Luo sopimus

Käyttäjä voi luoda ja muokata rakenteisia sopimuksia. Sopimus luodaan aina sopimuspohjaa hyväksikäyttäen. Sopimuspohjan voi määrätä käytettävä sopimustyyppi tai sopimus voidaan laatia muokaten jotain aiemmin tehtyä sopimusta. Rakenteisessa sopimuksessa myös sopimuksen sisältö luodaan dynaamisina sopimusosioita käyttäen.

Sopimus voidaan liittää valittuun sopimuskokonaisuuteen, jolloin sopimus toimii ”pääsopimuksena” (esim. puitejärjestelyn toimittajasopimukset). Sopimus voidaan liittää myös jonkun pääsopimuksen alasopimukseksi (esim. puitejärjestelyn toimitussopimukset). Rakenteisten sopimusten avulla tehostetaan erityisesti sopimusten määrämuotoisuutta, löydettävyyttä ja seurattavuutta sekä sisältömuutosten hallittavuutta.

Sopimuksen pääsee luomaan klikkaamalla ylänavigaatiosta ”Uusi sopimus” ja sen alta ”Luo sopimus”.

Tässä ohjevideo sopimuksen luonnin perusasioihin:

Luo uusi sopimus

Sopimuksen perustaminen

Uuden sopimuksen perustaminen luodaan vaiheittain:

• Sopimuksen perustaminen

• Yleiskatsaus

• Metatiedot

• Käyttäjät ja käyttöoikeudet

• Sopimuskohdat

• Sopimuksen arvo

• Tuotteet

• Dokumentti

• Allekirjoitukset

• Tila

• Jakaminen, kopiointi ja siirto

Pakolliset tiedot

Kaikki sopimuksen pakolliset tiedot on merkitty tähdellä(*). Sopimuksen voi tallentaa vasta kun kaikki pakolliset tiedot ovat täytetty. Pakollisia tietoja ovat:

• Yksikkö

• Sopimustyyppi

• Kieli

• Sopimuksen nimi

HUOM! Lisäksi sopimukselle on voitu pakottaa lisätietoja ja sopimuskohtia, joihin täytyy ottaa kantaa ennen kuin sopimuksen voi tallentaa.

Sopimuksen perustaminen

• Yksikkö:

• Klikkaa ”Valitse yksikkö/virasto ”. Lista organisaatioista avautuu. Valitse haluamasi organisaatio ja klikkaa "Valitse"

Sopimuskokonaisuus:

• Klikkaa ”Valitse sopimuskokonaisuus”

• Valitse oikea sopimuskokonaisuus avautuvasta listauksesta tai rajaa hakua

• Valitse haluamasi sopimuskokonaisuus ja klikkaa "Valitse"

• Voit esikatsella sopimuskokonaisuutta 

Jos sopimusta ei luoda suoraan sopimuskokonaisuuden alta, vaan tehdään toiminnolla "Luo uusi sopimus" ja liitetään sen jälkeen sopimuskokonaisuuteen, ei sopimuskokonaisuudelle pakotetut metatiedot periydy sopimukselle.

Pääsopimus:

• Klikkaa ”Valitse pääsopimus”

• Valitse oikea pääsopimus listauksesta ja klikkaa ”Valitse"

• Tarjous

Jos käytössä on kilpailutusintegraatio ja Sopimuskokonaisuus on liitetty kilpailutukseen, voidaan sopimus linkittää tarjoukseen

• Klikkaa "valitse tarjous"

• Valitse oikea tarjous avautuvasta ikkunasta

• Sopimustyyppi:

Sopimus täytyy liittää sopimustyyppiin

• Jos et ole valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuutta, avautuva lista näyttää kaikki järjestelmän sopimukset

  • Valitse haluamasi sopimustyyppi ja klikkaa "Valitse"

• Jos olet valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuuden, tulee sopimustyyppi sopimuskokonaisuuden tiedoista

Sopimuspohja:

• Valitse:

  • Ei valintaa

  • Valitse kaikista pohjista

  • Valitse sopimuksista

  • Valitse tyypin pohjista

Sopimuspohjan valinnan jälkeen avautuu sopimuksen kielivalinta.

• Jos kielivalintoja on vain yksi (esim. Suomi), on se automaattisesti valittuna

• Jos kielivalintoja on useita, valitse listauksen kieli klikkaamalla

  • Suomi 

  • Englanti 

  • Ruotsi

Siirry seuraavaan vaiheeseen

Siirry "Seuraava" -painikkeella seuraavaan vaiheeseen. Järjestelmä varmistaa, että haluathan luoda uuden sopimuksen näillä perustiedoilla. 

HUOM. Sopimuksen perustaminen -vaiheessa täytettyjä tietoja ei voi muuttaa enää tämän vaiheen jälkeen. 

Klikkaa Ok ja sopimuksen muut osiot avautuvat muokattavaksi.

HUOM! Sopimuksen voi tallentaa vasta kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty.

Yleiskatsaus

• Sopimuksen nimi*: Anna sopimukselle nimi

• Sopimuksen kuvaus: Syötä kenttään sopimuksen kuvaus

• Diaarinumero: Kenttään voidaan syöttää sopimuksen diaarinumero

• Sopimuksen numero: Syötä sopimukselle halutessasi ulkoinen numero 

• Sopimuksen tunniste: Sopimuksen tunniste tulee järjestelmästä automaattisesti (HUOM. generoituu vasta sopimuksen tallennuksen jälkeen)

• Toimittajat

  • Klikkaa ”Lisää sopimusosapuoli B - Toinen osapuoli"

  • Täytä avautuvan lomakkeen nimi, tunniste (esim. Y-tunnus tai hetu) ja osoitetiedot

  • ”Poimi kontakti” -toiminnolla toimittajatiedot Käyttäjähallinnan yhteystiedoista

  • Tilaajavastuutietojen tarkistus * erikseen tilattava lisätoiminnallisuus

    • Toiminnolla voit hakea http://Tilaajavastuu.fi -raportin suoraan toimittajan tiedoista. 

    • Kun toimittajatieto on tallennettu, järjestelmä hakee tilaajavastuutiedot tietokannasta. Raportit haetaan yön aikana. Järjestelmä hakee tietokantaan tallennetuista toimittajista tilaajavastuuraportin kerran kvartaalissa.

    • Halutessasi voit ottaa tilaajavastuutietojen tarkistuksen pois ottamalla täpän pois kohdasta "Tilaajavastuutiedot tarkistetaan"

    • Mikäli haluat päivittää raportin, voit klikata "Päivitä painiketta", voit myös ladata raportin tai liittää raportin sopimuksen liitteeksi klemmarin kuvasta

• Tilaajat: Sopimuksen omistajaksi määritellylle virastolle mahdollisesti tallennetut metatiedot tulevat oletuksena näkymään.

  • Klikkaa ”Lisää Sopimusosapuoli A - Luoja/tuoja"

  • Täytä avautuvan lomakkeen nimi, tunniste (esim. Y-tunnus tai hetu) ja osoitetiedot

  • ”Poimi kontakti” -toiminnolla, tilaajatiedot Käyttäjähallinnan yhteystiedoista

• Sopimuksen osapuolille on mahdollista asettaa yhteyshenkilön tiedot

  • Tämän vastuuhenkilön voi lisätä suoraan reklamaatiolle ja kommentointikierroksille

  • Vastuuhenkilön voi poimia myös excel raportille

• Sopimuskausi:

  • Valitse määräaikainen, toistaiseksi voimassa oleva tai kertasopimus

  • Täydennä päivämäärätiedot. Päivämäärät voi kirjoittaa suoraan kenttään tai valita kalenterista

  • Sopimuskaudelta voidaan myös luoda merkkipaalu klikkaamalla lipun kuvaa (ks. merkkipaalujen ohjeet)

• Optiokaudet:

  • Sopimukselle voi liittää haluttu määrä optiokausia. Optiokausi lisätään kun optiokausi halutaan ottaa käyttöön kohdasta "Lisää optiokausi". Sopimuksella voi olla kerrallaan käytössä yksi optiokausi

  • Optiokausi määritellään lisäämällä päivämääräkenttiin oikeat päivämäärät

    • Päivämäärät voi kirjoittaa suoraan kenttään tai valita kalenterista

    • Valitse tarvittaessa ''Voimassa oleva" 

    • Erillisestä oikealla olevasta valintapainikkeesta (3 poikkiviivaa) voidaan 

      • luoda optiopäätösdokumentti

      • liittää optiokausidokumentti 

      • luoda optiopäätösdokumentti (*lisätoiminnallisuus) 

      • lähettää optiopäätöksen tiedoksianto

Luo optiopäätösdokumentti

• Lisätoiminnallisuus

Optiopäätöksen luonti ikkuna avautuu. Täyty optiopäätöksen kentät:

• Valitse dokumentin ylätunniste

• Yksikkö (tulee automaattisesti)

• Sopimuksen nimi *

• Sopimuksen kuvaus

• Käytä tarvittaessa lausekirjastoa apuna

• Päättäjän tiedot

• Päätöspäivämäärä

• Päätös

• Käytä tarvittaessa lausekirjastoa apuna

• Päätöksen perustelut

• Toimittajat

• Muut tiedot

• Allekirjoitus

• Valitse dokumentin alatunniste

Käytä oletusarvoja palauttaa kenttien alkuperäiset tekstit.

Tallenna optiopäätös klikkaamalla "Tallenna". Optiopäätös.pdf näkyy optiokauden kohdalla.

Lähetä optiopäätöksen tiedoksianto

• Kirjoita viestin aihe ja teksti 

• Valitse viestin vastaanottajat

• "Lähetä" painikkeella tiedoksianto lähtee sähköpostilla valituille vastaanottajille

Sopimuksen liitteet ja muut liitteet:

• Sopimukselle voi liittää sopimusliitteitä tai muita sopimuksen dokumentteja

• Klikkaa "Lisää dokumentti" ja "Tiedostojen lataus" -ikkuna avautuu  

  • Valitse tiedostot omalta koneeltasi klikkaamalla "Valitse tiedostot". Kun tiedostot näkyvät "Tiedostojen lataus" -ikkunassa, klikkaa "tallenna" ja liitteet listautuvat sopimukselle 

  • Tiedoston voi tuoda latausikkunaan myös vedä ja pudota toiminnolla

• Dokumentin voi myös lisätä dokumenttikirjastosta, klikkaamalla ”Lisää dokumentti kirjastosta” ja valitse liite listauksesta

Jos sopimus linkittyy Kilpailutusintegraation kautta tulleeseen sopimuskokonaisuuteen, on dokumenttikirjaston lisäksi valittavissa kilpailutuksen ja tarjouksen liitteet sekä tuoteliitteet Excel tai PDF-muodossa.
Klikkaa "Lisää dokumentti" jonka jälkeen tiedoston voi valita:

• Lisää dokumentti kirjastosta

• Kilpailutuksesta

• Tarjouksesta

• Tuoteliite (Excel) (kun tuoteliite on muodostettu ks. kohta Tuotteet) 

• Tuoteoteliite (PDF) (kun tuoteliite on muodostettu ks. kohta Tuotteet)

Erillisestä oikealla olevasta valintapainikkeesta (3 poikkiviivaa) voidaan dokumentti asettaa salassapidettäväksi. 

