...
Illalla 21.12.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:
Sopimusmuutokset
- Kytkemme kaikille organisaatioille käyttöön Cloudia Sopimuksen uuden Sopimusmuutokset - toiminnon
- Toiminto on jo osalla organisaatioista ollut käytössä, näihin tällä ei ole vaikutusta
- Tämä korvaa vanhan "Muutosehdotus" -toiminnon
- Sopimusmuutokset näkyvät sopimuksen katselu -tilassa "Versiomuutokset" välilehdellä
- Mikäli vanhan Muutosehdotus toiminnon kautta on luotu keskeneräinen muutosehdotus, sen tiedot saa näkyviin ja talteen otettavaksi ottamalla yhteyttä Cloudian tukeen, josta kytketään ensin uusi Sopimusmuutokset -toiminto pois päältä, ja laitetaan vanha toiminto päälle, jolloin tiedot voi hakea itselleen. Tämän jälkeen Cloudian tuki kytkee päälle takaisin uuden Sopimusmuutokset toiminnon
Salasana
- Jatkossa Cloudia Sopimuksen ja käyttäjähallinnan salasanan on täytettävä seuraavat vähimmäisvaatimukset: salasanan on oltava väh. 8 merkkiä pitkä, sen on sisällettävä vähintään yksi iso ja yksi pieni kirjain, yksi numero, sekä erikoismerkin
- Salasana vanhenee 90 päivän välein
- Huom! Muutos ei koske niitä organisaatioita, joilla on käytössään AD-kirjautuminen
Alihankkijat
- Jatkossa alihankkijan lisäys tapahtuu siten, että alihankkija valitaan alasvetovalikosta
- Alihankkijaa voi etsiä valikon listauksesta nimellä tai y-tunnuksella
- Jos kyseistä organisaatiota ei löydy, tulee vaihtoehdoksi lisätä alihankkija vihreästä plus-ikonista "Lisää alihankkija"
- Alihankkijan tiedot kirjoitetaan avautuvaan ikkunaan ja tallennetaan
- Alihankkijan tiedot tallentuvat Käyttäjähallinnan puolelle Sopimushallinnan yhteystietoihin
- Huom! Jos käyttäjä yrittää tallentaa alihankkijaa, jonka nimi/y-tunnus löytyy jo yhteystiedoista (alasvetovalikon listauksesta), ilmoittaa järjestelmä tästä käyttäjälle, samalla nimellä/y-tunnuksella ei voi tallentaa uutta alihankkijaa
- Mikäli käyttäjä on itse lisännyt alihankkijan, hän pystyy muokkaamaan alihankkijan tietoja jälkikäteen suoraan sopimuksille, joihin alihankkija lisätään
- Muussa tapauksessa alihankkijan tiedot tulee muokata Käyttäjähallinnassa Sopimushallinnan yhteystiedoissa, pääkäyttäjien toimesta
Yhteystiedot
- Käyttäjähallinnan Sopimushallinta > Yhteystiedot osiossa hallitaan sinne lisättyjen organisaaioiden, kuten toimittajien tietoja
- Yhteystietoihin on tehty muutoksia siten, että "Tunnus" -kenttä on jatkossa nimellä "Y-tunnus tai muu"
- Maa, OVT-tunnus sekä ALV-tunnus kentiltä on poistettu pakollisuudet
Sähköinen allekirjoitus
- Allekirjoitukset välilehdelle on lisätty "Viimeisin status-tarkistus" tieto, joka osoittaa viimeisimmän ajankohdan järjestelmän automaattisen allekirjoituksen tilan tarkistukselle
- Tarkistus tapahtuu puolen tunnin välein
- Tieto on nähtävillä ainoastaan allekirjoitusprosessin ollessa käynnissä
Sopimusten haku
- Sopimusten hakuun on lisätty hakuehto: Reklamaation tila
- Luonnos
- Tarkastuksessa
- Käsitelty
- Reklamaatioehdotus
____________________________________________
Illalla 16.11.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:
Sopimuskori
- Jatkossa sopimuskoriin voi lisätä sopimuksia vasemmassa reunassa olevilla "plus" pikanäppäimillä
- Kaikki sopimushaulla haetut sopimukset voi lisätä kerralla sopimuskoriin vasemmalta listauksen yläreunasta, kolmen pisteen kuvakkeen takaa "Lisää kaikki hakutulokset sopimuskoriin"
