Hankinnan kohteen kriteerit -osiossa määritellään tarjoajan täyttölomakkeisto hankinnan kohteista ja niihin liittyvistä kriteereistä. Osiossa laaditaan samalla vastausten vertailuperusteet eli pisteet/painoarvot sekä näiden laskentatavat. (ks. kriteerien pisteyttäminen). Nämä tulevat myös näkyviin vertailutaulukolle (ks. vertailutaulukon tarkastelu).
Kullekin hankinnan kohteelle tai ryhmälle/osa-alueelle määritellään haluttu määrä tarvittavia kriteerejä.
Kriteerit voivat olla:
- Pyydettäviä tietoja
- Kohteelle asetettavia vaatimuksia
- Valintaperusteeseen vaikuttavia tekijöitä
- Tiedoksiannettavia asioita
- Sekä myös jäsentäviä väliotsikoita
Kriteereille voidaan määritellä pisteitä/painoarvoja. Katso tarkemmat tiedot kriteerien pisteyttämiseen artikkelista kriteerien pisteyttäminen sekä hinnan ja laadun pisteyttäminen.
Luo kriteerejä
Ennen kriteerien luomista perusta ryhmä/osa-alue ja määrittele kohteet (ks. artikkeli hankinnan kohteiden luonti).
Kriteerejä voidaan luoda yhdelle tietylle hankinnan kohteelle, kerralla kaikille ryhmän/osa-alueen kohteille tai yleisesti ryhmälle/osa-alueelle.
Kohteen kriteerit
- Kriteeri kysytään ko. kohteen kohdalla tarjoajan kysymyslomakkeella
- Kirjoita kriteerin nimi kohtaan "Uusi kohteen kriteeri"
- Valitse tyyppi (tyypit kuvataan tässä ohjeessa seuraavaksi)
Kaikkia ryhmän kohteita koskevat kriteerit
- Kriteeri kysytään ryhmän/osa-alueen jokaisen kohteen kohdalla (HUOM! näitä kriteerejä ei voi pisteyttää)
- Kirjoita kriteerin nimi kohtaan "Uusi ryhmän kaikkia kohteita koskeva kriteeri"
- Valitse tyyppi (tyypit kuvataan tässä ohjeessa seuraavaksi)
Ryhmän yleiset kriteerit
- Kriteeri koskee koko kohderyhmää yleisesti ja kysytyään tarjoajan lomakkeella ryhmän/osa-alueen viimeiseksi
- Kirjoita kriteerin nimi kohtaan "Uusi yleinen kriteeri"
- Valitse tyyppi (tyypit kuvataan tässä ohjeessa seuraavaksi)
...
KUVA: Ryhmässä "Traktorit opetuskäyttöön" on yksi kohde "Kuormatraktori opetuskäyttöön". Tälle voidaan asettaa kriteereitä kohteen kriteerit kohdassa. Jos ryhmään lisätään toinen kohde, voidaan käyttää hyödyksi "kaikkia ryhmän kohteita koskevat kriteerit" -osiota. Sinisellä on korostettu kohdat, joista uusi kriteeri luodaan.
Kriteerityypit
Kriteerityypillä määritellään, millaista tietoa tarjoaja voivat syöttää ko. kohtaan täyttäessään sähköistä vastauslomaketta.
Kriteereille voidaan asettaa pakottavia vaatimuksia, jolloin tarjoajan on pakko syöttää tietoa tai vastata tietyllä tavalla, jotta pyynnölle asetetut minimivaatimukset täyttyvät.
Valitse kriteerin tyyppi
- Numeerinen
- Tarjoaja syöttää numeerista tietoa
- Valitaan kentän pääte eli yksikkö
- Voidaan määritellä minimi- ja/tai maksimiarvot
- Voidaan laittaa pakolliseksi kohdasta ”syöttö vaaditaan”
- Voidaan rajoittaa tarjoajan syöttämän arvon desimaalien määrää
...
KUVA: Numeerisen kriteerin asettelu. Esimerkissä ensimmäinen kriteeri on tyhjä numeerinen kriteeri ja alapuolella on esimerkkinä kriteeri, jossa Kuormatraktorilta pyydetään täyttämään renkaiden koko. Renkaiden koko tulee olla minimissään 26,5 ".