• Klikkaa täppä kohtaan "Salassapidettävyys"

  • Kirjoita salassapidon perustelut tai lisää ne laudekirjastosta

  • Lisää tarvittaessa liitteen sisältämät henkilötiedot, jos näitä tarvitsee hakea

• Klikkaa "Vahvista"

Liitteet voidaan järjestää kansioihin. Lisää uusi kansio kohdasta "Lisää kansio". Kansio ilmestyy listauksen ylimmäiseksi. Kansioon voi siirtää liitteitä raahamalla (drag & drop). 

Kansion päässä olevasta kolmen viivan painikkeesta voit

• lisätä kansioon alakansion - "Lisää kansio"

• lisätä kansioon dokumentin omalta koneelta - "Lisää dokumentti"

• lisätä kansioon dokumentti tiedostokirjastosta - "Lisää dokumentti kirjastosta"

• muokata kansion nimeä tai

• poistaa kansion

Liitteitä voidaan hakea "Suodata" -kentällä. Voit myös poistaa useita liitteitä valitsemalla liitteet ja klikkaamalla "Poista valitut". 

Sopimukselle voidaan lisätä linkkejä, jotka näkyvät sopimuksen tietosivulla työpöydällä

• Lisätoiminnallisuus

• Syötä linkin kuvaus

• Syötä linkin osoite (muodossa http://...)

• Valitse "Lisää linkki", jonka jälkeen asetettu linkki siirtyy sopimukselle

Lisätiedot:

• Määritelle tarvittaessa sopimus sisäiseksi sopimukseksi

Sopimusryhmä:

• Valitse valikosta sopimusryhmä

  • Ostosopimukset 

  • Myyntisopimukset 

  • Muut 

Tallenna sopimus ja siirry tarvittaessa seuraavaan vaiheeseen:

• Kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty, voidaan sopimus tallentaa. Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Sopimus on luotu”

• Voit myös siirtyä nuoli -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja

Metatiedot

Lisää metatiedot:

Käyttäjä voi valita sopimukselle metatietoja. Valittavissa on kaikki organisaation ja viraston metatiedot. Jos käyttäjätunnus kuuluu useampaan virastoon, valittavissa olevat metatiedot määräytyvät sen viraston mukaan, mikä on määritelty ko. sopimuksen omistajaksi. Valittuja metatietoja voidaan muokata, mikäli sitä ei ole erikseen asetuksista estetty.

• Valitse "Lisää metatieto"

  • Valitse metatieto listauksesta

  • Metatietoja voidaan hakea rajaamalla kentän tietotyypin mukaan tai hakusanalla

  • Klikkaa ”Lisää”

  • Metatiedot voidaan poistaa punaisesta raksista 

Muokkaa metatietoja:

Metatietojen oletussisältöä voidaan muokata, mikäli sitä ei ole metatiedon asetuksissa estetty.  Moniriviseen metatietoon voi tuoda lauseita lausekirjastosta tai tallentaa lauseet lausekirjastoon. Metatiedon voi myös asettaa salassapidettäväksi (samalla tavalla kuin liitteet). 

Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen:

• Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”

• Voit myös siirtyä nuoli -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja

Käyttäjät ja käyttöoikeudet

Oletuksena sopimuksen vastuuhenkilöksi asetetaan käyttäjä joka luo sopimuksen. Mikäli sopimuksen vastuuhenkilöksi valitaan joku käyttäjä, käyttäjällä tulee roolin kautta olla oikeus muokata yksikön sopimuksia.

Sopimuksen vastuuhenkilö:

• Klikkaa ”Valitse vastuuhenkilö”

• Valitse vastuuhenkilö avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia

• Klikkaa ”Valitse”

Sopimuksen vastuuhenkilön varahenkilöt:

• Klikkaa ” Lisää käyttäjä”

  • Valitse varahenkilöt avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia

  • Klikkaa ”Valitse”

  • Varahenkilöt voidaan poistaa punaisesta raksista

• Voit myös lisätä varahenkilöiksi käyttäjäryhmän/ryhmiä

  • Kaikki ryhmään kuuluvat henkilöt tulevat sopimuksen varavastuuhenkilöiksi 

  • Käyttäjähallinnan pääkäyttäjät hallinnoivat käyttäjäryhmiä osiossa Käyttäjähallinta > Sopimushallinta > Ryhmät

Lukuoikeudet:

Lukuoikeudet määrittelevät sopimuskokonaisuuden näkyvyyden listauksilla ja hauissa.
Valitse listasta haluttu vaihtoehto :

• Kaikki organisaation alaiset käyttäjät

• Vain vastuuhenkilöt

• Seuraavat käyttäjät

• Jos valitset ”Seuraavat käyttäjät”, klikkaa ”Lisää käyttäjät”, ”Lisää yksikkö” tai ”Lisää käyttäjäryhmä” 

  • Valitse käyttäjät, organisaatiot tai käyttäjäryhmät avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia

  • Klikkaa ”Valitse”

Valinnat voidaan poistaa punaisesta raksista.

Muokkausoikeudet:

• Muokkausoikeudet periytyvät sopimukselle oletuksena

• Muokkausoikeuksia voidaan lisätä käyttäjä, yksikkö tai käyttäjäryhmätasolla

Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen:

Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”

Voit myös siirtyä nuoli -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja

Sopimuskohdat

Sopimusdokumentilla näkyvä sisältö koostuu sopimuskohdista. Sopimuskohdat voivat tulla oletuksena valitun sopimuspohjan mukaan tai niitä voidaan lisätä sekä luoda haluttu määrä. Sopimuspohjalta periytyviä sopimuskohtia voidaan muokata tai poistaa, jos sitä ei ole erikseen asetuksissa estetty.

• Lisää sopimuskohta

  • Lisää uusi sopimusosio klikkaamalla "Lisää sopimuskohta"

    • Lista sopimustietueista avautuu.

      • Näkymää voi rajata tietotyypin ja hakusanan mukaan

      • Valitse haluttu sopimuskohta aktiiviseksi ja klikkaa "Valitse"

Luo uusi sopimuskohta:

• Luo uusi sopimuskohta klikkaamalla "Luo uusi sopimuskohta"

• Valitse sopimuskohdalle tietotyyppi, nimi ja sisältö

• Klikkaa "Tallenna"

HUOM! Lennosta luodut sopimuskohdat eivät tallennu kirjastoon.

Muokkaa otsikkoa:

Sopimuskohdalle annettua otsikkotietoa voidaan muokata.

• Muutoksia voit tehdä otsikoiden numerointiin tai otsikon nimeen 

• Tee tarvittavat muutokset otsikon numerointiin tai muokkauskenttään ja ”Tallenna”

HUOM! Jos sopimuskohta on lukittu, otsikkoa tai numerointia ei voi muokata. Tällöin kenttä näkyy muokkausnäkymässä harmaana.

Muokkaa sisältöä

Sopimuskohtien muokkaus:

• Sopimuskohdan alapuolella olevasta "Valinnat" painikkeesta tulee valittavaksi

  • Lisää sopimuskohta yläpuolelle 

  • Lisää sopimuskohta alapuolelle 

  • Luo uusi sopimuskohta yläpuolelle  

  • Luo uusi sopimuskohta alapuolelle 

  • Lisää lausekirjastosta

  • Lisää lause lausekirjastoon

  • Poimi kilpailutuksesta (* vaatii kilpailutusintegraation)

  • Salassapidettävyys

  • Poista

HUOM! Jos sopimuskohta on lukittu, sen voi poistaa vain järjestelmän pääkäyttäjä. Tällöin kenttä näkyy muokkausnäkymässä harmaana. 

Sisältöä voidaan tuoda suoraan sopimukseen Word-dokumentista valitsemalla sopiva vaihtoehto sopimusta muokattaessa.

Kun tämä toiminto valitaan, näyttöön tulee Tiedostojen lataus -ikkuna, jonka kolmesta vaihtoehdosta voit valita, kuin-ka tuonti vaikuttaa asiakirjaan:

• Korvaa sopimuskohdat tuodulla asiakirjalla

  • Kaikki sisältö korvautuu tuodulla.

• Lisää tuotu sisältö olemassa oleviin sopimuskohtiin

  • Word-asiakirjasta otetut tiedot liitetään lisäsopimuskohdiksi.

• Lisää vain uudet tuodusta asiakirjasta löytyneet kohdat

  • Lisätään vain ne asiakirjasta löytyneet sopimuskohdat, joiden otsikko ei vastaa yhtäkään olemassa olevista sopimuskohdista.

HUOM: kun tietoja tuodaan Wordista, sopimus tallentuu samalla automaattisesti.

Kun sopimuskohdat lisätään asiakirjaan, niillä näkyy järjestelmässä automaattisesti määritetyt otsikot. Järjestelmä tunnistaa taulukot ja kuvat automaattisesti ja määrittää niille saman tietotyypin järjestelmässä.

Sopimuskohtien kommentointi (ks. kommentointi)

Jos sopimuskohtaa on kommentoitu kommenttikierroksella kommentteja voi tarkastella ko. sopimuskohdan kohdalla painikkeesta "Kommentit".

Sopimuskohdalta voidaan myös lisätä merkkipaaluja. Klikkaa sopimuskohdan kohdalla lippukuvaketta lisätäksesi merkkipaalun. Ohjeet merkkipaalun luontiin löydät täältä.

