...
Det er ingen indstillinger knyttet til forhandlingene når du registrerer opretter udbuddet. Funktionen er heller ikke begrænset til hvilken type udbud du har annonceretpubliceret. Du kan derfor aktivere funktionen for forhandlinger uanset hvilken type udbud du har publiseretpubliceret.
| Info |
|---|
For at du kan bruge funktionen som er beskrevet, må licensen for forhandlingsmodulen være aktivert på din brugerprofil. Har du ikke sådan en licens, tag da kontakt til systemadministrator i din virksomhed. |
...
Forhandlingerne finder sted som forhandlingsrunder, og du har mulighed for at reducere antallet af tilbud, der forhandles gennem forhandlingsprocessen ved at gennemføre flere runder. I hver runde forhandlingsrunde vælger du, hvilke leverandører der vil være involveret, og må deltage, samt hvilke frister leverandørerne skal have til at indsende deres reviderede tilbud. Du kan også indstille en fælles frist, der gælder for alle leverandører.
...
Du behøver ikke aktivere forhandlinger om udbudpå udbuddet, før du rent faktisk begynder at føre starte forhandlingerne. Der er oprindeligt ved oprettelse af udbud intet valg, når du tilmelder dig udbuddet, hvilket du skal gøre foretage for at forberede dig på oprette forhandlinger. Udbuddet registreres, offentliggøres og behandles som et almindelig helt almindeligt udbud, indtil du aktiverer funktionerne til forhandlingerfunktionen for forhandling.
På hvilket tidspunkt skal du aktivere forhandlinger/starte forhandling?
I praksis er der ingen endelig beslutning om, hvornår forhandlingsmodulet aktiveres, og en ny forhandlingsrunde vil blive startet. Vi kan forestille os forskellige scenarier:Når første tilbudsrunde er afsluttet kan du påbegynde forhandling. Der kan dog være følgende scenarier, der udspiller sig, som først skal afvikles.
Du aktiverer forhandlingsmodulet og opretter en forhandlingsrunde inden forhandlingsmøderne starter, og bruger funktioner til feedback og kommentarer som en elektronisk rapport i selve forhandlingsmødet. Når møderne er afsluttet, starter du forhandlingsrunden, så leverandørerne kan indsende reviderede tilbud baseret på kommentarer, du har afgivet til Mercell.
Du afholder møder og fører referater på den sædvanlige måde. Aktiver derefter forhandlingsmodulet, og opret forhandlingsrunden, når møderne er afsluttet.
Du bruger forhandlingsmodulet til en rent elektronisk afklaringsrunde uden møder.
Du er kan derfor fri til at frit bruge funktionerne efter dine egne ønsker og behov.
...
I denne vejledning har vi brugt følgende funktioner:
PåstandKrav
ProdukterProduktevaluering
Registrerede tildelingskriterier
Hvis du ikke har brugt krav, produkter og tildelingskriterier i konkurrencenudbuddet, mangler listen over evaluering / status, hvad der er markeret i den røde ramme, og viser kun (udelukkelsesgrunde til ESPD), kvalifikationskrav udvælgelseskriterier og dokumenter/filerbilag. I så fald kan du springe direkte til sektionen Gennemførelse af en forhandlingsrundeForhandling/tildeling.
...
Vurdering af krav
I eksemplet har vi lavet en indledende vurdering af leverandørenes besvarelse af kravspesifikationer. Det er fornuftig at lægge notater ind i kommentarboksene til internt brug.
...
| Note |
|---|
OBS: Teksten i boksene ‘Kommentar til leverandør’ benyttes ikke i forhandlingsmodulen, og vil ikke kunne ses af leverandørene i forhandlingsrunden. Disse kommentarene kan imidlertid imidlertidig benyttes for at give en tilbagemelding til leverandøren på selve tildelingen. |
Efter denne tid del er det naturligt at afholde møder med leverandørerne og føre en dialog om indholdet af tilbudene.
...
For at åbne for at leverandørene kan revidere tilbudet, må I nu aktivere forhandlingsfunktionen forhandlingsmodulet og starte en forhandlingsrunde.
...
I dette eksempel tillader vi leverandører at ændre deres svar til:
PåstandKrav
Priser (Produkter)
Upload nye tilbudsdokumenter/bilag
Hvis du ikke har brugt krav og produkter, kan du springe til afsnittet Revider tilbudsdokumenter
...
På dette billede kan du markere de krav, som leverandøren skal have mulighed for at ændre i det reviderede svar. Vi anbefaler at bruge kommentarfeltet til at guide leverandørerne. Kommentarerne kan f.eks. afspejler afspejle det, der er bemærket i mødereferatet, så du har al dokumentation fra forhandlingsprocessen i Mercell.