Sopimuksen julkaisu Työpöydälle
- Lisätty käyttöliittymälle infoteksti sopimuksen työpöydälle julkaisuun:
- "Huomaa: Kun sopimus julkaistaan työpöydälle, julkaistaan työpöydälle myös sopimuksen liitteet"
- Sopimukselle on mahdollista lisätä alihankkijoita Yleiskatsaus -välilehdellä
- Alihankkijat lisätään ensin Käyttäjähallinnan Sopimushallinta > Yhteystiedot osiossa
- Tämän jälkeen yritys tulee valittavaksi alasvetovalikkoon
- Huom! Mikäli käytössänne on Cloudia Toimittajahallinta, alasvetovalikosta voi valita sinne lisättyjä toimittajia, eikä toimittajia tarvitse erikseen lisätä Yhteystietoihin. Jos toimittajia ei löydy, olethan yhteydessä Cloudian tukeen; tämä vaatii toiminnon kytkemisen päälle
- Mikäli organisaatiollanne on käytössä Tilaajavastuu integraatio, on mahdollista hakea alihankkijan tilaajavastuutiedot
- Dokumentit -välilehdellä, "Aseta lisäkentät" osiossa voi määritellä, näytetäänkö alihankkijat sopimusdokumentilla
...
- Alasvetovalikkoon voi myös kirjoittaa suoraan alihankkijan nimen, jos ei halua selata yritystä alasvetovalikosta
- Hakukentällä (nimi) voi hakea tiettyä alihankkijaa sopimukselle lisättyjen alihankkijoiden joukosta
...
_____________________________________________________________________________
Illalla 19.10.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:
Reklamaatiot
- Reklamaatioista on nyt mahdollista ladata ZIP-paketti, joka sisältää historian, tarkastusvaiheet, reklamaation perustiedot sekä liitteet
- Lataus tapahtuu reklamaation Tila-välilehdeltä
...
Sopimusten haku
- Sopimusten hakuun on lisätty hakuehtoja:
- Luontipäivämäärä
- Muokkauspäivämäärä
- Salassapidettävä sopimus
- Salassapidettäviä osia
Sopimuskokonaisuuden ja sopimuksen arvon jyvitys
- Sopimuksen arvoon lisätty jyvitys: vuosittain, kvartaaleittain, kuukausittain
- Jatkossa myös sopimuskokonaisuuden arvoa on mahdollista jyvittää
Poistetut kohteet
*Päätason yksikön Admin -toiminnallisuus
- Poistetuista kohteista näkee jatkossa myös poistetut sopimuskohdat sekä metatiedot
Sopimuksen liitteet
- Sopimukselle lisättävien liitteiden maksimikoko jatkossa 100Mt. Huom! Sähköisessä allekirjoituksessa voimassa edelleen aiemmat rajoitukset, katso ohjeet täältä
- Liitteitä voi jatkossa tarkastella myös esikatselu -tilassa ja nämä voi pakata ZIP-tiedostoksi
...
Yleishaku
- Yleishaku toiminnon avulla voidaan hakea sopimuksia sekä niiden liitteitä tietyn hakusanan avulla
- Oheet pääset katsomaan täältä
- Yleishaku löytyy oletuksena vain Cloudia Sopimuksen Pääkäyttäjiltä. Muille käyttäjille tämä tulee lisätä erikseen roolien hallinnan kautta esimerkiksi luomalla uusi rooli "Yleishaku" jolle lisätään toiminnoksi yleishaku
- Huom! Liitteiden haku ei ole alkuun mahdollista vielä kaikilla organisaatioilla, vaan tulemme lisäämään tämän toiminnallisuuden kaikille asteittain loppuvuoden aikana
Muuta:
- Sopimusdokumentin asettelua paranneltu vähentämällä PDF:ltä tyhjiä rivivälejä
- Oikeassa yläreunassa näytetään jatkossa käyttäjän sähköpostiosoite
- Sopimuskoriin lisätyistä sopimuksista on mahdollista ladata excel-rapotti
- Sopimusraportille lisätty oma sarake osapuolen yhteyshenkilön sähköpostille
- Jos sopimuksen osapuolelle on merkitty yhteyshenkilö, tällöin nimi ja sähköpostiosoite näkyy sopimuksen Katselu -tilassa
...