- Tiedoksi
- Tekstiä tiedoksi tarjoajalle, ei pyydetä vastausta
- Ladattava
- Tarjoaja lataa tiedoston
- Voidaan laittaa pakolliseksi kohdasta ”lataus vaaditaan”
- Teksti
- Tarjoaja syöttää vapaata tekstiä
- Mahdollisuus laittaa pakolliseksi kohdasta ”syöttö vaaditaan”
- Voidaan määritellä vastaukselle enimmäispituus (X merkkiä)
- Voidaan määritellä saako tarjoajan vastaus olla
- yksirivinen
- monirivinen
- vai yksi- tai monirivinen
...
KUVA: Tekstikriteerin asettelu. Esimerkissä ensimmäinen kriteeri on tyhjä tekstityyppinen kriteeri ja sen alapuolella on esimerkkinä kriteeri, jossa Kuormatraktorilta pyydetään täyttämään renkaiden leveys. Vastauksen merkkimäärää on rajoitettu 20 merkkiin ja kysymys on pakollinen.
- Valikko
- Pudotusvalikko, josta toimittaja voi valita haluamansa vaihtoehdon
- Tarjoajan valinnalle voidaan laatia rajoituksia:
- Valinnassa ei rajoitusta
- tarjoaja voi valita niin monta vaihtoehtoa kuin haluaa tai jättää vastaamatta kysymykseen
- Valittava korkeintaan yksi
- tarjoaja voi valita yhden vaihtoehdon tai jättää vastaamatta kysymykseen
- Valittava vähintään yksi
- tarjoaja tulee valita yksi tai useampi vaihtoehto (kysymys on tällöin pakollinen)
- Valittava yksi
- tarjoajan tulee valita yksi vaihtoehto (kysymys on tällöin pakollinen)
- Valinnassa ei rajoitusta
- Lisää valikko vaihtoehto kirjoittamalla valinta kohtaan ”uusi valintarivi” -ikoni
...
KUVA: Valikkokriteerin asettelu. Esimerkissä Kuormatraktorilta kysytään Voitelumahdollisuuksia. Vaihtoehtoja on kolme, joista yksi on valittava.
- Kyllä/ei
- Tarjoaja vastaa kyllä tai ei
- Kysymys voi olla pakollinen tai vapaaehtoinen
- Kyllä tai Ei -vastaus voidaan määritellä pakottavaksi
- Kriteerille voidaan laatia ehdollisia kriteereitä
- Valinnalla "Sisältää "Kyllä" ehdollisia kriteereitä" voidaan määritellä tarjoajalle avautuvaksi uusi kysymys, jos hän vastaa alkuperäiseen kysymykseen "Kyllä"
- Valinnalla "Sisältää "Ei" ehdollisia kriteereitä" voidaan määritellä tarjoajalle avautuvaksi uusi kysymys, jos hän vastaa alkuperäiseen kysymykseen "Ei"
...
KUVA: Kyllä/Ei -kriteerin asettelu. Esimerkissä ensimmäinen kriteeri on tyhjä kyllä/ei -tyyppinen kriteeri ja sen alapuolella on esimerkkinä kriteeri, jossa vaaditaan, että kuormatraktorissa on tuotos- ja työajanseurantajärjestelmä ("kyllä" vaaditaan). Kun tarjoaja vastaa kyllä, hänelle avautuu kysymys "Lataa järjestelmän esite", johon hänen tulee ladata liite.
- Tietue
- Laaditaan haluttu kysymyspatteristo, johon tarjoajan on vastattava x kertaa (esim. Referenssit)
- Luo kysymykset/kriteerit allekkain kohtaan "Tietueen kriteerit"
- Voidaan määritellä kuinka monta kertaa vähintään tai/ja enintään tarjoajan on vastattava kysymyspatteristoon
- Kysymys on vapaaehtoinen, jos näihin jätetään määrittelemättä arvot
- Tarjoaja voi lisätä uuden kysymyspatteriston Tarjouspalvelussa kohdasta "Lisää vastausrivi>>"
- Laaditaan haluttu kysymyspatteristo, johon tarjoajan on vastattava x kertaa (esim. Referenssit)
...