Kommentaren i feltet "Kommentar fra køber" vises ikke til leverandøren i denne fase af konkurrencenudbuddet.
Husk at klikke på Gem, inden du fortsætter.
...
Hvis du har brugt en traditionel prisformular i Excel , NS-beskrivelser eller andre prisdokumenter, skal leverandøren uploade nye dokumenter for at ændre priser. I så fald skal du gå til det gøres i næste afsnit 'Revidere tilbudspapirerBilag'.
I vores eksempel har vi brugt funktionen til produktpriser i udbuddet, og vi kan nu åbne for leverandører til at revidere priser direkte i Mercell. Klik på Produktevaluering i Evaluering / Status
...
Vi tillader også leverandører at uploade nye versioner af udbudsdokumenterne eller uploade helt nye filer/dokumenter. Klik på Filer/Dokumenter i evaluering / status, marker afkrydsningsfeltet Forhandle, indtast kommentarer og klik endelig på Gem ændringer“Gem ændringer”.
...
Leverandørene har foreløbig ikke mulighed for at lave ændringer i tilbudet. Det bliver først muligt efter du har startet forhandlingsrunden.
...
Overskrift: Giv forhandlingsrunden en titel
Individuelle deadlines: "Deadline" betyder det samme som en budfrist i almindelige udbud. Leverandøren kan ikke revidere tilbuddet, efter at denne frist er udløbet. Kontroller, om de forskellige leverandører skal have individuelle frister for at afgive et revideret tilbud. Dette kan være nyttigt, hvis forhandlingsmøderne strækker sig over flere dage.
Vis tilbud: Her kan du vælge, om du skal have mulighed for at se de reviderede tilbud straks efter at de er leveret eller først efter forhandlingsrunden er afsluttet.
Generel information om forhandlingsrunden: Her kan du sende en kommentar eller besked til leverandørerne. Denne kommentar synes for alle leverandører at være en del af forhandlingsrunden, se afsnittet; Hvordan ser det ud for leverandørerne?
Upload vedhæftede filer: Her kan du uploade dokumenter. Dette kan revideres være revideret beskrivelser, justeret prisformular eller andet. Disse dokumenter vil være synlige for alle leverandører, der er involveret i forhandlingsrunden, der er involveret i forhandlingsrunden.
| Note |
|---|
Vær opmærksom på at du ikke kan uploade nye dokumenter, når først forhandlingsrunde er påbegyndt. |
Klik på Gem for at fortsætte.
...
Startdato for forhandling: Startdato betyder, at leverandøren ikke får mulighed for at ændre tilbudet tilbuddet inden denne dato. Du kan indstille en tid tilbage i tiden, f.eks. tidspunktet for forhandlingsmødet, så leverandørerne kan komme ind for at ændre tilbudet straks efter at du har aktiveret runden.
Slutdato for forhandling: Har den samme funktion som tilbudsfristen i en almindelig konkurrenceet almindeligt udbud. Leverandører kan ikke ændre deres tilbud efter denne dato.
Kommentar: Her kan du sende en generel kommentar til leverandøren. Dette vises kun for denne ene leverandør.
Upload vedhæftede filer: Her kan du uploade en vedhæftet fil, der kun skal sendes til denne udbyder. Dette kan f.eks. være et en protokol.
Husk at gemme, inden du fortsætter.
Klik derefter på en af de andre leverandører for at foretage de samme indstillinger for alle leverandører, der skal inviteres til forhandlingsrunden.
...
Klik på *Gem “Gem” og derefter på Tilbage “Tilbage” når du er færdig med indstillingene på alle leverandørene.
...
Hvis du ønsker at sætte en fælles frist for at levere reviderede tilbud, krydser du ikke af for individuelle frister og udfylder start- og sluttdatoslutdato.
...
Sådan vælger du, hvilke leverandører der kan ændre i deres tilbud med et par klik
...
I afsnittet ”Hvad skal leverandørerne kunne ændre?” så du, hvordan du kan vælge, hvad den enkelte leverandør kan ændre i det reviderede tilbud. Hvis du vil have, at alle leverandører skal kunne ændre alle dele af deres tilbud, kan du bruge denne genvej, som vi beskriver her.
Når du er i indstillingsskærmen på indstillinger til forhandlingsrunden, skal du klikke på Vælg / Fjern.
...
Nuværende opsætning / valg: Du beholder de indstillinger, du har foretaget under Krav, Produkter, dokumenter/bilag osv. Under afsnittet Hvad skal leverandørerne kunne ændre?
