CTM - Beskrivelse av case 1 - Anskaffelse av bærbare datamaskiner
- Torben Jenssen
Analytics
1.0 Innledning
Oppdragsgiver A har tidligere hatt en avtale med en grossist leverandør for leveranse av datautstyr, avtalen har omfattet alt fra bærbare datamaskiner til portable enheter og datarekvisita.
Da verden stoppet opp som en direkte konsekvens av COVID pandemien i 2020, førte påfølgende nedstegninger til store utfordringer med tilgang til komponenter. Forsyningskrisen førte til lang ledetid og uforutsigbar tilgang på nye maskiner globalt. Organisasjonen var tett knyttet mot en enkelt grossist leverandør og avhengig av deres tilgang på produkter og prioriteringer med hensyn til hvor mange produkter som ble øremerket din organisasjon. I realiteten ble dette en utfordring da mange ansatte måtte vente lenge på nytt arbeidsverktøy, og der nyansatte var tvunget til å bruke eldre låne maksiner i lang tid før de fikk sin egen maskin.
Levetiden på en maskin er av organisasjonen beregnet til mellom 2 og 4 år avhengig av brukernes konkrete behov. I organisasjonen er det 4000 ansatte, noe som betyr at en vesentlig mengde IT utstyr skiftes ut kontinuerlig og der nåværende praksis har vært å avmagnetisere lagringsenheter og sende hardware til gjenvinning på et lokalt anlegg. I dialog med fagpersonell har det kommet frem at mange av maskinene fremdeles har restverdi, og der levetid på produktet også kan forlenges ved å tilbys til brukere med lavere krav til maskinvare og ytelse. På den ene siden er det ønskelig med forsvarlig, sikker og miljøvennlig avhending, mens på den andre, et behov for identifikasjon av produkter egnet for videresalg.
Organisasjonen har i sin foregående avtale, spesifisert den enkelte maskin på komponentnivå. Den høye graden av spesifikasjon har bidratt til å forsterke forsyningskrisen da maskinene blir produsert i batcher på 10 stk basert på bestilling fra organisasjonen og der et begrenset antall til enhver tid er lagerført. Mekanismen fungerte utmerket når ledetid var under 4 uker som stipulert i avtalen, men i lys av ledetider på over 8 uker, har lagerkapasitet og produksjonsvolum vist seg utilstrekkelig for å møte etterspørsel noe som har ført til effekt, der antallet i bestilling hele tiden har økt da leverandør ikke har klart å møte etterspørselen. Ventetiden for å få nytt arbeidsverktøy i din organisasjon blir dermed hele tiden lengre og lengre. For å motvirke denne effekten har organisasjonen besluttet å gå over til standardiserte maskiner med høyere tilgjengelighet i markedet og der en lavere enhetspris kan oppnås da volumet på produktet også drives av markedet forøvrig.
Den siste ambisjonen som organisasjonen ønsker å realisere er e-handelsgrad. I foregående avtaleperiode har sortiment vært statisk fra avtalen ble inngått frem til ny avtale skal fremforhandles. Ved avtalens start omfattet e-handels sortiment 80 % av organisasjonens forbruk, men 4 år senere har forbruket endret seg så mye at sortimentet som er regulert ved avtale kun utgjør 50 % av det faktiske forbruket. Organisasjonen ønsker som konsekvens å etablere mekanismer mellom leverandør og kunde for å sikre at sortiment vedlikeholdes i avtalperioden for å forbedre KPIen “E-handelsgrad”.
Nøkkeltall:
Kontraktsverdi per år: 19,471,000.00 kr
Avtalens løpetid: 2 år med mulighet for 1 + 1 år prolongering
Parallelle avtaler med multilot
I den nye avtalen har innkjøp derfor trukket frem noen strategiske mål:
Redusere usikkerhet ved forsyning
Redusere miljøavtrykk ved avhending av utrangert maskinvare
Lavere enhetspris per produkt
Forbedring av sentrale KPIer, herunder e-handelsgrad
1.1 Ditt team
Profilbilde | Navn | Rolle i teamet |
|---|---|---|
| Kjell Tore Karlsen | Kjell Tore leder IT avdelingen og er en sentral ressurs |
| Arne Bakoversveis | Anne er leder av økonomiavdeling og representerer brukerne av avtalen |
 | Maria Simonsen | Maria er organisasjonens IT rådgiver og har ansvar for bestilling og utlevering av utstyr |
2.0 En konkurranse - flere delkontrakter
I lys av de utfordringer organisasjonen har møtt, er det ønskelig å spre risikoen ved å etablere parallelle avtaler med flere leverandører og dele opp kontraktene for å redusere avhengighet mot en enkelt leverandør.