Alla olevat päivitykset koskevat niitä organisaatioita, joilla on käytössä Työpöytä
Sopimuskori: Julkaisu Työpöydälle
- Sopimuskoriin lisätty mahdollisuus julkaista massana sopimuksia ja niiden tietoja Työpöydälle:
- Tuotteet
- Sopimuksen muut liitteet (Huom! Kun sopimus julkaistaan työpöydälle, sopimuksen omat liitteet julkaistuvat sen mukana automaattisesti)
- Optiopäätösdokumentit
- Linkit
- Toimii myös toisin päin, eli poistamalla valinnat ja klikkaamalla "Suorita" julkaisut poistuvat
______________________________________________________________
Illalla 14.9.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:
Reklamaation haku
- Sisäinen osaanottaja on lisätty uudeksi hakuehdoksi reklamaatioita haettaessa
...
Reklamaation kommentointikierros
- Osaanottajaksi lisätyt henkilöt näkyvät koko prosessin ajan ja ne näkyvät kommentointisivulla
Sopimuskori
- Jatkossa sopimuskori aukeaa pop-up ikkunaan ja toimenpiteet suoritetaan samaisessa ikkunassa
- Jos muutos ei ole onnistunut, jää sopimus edelleen sopimuskoriin ja järjestelmä antaa virheilmoituksen miksi muutoksien suoritus ei ole onnistunut
- Pääkäyttäjien on mahdollista poistaa metadata sopimuksilta
- Muutoksien yhteydessä on mahdollista asettaa täppä poistetaanko sopimukset sopimuskorista muutoksien jälkeen
...
Salassapidettävä sopimus osapuoli
- Jos sopimusosapuoli asetetaan salassapidettäväksi, ei tätä näe hakutuloksissa muut kuin sopimuksen vastuuhenkilöt
...
Merkkipaalu
- Merkkipaalukirjastossa on nyt mahdollista lisätä liitetiedosto tehtävälle (pääkäyttäjät)
...
Sopimusdokumentin asettelu
- Jatkossa sopimuskohtien otsikko- ja tekstiosio on samalla sivulla
Poistetut kohteet
- Kyseiseltä sivulta näkyy nyt myös poistetut sopimuskokonaisuudet sekä sopimuspohjat
_________________________________________________________________________________________
Illalla 20.7.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:
Sopimuksen päättymispäivän asettaminen
- Jatkossa on mahdollista määrittää sopimukselle haluttu päättymispäivä sopimuksen tilan muuttamisen yhteydessä
- Päivämäärä voi olla tulevaisuudessa tai menneisyydessä, järjestelmä muuttaa sopimuksen tilan automaattisesti tämän mukaan
...
Sopimusosapuolen yhteyshenkilö
- Sopimuksen osapuolille on mahdollista asettaa yhteyshenkilön tiedot
- Tämän vastuuhenkilön voi lisätä suoraan reklamaatiolle ja kommentointikierroksille
- Vastuuhenkilön voi poimia myös excel raportille
...
Sopimuksen poistaminen
- Järjestelmästään jää jälki poistetuista sopimuksista ja poiston yhteydessä on mahdollista lisätä tieto miksi sopimus on poistettu järjestelmästä
...
