Om een sjabloon te kunnen maken of aan te passen To create or modify a template in Mercell Source-to-Contract moet je de juiste rechten hiervoor hebben. De organisatiebeheerder kan deze rechten toekennen binnen Gebruikersrechten in de Organisatie instellingen.
Diverse voorbeeldsjablonen vind je hier.
Sjablonen maken en beheren
Ga naar Organisatie instellingen links onderin het scherm. En klik vervolgens op Tender management. Hier kies je voor 'Sjablonen'.
Door op het type sjabloon te klikken, zie je de beschikbare sjablonen en kun je deze bewerken. Ook voeg je hier nieuwe sjablonen toe via Toevoegen. Na het opslaan van een sjabloon, kunnen je collega's het gewijzigde sjabloon gebruiken.
In dit artikel leggen we de volgende sjablonen verder uit.
Klik op het gewenste sjabloon om de uitleg te lezen:
Berichten
Klik op Berichten om alle berichten sjablonen te bekijken en te bewerken.
In de lijst met berichten, klik je het bericht aan dat je wilt bewerken en pas je de tekst aan.
Aanbieder uitnodigingen
Klik op Aanbieder uitnodigingen om alle sjablonen te bekijken en te bewerken.
In de lijst met berichten, klik je het bericht aan dat je wilt bewerken en pas je de tekst aan.
Planning
...
Open de planning die je wilt bewerken.
Vervolgens zijn er verschillende elementen die je kunt aanpassen.
Gebeurtenis toevoegen
Klik op Gebeurtenis toevoegen en kies uit drie opties: opening kluis, prijs beoordeling of gebeurtenis.
...
Vervolgens voer je een datum en tijdstip in. Deze stel je altijd in ten opzichte van een reeds toegevoegde datum of de startdatum van de tender.
...
Gebeurtenis aanpassen
In de planning kun je ook reeds toegevoegde gebeurtenissen aanpassen.
Ronde toevoegen
Naast gebeurtenissen, kun je ook volledige rondes toevoegen. Denk aan een selectiefase en offertefase. Klik op de drie-puntjes ter hoogte van Planning en kies voor Ronde toevoegen.
...
Bulk aanpassingen
Staat de planning vol met datums, dan kun je ook deze in bulk aanpassen. Kies voor de drie-puntjes naast Gebeurtenis toevoegen en selecteer Bulk aanpassingen
...
Vervolgens pas je in één keer, meerdere datums en tijdstippen aan.
Vragenlijsten
Klik op Vragenlijsten om alle sjablonen te zien en te bewerken.
Kies het sjabloon dat je wilt aanpassen door erop te klikken.
Via Wijzigen en de potlood-icoontje wijzig je de namen en beschrijvingen. Open een vragengroep om specifieke onderdelen aan te passen. Kies Toevoegen om vragengroepen toe te voegen.
In een vragengroep kun je vragen apart aanpassen, teksten herschrijven, of nieuwe vragen toevoegen.
Kies bijvoorbeeld het potlood-icoon naast een vraag om de tekst aan te passen, een gekoppeld document te wijzigen of aan te vullen met andere documenten (via Uploaden). Met Opslaan bevestig je de bewerking.
Nadat je je bewerking hebt opgeslagen, is het nieuwe sjabloon live en voor iedereen te gebruiken.
Beoordelingsschalen
Klik op Beoordelingsschalen om alle sjablonen te bekijken en te bewerken.
...
Hier wijzig je bestaande beoordelingsschalen of voeg je nieuwe toe via Toevoegen.
In het opstellen van een beoordelingsschaal geef je een naam op, kies je het type schaal en stel je de opties in met score en eventuele toelichting.
Beoordeling en Gunning
Binnen Beoordeling en Gunning stel je standaarddocumenten op die je deelt na beoordeling van de tender. Open Beoordeling en Gunning om de lijst met sjablonen te zien en te bewerken.
Open een sjabloon en je ziet de tekst die ervoor is opgesteld.
Wijzig de naam of de beschrijving bovenin de pagina. Kies Wijzigen onder Inhoud om de tekst aan te passen.
Inhoud aanpassen
De inhoud van het document pas je aan in de tekstverwerker. Hier schrijf je de tekst en stel je opmaak in.
...
Placeholders
Binnen de tekstverwerker heb je de keuze uit diverse placeholders die data automatisch inladen vanuit de tender. Denk aan informatie over de tender, de beoordelaars en resultaten van de beoordeling.
...
, you must have the appropriate permissions. The organization administrator can grant these rights within User rights in the Organization settings.
Create and manage templates
Go to Organization settings at the bottom left of the screen.
And then click on Tender management.
Here you choose Templates.
...
By clicking on the template type, you will see the available templates and can edit them. You can also add new templates here via Add. After saving a template, your colleagues can use the modified template.
In this article, we explain the following templates in more detail.
To inform
Click Messages to view and edit all message templates.
In the list of messages, click on the message you want to edit and adjust the text.
Invitation provider
Click Provider Invitations to view and edit all templates.
In the list of messages, click on the message you want to edit and adjust the text.
Schedule
Open the schedule you want to edit.
Then there are several elements that you can adjust.
Add Event
Click Add Event and choose from three options: Vault Opening, Price Review, or Event.
Then enter a date and time. You always set this in relation to an already added date or the start date of the tender.
Customize event
You can also adjust events that have already been added in the schedule.
Add Round
In addition to events, you can also add full rounds. Consider a selection phase and quotation phase. Click on the three dots next to Planning and choose Add round.
Bulk Adjustments
If the schedule is full of dates, you can also adjust these in bulk. Choose the three dots next to Add event and select Bulk adjustments.
You can then adjust multiple dates and times in one go.
Questionnaires
Click Questionnaires to view and edit all templates.
Choose the template you want to customize by clicking on it.
You can change the names and descriptions via Edit and the pencil icon. Open a question group to adjust specific items. Choose Add to add question groups.
In a question group you can adjust questions individually, rewrite texts, or add new questions.
***For example, choose the pencil icon next to a question to adjust the text, change a linked document or supplement it with other documents (via Upload). Save confirms the operation.
After you save your edit, the new template will be live for everyone to use.
Rating scales
Click Rating Scales to view and edit all templates.
Here you change existing rating scales or add new ones via Add.
When creating an assessment scale, you enter a name, choose the type of scale and set the options with score and any explanation.
Assessment and Award
Within Assessment and Awarding you draw up standard documents that you share after assessing the tender. Open Assessment and Award to view and edit the list of templates.
Open a template and you'll see the text drawn up for it.
Change the name or description at the top of the page.
Choose Change under Content to adjust the text.
Adjust content
You can adjust the content of the document in the word processor. Here you write the text and set your formatting.
Placeholders
Within the word processor you can choose from various placeholders that automatically load data from the tender. Consider information about the tender, the assessors and results of the assessment.