Når evalueringen er gjennomført og dere har pekt ut vinneren(e) i konkurransen, er alt klart for å informere leverandørene om beslutningen.
Vi forutsetter her at du har sjekket at valgte leverandører er kvalifisert, og evt. bedt om dokumentasjon på kvalifikasjonskravene. Hvis du ikke har gjort dette, bør det gjennomføres nå.
Klikk på ‘Sammenlign tilbud’.
...
Noen oppdragsgivere velger å skrive en kort kommentar og henvise til et dokument som beskriver evalueringen og tildelingsbeslutningen, mens andre skrive skriver hele begrunnelsen for valg av leverandør i dette feltet.
...
Dersom systemadministratorene har laget maler for tildelingskommentarer, kan du velge disse med rullegardinmenyen ‘Velg kommentarmal’.
...
Hvordan man oppretter en protokollmal kan du lese om her: Opprette mal for protokoll
Sende brev med begrunnelse for valg av leverandør
...
Dersom dere har avvist en eller flere leverandører underveis i prosessen, skal også disse få en begrunnelse for valg av leverandør.
| Info |
|---|
Hvis dere ikke har avvist noen leverandører, får du heller ikke opp dette valget under ‘Evaluering/Status’. Da kan du hoppe videre til neste steg: Sende tildelingsbeslutning til leverandørene |
Klikk på ‘Tildelingsinfo - Avviste leverandører’.
...
I feltet 'Tildelingskommentar' kan du beskrive tildelingsbeslutningen på samme måte som nevnt ovenfortidligere. Du kan også laste opp et dokument. Også her har forskjellige oppdragsgivere og innkjøpere forskjellig praksis, så sjekk med innkjøpsansvarlig i din virksomhet dersom du er usikker.
Husk å lagre.
Forhåndsvisning av tildelingsinformasjonen
Før du sender tildelingsbeslutningen til leverandørene, kan du sjekke hvordan det ser for leverandørene ved å klikke på ‘Forhåndsvis’-ikonet.
...
Dette er informasjonen som er tilgjengelig for leverandøren.
Her ser du tildelingskommentaren og du kan sjekke om du har lastet opp riktig dokument.
Sende tildelingsbeslutning til leverandørene
...
Hvis du ikke har dette ikonet, skyldes det at en eller flere av aktivitetene i evaluering/status-listen ikke er fullført.
| Info |
|---|
OBS: Den leverandøren som skal tildeles, må være vurdert på alle kvalifikasjonskrav. |
Gå derfor tilbake til tidligere steg og sjekk om leverandøren har status ‘Ikke vurdert’ på noen av kravene.
...
Når du har gjort korrigert dette, skal det være klart til å sende ut tildelingsbeslutningen.
Før du sender tildelingsbeslutningen til leverandørene, kan du sjekke hvordan det ser for leverandørene ved å klikke på ‘Forhåndsvis’-ikonet.
...
Dette er informasjonen som er tilgjengelig for leverandøren.
Her ser du tildelingskommentaren og du kan sjekke om du har lastet opp riktig dokument.
Dersom karenstiden ikke stemmer kan du angi dette i neste steg.
Klikk på håndtrykk-ikonet.
...
I feltet ‘Tildelingskommentar til øvrige leverandører’ kan du skrive en kommentar. Dette er frivillig å fylle ut, det samme gjelder muligheten til å laste opp et dokumentmen kommentaren du fyller ut her vil bli overført til protokollen.
...
“Øvrige leverandører” betyr i denne sammenhengen leverandører som har meldt interesse i konkurransen men ikke deltatt. Dette betyr i praksis at leverandøren leverandørene kan senere klikke seg inn på konkurransen og lese kommentaren.
...