CTM - Beskrivelse av case 3 - Leasing av elektriske kjøretøy
- Torben Jenssen
Analytics
1.0 Innledning
Oppdragsgiver C er en liten lokal produsent av kontormøbler og inventar på bestilling. Bedriften har 45 ansatte, der 5 jobber i administrasjonen, 20 jobber i produksjon inne mens de siste 20 ansatte jobber ute hos kunder med inventar på bestilling.
Bedriften har kunder både i privat og offentlig sektor, i førstnevnte er det hovesaklig innredning av butikker og showroom, mens i offentlig sektor er det utsmykning av bygg som er hovedvirksomheten.
I senere tid har miljø blitt identifisert som en mulig konkurransefordell da offentlige kontrakter i større og større grad etterspør miljøvennlig transpor og lavt klimaavtrykk. Organisasjonen har derfor besluttet å inngå en avtale for å lease fossilfrie kjøretøy til sin virksomhet. Målet er at samtlige ansatte som jobber ute hos kundene vil kjøre fossilfritt.
Bedriften er liten og behovet er 20 elektriske kjøretøy til produksjonen, i tillegg til 2 elektriske kjøretøy til bruk for administrasjon og prosjektledere som skal besøke byggeplass.
I markedet er det identifisert flere aktører som tilbyr leasingavtaler, og bedriften har besluttet å be om tilbud fra tre kjente aktører de tidligere har hatt gode erfaringer med og der de kjenner servicenivå og har et etablert kundeforhold.
Nøkkeltall:
Kontraktsverdi per år: 1,638,000.00 kr
Avtalens løpetid: 2 år med mulighet for 1 + 1 år prolongering
Rammeavtale mot en enkelt leverandør
I den nye avtalen har innkjøp derfor trukket frem noen strategiske mål:
Erstatte eksisterende bilpark med elektriske kjøretøy
Opprette ladestruktur lokalt hos bedriften
Overgang fra å eie til å leie kjøretøy med forutsigbare driftskostnader
1.1 Ditt team
Profilbilde | Navn | Rolle i teamet |
|---|---|---|
 | Simen Storfisk | Simen er bedriftens daglige leder, og da anskaffelsen er strategisk ønsker han å være med i brukergruppen. |
| Ole Tømmernesset | Ole leder avdelingen for produksjon ute hos kunden og har ansvaret for samtlige montører og håndverkere. |
| Aurora Nevenyttig | Aurora er en av bedriftens håndverkere og jobber med profilering og utsmykking av bygg. Hun representerer brukerene som skal anvende bilene i daglig drift. |
2.0 En konkurranse - en leverandør
Leverandørmarkedet er sammensatt, men bedriftens lave volum gjør at for dem er det viktig med lokal tilstedeværelse og god tilgang på service og vedlikehold. Kjøretøyene tilhører deres direkte spend kategorier og er en integrert del av produksjonssystemet. Uten bil kan ikke de ansatte produsere slik at forutsigbarhet og driftsikkerhet er viktige momenter.
Organisasjonen er derfor villig til å betale litt mer for å knytte seg til en leverandør med et lokalt forhandlernett og nærhet til servicefasiliteter.
De ønsker også med bakgrunn i samme argumentasjon. å inngå avtale med en enkelt leverandør for å forenkle administrasjon og samle bilhold hos en aktør.
2.1 Beskrivelse av anskaffelsen
Organisasjon A inviterer til åpen anbudskonkurranse for etablering av ny rammeavtale i forbindelse med en overgang fra fossilbasert transport til fossilfrie kjøretøy. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av kravspesifikasjonen og øvrige vedlegg i konkurransen.
3.0 Kvalifikasjonskrav
A: Skatteattest
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling. Kravet besvares av leverandør med "ja" (oppfyller kravet) eller "nei" (oppfyller ikke kravet). Dokumentasjonskrav: Norske leverandører skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (RF-1316). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder i forhold til tilbudsfrist. Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som dokumenter at bedriften har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæringen må være signert av økonomiansvarlig. Dersom tilbyderen ønsker å dokumentere kvalifikasjonskrav allerede ved tilbudsinnlevering, kan dette lastes opp i neste trinn.
B: Leverandørens registrering, autorisasjon mv./ Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i medlemstaten som leverandøren er etablert i. Dokumentasjonskrav: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godkjennelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert. Dersom tilbyderen ønsker å dokumentere kvalifikasjonskrav allerede ved tilbudsinnlevering, kan dette lastes opp i neste trinn.
