Noen ganger er det behov for å gjøre endringer i en konkurranse. Dette kan være oppdatering av dokumenter eller endring av frister. Slike endringer kan være forårsaket av at oppdragsgiver selv oppdager feil eller uklarheter, eller at leverandører oppdager forhold som oppdragsgiver må oppklare.
Vær OBS på at systemet åpner for å gjøre endringer som kanskje ikke er tillatt jf. regelverket. Dette skyldes at systemet ikke har noen innebygget intelligens mht. hva som står i de forskjellige feltene i systemet. Dette kan f.eks. gjelde endringer i krav eller kvalifikasjonskrav.
Endring av absolutte krav, som krav til leverandørens kvalifikasjoner eller ytelsen som påvirker hvem som kan delta i konkurransen, er i all hovedsak ikke tillatt.
Slik gjør du endringer i en konkurranse
Klikk på blyanten:
Klikk OK:
Konkurransen er nå åpen for redigering og du kan gjøre de nødvendige endringene.
Endring i eksisterende dokumenter
Dersom du skal laste opp en ny versjon av et eksisterende dokument, er det viktig at du sørger for å opprettholde dokumentets versjonslogg.
Gå til Dokumenter, og klikk på det dokumentet du ønsker å endre. I vårt eksempel skal vi laste opp en revidert versjon av dokumentet 'Konkurransegrunnlag'.
Legg merke til kolonnen ‘Versjon’ og ‘Endret dato’. Her ser vi at dokumentet ‘Kravspesifikasjon’ allerede er endret en gang, siden dokumentet har versjon 2.
Klikk på knappen ‘Last opp ny versjon’
Finn riktig dokument i filutforskeren som vanlig.
Her kan du endre navn på dokumentet og legge til en beskrivelse hvis ønskelig. Klikk på Lagre.
Pass på at den nye filen har samme filformat som den du skal erstatte. Hvis du forsøker å erstatte et word-dokument med en pdf vil du få en feilmelding.
Husk å lagre.
Dersom du finner ut at du ikke er helt klar for å publisere den nye versjonen, kan du klikke på Avbryt revisjonen eller gå ut av konkurransen. De endringen du har gjort ligger lagret til neste gang du går inn får å redigere konkurransen.
Publisere revisjonen
Endringene du har gjort vil ikke gjøres gjeldende før du har publisert revisjonen. Men før du kan publisere må du legge inn en revisjonsbeskrivelse.
Her bør du legge inn nok informasjon om revisjonen til at leverandørene får en rask oversikt over hva du har endret. Dersom du f.eks. gjør endringer i et dokument, bør du oppgi hvilke deler av dokumentet som er endret slik at leverandørene slipper å lete etter endringene.
Klikk på Publiser for å publisere endringene.
Klikk OK på boksen som dukker opp.
Dersom du har gjort endringer som skal publiseres på Doffin/TED, f.eks. ny tilbudsfrist, vil Mercell automatisk sende en endringskunngjøring til Doffin/TED.
Det vil nå sendes en melding til alle leverandørene som har meldt interesse i konkurransen om at det er gjort en endring.