Muokkaa järjestystä

• Sopimuskohtien järjestystä voidaan muokata valitsemalla ”Muokkaa järjestystä”

  • Sopimuskohtien järjestystä vaihdetaan raahaamalla kohdat haluttuun järjestykseen 

Muokkaa järjestystä ja laadi alatason otsikoita:

• Sopimuskohtien järjestystä voidaan muokata valitsemalla "Muokkaa järjestystä"

  • Valitse rivi, jonka haluat alaotsikoksi ja raahaa se halutun tason päälle. Kun rivi, jonka alle alataso halutaan tehdä aktivoituu, päästetään raahattavasta rivistä irti (kuva 1).

Huom! Otsikot voidaan järjestää kolmeen tasoon

• 2

• 2.1

• 2.1.1

• 3

Järjestä alaotsikko tai siirrä takaisin ylemmäksi otsikkotasoksi:

• Alatason otsikoita voidaan järjestää samalla tavoin kuin päätason otsikoita

• Valitse otsikko ja raahaa se haluttuun kohtaan

Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen :

• Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”  

• Voit myös siirtyä nuoli -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja

Sopimuksen arvo

Ennakoitu arvo yhteensä:

• Sopimukselle voidaan syöttää kokonaisarvo ja valuutta

  • Syötä sopimukselle ennakoidun arvon yhteissumma

  • Valitse käytettävä valuutta

Arvon jyvitys:

Sopimuksen arvo voidaan jyvittää vuosille, lisäämällä jyvitys, valitsemalla vuosi ja syöttämällä ennakoitu ja toteutunut arvo. Jyvityksiä voi muokata ja poistaa.

• Arvon jyvitys voidaan tehdä manuaalisesti tai automaattisesti

  • Klikkaa ”Lisää jyvitys” ja määrittele tarvittavat tiedot 

• Jyvitys voidaan tehdä myös optiokaudelle

Automaattinen jyvitys:

Mikäli sopimus ei liity sopimuskokonaisuuteen, jolle on arvo määritelty, voidaan sopimukselle suorittaa syötetyn arvon automaattinen jyvitys. Jyvitys jakaa kokonaisarvon sopimuskauden vuosille (tai neljälle vuodelle sopimuksen alkamispäivämäärästä, mikäli kyseessä on toistaiseksi voimassa oleva sopimus)

• Valitse ”Automaattinen jyvitys”

  • Järjestelmä varmistaa, halutaanko automaattinen jyvitys tehdä, klikkaa ”Ok”, jonka jälkeen jyvitys tulee kenttään

Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen:

• Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”

• Voit myös siirtyä nuoli -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja

Tuotteet

Tuotteet -välilehdellä lisätään sopimuksen tuotteet:

Lisää tuoteryhmä

• Anna tuoteryhmälle nimi ja klikkaa "Tallenna"

Lisää tuote

• Syötä tuotetiedot

  • Tuotteen nimi

  • Määrä

  • Yksikkö

  • Yksikköhinta

  • Valuutta

  • Tuotteen lisätiedot

• Klikkaa Tallenna

Mikäli haluat muokata tuotteen tietoja, klikkaa muokkauspainiketta.

Tuotteet, jos käytössä on Cloudia Kilpailutuksen integraatio

• Lisätoiminnallisuus

Lisää tarjouksesta

• Valitse tuotteet avautuvasta ikkunasta ja klikkaa "Lisää"

HUOM! Valitulle tuotteelle tulee automaattisesti hinta ja hankittava määrä.

Tuotteiden kriteerit:

• Tuotteeseen kohdistuvat kriteerit voidaan poimia "Poimi tuotteen kriteereistä" -valinnalla

• Avautuvasta pop-up -ikkunasta voidaan valita ne kriteerit, jotka halutaan tuotteen lisätietokenttään

Katso myös: Kilpailutusintegraatio Cloudia Sopimukseen

Luo tuoteliite

• Vie tuoteliite Excel tai pdf-tiedostoon

Muokkaa järjestystä:

• Voit vaihtaa tuotteiden ja tuoteryhmien järjestystä toiminnolla "muokkaa järjestystä"

• Vetämällä (drag and drop) rivejä toisten ylä- ja alapuolelle saat vaihdettua tuotteiden järjestystä

• Laajenna kaikki

  • Avaa kaikkien tuoteryhmien tuotteet auki

• Supista kaikki

  • Sulkee tuoteryhmät 

Vaihda ryhmä:

• Valitse "Muokkaa järjestystä"

• Vedä tuote haluttuun tuoteryhmään

Poista tuote tai tuoteryhmä:

• Klikkaa punaisesta raksista rivin päässä.

• Vahvista poisto

Dokumentti

Kun sopimuksen pakolliset tiedot on täytetty ja sopimus on tallennettu, voidaan dokumentit välilehdellä tarkentaa sopimusdokumenttia. Dokumentin oletusarvoja voidaan korvata muokkaamalla kenttien sisältöä, kun sopimus on keskeneräisenä.

Sopimusdokumentin graafinen asettelu

Fontti: Arial

Fonttikoko 12 ylätunnisteessa, alatunnisteessa fonttikoko 8

Otsikot: Arial 12, lihavointi (kaikissa otsikkotasoissa)

Ylätunnisteen alkamiskohta on 10 mm paperin yläreunasta

Vasemmalla alkamiskohta on 20 mm päässä paperin vasemmasta reunasta.

Oikea reuna on 7 – 10 mm paperin oikeasta reunasta.

Alareuna on 7 – 10 mm paperin alareunasta, jonne alatunniste sijoittuu.

Organisaatio voi itse määritellä sopimusdokumentin ylä- ja alatunnisteet.

Huomioitavaa dokumentin asettelussa

Käytämme raporttien muodostamiseen valmista raporttityökalua. Kun raporttityökalu muodostaa dokumenttia, se laskee vaaditun sopimuskohdan vaatiman tilan ja vertaa sitä sivulla vapaana olevaan tilaan (ottaen huomioon vaaditut välit esim. ennen alatunnistetta). Jos sopimuskohta ei mahdu vapaana olevaan tilaan, koittaa automatiikka pilkkoa tekstin oman sisäisen logiikkaansa avulla (esim. kappaleenvaihdosta.)

HUOM! Muutokset tallentuvat esikatseluun sen jälkeen, kun ne on tallennettu.

Toiminnot:

Sopimus voidaan ladata eri tiedostomuodoissa

• Klikkaa ”Lataa sopimusdokumentti” -painiketta ladataksesi sopimuksen omalle tietokoneellesi  

• Klikkaa "Lataa sopimus Word-dokumentti" ladataksesi sopimus word -muodossa omalle koneellesi

• Klikkaa ''Lataa sopimus Word-dokumentti PDF muodossa'' ladataksesi Word -muodossa olevan sopimusdokumentin PDF muotoon 

  • Sopimukseen voidaan tehdä muokkauksia Microsoft Wordissä ja tuoda muokatut sopimuskohdat takaisin sopimuskohdat osion kautta (ks. sopimuskohdat)

  • Voit myös ladata word-dokumentin pdf -muodossa

• Julkinen dokumentti 

  • Mikäli sopimus on salassapidettävä, voit ladata julkisen dokumentin kohdasta "Julkinen dokumentti". Julkisessa dokumentissa salassapidettävien sopimuskohtien tilalla näkyy salassapidon syy.

Ylätunniste:

• Valitse mitä ylätunnisteista ko. sopimuksen PDF-dokumentilla käytetään  

  • Jos mitään ylätunnistetta ei valita, ko. kohdat jäävät sopimuksen sopimusdokumentilla tyhjiksi

• Halutessasi voit sisällyttää ylätunnisteeseen myös halutun päivämäärän sekä sopimuksen tunnisteen

HUOM! Ylätunnisteessa on vakiona sivunumerointi.

Dokumentin otsikko:

• Näytetään ensimmäisellä sivulla ja kansilehdellä.

Sopimuksen kansilehti ja sisällysluettelo

• Käyttäjä voi valita, haluaako sopimusdokumentille kansilehden ja/tai sisällysluettelon

  • Valitse "Liitä kansilehti" tarvittaessa

  • Valitse "Liitä sisällysluettelo" tarvittaessa

Sopimuskausi:

• Käyttäjä voi valita näytetäänkö sopimusdokumentilla perustiedoissa määritelty sopimuskausi.

  • Valitse "Näytä sopimusdokumentilla perustiedoissa määritelty sopimuskausi"

    • Tarvittaessa vaihda sopimusdokumentilla näkyvä otsikko ko. kohdalle

Optiokaudet:

• Käyttäjä voi valita näytetäänkö sopimusdokumentilla perustiedoissa määritellyt optiokaudet.

  • Valitse "Näytä sopimusdokumentilla perustiedoissa määritellyt optiokaudet"

    • Tarvittaessa vaihda sopimusdokumentilla näkyvä otsikko ko. kohdalle

Sopimuksen liitteet:

• Käyttäjä voi valita näytetäänkö sopimusdokumentilla listaus sopimuksen liitteistä 

  • Valitse "Näytä sopimusliitteet dokumentilla"

    • Tarvittaessa vaihda sopimusdokumentilla näkyvä otsikko ko. kohdalle

Asiakas otsikko:

• Muokkaa oletusotsikkoa tarvittaessa

Toimittaja otsikko:

• Muokkaa oletusotsikkoa tarvittaessa

Allekirjoituksen tekstiä:

• Muokkaa oletustekstiä tarvittaessa

• Pakota sivunvaihto ennen allekirjoitustietoja

Allekirjoituksen sijainti:

• Kirjoita sen sopimuskohdan numero, jonka jälkeen allekirjoituksen halutaan dokumentilla näkyvän

Alatunniste: 

• Käyttäjä voi valita, mitä alatunnisteista ko. sopimuksen PDF-dokumentilla käytetään

• Käyttäjä voi muokata sopimuksella tunnisteiden sisältöjä sopimuskohtaisesti

• Jos käyttäjä ei valitse käytettäväksi mitään alatunnistetta, ko. kohdat jäävät sopimuksen sopimusdokumentilla tyhjiksi

Esikatselutila

Esikatselu näkyy dokumenttiasetuksien vieressä oikealla.

Merkkipaalut

Merkkipaalujen tarkoitus
Sopimusten tarkoituksena on tavallisesti määrittää tietyn tavaran tai palvelun toimitus tietyn ajanjakson aikana, ja niihin liittyy tavallisesti eräpäiviä ja aikatauluja. Tämä toiminto on suunniteltu helpottamaan sopimusten valvontaa seuraamalla avaintapahtumia sopimuksen elinkaaren aikana.