Muita uudistuksia
- Lisää hakuehtoja sopimuspohjien, metatietojen ja sopimuskohtien hakuun
- Jos reklamaatio luodaan Työpöydän kautta, sen tekijä asetetaan automaattisesti sisäiseksi osanottajaksi
- Jatkossa on mahdollista lisätä tiedostokirjastosta liitteitä tehtäville
- Sopimuksien poistaminen massana sopimuskorin kautta
______________________________________________________________________________________
Illalla 15.6.2022 asenttiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:
Reklamaatio (uusi)
- Jatkossa järjestelmään on mahdollista luoda mallipohjia reklamaatioehdotusta varten joita käyttäjät voivat halutessaan käyttää luontivaiheessa
...
- Päivityksen myötä on pääkäyttäjien mahdollista myös poistaa reklamaatioita sopimukselta
Sopimusdokumentin lataus
- Painikkeen ulkoasua on päivitetty ja saman toiminnallisuuden alta saat nyt PDF ja Word versiot dokumentista
...
Muuta:
- Järjestelmä tarkastaa automaattisesti sopimuksen numeron sekä asiahallinnan diaarinumeron ja poistaa tästä ylimääräiset välilyönnit alusta ja lopusta
- Parannuksia tekstin asetteluun sopimusdokumentilla
_____________________________________________________________________________
Illalla 18.5.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:
Huom! Ruotsin ja Tanskan kielelle asennukset suoritetaan 23.5.2022.
Kommenttikierroksen tiivistelmä (PDF)
- Kommenttikierroksista on nyt mahdollista ladata tiivistelmä
- Dokumentti on muodoltaan PDF
Sopimuskokonaisuus: Sopimukset ja alasopimukset
- Jatkossa pääsopimus ja alasopimus on mahdollista liittää eri sopimuskokonaisuuksien alle, eikä niiden ole enää pakko sijaita saman sopimuskokonaisuuden alla
__________________________________________________________________________
Illalla 25.4.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:
Sopimusten lisääminen sopimuskoriin massana
- Sopimuskokonaisuudella olevat sopimukset voi jatkossa lisätä sopimuskoriin massana
...
Sopimustyypin muuttaminen sopimuskorilla
- Jatkossa sopimustyyppiä muutettaessa sopimuskorin kautta, on mahdollista lisätä uuden sopimustyypin merkkipaalut tehtävineen sopimukselle
Sopimusten hakeminen
- Sopimusten hakuun on lisätty kaksi hakuehtoa:
- Lukuoikeudet
- Voit hakea sopimuksia, joilla lukuoikeudet ovat kaikilla käyttäjillä, vain vastuuhenkilöillä tai vain tietyillä käyttäjällä, yksiköllä tai käyttäjäryhmällä
- Muokkausoikeudet
- Voit hakea sopimuksia, joilla muokkausoikeudet ovat tietyllä käyttäjällä, yksiköllä tai käyttäjäryhmällä
- Lukuoikeudet
____________________________________________________________________________
Illalla 16.3.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:
Sopimusryhmän ja sisäisen sopimuksen valinnat
- Jatkossa voimassa oleva sekä lukittu -tilassa oleville sopimuksille voi tehdä valinnat sopimusryhmästä sekä sisäisestä sopimuksesta
- Aiemmin tämä oli mahdollista vain luonnos -tilassa oleville sopimuksille
...
Työpöydän haku
- Hakuun on lisätty hakuehdoiksi vastuu- ja varavastuuhenkilö
Muuta:
Sopimustyypin asetuksiin on paranneltu käyttöliittymän ohjeistusta info-kuvakkeilla.
Käyttöliittymän antamiin virheilmoituksiin on tehty pieniä päivityksiä.
___________________________________________________________________________________
Illalla 16.2.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:
Käyttäjähallinnan massatoiminnot
- Käyttäjien hallinnassa on nyt mahdollista lisätä useita käyttäjiä käyttäjäkoriin ja
suorittaa seuraavia toimenpiteitä käyttäjille:- Vaihtaa yksikköä
- Muokata roolia
- Muokata ulkoista yksikön roolia
- Asettaa käyttäjät aktiivisiksi/ei-aktiivisiksi
- Muokata käyttäjien kirjautumisjärjestelmää
- Asettaa käyttäjien voimassaoloaika
- Määrittää käyttäjät ryhmään
- Poistaa käyttäjät
...
