Illalla 21.12.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Sopimusmuutokset

• Kytkemme kaikille organisaatioille käyttöön Cloudia Sopimuksen uuden Sopimusmuutokset - toiminnon
• Toiminto on jo osalla organisaatioista ollut käytössä, näihin tällä ei ole vaikutusta
• Tämä korvaa vanhan "Muutosehdotus" -toiminnon
• Sopimusmuutokset näkyvät sopimuksen katselu -tilassa "Versiomuutokset" välilehdellä
• Mikäli vanhan Muutosehdotus toiminnon kautta on luotu keskeneräinen muutosehdotus, sen tiedot saa näkyviin ja talteen otettavaksi ottamalla yhteyttä Cloudian tukeen, josta kytketään ensin uusi Sopimusmuutokset -toiminto pois päältä, ja laitetaan vanha toiminto päälle, jolloin tiedot voi hakea itselleen. Tämän jälkeen Cloudian tuki kytkee päälle takaisin uuden Sopimusmuutokset toiminnon

Salasana

• Jatkossa Cloudia Sopimuksen ja käyttäjähallinnan salasanan on täytettävä seuraavat vähimmäisvaatimukset: salasanan on oltava väh. 8 merkkiä pitkä, sen on sisällettävä vähintään yksi iso ja yksi pieni kirjain, yksi numero, sekä erikoismerkin
• Salasana vanhenee 90 päivän välein
• Huom! Muutos ei koske niitä organisaatioita, joilla on käytössään AD-kirjautuminen

Alihankkijat

• Jatkossa alihankkijan lisäys tapahtuu siten, että alihankkija valitaan alasvetovalikosta
  • Alihankkijaa voi etsiä valikon listauksesta nimellä tai y-tunnuksella
  • Jos kyseistä organisaatiota ei löydy, tulee vaihtoehdoksi lisätä alihankkija vihreästä plus-ikonista "Lisää alihankkija"
  • Alihankkijan tiedot kirjoitetaan avautuvaan ikkunaan ja tallennetaan
    • Alihankkijan tiedot tallentuvat Käyttäjähallinnan puolelle Sopimushallinnan yhteystietoihin
    • Huom! Jos käyttäjä yrittää tallentaa alihankkijaa, jonka nimi/y-tunnus löytyy jo yhteystiedoista (alasvetovalikon listauksesta), ilmoittaa järjestelmä tästä käyttäjälle, samalla nimellä/y-tunnuksella ei voi tallentaa uutta alihankkijaa
  • Mikäli käyttäjä on itse lisännyt alihankkijan, hän pystyy muokkaamaan alihankkijan tietoja jälkikäteen suoraan sopimuksille, joihin alihankkija lisätään
  • Muussa tapauksessa alihankkijan tiedot tulee muokata Käyttäjähallinnassa Sopimushallinnan yhteystiedoissa, pääkäyttäjien toimesta

Yhteystiedot

• Käyttäjähallinnan Sopimushallinta > Yhteystiedot osiossa hallitaan sinne lisättyjen organisaaioiden, kuten toimittajien tietoja
• Yhteystietoihin on tehty muutoksia siten, että "Tunnus" -kenttä on jatkossa nimellä "Y-tunnus tai muu"
• Maa, OVT-tunnus sekä ALV-tunnus kentiltä on poistettu pakollisuudet

Sähköinen allekirjoitus

• Allekirjoitukset välilehdelle on lisätty "Viimeisin status-tarkistus" tieto, joka osoittaa viimeisimmän ajankohdan järjestelmän automaattisen allekirjoituksen tilan tarkistukselle
  • Tarkistus tapahtuu puolen tunnin välein
• Tieto on nähtävillä ainoastaan allekirjoitusprosessin ollessa käynnissä

Sopimusten haku

• Sopimusten hakuun on lisätty hakuehto: Reklamaation tila
  • Luonnos
  • Tarkastuksessa
  • Käsitelty
  • Reklamaatioehdotus