Merkkipaalut voivat olla yksinkertaisesti järjestelmässä olevia muistutuksia tai sisältää sarjan tehtäviä, jotka pitää suorittaa tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Toiminto on suunniteltu korvaamaan nykyinen tehtäväluettelo ja tehtäväluettelokirjasto (sekä muistutukset) Cloudia Sopimuksessa.

Esimerkkejä tyypillisistä sopimusten merkkipaaluista
Merkkipaalut voidaan luoda sopimuksen tai käyttäjän erityistarpeiden mukaisesti, kun halutaan seurata, mitä ja milloin sopimuskauden aikana tapahtuu. Seuraavassa luettelossa on joitakin esimerkkejä sopimuksen elinkaaren aikaisista tapahtumista, joissa voidaan käyttää merkkipaaluja:

• Valmisteluvaiheen aikana voidaan asettaa määräajat ja tehtävät ensimmäisen hyväksytyn version loppuunsaattamiseksi.

• Kun sopimus siirtyy neuvotteluvaiheeseen, voi olla useita tehtäviä, jotka on saatava päätökseen, ennen kuin asiassa voidaan edetä. Esimerkiksi palvelutasosopimuksen (SLA) ehdot on ehkä tarkistettava ja hyväksyttävä.

• Kun sopimus on tehty, on seurattavia suoritteita ja aikatauluja, jotka ovat määräaikoihin sidottuja toimintoja, kuten maksuaikatauluja tai toimituspäiviä.

• Merkkipaalu tapahtuu, kun optiokausi otetaan käyttöön sopimuskauden päättyessä. Tässä vaiheessa voidaan tarvita useita toimia sopimuksen jatkon määrittämiseksi.

Sopimuksen tilan vaihtaminen:

• Klikkaa kohtaa ''Tila'' > ”Vaihda sopimuksen tila” -painiketta ja valitse ”Voimassa oleva”

• Kun sopimuksen tilaksi on muutettu ”Voimassa oleva”, voidaan se tarvittaessa muuttaa ”Keskeneräinen, Purettu, Irtisanottu ja Päättynyt”

Tilan muutos siirtää näkymän automaattisesti tilanvaihtoviestin lähetykseen, jos järjestelmä huomauttaa ”Oletko varma? Sopimusta ei voi muokata sen ollessa tilassa voimassa oleva.”

• Vaihda tilaa ja lähetä oletusviesti

  • Järjestelmä tallentaa tilanvaihdon ja lähettää määrämuotoisen viestin vastaanottajalle 

• Muokkaa viestiä

  • Viestiin määritellään aihe, teksti ja viestin vastaanottajat 

  • Vaihda tila ja lähetä muokkausviesti -toiminnolla tallennetaan tilan vaihto ja lähetetään tilan-vaihtoviesti 

• Peruuta

  • Jos viestiä ei haluta lähettää, palataan näkymästä ”Peruuta” -valinnalla

HUOM! Jos sopimus on liitetty sopimustyyppiin, jossa on workflow, sopimus täytyy ensin hyväksyttää ennen kuin sen voi julkaista. 

Sopimuksen hyväksyntäprosessi

• Klikkaa "Aloita hyväksyntäprosessi"

  • Aseta määräaika hyväksynnälle eli mihin mennessä hyväksyjän täytyy käydä sopimus hyväksymässä

  • Hyväksyjät määräytyvät sopimustyypille laaditun workflow määritysten mukaan. Vaihtoehtoja tähän on kolme: 

    • Hyväksyjät saattavat olla pakotettuja, jolloin sopimus lähtee kaikille listalla oleville henkilöille hyväksyttäväksi

    • Hyväksyjän voi valita listalta

    • Hyväksyjän voi itse määritellä. Valitse hyväksyjä järjestelmän käyttäjälistalta. 

• Klikkaa "Aloita hyväksymisprosessi". Kutsu hyväksyä sopimus lähtee sähköpostilla yllä valituille hyväksyjille.

Kun sopimuksen hyväksyntäprosessi on käynnissä, sopimus on lukittu (samoin kuten sähköisen allekirjoitusprosessin aikana). Käyttäjä voi tarkastella hyväksyntäprosessin tilaa sekä peruuttaa hyväksyntäprosessi Tila -osiossa: 

Hyväksyjälle lähtee sähköposti, jossa oleva linkki johtaa hyväksyttävälle sopimukselle. 

Hyväksyjä tämän jälkeen joko hyväksyy tai hylkää sisällön ja antaa siihen liittyvät kommentit.

• Jos hyväksyjä hylkää sopimuksen, tila ja allekirjoitus -sivulle tulee näkyviin hylkäyksen syy. 

• Jos hyväksyjä hyväksyy sopimuksen, käyttäjä pääsee vaihtamaan sopimuksen tilan aktiiviseksi. 

• Jos hyväksynnän määräaika menee umpeen, käyttäjä voi aloittaa sopimuksen hyväksyntäprosessin uudelleen.

Sopimuksen julkaisu:

Sopimuksen voi julkaista Cloudia Työpöydälle (* Lisätoiminallisuus)

• Valitse julkaistaanko tieto sopimuksen tuotteista 

• Valitse mitkä muut liitteet julkaistaan 

• Valitse julkaistaanko optiokauden päätösdokumentti 

• Valitse julkaistaanko sopimuksen linkit

  Salassapidettävyys:
  

  • Määrittele sopimus tarvittaessa salassapidettäväksi, jolloin lukukäyttäjät eivät saa auki itse sopimusdokumenttia. HUOM. Liitteet on salattava erikseen

    • Valitse ”Salassapidettävä” 

    • Kirjoita perustelu tai lisää lausekirjastosta 

Allekirjoitukset

• Normaali - manuaalinen allekirjoitus, siirry ohjeessa kohtaan allekirjoittajat

• Sähköinen allekirjoitus * erikseen tilattava lisäominaisuus

  • Docusign 

  • SignHero

  • Visma

Allekirjoittajat:

• Klikkaa ”Lisää toimittaja” tai ''Lisää tilaaja'' -painiketta

  • Valitse organisaatio/yritys

  • Valitse ''Lisää allekirjoittaja''

  • Täytä nimi, sähköposti ja puhelinnumero

  • Klikkaa ''Tallenna''

Katso sähköisen allekirjoituksen ohjeet tästä artikkelista: Sähköinen allekirjoitus

Toiminnot:

• Lataa sopimusdokumentti

  • Sopimus voidaan ladata PDF-tiedostona. 

• Julkinen dokumentti

  • Sopimus, jossa salassapidettävät tiedot ovat peitettyinä, latautuu PDF-tiedostona.

• Pakkaa sopimustiedostot ladattavaksi 

  • Lataa omalle koneelle zip-tiedosto, joka sisältää kaikki sopimuksen dokumentit

• Lähetä sopimusluonnon Cloudia Kilpailutukseen (HUOM. tämä käytössä vain kun organisaatiolla on Kilpailutusintegraatio käytössä)

  • Sopimus lähetetään Cloudia Kilpailutukseen tarjouspyynnön liitteeksi ks. kilpailutusintegraation ohjeet

Sopimuksen muokkaus

Sopimusta voidaan muokata tiettyjen rajoitusten puitteessa. Sopimuksen tila (voimassa oleva, keskeneräinen, purettu, keskeytetty ja päättynyt) vaikuttaa siihen, mitkä muokkaustoimenpiteet ovat sallittuja. Myös käyttäjän oikeus muutosten tekemiseen (sopimusasian vastuuhenkilö -tieto) sekä organisaatiotason oikeudet vaikuttavat muutosten tekemiseen.

Luo sopimus (Word-dokumentti)

Microsoft Wordin käyttäminen Cloudia Sopimuksessa

Johdanto

Cloudia Sopimuksessa on nyt mahdollista tuoda Microsoft Word -asiakirjoja järjestelmään ja viedä niitä ulos järjestelmästä. Word-tuonnin tarkoituksena on ottaa Word-asiakirjan sisältö ja lisätä se sopimuskohdiksi.

Asiakirjan rakenne

Jotta Microsoft Word -asiakirjojen tuonti onnistuisi, kullakin sopimuskohdan otsikolla on oltava siihen liittyvä otsikko-taso. Otsikkotasot voidaan asettaa Microsoft Wordista käsin valitsemalla ne valintanauhasta.

Otsikkotaso määrittää sopimuskohdat ja alakohdat. Esimerkiksi otsikkotaso 1 on aina pääkohta, otsikkotaso 2 alakohta, otsikkotaso 3 alakohdan alakohta ja niin edelleen. Seuraava esimerkki havainnollistaa, miten tämä voisi näyttää asiakirjassa

HUOM! Jos tyylejä ei käytetä, kukin yksittäinen kappale käsitellään uutena kohtana Otsikkoja ei lisätä, joten ne pitää muokata järjestelmässä myöhemmin.

Asiakirjan tuominen sopimukseksi

Sopimus voidaan luoda Word-asiakirjan pohjalta valitsemalla tuontivalinta ylävalikosta.

Kun tämä vaihtoehto on valittu, tehdään normaalit toimenpiteet sopimuksen perustamiseksi (aseta tyyppi ja malli jne.), minkä jälkeen asiakirja ladataan palvelimeen. Kun sopimus on perustettu, asiakirjan sisältö löytyy Sopimuskohdat-välilehdeltä.

Asiakirjan tuominen sopimukseksi sopimuskohdissa

Sisältöä voidaan tuoda suoraan sopimukseen Word-dokumentista valitsemalla sopiva vaihtoehto sopimusta muokattaessa.

Kun tämä toiminto valitaan, näyttöön tulee Tiedostojen lataus -ikkuna, jonka kolmesta vaihtoehdosta voit valita, kuinka tuonti vaikuttaa asiakirjaan:

Täytä osiot ja aloita sopimus

• Korvaa sopimuskohdat tuodulla asiakirjalla

  • Kaikki sisältö korvautuu tuodulla.

• Lisää tuotu sisältö olemassa oleviin sopimuskohtiin

  • Word-asiakirjasta otetut tiedot liitetään lisäsopimuskohdiksi.

• Lisää vain uudet tuodusta asiakirjasta löytyneet kohdat

  • Lisätään vain ne asiakirjasta löytyneet sopimuskohdat, joiden otsikko ei vastaa yhtäkään olemassa olevista sopimuskohdista.

Huom! kun tietoja tuodaan Wordista, sopimus tallentuu samalla automaattisesti.

Kun sopimuskohdat lisätään asiakirjaan, niillä näkyy järjestelmässä automaattisesti määritetyt otsikot.