Sopimusosapuolten lisätiedot katselunäkymässä
- Kun sopimusosapuolen tietoihin on lisätty lisätietoja, nämä tiedot näkyvät nyt myös sopimuksen katselunäkymässä klikkaamalla i-kuvaketta toimittajan nimen vieressä
...
EI-sallitut merkit sähköisessä allekirjoituksessa
- Järjestelmä poistaa nyt automaattisesti kielletyt merkit sopimuksen kuvauksesta ja nimestä ennen asiakirjan lataamista sähköistä allekirjoittamista varten. Tämä auttaa estämään tarpeettomat virheet allekirjoitusprosessin käynnistyksessä.
____________________________________________________________________________________
Illalla 19.1.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:
Käyttäjähallinnan päivitykset
- Jatkossa käyttäjiä pystyy hakemaan seuraavien hakuehtojen perusteella:
- Aktiivinen
- Kirjautumisjärjestelmä
- Käyttäjäryhmät
- Roolit
- Yksiköt
- Uusi käyttäjä luodaan jatkossa "Toiminnot" valikon alta "Luo käyttäjä". Saman valikon alta tapahtuu myös käyttäjien massatuonti excelistä sekä käyttäjäraportin lataaminen
- Käyttäjien massatuonnin yhteydessä voidaan asettaa käyttäjille rooleja myös Cloudian muihin järjestelmiin, jotka organisaatiolla käytössä
- Käyttäjien tietoja voi jatkossa esikatsella klikkaamalla käyttäjätunnusta. Esikatseluikkuna avautuu sivun oikealle puolelle
Yksiköt
- Organisaation yksiköt löytyvät nyt omalta välilehdeltään sivun yläreunasta
- Yksikköjen ylätasoja voidaan määritellä "valitse ylätaso" välilehdeltä
- Uusi yksikkö luodaan oikeasta yläreunasta "luo organisaation yksikkö" -painikkeesta
Käyttäjäloki
*Admin-toiminnallisuus
- Käyttäjäloki osiossa pääkäyttäjät voivat tarkastella käyttäjien kirjautumistietoja sekä käyttäjatunnuksen muutostietoja
- Tapahtumia voi hakea tapahtuman tyypin, päivämäärän sekä käyttäjän perusteella
- Lokitapahtuman tiedot saa auki klikkaamalla tapahtumaa. Tapahtumista saa myös ladattua excel-tiedoston
- Huom! Käyttäjän perusteella suoritetut haut listaavat ko käyttäjän tapahtumat sekä tapahtumat, jotka kohdistuvat ko käyttäjään.
Sopimuksen varavastuuhenkilö -ryhmä
- Jatkossa sopimuksen varavastuuhenkilöihin voi lisätä ryhmän
- Kaikki ryhmään kuuluvat henkilöt tulevat sopimuksen varavastuuhenkilöiksi
- Ryhmiä voi perustaa ja hallinnoida Käyttäjähallinnassa; Sopimushallinnan asetuksissa
...
Työpöytä: Haku
- Työpöydän hakuehdot on nyt päivitetty vastaamaan sopimuksien hakutoiminnon hakuehtoja
- Nyt sopimuksia voi myös hakea alkamis- tai päättymispäivän mukaan (sisältäen optiokaudet)
...
- Työpöydän Sopimuksille/Sopimuskokonaisuuksille on lisätty oikeaan reunaan ikonit, joista ilmenee mikäli sopimukselle on tehty reklamaatioehdotus, reklamaatio, tai mikäli sopimuksella on voimassa olevia tiedotteita
...
Linkitetyt metatiedot sopimuskokonaisuuksilla
*koskee Metatiedon linkitys -toimintoa, joka on lisämaksullinen toiminnallisuus
- Jatkossa sopimuskokonaisuuksien metatietoihin tulee myös linkitetyt metatiedot, mikäli linkitys on tehty
Tehty pieniä parannuksia myös sopimuskohtien monirivisen tekstikentän käytettävyyteen.