Jälki-ilmoitukset tulee tehdä silloin, kun kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä kilpailutus/hankinta. Jos hankintayksikkönä olette tehneet kilpailutuksen Mercell-järjestelmässä, järjestelmä ohjaa teidät tekemään jälki-ilmoituksen sen jälkeen, kun tarjoukset on vertailtu sekä päätös ja sopimus tarjoajan kanssa tehty. Jälki-ilmoitus on siis kilpailutuksen viimeinen vaihe. ja päätös tarjoajasta tehty.
Kun jälki-ilmoitus tehdään Mercell-järjestelmässä, järjestelmä julkaisee ilmoituksen suoraan myös Hilmaan eli erillistä ilmoitusta Hilmaan ei tarvitse enää tehdä.
Mistä aloitan tekemään jälki-ilmoituksen? Entä miten toimin, jos hankinta on jaettu osiin?
MyMercellissä mene kyseiseen kilpailutukseen ja päädyt hankinnan etusivulle Tila-välilehdelle. Tässä näkymässä näet missä vaiheessa kilpailutus on, ja jos tarjousten vertailu ja päätös on jo tehty, kaikki vaiheet on merkitty vihreiksi. HUOM! Jos hankinta on jaettu osiin, jälki-ilmoitus tehdään Mercell-järjestelmässä erikseen jokaiselle osiolle, sillä hankinnan jokaista osiota tulee ajatella omina tarjouspyyntöinään, joissa voi olla eri voittajat ja siksi niistä tulee ilmoittaa erikseen. Osat-välilehden kautta pääset tekemään ilmoitukset kullekin hankinnan osalle.
Jos et ole vielä vahvistanut päätöstä Mercell-järjestelmässä, eli Päätös-osio on vielä punaisella, se tarkoittaa, että päätös pitää vielä Mercellissä vahvistaa ennen jälki-ilmoituksen laatimista. Päätös vahvistetaan “Vertaile tarjouksia” -osion kautta:
Klikkaa haluttua tarjouspyyntöä/hankinnan osaa ja sen jälkeen näet “Vertaile tarjouksia” -ikonin ylhäällä työkalurivillä. Klikkaa kyseistä ikonia, ja täällä pääset valitsemaan tarjoajan, joka valitaan kyseiselle tarjouspyynnölle/osiolle, ja vain valitun tarjoajan ESPD-kriteerit tulee tarkastaa.
Kun olet hyväksynyt tietyn tarjoajan, niin seuraavaksi mene ”Neuvottele/päätös”-kohtaan, jossa klikataan joko ”Valittu” tai ”Ei-valittu” ja täällä voit kirjoittaa päätökseen perustelun halutessasi, joka sitten lähetetään kyseiselle tarjoajalle. Kun olet käynyt ESPD-kriteerit läpi valituille tarjoajille, huomaat, kuinka tarkistusikonit oikeassa reunassa muuttuvat vihreiksi.
Sitten “Vahvista päätös” -ikonia klikkaamalla vahvistat päätöksen tarjoajasta, minkä tehtyäsi lähtee siitä automaattisesti ilmoitus kaikille tarjoajille.
Tämän jälkeen, kun päätös on vahvistettu, työkaluriville ilmestyy “Luo jälki-ilmoitus”-ikoni, ks. ohjeet alla:
1.Klikkaa “Luo jälki-ilmoitus” -ikonia sivun oikeassa ylälaidassa.
...
HUOM! Jos kyseessä on kilpailutus/hankinta, joka on jaettu useampaan osaan, jälki-ilmoitus tulee tehdä erikseen jokaiselle osiolle, ns. kannattaa ajatella jokainen osa omana kilpailutuksenaan. Tällöin kun menet kilpailutukseen, tulee mennä ensin “Osat”-välilehdelle, sitten klikata haluttua osaa ja aloittaa jälki-ilmoituksen tekeminen, ks. alla oleva kuva.
...
Täytettävä lomake -osiossa on omia välilehtiään, jotka tulee kaikki käydä läpi ja täyttää vähintään pakolliset, punaisella merkityt osat. Jokaisen sivun lopuksi muista klikata “Tallenna”-painiketta sivun yläoikealla.
Huomaathan, että jos kyseessä on osiin jaettu hankinta, tämä Hilma-lomake tulee tehdä jokaiselle osiolle erikseen, ja osat tulee numeroida, ks. alla oleva kuva. Punaisella merkityt ovat pakollisia kohtia.
...