Järjestelmä tunnistaa taulukot ja kuvat automaattisesti ja määrittää niille saman tietotyypin järjestelmässä.

Sopimusdokumentin lataaminen word-dokumentiksi

Järjestelmässä laadittu sopimusdokumentti voidaan ladata word-muotoon kahdella tapaa

Aloita valitsemalla:

• Dokumentti-välilehti sopimuksen muokkausnäkymässä. Valitse sitten Lataa sopimus Word-dokumenttina

• Sopimuksen esikatselu muokkausnäkymässä, oikealta ylälaidasta löydät word-dokumentti-ikonin

Näyttöön tulee valintaikkuna asiakirjan tallentamista varten.

Kun asiakirja on viety, Word-asiakirjaan voidaan tehdä muutoksia, minkä jälkeen se voidaan tuoda uudelleen.

Tuo sopimus

Sopimuksen perustamistiedot määritellään kuten rakenteisen sopimuksen luonnin yhteydessä. Sopimuksen tuonnissa erona on se, että rakenteisen sopimuspohjan sijasta lataamalla tuodaan sopimuksen dokumentti.

Sopimus tuodaan klikkaamalla ylänavigaatiosta ”Uusi sopimus” ja sen alta ”Tuo sopimus”.

Sopimuksen perustaminen

Uuden sopimuksen perustaminen luodaan vaiheittain:

• Yleiskatsaus

• Metatiedot

• Käyttäjät ja käyttöoikeudet

• Sopimuksen arvo

• Tila

Pakolliset tiedot

Kaikki sopimuksen pakolliset tiedot on merkitty tähdellä (*) käyttöliittymään. Pakollisia tietoja ovat:

• Yksikkö

• Sopimusdokumentti

• Sopimustyyppi

• Sopimuksen nimi

HUOM! Lisäksi sopimukselle on voitu pakottaa lisätietoja ja sopimuskohtia, joihin täytyy ottaa kantaa ennen kuin sopimuksen voi tallentaa.

Sopimuksen perustaminen

• Yksikkö:

• Klikkaa ”Valitse yksikkö ”. Lista organisaatioista avautuu. Valitse haluamasi organisaatio ja klikkaa "Valitse''

Sopimuskokonaisuus:

• Klikkaa ”Valitse sopimuskokonaisuus”

• Valitse oikea sopimuskokonaisuus avautuvasta listauksesta tai rajaa hakua

• Valitse haluamasi sopimuskokonaisuus ja klikkaa "Valitse''

Pääsopimus:

• Klikkaa ”Valitse pääsopimus”

• Valitse oikea pääsopimus listauksesta ja klikkaa ”Valitse''

Tarjous

Jos käytössä on kilpailutusintegraatio ja Sopimuskokonaisuus on liitetty kilpailutukseen, voidaan sopimus linkittää tarjoukseen

• Klikkaa "valitse tarjous"

• Valitse oikea tarjous avautuvasta ikkunasta

• Sopimusdokumentti:

• Klikkaa "Lisää dokumentti" ja "Tiedostojen lataus" -ikkuna avautuu

  • Valitse tiedostot omalta koneeltasi klikkaamalla "Valitse tiedostot". Kun tiedostot näkyvät "Tiedostojen lataus" -ikkunassa, klikkaa ''Lataa'' ja liitteet listautuvat sopimukselle

  • Tiedoston voi tuoda latausikkunaan myös vedä ja pudota toiminnolla

• Sopimustyyppi:

Sopimus täytyy liittää sopimustyyppiin .

• Jos et ole valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuutta, avautuva lista näyttää kaikki järjestelmän sopimukset

  • Valitse haluamasi sopimustyyppi ja klikkaa "Valitse''

• Jos olet valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuuden, tulee sopimustyyppi sopimuskokonaisuuden tiedoista

• Kieli

Sopimuspohjan valinnan jälkeen avautuu sopimuksen kielivalinta.

• Jos kielivalintoja on vain yksi (esim. Suomi), on se automaattisesti valittuna

• Jos kielivalintoja on useita, valitse listauksen kieli klikkaamalla

  • Suomi 

  • Englanti 

  • Ruotsi 

Siirry seuraavaan vaiheeseen:

Siirry "Seuraava" -painikkeella seuraavaan vaiheeseen. Järjestelmä varmistaa, että haluathan luoda uuden sopimuksen näillä perustiedoilla.

HUOM. Sopimuksen perustaminen -vaiheessa täytettyjä tietoja ei voi muuttaa enää tämän vaiheen jälkeen. 

Klikkaa Ok ja sopimuksen muut osiot avautuvat muokattavaksi.

HUOM! Sopimuksen voi tallentaa vasta kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty.

Perustiedot

• * Sopimuksen nimi:

  • Anna sopimukselle nimi

• Sopimuksen kuvaus:

  • Syötä kenttään sopimuksen kuvaus

• Diaarinumero:

  • Kenttään voidaan syöttää sopimuksen diaarinumero

• Sopimuksen numero: 

  • Syötä sopimukselle ulkoinen numero tai voi myös muodostaa numeron automaattisesti

• Sopimuksen tunniste:

  • Tunniste tulee järjestelmästä automaattisesti

• Hankintasopimus

• Sopimus on hankintasopimus

Toimittajat:

• Klikkaa ”Lisää Toimittaja”  

• Täytä avautuvan lomakkeen nimi, tunniste (esim. Y-tunnus tai hetu) ja osoitetiedot

• ''Poimi kontakti'' toiminnolla voit hakea tiedot kontaktikirjastosta

• Tilaajavastuutietojen tarkastus

Erikseen tilattava lisätoiminnallisuus, jolla voi hakea http://Tilaajavastuu.fi -raportin suoraan toimittajan tiedoista

• Kun toimittajatieto on tallennettu, voidaan toimittajan tilaajavastuutiedot tarkastella "Katselu" -näkymästä. Katso ohjeet täältä.

Tilaajat: 

Sopimuksen omistajaksi määritellylle virastolle mahdollisesti tallennetut lisätiedot tulevat oletuksena näkymään.

• Klikkaa "Lisää Tilaaja"

• Täytä avautuvan lomakkeen nimi, tunniste (esim. Y-tunnus tai hetu) ja osoitetiedot

• ''Poimi kontakti'' toiminnolla voit hakea tiedot kontaktikirjastosta

Sopimuskausi:

• Valitse määräaikainen, toistaiseksi voimassaoleva tai kertasopimus

• Täydennä päivämäärätiedot. Päivämäärät voi kirjoittaa suoraan kenttään tai valita kalenterista

Optiokaudet:

• Sopimukselle voi liittää haluttu määrä optiokausia. Optiokausi lisätään kun optiokausi halutaan ottaa käyttöön kohdasta "Lisää optiokausi". Sopimuksella voi olla kerrallaan käytössä yksi optiokausi

• Optiokausi määritellään lisäämällä päivämääräkenttiin oikeat päivämäärät

  • Päivämäärät voi kirjoittaa suoraan kenttään tai valita kalenterista

  • Valitse tarvittaessa "Voimassa oleva''

  • Erillisestä oikealla olevasta valintapainikkeesta (3 poikkiviivaa) voidaan 

    • liittää optiokausidokumentti 

    • luoda optiopäätösdokumentti (*lisätoiminnallisuus) 

    • lähettää optiopäätöksen tiedoksianto

Luo optiopäätösdokumentti

• Lisätoiminnallisuus

Optiopäätöksen luonti ikkuna avautuu. Täyty optiopäätöksen kentät:

• Valitse dokumentin ylätunniste

• Yksikkö (tulee automaattisesti)

• Sopimuksen nimi *

• Sopimuksen kuvaus

  • Käytä tarvittaessa lausekirjastoa apuna

• Päättäjän tiedot

• Päätöspäivämäärä

• Päätös

  • Käytä tarvittaessa lausekirjastoa apuna

• Päätöksen perustelut

• Toimittajat

• Muut tiedot

• Allekirjoitus

• Valitse dokumentin alatunniste

Käytä oletusarvoja palauttaa kenttien alkuperäiset tekstit.

Tallenna optiopäätös klikkaamalla "Tallenna". Optiopäätös.pdf näkyy optiokauden kohdalla.

Lähetä optiopäätöksen tiedoksianto

• Kirjoita viestin aihe ja teksti

• Valitse viestin vastaanottajat

• "Lähetä" painikkeella tiedoksianto lähtee sähköpostilla valituille vastaanottajille

Sopimuksen liitteet ja muut liitteet:

• Sopimukselle voi liittää sopimusliitteitä tai muita sopimuksen dokumentteja 

• Klikkaa "Lisää dokumentti" ja "Tiedostojen lataus" -ikkuna avautuu

  • Valitse tiedostot omalta koneeltasi klikkaamalla "Valitse tiedostot". Kun tiedostot näkyvät "Tiedostojen lataus" -ikkunassa, klikkaa "Lataa'' ja dokumentit tallentuvat

  • Tiedoston voi tuoda latausikkunaan myös vedä ja pudota toiminnolla

• Dokumentin voi myös lisätä dokumenttikirjastosta, klikkaamalla ”Lisää dokumentti kirjastosta” ja valitse liite listauksesta

• Erillisestä oikealla olevasta valintapainikkeesta (3 poikkiviivaa) voidaan dokumentti asettaa salassa pidettäväksi tai poistaa

Linkit:

Sopimukselle voidaan lisätä linkkejä, jotka näkyvät sopimuksen tietosivulla sekä Työpöydällä

• Lisätoiminnallisuus

• Syötä linkin kuvaus

• Syötä osoite (muodossa http://...)

Valitse "Lisää linkki", jonka jälkeen asetettu linkki siirtyy sopimukselle   

Lisätiedot:

• Määritelle tarvittaessa sopimus sisäiseksi sopimukseksi

Sopimusryhmä:

• Valitse valikosta sopimusryhmä

  • Ostosopimukset 

  • Myyntisopimukset 

  • Muut 

Tallenna sopimus ja siirry tarvittaessa seuraavaan vaiheeseen:

• Kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty, voidaan sopimus tallentaa. Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Sopimus on luotu”

• Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja

Metatiedot

Käyttäjä voi valita sopimukselle metatietoja. Valittavissa on kaikki organisaation ja viraston metatiedot. Jos käyttäjätunnus kuuluu useampaan virastoon, valittavissa olevat metatiedot määräytyvät sen viraston mukaan, mikä on määritelty ko. sopimuksen omistajaksi. Valittuja metatietoja voidaan muokata, mikäli sitä ei ole erikseen asetuksista estetty.

