovat pakollisia tietoja. Jos et ole vielä luonut omaa kansiota tälle tarjouspyynnölle, järjestelmä pyytää sen luomaan kohdassa “Kansion nimi”. Jos olet jo luonut kansion, voit valita sen pudotusvalikosta. Huomaathan, että kun kirjoitat tarjouspyynnön otsikon, tämä otsikko näkyy tarjouspyynnön otsikkona kaikkialla. Tähän osioon saattaa tulla myös uusia kenttiä täytettäviksi sitä mukaa, kun täytät tietoja (ks. alempi kuva). Täällä määrität myös sen, onko hankinta jaettu osiin.
4. Tallenna tiedot yläoikealta Tallenna-painikkeesta, jotta pääset eteenpäin. Huomaathan, että voit palata tähän näkymään takaisin muuttamaan asetuksia niin halutessasi.
Tarjouspyynnössä eteneminen
Kun olet täyttänyt ensimmäisen sivun tiedot ja tallentanut, pääset tarjouspyynnön seuraavaan vaiheeseen, jossa täytät tarjouspyynnön muut tiedot haluamassasi järjestyksessä. Tila-välilehdellä (ks. alempi kuva), näet kaikki järjestelmän antamat osiot, joita voit joko täyttää tai jättää täyttämättä, jos ette tarvitse niitä tässä tarjouspyynnössä. Nämä osiot ovat:
Kuvaus
Poissulkemisperusteet
Valintaperusteet
Vähimmäisvaatimukset
Tuotteet
Asiakirjat
Dynaamiset asiakirjat
Toimittajat
Ehdot
Välitavoitteet
CPV-koodit
Lomake
Oikealla näet roskakori-ikonin jokaisen osion perässä, ja sitä klikkaamalla voit poistaa haluamiasi osioita, jos ette niitä tarvitse. Jokaisen osion edessä on värillinen palkki (joko punainen, keltainen tai vihreä) ja väri sekä osion perässä oleva laskuri, esimerkiksi 0/8, kertovat, onko osion kaikki tiedot täytetty ja onko osio täten valmis. Jos väri on vihreä ja laskurissa esimerkiksi 2/2, se kertoo, että osio on valmis.
Voit käydä hankinnan osiot, joilla jokaisella on oma välilehtensä, läpi haluamassasi järjestyksessä. Kun olet valmis osion kanssa, klikkaa osion perässä olevaa peukalon näköistä ok-ikonia, ja näin merkitset sen valmiiksi. Vinkki! Voit aina klikata yläpalkissa olevaa Tarkista-painiketta, joka kertoo, onko hankinta valmis julkaistavaksi vai onko jotain vielä kesken.
Hankinnan kuvaus
Kuvaus-välilehdellä näet tarjouspyynnön otsikon ja täällä voit myös määritellä tarjouspyynnön vastuuhenkilön ja vastaanottajan “Vastuuhenkilö”-kohdasta henkilöikonia klikkaamalla. Vastuuhenkilö on vastuussa tarjouspyynnöstä ja vastaanottaja saa vastuuhenkilön lisäksi kaiken viestinnän liittyen tähän tarjouspyyntöön. Viesteistä tulee aina sähköposti-ilmoitus, mutta itse viesti on luettavissa MyMercellissä “Viestit”-osiossa, jonne pääset etusivulta ylävasemmalta.
Hankinnan tunniste -kohtaan voi halutessaan laittaa omavalintaisen tunnisteen. “Kuvaus” ja “Hankinnan kuvaus” -kohdat ovat pakollisia ja maksimimerkkimäärä on 4000 merkkiä.
Oikealla olevaan “Tiedot”-osioon merkitään tarjouspyynnön eri päivämääriä, muun muassa sopimuksen kesto, tarjousten jättöaika ja kysymysten esittämisen määräaika. Muistathan tallentaa lopuksi yläoikealla olevasta Tallenna-painikkeesta.