KUVA: Tietue -kriteerin asettelu. Esimerkissä ensimmäinen kriteeri on tyhjä tietue -tyyppinen kriteeri ja sen alapuolella on esimerkkinä kriteeri, jossa Kuormatraktorilta pyydetään täyttämään huoltohistoriatiedot. Tarjoajan tulee vastata vähintään kerran, mutta hän voi antaa maksimissaan kolme vastausta. Jokaisen vastauksen osalta hänen tulee täyttää huoltovuosi sekä kirjoittaa tehty huolto.
- Väliotsikko
- Vaatimuksia jäsentäviä ja selkeyttäviä väliotsikoita
HUOM! Voit esikatsella hankinnan kohteen kriteereitä tarjoajan näkökulmasta yläkulmassa olevasta silmä-kuvakkeesta.
Kriteerien järjesteminen ja poistaminen
- Kriteerien järjestystä voi muokata vetämällä kriteeri oikeaan kohtaan (Drag&Drop)
- HUOM. kriteereiden järjestetystä voi muokata vetämällä vain
- Poista yksittäinen kriteeri punaisesta raksista
- Toiminnot -valikosta voit
- sulkea kriteerin, joka pienentää kriteerin yhdeksi riviksi
- siirtää tai kopioida kriteerin yleisiin, kaikkia kohteita koskevaksi tai tietyn kriteerin alle (ks. yleiset ohjeet kriteerien ja kohteiden siirtämiseen ja kopiointiin täältä)
- lisätä lisätiedon kriteerille
- Tämä tulee näkyviin kysymysmerkin taakse ko. kriteerille Tarjouspalveluun
...
KUVA: Toiminnot -napista avautuu lisää kriteerin muokkausmahdollisuuksia.
- Poista kriteereitä massana
- valitse kriteeri laittamalla täppä kriteerin päässä olevaan ruutuun
- valitse ryhmän ylälaidasta roskakori "Poista ryhmän valitut kohteet ja kriteerit"
- kts. artikkeli kriteerikirjasto
Yhteiset kriteerit
Pyyntöä laadittaessa voidaan hankinnan kohteille asettaa myös yhteisiä kriteereitä. Nämä ovat kriteereitä, jotka liittyvät hankintaan yleisesti eivätkä kohdistu yksittäisille tuotteille tai palveluille.
...
| Status | ||||
|---|---|---|---|---|
|
This article only applies to Sourcing
In the sourcing items and criteria section, the tenderer's form for procurement objects and related criteria is defined.
At the same time, this section prepares the basis for comparing the answers, i.e. points/weight values and their calculation methods. (see scoring the criteria ).
These will also appear on the comparison table (see Viewing the comparison table)
The desired number of necessary criteria is defined for each procurement target or group/subarea
The criteria can be:
Requested information
Requirements to be placed on the object
Factors influencing the selection criteria
Matters to be notified
Points/weight values can be defined for the criteria. See more detailed information on scoring criteria in the article Scoring criteria and scoring price and quality .
Create criteria
Before creating the criteria, establish a group/section and define the targets (see article creation of sourcing items and criteria).
Criteria can be created for one specific acquisition target, for all targets in a group/sub-region at once, or for the group/sub-region in general.
Target criteria
The criterion is asked for the object in the bidder's question form
Enter the name of the criterion in the field "Item criteria"
Choose a type (the types are described next in this instruction)
Criteria that apply to all objects in the group
The criterion is asked for each item in the group/subarea ( NOTE! these criteria cannot be scored )
Enter the name of the criterion by clciking the section "Criteria applicable to all objects in the group"
Choose a type (the types are described next in this instruction)
The group's general criteria
The criterion applies to the entire target group in general and, after being asked on the bidder's form, to the last of the group/sub-area
Enter the name of the criterion by clciking the section "General criteria of the group"
Choose a type (the types are described next in this instruction)
...
PHOTO: In the group "Tractors for teaching use" there is one item "Loader tractor for teaching use". Criteria can be set for this in the object's criteria section. If another object is added to the group, the "criteria for all objects in the group" section can be used to advantage. The points from which a new criterion is created are highlighted in blue.
Criteria types
The criteria type defines what kind of information the provider can enter. when filling out the electronic answer form.
Mandatory requirements can be set for the criteria, in which case the provider is forced to enter information or respond in a certain way in order to meet the minimum requirements set for the request.