• Valitse "Lisää metatieto''

  • Valitse lisätieto (metatieto) listauksesta

  • Metatietoja voidaan hakea rajaamalla kentän tietotyypin mukaan tai hakusanalla

  • Klikkaa ”Valitse''

• Metatiedot voidaan poistaa punaisesta raksista

Muokkaa metatietoja:

Metatietojen oletussisältöä voidaan muokata, mikäli sitä ei ole metatiedon asetuksissa estetty.

Moniriviseen metatietoon voi tuoda lauseita lausekirjastosta tai tallentaa lauseet lausekirjastoon.

Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen :

• Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”

• Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja

Käyttäjät ja käyttöoikeudet

Oletuksena sopimuksen vastuuhenkilöksi asetetaan käyttäjä joka luo sopimuksen. Mikäli sopimuksen vastuuhenkilöksi valitaan joku käyttäjä, käyttäjällä tulee roolin kautta olla oikeus muokata yksikön sopimuksia.

Sopimuksen vastuuhenkilö:

• Klikkaa ”Valitse vastuuhenkilö''

• Valitse vastuuhenkilö avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia

• Klikkaa ”Valitse''

Sopimuksen vastuuhenkilön varahenkilöt:

• Klikkaa ” Lisää käyttäjä”

  • Valitse varahenkilöt avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia

  • Klikkaa ”Valitse”

  • Varahenkilöt voidaan poistaa punaisesta raksista

• Voit myös lisätä varahenkilöiksi käyttäjäryhmän/ryhmiä

  • Kaikki ryhmään kuuluvat henkilöt tulevat sopimuksen varavastuuhenkilöiksi 

  • Käyttäjähallinnan pääkäyttäjät hallinnoivat käyttäjäryhmiä osiossa Käyttäjähallinta > Sopimushallinta > Ryhmät

Lukuoikeudet:

Lukuoikeudet määrittelevät sopimuskokonaisuuden näkyvyyden listauksilla ja hauissa. Valitse listasta haluttu vaihtoehto:

• Kaikki organisaation alaiset käyttäjät

• Vain vastuuhenkilöt

• Seuraavat henkilöt

  • Jos valitset ”Seuraavat henkilöt”, klikkaa ”Lisää käyttäjät”, ”Lisää yksikkö” tai ”Lisää käyttäjäryhmä” 

  • Valitse käyttäjät, organisaatiot tai käyttäjäryhmät avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia

  • Klikkaa ”Valitse''

  • Valinnat voidaan poistaa punaisesta raksista.

Muokkausoikeudet:

• Muokkausoikeudet periytyvät sopimukselle oletuksena

• Muokkausoikeuksia voidaan lisätä käyttäjä, yksikkö tai käyttäjäryhmätasolla

Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen :

• Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”

• Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja

Sopimuksen arvo

Ennakoitu arvo yhteensä:

• Sopimukselle voidaan syöttää kokonaisarvon ja valuutan

  • Syötä sopimukselle ennakoidun arvon yhteissumma

  • Valitse käytettävä valuutta

Arvon jyvitys:

Sopimuksen arvo voidaan jyvittää vuosille, lisäämällä jyvitys, valitsemalla vuosi ja syöttämällä ennakoitu ja toteu-tunut arvo. Jyvityksiä voi muokata ja poistaa.

• Arvon jyvitys voidaan tehdä manuaalisesti tai automaattisesti

  • Klikkaa ”Lisää jyvitys” ja määrittele tarvittavat tiedot 

Automaattinen jyvitys:

Mikäli sopimus ei liity sopimuskokonaisuuteen, jolle on arvo määritelty, voidaan sopimukselle suorittaa syötetyn arvon automaattinen jyvitys. Jyvitys jakaa kokonaisarvon sopimuskauden vuosille (tai neljälle vuodelle sopimuksen alkamispäivämäärästä, mikäli kyseessä on toistaiseksi voimassa oleva sopimus)

• Valitse ”Automaattinen jyvitys”

  • Järjestelmä varmistaa, halutaanko automaattinen jyvitys tehdä, klikkaa ”Ok”, jonka jälkeen jyvitys tulee kenttään

Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen :

• Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”

• Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja

Tapahtumat

Merkkipaalu valitaan kirjastosta tai luomalla merkkipaalu. Merkkipaalut periytyvät sopimukselle oletuksena.

Merkkipaalulle luodaan ensin perustiedot, jonka jälkeen voidaan määritellä tehtävälistat. Merkkipaalu luodaan uutena tai tuodaan ”Lisää kirjastosta” -toiminnolla.

HUOM! Jos merkkipaalu on määritelty sopimuskokonaisuudelle, ne periytyvät myös sopimukselle oletuksena.

Luo uusi merkkipaalu:

Merkkipaalulle luodaan ensin perustiedot, jonka jälkeen voidaan määritellä tehtävälistan tehtävät.

Luo uusi merkkipaalu:

Merkkipaalulle voidaan määritellä perustiedot ja tehtävälista.

Perustiedot

Nimi*:

• Syötä merkkipaalulle nimi.

Eräpäivä:

• Syötä merkkipaalun eräpäivä

Muistutukset:

• Lisää merkkipaalulle muistutuksia

Kuvaus*:

• Syötä merkkipaalulle kuvaus

Tehtävälista

• Klikkaa "Lisää tehtävälista''

Nimi*:

• Syötä tehtävälistalle nimi

Kuvaus*:

• Syötä tehtävälistalle kuvaus

Lisää muistutus:

• Voi olla ajastettu tai mukautettu jolloin määrität alkamis -ja päättymispäivänmäärät. Voit lisätä useita muistutuksia ''Lisää'' napista. 

Tallenna tehtävälista valitsemalla ”Tallenna”. Tämän jälkeen luotu tehtävälista näkyy sopimuksen ”Tehtävälista” -välilehdellä.

Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen :

• Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Sopimuskokonaisuus tallennettu”

• Voit myös siirtyä ”Seuraava” -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja

Allekirjoitukset ja tila

Sopimuksen tilan siittäminen voimassa olevaksi:

Klikkaa ”Vaihda sopimuksen tila” -painiketta ja valitse ”Voimassa oleva”.

Sopimuksen siirtäminen muuksi kuin voimassa olevaksi:

• Kun sopimuksen tilaksi on muutettu ”Voimassa oleva”, voidaan se tarvittaessa muuttaa ”Keskeneräinen, Purettu, Irtisanottu ja Päättynyt”

Tilan muutos siirtää näkymän automaattisesti tilanvaihtoviestin lähetykseen, jos järjestelmä huomauttaa ”Oletko varma? Sopimusta ei voi muokata sen ollessa tilassa voimassa oleva”.

• Vaihda tilaa ja lähetä oletusviesti 

  • Järjestelmä tallentaa tilanvaihdon ja lähettää määrämuotoisen viestin vastaanottajalle 

• Muokkaa viestiä 

  • Viestiin määritellään aihe, teksti ja viestin vastaanottajat 

  • Vaihda tila ja lähetä muokkausviesti -toiminnolla tallennetaan tilan vaihto ja lähetetään tilanvaihtoviesti 

• Peruuta 

  • Jos viestiä ei haluta lähettää, palataan näkymästä ”Peruuta” -valinnalla 

Sopimuksen julkaisu:

• Sopimuksen voi julkaista Cloudia Työpöydälle (* Lisätoiminnallisuus)

Salassapidettävyys:

• Määrittele sopimus tarvittaessa salassapidettäväksi. Toiminto salaa sopimusdokumentin. HUOM. liitteet on salattava erikseen

  • Valitse ”Salassapidettävä” 

  • Lisää perustelut lausekirjastosta tai kirjoita/kopio teksti kenttään

Allekirjoittajat:

• Klikkaa ”Lisää allekirjoittaja”-painiketta

  • Täytä nimi ja titteli sekä valitse vetovalikosta osapuoli

  • Osapuoli -tieto tulee vetovalikkoon "Perustiedot" -välilehdeltä

  • Kirjoita tai valitse kalenterista päivämäärä

Huom! Sopimusdokumentti tulee olla PDF muodossa jotta allekirjoittaminen sähköisesti on mahdollista.

Toiminnot:

Lataa sopimusdokumentti

• Sopimus voidaan ladata PDF-tiedostona. Klikkaa ”Lataa sopimus PDF” -painiketta.

Korvaa sopimus

• Vaihda alkuperäinen järjestelmään ladattu sopimusdokumentti toiseen omalta koneelta ladattavaan dokumenttiin

Pakkaa sopimustiedostot ladattavaksi

• Lataa omalle koneelle zip-tiedosto, joka sisältää kaikki sopimuksen dokumentit

Jakaminen, kopiointi ja siirto ks. ohjeet täältä

Sopimuksen muokkaus

Sopimusta voidaan muokata tiettyjen rajoitusten puitteessa. Sopimuksen tila (voimassa oleva, keskeneräinen, purettu, keskeytetty ja päättynyt) vaikuttaa siihen, mitkä muokkaustoimenpiteet ovat sallittuja. Myös käyttäjän oikeus muutosten tekemiseen (sopimusasian vastuuhenkilö -tieto) sekä organisaatiotason oikeudet vaikuttavat muutosten tekemiseen.

Tuo sopimuksia (tiedostotuonti)

Määrämuotoiselle Excelille kirjataan haluttu määrä sopimuskokonaisuuksia/sopimuksia ja niiden perustietoja. 

1. Määrämuotoinen Excel täytetään ja ladataan järjestelmään

1. Lisätään sopimuksen dokumentit

• Sopimusdokumentti*

• Sopimuksen liitteet

• Muut liitteet

1. Tuodaan sopimukset

HUOM! Jos organisaatiosi Sopimushallintajärjestelmään ei ole kytketty massatuontityökalua tai käyttöoikeutesi ei oikeuta sopimusten tuontiin, ei tätä valintaa näy.

Sopimuksia pääsee massatuomaan klikkaamalla ylänavigaatiosta ”Uusi sopimus” ja sen alta ”Tuo sopimuksia (tiedostotuonti)”.