____________________________________________

Illalla 16.11.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Sopimuskori

• Jatkossa sopimuskoriin voi lisätä sopimuksia vasemmassa reunassa olevilla "plus" pikanäppäimillä
• Kaikki sopimushaulla haetut sopimukset voi lisätä kerralla sopimuskoriin vasemmalta listauksen yläreunasta, kolmen pisteen kuvakkeen takaa "Lisää kaikki hakutulokset sopimuskoriin"

Sopimuksen julkaisu Työpöydälle

• Lisätty käyttöliittymälle infoteksti sopimuksen työpöydälle julkaisuun:
  • "Huomaa: Kun sopimus julkaistaan työpöydälle, julkaistaan työpöydälle myös sopimuksen liitteet"

• Sopimukselle on mahdollista lisätä alihankkijoita Yleiskatsaus -välilehdellä
• Alihankkijat lisätään ensin Käyttäjähallinnan Sopimushallinta > Yhteystiedot osiossa
  
  • Tämän jälkeen yritys tulee valittavaksi alasvetovalikkoon
• Huom! Mikäli käytössänne on Cloudia Toimittajahallinta, alasvetovalikosta voi valita sinne lisättyjä toimittajia, eikä toimittajia tarvitse erikseen lisätä Yhteystietoihin. Jos toimittajia ei löydy, olethan yhteydessä Cloudian tukeen; tämä vaatii toiminnon kytkemisen päälle 
• Mikäli organisaatiollanne on käytössä Tilaajavastuu integraatio, on mahdollista hakea alihankkijan tilaajavastuutiedot
• Dokumentit -välilehdellä, "Aseta lisäkentät" osiossa voi määritellä, näytetäänkö alihankkijat sopimusdokumentilla

• Alasvetovalikkoon voi myös kirjoittaa suoraan alihankkijan nimen, jos ei halua selata yritystä alasvetovalikosta
• Hakukentällä (nimi) voi hakea tiettyä alihankkijaa sopimukselle lisättyjen alihankkijoiden joukosta

_____________________________________________________________________________

Illalla 19.10.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Reklamaatiot

• Reklamaatioista on nyt mahdollista ladata ZIP-paketti, joka sisältää historian, tarkastusvaiheet, reklamaation perustiedot sekä liitteet
  • Lataus tapahtuu reklamaation Tila-välilehdeltä

Sopimusten haku

• Sopimusten hakuun on lisätty hakuehtoja:
  • Luontipäivämäärä
  • Muokkauspäivämäärä
  • Salassapidettävä sopimus
  • Salassapidettäviä osia

Sopimuskokonaisuuden ja sopimuksen arvon jyvitys

• Sopimuksen arvoon lisätty jyvitys: vuosittain, kvartaaleittain, kuukausittain
• Jatkossa myös sopimuskokonaisuuden arvoa on mahdollista jyvittää

Poistetut kohteet

*Päätason yksikön Admin -toiminnallisuus

• Poistetuista kohteista näkee jatkossa myös poistetut sopimuskohdat sekä metatiedot

Sopimuksen liitteet

• Sopimukselle lisättävien liitteiden maksimikoko jatkossa 100Mt. Huom! Sähköisessä allekirjoituksessa voimassa edelleen aiemmat rajoitukset, katso ohjeet täältä
• Liitteitä voi jatkossa tarkastella myös esikatselu -tilassa ja nämä voi pakata ZIP-tiedostoksi

Yleishaku

• Yleishaku toiminnon avulla voidaan hakea sopimuksia sekä niiden liitteitä tietyn hakusanan avulla
  • Oheet pääset katsomaan täältä
• Yleishaku löytyy oletuksena vain Cloudia Sopimuksen Pääkäyttäjiltä. Muille käyttäjille tämä tulee lisätä erikseen roolien hallinnan kautta esimerkiksi luomalla uusi rooli "Yleishaku" jolle lisätään toiminnoksi yleishaku
• Huom! Liitteiden haku ei ole alkuun mahdollista vielä kaikilla organisaatioilla, vaan tulemme lisäämään tämän toiminnallisuuden kaikille asteittain loppuvuoden aikana

Muuta:

