...
I hastetilfælde er det muligt at fastsætte en væsentligt kortere tilbudsfrist end den, der gælder i almindelige indkøb. F.eks. Kan udbudsfristen i en åben udbudskonkurrence et offenligt udbud forkortes fra 35 til 15 dage.
Desuden kan ordregiver i nogle tilfælde bruge den proceduremæssige udbud med forhandling uden forudgående varseloffentliggørelse. Der skal så være en særlig omstændighed, som ordregiver ikke har skylden for og ikke kunne forudse. De uforudsete omstændigheder skal også gøre det umuligt at overholde de forkortede minimumsfrister, der er nævnt ovenfor.
...
Gennemføre et udbud med kortere tilbudsfrist
I Mercell er der ingen barrierer, der forhindrer dig i at sætte korte deadlines. Du behøver ikke foretage nogen specielle indstillinger i udbuddet for at bruge forkortede deadlines. Det betyder, at du kan tilmelde udbuddet som normalt.
...
Derefter registrerer og publiserer du udbuddet almindeligvis.
...
Brug procedureskemaet
...
“udbud med forhandling uden forudgående
...
offentliggørelse"
Denne form for procedure er tilladt i meget specielle tilfælde. For eksempel. når der opstår kriser, der udgør en risiko for væsentlig materiel skade eller fare for liv og sundhed. Eksempler på dette er hurtig sikring af jordskredsområder og køb af udstyr i krisesituationer, hvor kontraktleverandørerne ikke kan opfylde deres leveringsforpligtelser
I et forhandlingsudbud uden forudgående varsel offentliggørelse skal du invitere leverandører til at afgive bud og vælge ikke at annoncere udbuddet på TED. Du tilføjer leverandører til udbuddet under fanen Leverandør.
Dette kan kun gøres ved at vælge 'Under national tærskelværdi' i konkurrenceindstillingerne udbudsindstillingerne og undlade at vælge formularen.
...
| Note |
|---|
Når du registrerer nye leverandører anbefaler vi at du kontakter leverandøren på forhånd og sørger for at du har korrekt kontaktinformation. På den måde sikrer du dig at forespørselen kommer frem til den rigtige modtager, og du reducerer mulighedern for unødige forsinkelser. Du bør også gøre leverandøren opmærksom på at de vil blive inviteret til udbuddet, og bede dem om holde udkig efter en meddelse fra Mercell. |
...
Husk at føre protokol
Når du vælger at anvende denne procedure, må dette begrundes i anskaffelsesprotokollen.
...
I boksen ‘Kommentarer til procedure og/eller aftale’ udfylder du begrundelsen.
...
Gennemføre forhandlinger
Hvis du har behov for at lave nogen afklaringer med leverandørene eller gennemføre forhandlinger, kan du bruge en af disse metoder:
...
| Info |
|---|
Husk at opdatere protokollen med relevant information under afsnittet Dato og tilbudsfrist. |
Lægge dokumenter op eller importere email iet udbud
I nogle tilfælde kan det gå så hurtigt i svingene, at du har kommunikeret med leverandørerne via regelmæssig e-mail i stedet for at bruge kommunikationsfunktionen i Mercell. Det kan så være relevant at uploade en vedhæftet fil i udbuddet, efter at fristen er udløbet, så du har dokumentationen samlet i Mercell.
...
Giv filen et navn og vælg en placering. Hvis du vælger filformat ‘Beskedsformat i Outlook’ vil filen gemmes som en fil som senere vil åbnes i Outlook.
Læg et dokument op eller vedhæft
E-mailen vi gemte i forrige afsnit, kan nu behandles som en almindeligt vedhæfting.
...