Massatuontipohjan tiedot

Ladattavaan Exceliin voidaan täyttää seuraavat tiedot (sarakkeet A-R):

• Sopimuskokonaisuuden numero

  • Numeron tulee vastata perustetun sopimuskokonaisuuden numeroa 

• Sopimustyyppi*

  • Sopimustyypin tulee vastata järjestelmästä löytyviä sopimustyyppejä. Tyypin nimi tulee syöttää tuonti-Exceliin samassa muodossa, kuin järjestelmään perustettu tyypin nimi 

• Sopimuksen nimi*

• Sopimuksen numero

• Diaarinumero

• Sopimuksen kuvaus

• Tilaajan nimi

• Tilaajan tunniste

• Tilaajan osoite

• Toimittajan nimi

• Toimittajan tunniste

• Toimittajan osoite

• Sopimuskauden alkamispäivä

• Sopimuskauden päättymispäivä

• Optiokauden alkamispäivä

• Optiokauden päättymispäivä

• Sopimuksen tila

• Sopimusryhmä

• Sisäinen sopimus

• Julkaisu työpöydälle

• Sopimuksen arvo 

Lisätiedot (metatiedot) (sarake S ->)

Sarakkeesta S eteenpäin voit lisätä lisätietoja (metatietoja) laittamalla otsikkoriville (1. riville) lisätiedon nimen ja riveille arvon/arvot.)

• Tuotavien lisätietojen tulee vastata järjestelmän sopimustietuekirjastoon valmiiksi perustettuja metatietoja

• Tuonti-Excelillä sopimuksille liitettävät lisätiedot tulee kirjoittaa samassa muodossa kuin järjestelmään perustetut metatiedot

Lataa massatuontipohja

• Valitse massatuontipohja

  • Valittavissa:.xls Office 97 -2003 -versioille tai .xlsx uudemmalle Office-versiolle 

  • Klikkaa lataus -kuvaketta ja Excel -tiedosto latautuu tietokoneelle

Lataa tuontitiedosto

• Täydennä tarvittavat tiedot ja lataa Excel valitsemalla ”Lataa tuontitiedosto” -painiketta

  • Valitse tiedostot omalta koneeltasi klikkaamalla

  • Kun tiedostot näkyvät "Tiedostojen lataus" -ikkunassa, klikkaa "Sulje"

  • Tiedoston voi tuoda latausikkunaan myös vedä ja pudota toiminnolla

• Tuotavat sopimukset

  • Viimeistele sopimuksen tuonti liittämällä sopimusdokumentti. Voit muokata rivejä klikkaamalla riviä

• Lisää sopimuksen liitteet

  • Sopimusdokumentti*

  • Sopimuksen liitteet

  • Muut liitteet

  • Valitse ”Tuo sopimus”, jonka jälkeen sopimus muodostuu automaattisesti

HUOM! Varsinainen sopimuksen ja sille liitettyjen tietojen tuonti tapahtuu automaattisesti, kun sopimusdokumentti ladataan. Sopimuksen onnistuneen latauksen jälkeiset muokkaukset tulee tehdä sopimuskohtaisesti järjestelmän normaalin sopimusmuokkausprosessin mukaan.

Jos massatuontipohjan tiedot ovat virheellisiä

• Jos tiedostossa on tietoja, jotka eivät täsmää järjestelmässä oleviin tietoihin (esim. virheellinen sopimus-tyyppi), ei massatuonti onnistu

• Tuontivirheet voidaan ladata Excel -tiedostona, klikkaamalla ”Lataa Excel-tiedostona” -painiketta. Tiedosto latautuu tietokoneelle

• Tämän jälkeen Exceliin voidaan tehdä tarvittavat korjaukset, ja se voidaan ladata tuontitiedostona uudelleen

Huomioitavaa sopimusten massatuonnin jälkeisistä toimenpiteistä

HUOM! Tuotujen sopimusten jatkomuokkaus tehdään järjestelmän kautta sopimuskohtaisesti

• Sopimuksen omistavaksi yksiköksi tulee automaattisesti tuonnin suorittaneen käyttäjän (sisäänlukijan) yksikkötieto

• Sopimusvastuuhenkilöksi tulee automaattisesti tuonnin suorittanut käyttäjä

• Tuotavien sopimusten lukuoikeudet ovat tuonnin jälkeen määritelty ”kaikki organisaation alaiset käyttäjä”

• Muokkausoikeudet tuoduille sopimuksille on automaattisesti tuonnin suorittaneella yksiköllä ja sen sopimusvastuullisella ja ”oikeudet periytyvät” -ruksi päällä

• Sopimushallintaan asetetut tyyppi- sekä sopimuskokonaisuuskohtaiset periytetyt lisätiedot siirtyvät automaattisesti tuoduille sopimuksille pakottavuuksineen. Myös kaikille sopimuksille periytetyt lisätiedot siirtyvät tuoduille sopimuksille automaattisesti

• Sopimuksia ei automaattisesti julkaista työpöydälle tuonnin yhteydessä 

Yleiskuvaus - Uusi sopimus

Sopimuskokonaisuus

Käyttäjä voi luoda sopimuskokonaisuuksia ja liittää kuhunkin halutun määrän sopimuksia. Mikäli organisaatiolla on käytössään integraatio Cloudia Kilpailutukseen (*lisätoiminnallisuus), voidaan sopimuskokonaisuus muodostaa myös automatisoidusti hankinta-asiasta kilpailutusintegraation avulla.

Perustiedot

• Pakolliset tiedot

• Sopimuskokonaisuuden nimi*

• Sopimuskokonaisuuden kuvaus

• Diaarinumero

• Sopimuskokonaisuuden numero*

• Sopimuskokonaisuuden tunniste

  • Muodostuu automaattisesti sen jälkeen, kun sopimuskokonaisuus on tallennettu 

• Sopimustyyppi*

  • Valittu sopimustyyppi periytyy sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille oletustyypiksi. Oletuksen voi myös pakottaa kaikille sopimuskokonaisuuden sopimuksille 

• Sopimuskokonaisuuden kausi

• Sopimuskokonaisuuden dokumentit (ohjeistukset, lisätiedot)
  

Metatiedot

• Sopimuskokonaisuudelle voi määritellä lisätietoja (metatietoja) samalla periaatteella kuten sopimuksen osalta esitettiin. Nämä periytyvät oletuksiksi sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille

Käyttäjät ja käyttöoikeudet

Sopimuskokonaisuudelle voi määritellä vastuuhenkilöt sekä luku- ja muokkausoikeudet. Nämä periytyvät oletuksiksi sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille. Organisaatio- ja vastuuhenkilötiedot voivat periytyä myös kilpailutusintegraation kautta.

• Yksikkö*

• Sopimuskokonaisuuden vastuuhenkilö

• Vastuuhenkilön varahenkilöt

• Lukuoikeudet

• Muokkausoikeudet

Arvo

Sopimuskokonaisuuden ennakoitu arvo voidaan määritellä tai se voi tulla kilpailutusintegraation kautta.

• Ennakoitu arvo yhteensä

Kooste ja tila

• Kooste ja tila -välilehti koostaa sopimuskokonaisuuden tiedot yhteen näkymään

HUOM! Kun sopimuskokonaisuus on tallennettu, voi sen tilaa (keskeneräinen, voimassa oleva) muttaa "Sopimuskokonaisuuden tila" -kentässä.

Tiedotteet

Kun sopimuskokonaisuutta katsellaan, avautuu sopimuskokonaisuudelle ”Tiedotteet” -välilehti.

• Näkymään tulee kaikki ko. sopimuskokonaisuuden tiedoteet

Sopimukset

Sopimuskokonaisuudelle voi liittää halutun määrän sopimuksia.

Tehtävälistapohjat

Kun sopimuskokonaisuutta muokataan, avautuu sopimuskokonaisuudelle ”Tehtävälistapohja” -välilehti.

• Sopimuskokonaisuudelle voi liittää tehtävälistoja, kuten sopimuksen osalta esitettiin. Nämä periytyvät oletuksiksi sopimuskokonaisuuden alle luoduille sopimuksille

Sopimus

Käyttäjä voi luoda ja muokata rakenteisia sopimuksia. Sopimus voidaan luoda sopimuspohjaa hyväksikäyttäen, joka määritellään käytettävän sopimustyypin mukaan (valitaan sopimustyyppi), tai sopimus laaditaan muokkaamalla aikaisemmin luotua sopimusta (valitaan sopimuspohja). Cloudia Sopimuksessa sopimuksen sisältö luodaan dynaamisina sopimusosioita käyttäen. Sopimus on myös mahdollista luoda ilman sopimuspohjaa.

Sopimus voidaan liittää valittuun sopimuskokonaisuuteen, jolloin sopimus toimii ”pääsopimuksena” (esim. puitejärjestelyn toimittajasopimukset). Sopimus voidaan liittää myös jonkun pääsopimuksen alasopimukseksi (esim. puitejärjestelyn toimitussopimukset). Rakenteisten sopimusten avulla tehostetaan erityisesti sopimusten määrämuotoisuutta, löydettävyyttä ja seurattavuutta sekä sisältömuutosten hallittavuutta.

Kun sopimus luodaan (tai tuodaan) järjestelmään uutena sopimuksena, määritellään sille tietyt vakiot perustiedot. Näitä tietoja käytetään mm. sopimuksen hakemisen ja seuraamisen tukena. Perustietoja voidaan täydentää itsehallittavilla lisätiedoilla (metatiedoilla). Rakenteisen sopimuksen sisältö luodaan itsehallittavilla sopimuskohdilla.

Sopimusten rakenteinen perussisältö

Perustiedot:

• Yksikkö

  • Yksikkö kertoo, mikä organisaation osa omistaa sopimuksen

• Sopimuskokonaisuus

  • Sopimuskokonaisuus kertoo, mihin sopimuskokonaisuuteen sopimus mahdollisesti liittyy. Jos sopimus luodaan aloittaen sopimuskokonaisuudelta, tieto tulee automaattisesti 

• Pääsopimus

  • Pääsopimus kertoo, onko sopimus mahdollisesti jonkun sopimuksen alasopimus (esim. toimitussopimus). Jos sopimus luodaan aloittaen pääsopimukselta, tieto tulee automaattisesti 

• Tarjous

  • Tarjous kertoo, liittyykö sopimus mahdollisesti johonkin kilpailutuksen kautta saatuun tarjoukseen (Cloudia kilpailutusintegraatio). Käyttäjä voi kytkeä sopimuksen tarjoukseen

• Sopimuksen nimi

  • Sopimuksen nimi on sopimuksen yksilöivä ja käyttäjän syöttämä nimi. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta

• Sopimuksen kuvaus

  • Sopimuksen kuvaus on käyttäjän syöttämä sopimusta kuvaava vapaa tieto. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta

• Diaarinumero

  • Diaarinumero on käyttäjän syöttämä tunniste 

• Sopimuksen numero

  • Sopimuksen numero on käyttäjän syöttämä tunniste. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta

• Sopimuksen tunniste

  • Sopimuksen tunniste on palvelun automaattisesti generoima tunniste

• Sopimustyyppi

  • Sopimustyypillä määritetään millainen sopimus on kyseessä.
    