4.0 Minimumskrav
4.1 Generelt om leveransen
Minimumskrav | Utvidet beskrivelse | Respons fra leverandør |
|---|---|---|
Kort beskrivelse av oppdragsgiver | Oppdragsgiver C er en liten produksjonsbedrift som har spesialisert seg på produksjon av møbler og innredning til butikker og showrom. Totalt har bedriften ca 45 ansatte, der 20 er ansatt i intern produksjon, mens 20 opererer ute hos kunder, hovedsaklig med profilering og utsmykking av bygg. Organisasjonen har ambisjoner om å gjøre miljø til et konkurransefortrinn og skal som et ledd i den strategien skifte ut sin bilpark med fossilfrie kjøretøy. |
|
Informasjon og begrepsavklaringer | Kravspesifikasjonen definerer hvilke områder det skal inngås avtale på og hvilke krav oppdragsgiver stiller til den varen som skal leveres. Oppdragsgiver har i dette dokumentet utformet kravene som ”minimumskrav”, ”minimumskrav med krav til redegjørelse" og "informasjon". Minimumskrav. Leverandør som svarer nei på M-krav eller vurderes som ikke innfridd av Oppdragsgiver, skal/kan avvises. Leverandør må møte dette kravet for å være med videre i konkurransen. Kravet vil ikke bli evaluert blant tildelingskriteriene med mindre dette er beskrevet under kravet. Minimumskrav med krav til redegjørelse - Leverandør skal gi en grundig beskrivelse/redegjørelse for kravet. Leverandør som ikke redegjør for minimumskrav kan avvises. I - informasjon. Informasjon fra oppdragsgiver til leverandør. Leverandøren skal svare ja/nei i tabellen nedenfor om kravet aksepteres. Leverandør bes besvare kravene i direkte under tilhørende punkt, men det åpnes for at enkelte krav kan beskrives nærmere i vedlegg. Det må klart fremkomme av utfylt kravspesifikasjon hvor nærmere informasjon i tilknytning til kravet finnes. En generell henvisning til vedlegg godtas ikke. Det skal da være tydelig henvisning til kravnummer For at et krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav som ikke er krevd dokumentert på annen måte, gjennom en tilfredsstillende beskrivelse. Hvert enkelt punkt skal besvares i henhold til våre dokumentasjonskrav. Dokumentasjon til bruk i de enkelte tildelingskriteriene skal merkes tydelig og lastes opp under minimumskravet til det enkelte produktområde. Organisasjon A vil videre i kravspesifikasjonen betegnes som oppdragsgiver eller kunden. |
|
Tilbudsbrev | Under dette punktet, laster leverandør opp ferdig utfylt tilbudsbrev. Tilbudsbrevet er en bekreftelse på at leverandøren aksepterer de oppdragsgivers kravspesifikasjon og øvrige betingelser i konkurransen uten forbehold. Forbehold må beskrives ettertrykkelig, forbehold som ikke er beskrevet og kan kostnadsberegnes vil ikke bli hensyntatt av oppdragsgiver i ettertid |
|
Forbehold og avvik | Leverandøren bekrefter at de har lest, forstått og aksepterer alle krav i oppdragsgivers kravspesifikasjon og øvrige betingelser uten forbehold. Forbehold skal beskrives i tilbudsbrev, forbehold som ikke er beskrevet eller lar seg kostnadsberegne, vil ikke bli hensyntatt i ettertid. |
|
GENERELT | I kravspesesifikasjonen er det lagt vekt på å beskrive de behov som skal dekkes.Tilbyder skal med utgangspunkt i kravspesifikasjonens rammer gi tilbud på forespurte produkter og beskrive hvordan de kravene som stilles her vil bli oppfylt. Tilbyder skal sannsynliggjøre for oppdragsgiver hvert punkt ved å besvare de krav i denne spesifikasjonen direkte til hvert enkelt punkt i Mercell, evt.med opplasting av vedlegg, da dette vil inngå som en del av avtalen mellom partene. De krav og forhold som beskrives her inkludert tilbyders besvarelse, vil være bindende. |
|
Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende | Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende deler av utlyst kontrakt:
|
|
Estimat på varer og tjenester | Kontraktens varighet vil være 2 år med ensidig rett til opsjon for oppdragsgiver i 1+1 år. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at oppgitt volum kun er et estimat, og er ikke forpliktende for Oppdragsgiver. Tallene er basert på statistikk fra økonomisystem og leverandører, ut over estimat skal Oppdragsgiver ha mulighet til å foreta ytterligere avrop til tilbudspris. Oppdragsgivers utnyttelsesgrad kan derfor variere både mer eller mindre i forhold til estimerte volum og det er viktig at leverandør kan levere mer enn det som har vært brukt historisk. |
|
4.2 Generelle minimumskrav
Minimumskrav | Utvidet beskrivelse | Respons fra leverandør |
|---|---|---|
GENERELLE MINIMUMSKRAV | Generelle minimumskrav som kommer til uttrykk der de er relevant. |