I den foregående kontrakten er følgende avtaleområder identifisert egnet for delkontrakter:
Bærbare datamaskiner
Buy Back mekanisme for utrangert maskinvare
Datarekvisista
Ved å etablere en parallell avtale med flere leverandører vil organisasjonen kunne spre sine innkjøp basert på tilgjengelighet, og der leverandørens evne til å etterforsyne egen lagerbeholdning vil være sentralt for å kunne være i stand til å ta ut volum og potensiell fortjeneste i avtalen.
Datarekvisita har ikke i samme periode opplevd tilsvarende utfordringer med leveringssikkerhet. Produktene som benyttes består i hovedsak av standardiserte produkter med høyt volum og der minimumskrav til kvalitet blir vurdert som tilstrekkelig. Pris per produkt er knyttet tett opp mot volum, slik at strategisk vil organisasjonen i dette tilfellet være tjent med en leverandør.
Cash Back mekanisme for utrangert maskinvare vil bidra til å redusere organisasjonens klimaavtrykk, sikre at produktene gjenvinnes og der det eksisterer resterende bruksverdi, omsettes i det private markedet. Avtalen har tidligere vært inkorporert i rammeavtalen, men dette begrenset konkurransen til kun en leverandør som hadde tilknyttet seg en underleverandør. Da dette først og fremst er en tjeneste, og det er flere små leverandører i markedet, er området vurdert som egnet for en egen delkontrakt.
2.1 Beskrivelse av anskaffelsen
Organisasjon A inviterer til åpen anbudskonkurranse for etablering av ny rammeavtale i forbindelse med utløp av eksisterende avtale, for innkjøp av bærebare datamaskiner, datarekvisita og håndtering av utrangert maskinvare til avhending for våre driftsenheter. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av kravspesifikasjonen og øvrige vedlegg i konkurransen.
3.0 Anskaffelsesprosedyre (for offentlige virksomheter)
Anskaffelsen reguleres av Lov om offentlige anskaffelser 17. juni 2016 nr. 73, og forskrift om offentlig anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf FOA § 13-1(1)
4.0 Kvalifikasjonskrav
A: Skatteattest
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling. Kravet besvares av leverandør med "ja" (oppfyller kravet) eller "nei" (oppfyller ikke kravet). Dokumentasjonskrav: Norske leverandører skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (RF-1316). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder i forhold til tilbudsfrist. Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som dokumenter at bedriften har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæringen må være signert av økonomiansvarlig. Dersom tilbyderen ønsker å dokumentere kvalifikasjonskrav allerede ved tilbudsinnlevering, kan dette lastes opp i neste trinn.
B: Leverandørens registrering, autorisasjon mv./ Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i medlemstaten som leverandøren er etablert i. Dokumentasjonskrav: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godkjennelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert. Dersom tilbyderen ønsker å dokumentere kvalifikasjonskrav allerede ved tilbudsinnlevering, kan dette lastes opp i neste trinn.