• Sopimusdokumentin asettelua paranneltu vähentämällä PDF:ltä tyhjiä rivivälejä
• Oikeassa yläreunassa näytetään jatkossa käyttäjän sähköpostiosoite
• Sopimuskoriin lisätyistä sopimuksista on mahdollista ladata excel-rapotti
• Sopimusraportille lisätty oma sarake osapuolen yhteyshenkilön sähköpostille
• Jos sopimuksen osapuolelle on merkitty yhteyshenkilö, tällöin nimi ja sähköpostiosoite näkyy sopimuksen Katselu -tilassa

Alla olevat päivitykset koskevat niitä organisaatioita, joilla on käytössä Työpöytä

Sopimuskori: Julkaisu Työpöydälle

• Sopimuskoriin lisätty mahdollisuus julkaista massana sopimuksia ja niiden tietoja Työpöydälle:
  • Tuotteet
  • Sopimuksen muut liitteet (Huom! Kun sopimus julkaistaan työpöydälle, sopimuksen omat liitteet julkaistuvat sen mukana automaattisesti)
  • Optiopäätösdokumentit
  • Linkit
• Toimii myös toisin päin, eli poistamalla valinnat ja klikkaamalla "Suorita" julkaisut poistuvat

______________________________________________________________

Illalla 14.9.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Reklamaation haku

• Sisäinen osaanottaja on lisätty uudeksi hakuehdoksi reklamaatioita haettaessa

Reklamaation kommentointikierros

• Osaanottajaksi lisätyt henkilöt näkyvät koko prosessin ajan ja ne näkyvät kommentointisivulla

Sopimuskori

• Jatkossa sopimuskori aukeaa pop-up ikkunaan ja toimenpiteet suoritetaan samaisessa ikkunassa
  • Jos muutos ei ole onnistunut, jää sopimus edelleen sopimuskoriin ja järjestelmä antaa virheilmoituksen miksi muutoksien suoritus ei ole onnistunut
  • Pääkäyttäjien on mahdollista poistaa metadata sopimuksilta
  • Muutoksien yhteydessä on mahdollista asettaa täppä poistetaanko sopimukset sopimuskorista muutoksien jälkeen

Salassapidettävä sopimus osapuoli

• Jos sopimusosapuoli asetetaan salassapidettäväksi, ei tätä näe hakutuloksissa muut kuin sopimuksen vastuuhenkilöt

Merkkipaalu

• Merkkipaalukirjastossa on nyt mahdollista lisätä liitetiedosto tehtävälle (pääkäyttäjät)

Sopimusdokumentin asettelu

• Jatkossa sopimuskohtien otsikko- ja tekstiosio on samalla sivulla

Poistetut kohteet

• Kyseiseltä sivulta näkyy nyt myös poistetut sopimuskokonaisuudet sekä sopimuspohjat

_________________________________________________________________________________________

Illalla 20.7.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Sopimuksen päättymispäivän asettaminen

• Jatkossa on mahdollista määrittää sopimukselle haluttu päättymispäivä sopimuksen tilan muuttamisen yhteydessä
• Päivämäärä voi olla tulevaisuudessa tai menneisyydessä, järjestelmä muuttaa sopimuksen tilan automaattisesti tämän mukaan

Sopimusosapuolen yhteyshenkilö

• Sopimuksen osapuolille on mahdollista asettaa yhteyshenkilön tiedot
  • Tämän vastuuhenkilön voi lisätä suoraan reklamaatiolle ja kommentointikierroksille
  • Vastuuhenkilön voi poimia myös excel raportille

Sopimuksen poistaminen

• Järjestelmästään jää jälki poistetuista sopimuksista ja poiston yhteydessä on mahdollista lisätä tieto miksi sopimus on poistettu järjestelmästä

Muita uudistuksia

• Lisää hakuehtoja sopimuspohjien, metatietojen ja sopimuskohtien hakuun
• Jos reklamaatio luodaan Työpöydän kautta, sen tekijä asetetaan automaattisesti sisäiseksi osanottajaksi
• Jatkossa on mahdollista lisätä tiedostokirjastosta liitteitä tehtäville
• Sopimuksien poistaminen massana sopimuskorin kautta