Aktiver muligheden for forhandlinger om alle udbudselementer i budrunden: Hvis du vælger dette, vil du aktivere forhandlinger om alle udbudselementer (alle krav, alle produkter osv.) For alle leverandører. Dette overskriver de indstillinger, du tidligere har foretaget, se punkt ovenfor.
Deaktiver muligheden for forhandlinger om alle budelementer i budrunden: Det modsatte af det forrige punkt. Dette overskriver de indstillinger, du har foretaget tidligere.
...
Du får samme billede op som i forrige afsnit, og du har de samme valgmuligheder, men ændringene gælder altså kun den pågældende leverandør. Dette vil overskrive eventuelle innstillinger indstillinger du har gjort lavet tidligere under Hva under “hvad skal leverandørene leverandøren kunne endreændre? .“
Start forhandlingsrunden
Foreløbig er forhandlingsrunden i redigeringsmode. Før leverandørene kan levere deres reviderede tilbud, må du starte forhandlingsrunden. Klik på «play»«Start forhandlings»-knappen for at starte runden.
| Note |
|---|
Det er ikke muligt at lave ændringer i en forhandlingsrunde efter den er startet. Hvis du opdager at der er nogen fejl, må du afslutte runden og starte en ny. |
...
Hvis du ønsker at sende individuelle meldinger beskeder med mere informtion, kan du gøre det gennem kommunikationsfunktioonene kommunikationsmodulet i Mercell, men leverandørene vil uanset hvad modtage en automatisk generert besked i Mercell og varsel advarelse på email.
Leverandørene kan nå levere reviderede nu aflevere deres revideret tilbud.
I udbudsbilledet vil udbudsoversigten kan du se, at der er dukket en ny fane op – Forhandlingsrunder. Her har du oversigt over alle forhandlingsrundene i udbuddet.
...
Du kan på et hvilket som helst tidspunkt afslutte forhandlingsrunden, men det mest naturlige er at dette først sker efter at fristen er udløbet. Forhandlingsrunden afsluttes ikke automatisk når fristen er passeretudløbet, men leverandørene vil ikke have mulighed for at ændre tilbudet tilbuddet efter fristen.
Får at afslutte forhandlingsrunden klikker du på «stop»«afslut forhandlingsrunde»-knappen.
...
Evaluer reviderede tilbud
Evaluering af tilbudene foregår i Sammenlign tilbud-billedettilbuddene.
...
I feltet Evaluering / status skal du vælge, hvilke dele af tilbudene tilbuddene du vil se.
Alle operationelle aktive tilbud: Viser de operationelle aktive tilbud. Hvis en leverandør ikke har revideret sit tilbud i forhandlingsrunden, vises denne leverandørs sidst leverede tilbud, mens det reviderede tilbud fra de andre leverandører vises.
Original Oprindeligt tilbud viser det originale oprindelige tilbud leveret af leverandørerne.
Runde 2 betyder i dette tilfælde de reviderede tilbud i denne runde. De forskellige runder er angivet med det navn, du gav runden, da den blev oprettet. Hvis en af leverandørerne ikke har revideret sit tilbud i runde 2, vises denne leverandør ikke.
I denne fase af konkurrencen udbuddet skal du nu gennemgå alle svarene igen og sætte den korrekte status i rullemenuen. Dette gælder både krav og tildelingskriterier.
...
Når vedkommende klikker sig ind på udbuddet får han nu mulighed for at levere tilbud.
...
Klikker derefter på Start indlevering af reviderede tilbudRediger afsendte bud og send igen.
...
Hvis du har lagt en kommentar ind i boksen «Generel information om forhandlingsrunden», kommer denne kommentaren i dette felt hos leverandøren. Hvis du ikke har skrevet en kommentar, vil den hvide boks ikke vises. Hvis du har lagt et dokument op under Generelle filer/dokumenter, vil fil/dokumentet ligge vedlagt under feltet Generel informtion.
...
I de næste step vil leverandøren kunne ændre sin besvarelse på de tilbudselementene hvor du som indkøber har åbnet op for ændringer. I dette eksempelet kan leverandøren ændre alle priselementene. Hvis vedkommende ikke ønsker at lave ændringer kan han klikke Næste “Næste” uden ændringer.
...
Hvis du har åbnet op for at leverandøren kan vedlægge nye tilbudsdokumenter, vil der være mulighed for dette med + Tilføj filer-knappen. I modsat fald Hvis ikke vil knappen ikke være tilgængelig.
...
De dele af delene af besvarelsen som leverandøren ikke kan ændre er «gråtonet» og det er selvsagt ikke mulig muligt at lave ændringer.
...
Sidste step er at sende det reviderede tilbud ind. Leverandøren kan revidere tilbudet flere gange, helt frem til fristen for forhandlingsrunden udløber.
...