Select the type of criterion
Numerical
The bidder must enter numerical information
Minimum and/or maximum values can be defined
The number of decimal places in the value entered by the bidder can be limited
This can be made mandatory to respond to by checking the box labeled "Entry is required"
...
FIGURE: Layout of the numerical criterion. In the example, the first criterion is an empty numerical criterion, and below is an example of a criterion where the Load Tractor is asked to fill in the size of the tires. Tire size must be a minimum of 26.5".
For Your Information
Text for the information of the bidder, no reply is required in this option
Uploadable
The bidder must download the file
This can be made mandatory by checking the box labeled "Uploading is required"
Text
The bidder can enter free text
A maximum length for the answer can be defined in characters (eg. X characters)
The bidder's answer can be defined as:
single line
multi-line
This can be made mandatory to respond to by checking the box labeled "Entry is required"
...
IMAGE: Text criterion layout. In the example, the first criterion is an empty text-type criterion, and below it is an example of a criterion in which the Load Tractor is asked to fill in the width of the tires. The number of characters in the answer is limited to 20 characters and the question is mandatory.
Menu
A drop-down menu from which the supplier can choose the option he wants
Restrictions can be drawn up for the selection of the provider:
There is no limitation in the choice
Menu
This is a drop-down menu from which the bidder can choose the option he wants
Name the menu by entering text in the field
Define the restrictions for the menu by clicking on "Menu definition". The options for the restrictions are:
Selection not restricted
There is no limitation in the choice of options for the bidder. They can choose as many options as they want
Choose not more than one
The bidder can choose one option or leave the question unanswered
Choose at least one
Thebidder must choose one or more options (the question is then mandatory)
Choose one
The bidder must choose only one option (the question is then mandatory)
Enter the items for the menu in the fields labeled "New selection row". Click enter to add a new selection row.
...
FIGURE: Menu criteria layout. In the example, the Load tractor is asked for Lubrication options. There are three options, one of which must be chosen.
Yes/No
The bidder answers yes or no
The question can be defined as “Optional” or “Selection is required”
A yes or no answer can be defined as mandatory
Conditional criteria can be assigned for the criterion
If the box marked "Yes" option involves additional criteria" is selected, a new question can be defined for the bidder if they answer "Yes" to the original question
If the box marked " "No" option involves additional criteria" is selected, a new question can be defined for the bidder if they answer “No” to the original question
...
FIGURE: Layout of the Yes/No criterion. In the example, the first criterion is an empty yes/no-type criterion, and below it is an example of a criterion requiring that the loader has a production and working time monitoring system ("yes" required). When the bidder answers yes, the question "Download the system brochure" opens for him, to which he must upload an attachment.
Record
Prepare the desired battery of questions, which the bidder must answer x times (eg references)
Create the questions/criteria under "Record criteria"
It is possible to define the minimum and/or maximum number of answers the bidder must or can submit
The question is optional if the values are left undefined
...
FIGURE: Layout of the record criterion. In the example, the first criterion is an empty record type criterion, and below it is an example of a criterion where the Loader is asked to fill in the maintenance history information. The bidder must answer at least once, but he can give a maximum of three answers. For each answer, he must fill in the year of service and write the service performed.
Subheading
Subheadings structure and clarify requirements. This qualification criterion requires no response from the bidder
NOTE! You can preview the procurement object's criteria from the provider's point of view from the eye icon in the upper corner.
Sorting and deleting criteria
The order of the criteria can be modified by dragging the criterion to the right place (Drag&Drop)
NOTE the order of the criteria can be modified by just dragging
Deleted selected requirements together
Select the criteria you want to remove by checking the empty box next to each line
Click the red delete button at the top of the box
From the Functions menu you can
"Close criteria"
Hides the qualification criterion details (only shows the qualification criterion title)
To edit an qualification criterion again, you must first open it from the icon “Open all requirements”
Move or copy a criterion to general, to all objects or under a specific criterion (see general instructions for moving and copying criteria and objects here )
...
IMAGE: The Functions button opens up more options for editing the criterion.
General criteria of the group
When preparing the request, common criteria can also be set for the procurement targets. These are criteria related to procurement in general and do not apply to individual products or services.
The general criteria are set according to the same principle as the criteria that apply directly to the procurement targets