...
| Table of Contents |
|---|
...
|
Bijlage verwijderen
Datum alarm instellen
Datum alarm verwijderen
Contract zichtbaarheid aanpassen
Contractsjabloon wijzigen
Contract verplaatsen
Contractveld bewerken
Selecteer een tab in het contract.
Klik rechtsboven op 'Bewerk'.
Pas het gewenste contractveld aan.
Klik rechtsboven op 'Bewaar'.
Bijlage toevoegen
Klik binnen het contract op het linkermenu 'Bijlagen'.
Klik rechtsboven op 'Upload'. Dit opent een nieuw venster.
Klik op 'Voeg toe' en selecteer een bestand.
Voeg optioneel een label in bij de bijlage.
Selecteer door middel van de checkboxes de zichtbaarheid van het document.
Klik op 'Bevestig' om de bijlage toe te voegen.
Bijlage verwijderen
Beweeg de cursor over de naam van de bijlage.
Klik rechtsonder op 'Bewerk'.
Klik op 'Verwijder'.
Bevestig de actie door op 'Accepteren' te klikken.
Datum alarm instellen
Een alarm op een datumveld informeert betrokkenen over het bereiken van een bepaalde datum op een contract. De betrokkene krijgt standaard een melding binnen NegometrixPortal en optioneel in zijn persoonlijke e-mail. Het instellen van een datum alarm verloopt via de Organisatie instellingen omgeving van Negometrix4.
Navigeer via de knop Organisatie instellingen en vervolgens naar de Contractmanagement module.
Open het contract waarbij een datum alarm ingesteld dient te worden.
Selecteer de tab waarin het datumveld is opgenomen.
Klik op het 'alarmicoon' rechts van de datum.
Voer een onderwerp in en een datum waarop het alarm ingesteld dient te worden. Optioneel kan een opmerking ingevoerd worden en in het veld 'Alarm notificatie naar (e-mail adres)' kunnen een of meerdere e-mailadressen ingegeven worden waarnaar een e-mail notificatie van het alarm gestuurd wordt. Indien het alarm binnen één week niet gereed is gemeld wordt de e-mail notificatie opnieuw verstuurd. Dit herhaalt zich elke week totdat het alarm gereed is gemeld.
Klik op 'Bevestig'.
Datum alarm verwijderen
Open het contract waarvan het datum alarm verwijderd moet worden.
Selecteer de tab waarin het datumveld is opgenomen.
Klik op het 'alarmicoon' rechts van de datum.
Klik op 'Verwijderen' in het scherm.
Bevestig het verwijderen van het alarm.
Contract zichtbaarheid aanpassen
Open het contractdossier door op de naam van het dossier te klikken.
Klik rechtsboven op 'Werkgroep' en vervolgens op 'Voeg lid toe'.
Selecteer een contact dat je toegang wil geven tot het contractdossier.
Klik vervolgens rechtsonder op 'Bevestig'.
Wijzig de rol van de collega door op diens naam in de werkgroep te klikken.
Klik op de optie 'Rol' en wijzig de rol binnen de werkgroep.
Contractsjabloon wijzigen
Open het contract waarvan het sjabloon gewijzigd zal worden.
Klik rechtsboven op 'Bewerk' en vervolgens op 'Wijzig sjabloon'.
Selecteer een sjabloon en klik rechtsonder op 'Bevestig'.
Contract verplaatsen
...
Open het te verplaatsen contract.
...
Klik rechtsboven op 'Bewerk'.
...
Kies het dossier waar het contract naartoe verplaatst moet worden.
...
|
Edit contract field
Select a tab in the contract.
Click 'Edit' at the top right.
Adjust the desired contract field.
Click 'Save' at the top right.
...
Attaching
Within the contract, click on the left menu 'Attachments'.
Click on 'Upload' at the top right. This opens a new window.
Click 'Add' and select a file.
Optionally add a label to the attachment.
Select the visibility of the document using the checkboxes.
Click 'Confirm' to add the attachment.
...
Remove attachment
Move the cursor over the name of the attachment.
Click 'Edit' at the bottom right.
Click 'Delete'.
Confirm the action by clicking 'Accept'.
...
Set date alarm
An alarm on a date field informs those involved when a certain date on a contract has been reached. The data subject will receive a standard notification within NegometrixPortal and optionally in his personal email. Setting a date alarm is done via the Organization settings environment of Negometrix4.
Navigate via the Organization settings button and then to the Contract management module.
Open the contract where a date alarm needs to be set.
Select the tab that contains the date field.
Click on the 'alarm icon' to the right of the date.
Enter a subject and a date on which the alarm should be set. Optionally, a comment can be entered and in the field 'Alarm notification to (e-mail address)' one or more e-mail addresses can be entered to which an e-mail notification of the alarm will be sent. If the alarm is not reported ready within one week, the email notification will be sent again. This repeats every week until the alarm is reported ready.
Click 'Confirm'.
...
Delete date alarm
Open the contract from which the date alarm should be removed.
Select the tab that contains the date field.
Click on the 'alarm icon' to the right of the date.
Click 'Delete' on the screen.
Confirm the deletion of the alarm.
...
Adjust contract visibility
Open the contract file by clicking on the name of the file.
Click on 'Workgroup' at the top right and then on 'Add member'.
Select a contact who you want to give access to the contract file.
Then click 'Confirm' at the bottom right.
Change the colleague's role by clicking on his name in the workgroup.
Click on the 'Role' option and change the role within the workgroup.
...
Change contract template
Open the contract whose template will be modified.
Click 'Edit' at the top right and then 'Change template'.
Select a template and click 'Confirm' at the bottom right.
...
Move contract
Open the contract to be moved.
Click 'Edit' at the top right.
Select the file where the contract should be moved.
Click 'Confirm' at the bottom right.