______________________________________________________________________________________

Illalla 15.6.2022 asenttiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Reklamaatio (uusi)

• Jatkossa järjestelmään on mahdollista luoda mallipohjia reklamaatioehdotusta varten joita käyttäjät voivat halutessaan käyttää luontivaiheessa

• Päivityksen myötä on pääkäyttäjien mahdollista myös poistaa reklamaatioita sopimukselta

Sopimusdokumentin lataus

• Painikkeen ulkoasua on päivitetty ja saman toiminnallisuuden alta saat nyt PDF ja Word versiot dokumentista

Muuta:

• Järjestelmä tarkastaa automaattisesti sopimuksen numeron sekä asiahallinnan diaarinumeron ja poistaa tästä ylimääräiset välilyönnit alusta ja lopusta
• Parannuksia tekstin asetteluun sopimusdokumentilla

_____________________________________________________________________________

Illalla 18.5.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Huom! Ruotsin ja Tanskan kielelle asennukset suoritetaan 23.5.2022.

Kommenttikierroksen tiivistelmä (PDF)

• Kommenttikierroksista on nyt mahdollista ladata tiivistelmä
• Dokumentti on muodoltaan PDF

Sopimuskokonaisuus: Sopimukset ja alasopimukset

• Jatkossa pääsopimus ja alasopimus on mahdollista liittää eri sopimuskokonaisuuksien alle, eikä niiden ole enää pakko sijaita saman sopimuskokonaisuuden alla

__________________________________________________________________________

Illalla 25.4.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Sopimusten lisääminen sopimuskoriin massana

• Sopimuskokonaisuudella olevat sopimukset voi jatkossa lisätä sopimuskoriin massana

Sopimustyypin muuttaminen sopimuskorilla

• Jatkossa sopimustyyppiä muutettaessa sopimuskorin kautta, on mahdollista lisätä uuden sopimustyypin merkkipaalut tehtävineen sopimukselle

Sopimusten hakeminen

• Sopimusten hakuun on lisätty kaksi hakuehtoa:
  • Lukuoikeudet
    • Voit hakea sopimuksia, joilla lukuoikeudet ovat kaikilla käyttäjillä, vain vastuuhenkilöillä tai vain tietyillä käyttäjällä, yksiköllä tai käyttäjäryhmällä
  • Muokkausoikeudet
    • Voit hakea sopimuksia, joilla muokkausoikeudet ovat tietyllä käyttäjällä, yksiköllä tai käyttäjäryhmällä

____________________________________________________________________________

Illalla 16.3.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Sopimusryhmän ja sisäisen sopimuksen valinnat

• Jatkossa voimassa oleva sekä lukittu -tilassa oleville sopimuksille voi tehdä valinnat sopimusryhmästä sekä sisäisestä sopimuksesta
  • Aiemmin tämä oli mahdollista vain luonnos -tilassa oleville sopimuksille

Työpöydän haku

• Hakuun on lisätty hakuehdoiksi vastuu- ja varavastuuhenkilö

Muuta:

Sopimustyypin asetuksiin on paranneltu käyttöliittymän ohjeistusta info-kuvakkeilla.
Käyttöliittymän antamiin virheilmoituksiin on tehty pieniä päivityksiä.

___________________________________________________________________________________
Illalla 16.2.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Käyttäjähallinnan massatoiminnot

• Käyttäjien hallinnassa on nyt mahdollista lisätä useita käyttäjiä käyttäjäkoriin ja
  suorittaa seuraavia toimenpiteitä käyttäjille:
  • Vaihtaa yksikköä
  • Muokata roolia
  • Muokata ulkoista yksikön roolia
  • Asettaa käyttäjät aktiivisiksi/ei-aktiivisiksi
  • Muokata käyttäjien kirjautumisjärjestelmää
  • Asettaa käyttäjien voimassaoloaika
  • Määrittää käyttäjät ryhmään
  • Poistaa käyttäjät