|
Generelle krav til produktene | Det forventes at produktene minimum tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende standardkrav og bransjenorm i forhold til tiltenkt bruksområde (intended use). Produktene skal være velegnet og ha en kvalitet som er i samsvar med tiltenkt bruksområde. |
|
Opplæring og informasjon | Tilbyder skal gi nødvendig informasjon om produktene som er omfattet av rammeavtalen/avtalen og tilby opplæring i bruk av produktene til alle brukerstedene etter behov i forbindelse med implementering. Ut over dette skal leverandøren på forespørsel kunne stille med kvalifisert personell ute hos kunden i hele avtaleperioden. Ytelsen skal utføres til fastsatt timespris som skal inkludere leverandørens omkostninger ved oppmøte og hjemreise. |
|
Produktdatablad | Leverandøren skal på forespørsel levere produktdatablad for samtlige produkter de får avtale på der det er relevant. |
|
Flåtestyring | Leverandøren skal kunne tilby flåtestrying og elektronisk kjørebok som en del av anskaffelsen |
|
Serviceavtale | Leverandøren skal tilby en serviceavtale som dekker hele avtaleperioden. Serviceavtalen skal omfatte dekkhotell og andre tjenester inkludert løpende vedlikehold i leasingperioden,. |
|
4.2 Minimumskrav - Elektriske varebiler
Varelinje | Minimumskrav | Respons fra leverandør |
|---|---|---|
Varebil, 4,5 m3, elektrisk |
|
|
|
|
|
|
|
|
Varebil, 7 m3, elektrisk |
|
|
|
|
|
|
|
|
4.3 Minimumskrav - Elektriske personbiler
Varelinje | Minimumskrav | Respons fra leverandør |
|---|---|---|
Personbil, elektrisk, 5 seter |
|
|
|
|
|
|
|
|
Personbil, elektrisk, 5 seter, SUV |
|
|
|
|
|
|
|
|
5.0 Tildelingskriterier
Tildelingskriterium pris (vektet 20 %)
Prisen vil bli evaluert ut ifra inngitt pris, samt tilleggspris pga eventuelle forbehold og avvik som lar seg prisberegne. Den tilbyder som har lavest pris og kostnader får den maksimale poengsummen 10. Øvrige tilbydere vil bli gitt poeng etter følgende formel: Laveste pris/tilbudt pris x 10 = poengscore pris. Ved utregning av total poengscore justeres poengscore for pris forholdsmessig i henhold til tildelingskriteriets angitte vekt. Poengene avrundes normalt til en desimal, men ved liten prisforskjell benyttes så mange desimaler som er nødvendig for å skille mellom tilbudene.
Tildelingskriterium produktkvalitet (vektet 50 %)
Evalueringen av kriteriene baseres på en helhetsvurdering hvor de momenter som er spesifisert i tildelingskriteriene legges til grunn. Det gis poeng på en skala fra 0 til 10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for hvert kriterium oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. Ved utregning av total poengscore justeres poengscoren for kvalitet forholdsmessig i henhold til tildelingskriteriets angitte vekt
Evalueringen vil basere seg på utprøving av kjøretøyet og egnhet basert på tiltenkt bruksområde som yrkeskjøretøy
Tildelingskriterium Rekkevidde og lading (vektet 30)
Evaluering baseres på oppgitt WLTP rekkevidde og oppgitt ladetid i henhold til kravspesifikasjon.
6.0 Prisskjema
Artikkelnummer | Artikkelnavn | Enhet | Forbruk per år | Ledetid |
|---|---|---|---|---|
23461 | Varebil, 4,5 m3, elektrisk | Stk | 15 Stk | 5 dager |
23462 | Varebil, 7 m3, elektrisk | Stk | 5 Stk | 5 dager |
Artikkelnummer | Artikkelnavn | Enhet | Forbruk per år | Ledetid |
23464 | Personbil, elektrisk, 5 seter | Stk | 450 Stk | 5 dager |
23465 | Personbil, elektrisk, 5 seter, SUV | Stk | 250 Stk | 5 dager |
8.0 Presentasjon av leverandørene
Leverandør | Beskrivelse | Logo |
|---|---|---|
Leverandør H | Leverandør H er et stort nasjonalt leasingfirma, de har sentrale avtaler med de største leverandørene og bruker deres servicenettverk. Leverandøren kan som konsekvens trekke på hele produsentleddets salgsledd og serviceledd. |  |
Leverandør I | Leverandør I er en mellomstor leasning aktør som har spesialisert seg på yrkeskjøretøy, de har imidlertid også en linje med firmabiler tilgjengelig. Leverandøren har vektalgt lokal tilstederværelse og har avtaler med lokale verksteder som er godkjent av deres bilmerker for å håndtere service. | 
|
Leverandør J | Leverandør J er i likehet med H, en stor aktør med nasjonal tilstederværelse. De har imidlertid vektlagt å inngå samarbeidene sine direkte med salgsleddene slik at de har i likehet med leverandør I, lokal tilstederværelse og et stort nettverk. Prisen er noe høyere, men leverandøren har strukket seg langt for å tilby service så nært opp mot kunden og har opparbeidet seg en responsiv leveransekjede. | 
|