5.0 Minimumskrav
5.1 Generelt om leveransen
Minimumskrav | Utvidet beskrivelse | Respons fra leverandør |
|---|---|---|
Kort beskrivelse av oppdragsgiver | Organisasjon A er en tjenesteproduserende organisasjon der bærbare arbeidsmaskiner representerer de ansattes hovedarbeidsverktøy. Organisasjonen har til sammen totalt 4000 ansatte fordelt på de ulike organisatoriske enhetene. |
|
Informasjon og begrepsavklaringer | Kravspesifikasjonen definerer hvilke områder det skal inngås avtale på og hvilke krav oppdragsgiver stiller til den varen som skal leveres. Oppdragsgiver har i dette dokumentet utformet kravene som ”minimumskrav”, ”minimumskrav med krav til redegjørelse" og "informasjon". Minimumskrav. Leverandør som svarer nei på M-krav eller vurderes som ikke innfridd av Oppdragsgiver, skal/kan avvises. Leverandør må møte dette kravet for å være med videre i konkurransen. Kravet vil ikke bli evaluert blant tildelingskriteriene med mindre dette er beskrevet under kravet. Minimumskrav med krav til redegjørelse - Leverandør skal gi en grundig beskrivelse/redegjørelse for kravet. Leverandør som ikke redegjør for minimumskrav kan avvises. I - informasjon. Informasjon fra oppdragsgiver til leverandør. Leverandøren skal svare ja/nei i tabellen nedenfor om kravet aksepteres. Leverandør bes besvare kravene i direkte under tilhørende punkt, men det åpnes for at enkelte krav kan beskrives nærmere i vedlegg. Det må klart fremkomme av utfylt kravspesifikasjon hvor nærmere informasjon i tilknytning til kravet finnes. En generell henvisning til vedlegg godtas ikke. Det skal da være tydelig henvisning til kravnummer For at et krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav som ikke er krevd dokumentert på annen måte, gjennom en tilfredsstillende beskrivelse. Hvert enkelt punkt skal besvares i henhold til våre dokumentasjonskrav. Dokumentasjon til bruk i de enkelte tildelingskriteriene skal merkes tydelig og lastes opp under minimumskravet til det enkelte produktområde. Organisasjon A vil videre i kravspesifikasjonen betegnes som oppdragsgiver eller kunden. |
|
Tilbudsbrev | Under dette punktet, laster leverandør opp ferdig utfylt tilbudsbrev. Tilbudsbrevet er en bekreftelse på at leverandøren aksepterer de oppdragsgivers kravspesifikasjon og øvrige betingelser i konkurransen uten forbehold. Forbehold må beskrives ettertrykkelig, forbehold som ikke er beskrevet og kan kostnadsberegnes vil ikke bli hensyntatt av oppdragsgiver i ettertid |
|
Elektronisk samhandlingsavtale e-handel | Vedlagt samhandlingsavtale fylles ut og lastes opp under dette punkt. Innlevering av ferdig utfylt samhandlingsavtale anses som samtykke uten øvrig bekreftelse. |
|
Forbehold og avvik | Leverandøren bekrefter at de har lest, forstått og aksepterer alle krav i oppdragsgivers kravspesifikasjon og øvrige betingelser uten forbehold. Forbehold skal beskrives i tilbudsbrev, forbehold som ikke er beskrevet eller lar seg kostnadsberegne, vil ikke bli hensyntatt i ettertid. |
|
Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - teknisk-faglig | Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - lastes opp under dette punktet |
|
Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - øko - finans | Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - lastes opp under dette punktet |
|
GENERELT | I kravspesesifikasjonen er det lagt vekt på å beskrive de behov som skal dekkes.Tilbyder skal med utgangspunkt i kravspesifikasjonens rammer gi tilbud på forespurte produkter og beskrive hvordan de kravene som stilles her vil bli oppfylt. Tilbyder skal sannsynliggjøre for oppdragsgiver hvert punkt ved å besvare de krav i denne spesifikasjonen direkte til hvert enkelt punkt i Mercell, evt.med opplasting av vedlegg, da dette vil inngå som en del av avtalen mellom partene. De krav og forhold som beskrives her inkludert tilbyders besvarelse, vil være bindende. |
|
Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende | Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende deler av utlyst kontrakt:
|
|