Sopimusosapuolten lisätiedot katselunäkymässä

• Kun sopimusosapuolen tietoihin on lisätty lisätietoja, nämä tiedot näkyvät nyt myös sopimuksen katselunäkymässä klikkaamalla i-kuvaketta toimittajan nimen vieressä

EI-sallitut merkit sähköisessä allekirjoituksessa

• Järjestelmä poistaa nyt automaattisesti kielletyt merkit sopimuksen kuvauksesta ja nimestä ennen asiakirjan lataamista sähköistä allekirjoittamista varten. Tämä auttaa estämään tarpeettomat virheet allekirjoitusprosessin käynnistyksessä.

____________________________________________________________________________________

Illalla 19.1.2022 asennettiin seuraavia parannuksia/ominaisuuksia järjestelmään:

Käyttäjähallinnan päivitykset

• Jatkossa käyttäjiä pystyy hakemaan seuraavien hakuehtojen perusteella:
  • Aktiivinen
  • Kirjautumisjärjestelmä
  • Käyttäjäryhmät
  • Roolit
  • Yksiköt

• Uusi käyttäjä luodaan jatkossa "Toiminnot" valikon alta "Luo käyttäjä". Saman valikon alta tapahtuu myös käyttäjien massatuonti excelistä sekä käyttäjäraportin lataaminen
  • Käyttäjien massatuonnin yhteydessä voidaan asettaa käyttäjille rooleja myös Cloudian muihin järjestelmiin, jotka organisaatiolla käytössä
• Käyttäjien tietoja voi jatkossa esikatsella klikkaamalla käyttäjätunnusta. Esikatseluikkuna avautuu sivun oikealle puolelle

Yksiköt

• Organisaation yksiköt löytyvät nyt omalta välilehdeltään sivun yläreunasta
• Yksikköjen ylätasoja voidaan määritellä "valitse ylätaso" välilehdeltä 
• Uusi yksikkö luodaan oikeasta yläreunasta "luo organisaation yksikkö" -painikkeesta

Käyttäjäloki
*Admin-toiminnallisuus

• Käyttäjäloki osiossa pääkäyttäjät voivat tarkastella käyttäjien kirjautumistietoja sekä käyttäjatunnuksen muutostietoja
  • Tapahtumia voi hakea tapahtuman tyypin, päivämäärän sekä käyttäjän perusteella
  • Lokitapahtuman tiedot saa auki klikkaamalla tapahtumaa. Tapahtumista saa myös ladattua excel-tiedoston
• Huom! Käyttäjän perusteella suoritetut haut listaavat ko käyttäjän tapahtumat sekä tapahtumat, jotka kohdistuvat ko käyttäjään.

Sopimuksen varavastuuhenkilö -ryhmä

• Jatkossa sopimuksen varavastuuhenkilöihin voi lisätä ryhmän
• Kaikki ryhmään kuuluvat henkilöt tulevat sopimuksen varavastuuhenkilöiksi
  • Ryhmiä voi perustaa ja hallinnoida Käyttäjähallinnassa; Sopimushallinnan asetuksissa

Työpöytä: Haku

• Työpöydän hakuehdot on nyt päivitetty vastaamaan sopimuksien hakutoiminnon hakuehtoja
• Nyt sopimuksia voi myös hakea alkamis- tai päättymispäivän mukaan (sisältäen optiokaudet)

• Työpöydän Sopimuksille/Sopimuskokonaisuuksille on lisätty oikeaan reunaan ikonit, joista ilmenee mikäli sopimukselle on tehty reklamaatioehdotus, reklamaatio, tai mikäli sopimuksella on voimassa olevia tiedotteita

Linkitetyt metatiedot sopimuskokonaisuuksilla
*koskee Metatiedon linkitys -toimintoa, joka on lisämaksullinen toiminnallisuus

• Jatkossa sopimuskokonaisuuksien metatietoihin tulee myös linkitetyt metatiedot, mikäli linkitys on tehty

Tehty pieniä parannuksia myös sopimuskohtien monirivisen tekstikentän käytettävyyteen.