• Hankintasopimus

  • Valitaan onko sopimus hankintasopimus

• Toimittajat 

  • Toimittajat ovat sopimuksen toimittajaosapuolia. Käyttäjä valitsee tiedot palvelun tietovarastosta tai syöttää tiedot. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta. Erillisen asiakaskohtaisen projektin myötä toimittajatietoja voidaan tuoda myös muista asiakkaan järjestelmistä (esim. Laske)

• Tilaajat

  • Tilaajat ovat sopimuksen tilaajaosapuolia. Käyttäjä valitsee tiedot palvelun tietovarastosta tai syöttää tiedot

• Sopimuskausi

  • Sopimuskausi on käyttäjän määrittelemä tieto. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta

• Optiokaudet

  • Optiokaudet ovat käyttäjän määrittelemiä tietoja. Tieto voi tulla automaattisesti myös kilpailutusintegraation kautta

• Sopimuksen liitteet

  • Sopimuksen liitteet ovat osana sopimukseen kuuluvia sopimusliitteitä. Ne ovat käyttäjän omalta koneelta tai palvelun tiedostokirjastosta valittuja tiedostoja. Liitteet voivat tulla automaattisesti myös käytetyltä sopimuspohjalta periytyen

  • Sopimusliitteisiin käyttäjä voi määritellä myös salassapitoasetuksen ja sen perustelun. Liitteitä voi poimia myös kilpailutusintegraation kautta

• Muut liitteet

  • Muut liitteet ovat sopimukseen liittyviä muita lisätietoliitteitä. Ne ovat käyttäjän omalta koneelta tai palvelun tiedostokirjastosta valittuja tiedostoja. Liitteet voivat tulla automaattisesti myös käytetyltä sopimuspohjalta periytyen. Liitteitä voi poimia myös kilpailutusintegraation kautta

• Linkit

  • Sopimukselle voidaan lisätä linkkejä, jotka näkyvät sopimuksen tietosivulla ja Työpöydällä 

• Sisäinen sopimus

  • Sisäinen sopimus kertoo, onko sopimus organisaation sisäinen sopimus. Käyttäjä määrittää tiedon

• Sopimusryhmä

  • Sopimusryhmä kertoo, onko sopimukselle mahdollisesti asetettu ylätason luokittelu (ostosopimus, myyntisopimus, muu sopimus) 

• Sopimuspohja

  • Sopimuspohja kertoo, minkä sopimuspohjan pohjalle sopimus luodaan. Pohja voi olla tyhjä, sopimustyypin suosittelema sopimuspohja, joku muu valittu sopimuspohja tai joku muu aiemmin laadittu sopimus. Käyttäjä valitsee käytettävän sopimuspohjan

• Sopimuksen kieli

  • Sopimuksen kieli kertoo sopimuksen kieliasetuksen. Käyttäjä määrittää tiedon

Sopimuksen sisältö

Rakenteisen sopimuksen sisältö koostuu yhdestä tai useammasta sopimuskohdasta. Kullakin sopimuskohdalla on nimi, otsikko, tietotyyppi ja sisältö. Näistä tiedoista (sopimuksen ylä- ja alatunnistetietojen lisäksi) muodostuu sopimuskäyttäjälle näkyvä pdf-muotoinen sopimusdokumentti.

Sopimuskohdat voivat periytyä oletuksena sopimukselle käytetyltä sopimuspohjalta. Käyttäjä voi poistaa periytyneitä sopimuskohtia, jos niitä ei ole lukittu. Käyttäjä voi myös liittää sopimukselle muita sopimuskohtia valitsemalla sopimuskohtakirjastosta pääkäyttäjän etukäteen luomia sopimuskohtia. Käyttäjä voi luoda lennosta sopimukseen uusia omia sopimuskohtia.

Sopimuskohdan tietotyyppi määrittää, minkä muotoista tietoa sopimuskohta voi sisältää.  Sopimuskohdan sisältö voi olla käyttäjän sopimuksella syöttämää. Sopimuskohdalla voi olla myös sopimuskohtakirjaston tai sopimuspohjan kautta periytynyttä oletussisältöä, jota käyttäjä voi muokata, jos sisältöä ei ole lukittu.

Käyttäjä voi myös poimia sopimuskohdalle valmista sisältöä pääkäyttäjän ylläpitämästä sopimuslausekirjastosta. Kilpailutusintegraation tapauksessa käyttäjä voi poimia sisällöksi myös tietoja sopimukseen liittyvän tarjouspyynnön, tarjouksen tai hankintapäätöksen tiedoista.

Sopimus voi olla myös tuotu valmis sopimusdokumentti. Tässä tapauksessa sopimukselle voi määritellä kaikkia muita rakenteisia tietoja paitsi näitä rakenteisia sopimuskohtia.

Sopimuksen lisätiedot (metatiedot)

Sopimuksen metatiedot koostuvat halutusta määrästä lisätietoja. Kullakin lisätiedolla on nimi, tietotyyppi ja sisältö. Nämä tiedot eivät näy sopimusdokumentilla.

Lisätiedot voivat periytyä oletuksena sopimuskokonaisuudelta, johon sopimus mahdollisesti on liitetty. Lisätiedot voivat periytyä myös sen sopimustyypin tiedoista, johon sopimus on kytketty. Lisätiedot voivat periytyä myös lisätietokirjaston asetusten kautta kaikille sopimuksille. Käyttäjä voi poistaa periytyneitä lisätietoja, jos niitä ei ole lukittu.

Käyttäjä voi myös liittää sopimukselle muita lisätietoja valitsemalla lisätietokirjastosta pääkäyttäjän etukäteen luomia lisätietoja. Lisätiedon tietotyyppi määrittää, minkä muotoista tietoa lisätieto voi sisältää.

Lisätiedon sisältö voi olla käyttäjän sopimuksella syöttämää. Lisätiedolla voi olla myös lisätietokirjaston tai sopimuskokonaisuuden kautta periytynyttä oletussisältöä, jota käyttäjä voi muokata, jos sisältöä ei ole lukittu.

Käyttäjä voi myös poimia lisätiedolle valmista sisältöä pääkäyttäjän ylläpitämästä sopimuslausekirjastosta. Kilpailutusintegraation tapauksessa käyttäjä voi poimia sisällöksi myös tietoja sopimukseen liittyvän tarjouspyynnön, tarjouksen tai hankintapäätöksen tiedoista.

Sopimuksen tuotteet

Jos sopimus on muodostettu kilpailutusintegraation kautta, sopimukselle voi liittää rakenteisessa muodossa sopimustoimittajan tarjouksessaan antamia tuote- ja palvelutietoja. Käyttäjä voi lisäksi myös manuaalisesti syöttää rakenteisia tuotteita sopimukselle.

Käyttäjä voi poimia sopimukselle liitettävät tuoteryhmät ja tuotteet tarjouksen tiedoista (kaikki tai valintansa mukaan). Kustakin tuotteesta sopimukselle liitetään hankittava määrä, hinta, yksikkö ja valuutta.

Käyttäjä voi myös poimia kullekin tuotteelle liittyvät toimittajan tarjouksessa antamat ”kriteeritiedot” (kaikki tai valintansa mukaan). Poiminnan jälkeen tietoja voi myös muokata, poistaa tai lisätä.

Liitetyistä rakenteisista tuotetiedoista voidaan automaattisesti muodostaa tuoteliite (Excel tai PDF) sopimusliitteeksi tai muuhun käyttötarkoitukseen.

Sopimuksen arvo

Käyttäjä voi määritellä sopimukselle rakenteisena tietona sopimuksen ennakoidun arvon. Ennakoitu arvo voidaan jyvittää sopimuskauden vuosille. Jyvitetyille arvoille voi syöttää toteutuneen arvon tai tieto voi tulla esim. taloushallinnon integraation kautta.

Sopimuksen seuraamisen tiedot

Käyttäjä voi liittää sopimukselle halutun määrän tehtävälistoja. Tehtävälistat voivat periytyä oletukseksi myös siltä sopimustyypiltä, johon sopimus on liitetty. Kukin tehtävälista voi sisältää halutun määrän tehtäviä. Kullakin tehtävällä on nimi, kuvaus, alkamis- ja päättymispäivämäärä sekä vastuuhenkilö. Tehtävälistoja voi liittää pääkäyttäjän ylläpitämästä tehtävälistakirjastosta tai käyttäjä voi luoda omia tehtävälistoja.

Käyttäjä voi liittää sopimukselle myös muistutuksia. Muistutuksia voi kohdistaa sopimus- tai optiokauden alkamis- ja päättymisaikoihin.

Sopimuksen dokumentti

Käyttäjä voi liittää rakenteisesta sopimustiedosta muodostuvalle sopimusdokumentille ylä- ja alatunnisteet pääkäyttäjän ylläpitämästä tunnistekirjastosta. Käyttäjä voi myös muuttaa allekirjoituksen tekstiä ja sijaintia sopimusdokumentilla mieleisekseen.

Sopimuksen käyttöoikeudet

Käyttäjä voi määrittää palvelun rekisteristä valitsemalla sopimukselle yhden vastuuhenkilön ja useita varavastuuhenkilöitä.

Käyttäjä voi määritellä sopimukselle tietoina yksilöidyt luku- ja muokkausoikeudet. Oikeuksia voi asettaa koko organisaatiolle, valituille organisaation osille, valituille käyttäjäryhmille ja valituille yksittäisille käyttäjille.

Sopimuksen tila

Käyttäjä voi määritellä sopimuksen tilan (keskeneräinen, voimassa oleva, purettu, irtisanottu, päättynyt, arkistoitu).

Sopimuksen allekirjoitus

Sopimuksille voi määritellä allekirjoittajia (nimi, titteli, osapuoli, päivämäärä). Sopimusten sähköinen allekirjoitus on mahdollista. Sähköistä allekirjoitusta käytettäessä kaikki allekirjoittajat poimitaan sähköisistä allekirjoituksista ja itse määritellyt allekirjoittajat poistetaan.