Estimat på varer og tjenester | Kontraktens varighet vil være 2 år med ensidig rett til opsjon for oppdragsgiver i 1+1 år. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at oppgitt volum kun er et estimat, og er ikke forpliktende for Oppdragsgiver. Tallene er basert på statistikk fra økonomisystem og leverandører, ut over estimat skal Oppdragsgiver ha mulighet til å foreta ytterligere avrop til tilbudspris. Oppdragsgivers utnyttelsesgrad kan derfor variere både mer eller mindre i forhold til estimerte volum og det er viktig at leverandør kan levere mer enn det som har vært brukt historisk. |
|
5.2 Generelle minimumskrav
Minimumskrav | Utvidet beskrivelse | Respons fra leverandør |
|---|---|---|
GENERELLE MINIMUMSKRAV | Generelle minimumskrav som kommer til uttrykk der de er relevant. |
|
Generelle krav til produktene | Det forventes at produktene minimum tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende standardkrav og bransjenorm i forhold til tiltenkt bruksområde (intended use). Produktene skal være velegnet og ha en kvalitet som er i samsvar med tiltenkt bruksområde. |
|
Opplæring og informasjon | Tilbyder skal gi nødvendig informasjon om produktene som er omfattet av rammeavtalen/avtalen og tilby opplæring i bruk av produktene til alle brukerstedene etter behov i forbindelse med implementering. Ut over dette skal leverandøren på forespørsel kunne stille med kvalifisert personell ute hos kunden i hele avtaleperioden. Ytelsen skal utføres til fastsatt timespris som skal inkludere leverandørens omkostninger ved oppmøte og hjemreise. |
|
Produktdatablad | Leverandøren skal på forespørsel levere produktdatablad for samtlige produkter de får avtale på der det er relevant. |
|
Tyverimerking | Leverandøren skal kunne tilby tyverimerking for de produkter der det er relevant |
|
5.2 Minimumskrav - Bærbare datamaskiner
Minimumskrav | Utvidet beskrivelse | Respons fra leverandør |
|---|---|---|
Standardisert sortiment | Oppdragsgiver ønsker å standardisere sortiment på tvers av kundens ulike enheter, det er ønskelig at leverandør bidrar til dette og veileder personell ved bestilling. |
|
Bærbare datamaskiner | Alle PCer som tilbys i prisskjemaet skal være siste versjon av produktlinjen og siste versjon av CPU. PCene som tilbys skal ha min. 12 mnd. livssyklus (fra produksjonsstart til end of sale). |
|
Produsenter | Det skal kunne tilbys produkter fra minimum 2 produsenter i kategori Windows PCer og tilleggsutstyr. |
|
Produktutvalg | Tilbyder bes beskrive produktutvalget som kan tilbys, distributører, partnerstatus og forankring med hovedprodusentene i tilbudet. Oppdragsgiver vektlegger Flest mulig store distributører
|
|
Tekniske krav - Maskin A | Prosessor: siste generasjon med minimum «mark score» 7900 hos www.cpubenchmark.net Vi legger til grunn benchmark som er hentet (Dato)
|
|
Tekniske krav - Maskin B | Prosessor: siste generasjon med minimum «mark score» 7500 hos www.cpubenchmark.net Vi legger til grunn benchmark som er hentet (Dato)
|
|
5.3 Minimumskrav - Datarekvisita
Minimumskrav | Utvidet beskrivelse | Respons fra leverandør |
|---|---|---|
Krav til standard skjerm 27" |
|
|
Krav til stor skjerm 49" |
|
|
Krav til Teams sertifisert hodesett, trådløst over-ear |
|
|
Krav til docking type USB-C |
|
|
5.4 Minimumskrav - Buy Back - Avhending av utrangert maskinvare
Minimumskrav | Utvidet beskrivelse | Respons fra leverandør |
|---|---|---|
Sletting og avmagnetisering | Lagringsenheter skal slettes på en slik måte at data ikke er mulig å gjennopprette. |
|
Restverdi og verdifastsettelse | Leverandøren skal ha rutiner for å fastsette verdi etter objektive kriterier med en fast Buy Back prosentandel som tilbakeføres til kunden som en del av avtalen. Leverandøren skal gi kunden innsyn i verdifastsettelse og oppnåd salgssum ved revisjon. |
|
Resirkulering og avhending | Leverandøren skal kunne dokumentere resirkuleringsgrad som en prosent andel av maskinvarens totale sammensetning som resirkuleres og tilbakeføres i kretsløpet. |
|
5.5 Minimumskrav levering og leveringspresisjon
Minimumskrav | Utvidet beskrivelse | Respons fra leverandør |
|---|---|---|
Ledetid | Oppdragsgiver krever at leverandøren er i stand til å levere bestilte produkter innen fem virkedager fra bestilling er mottatt (lagerførte produkter). Vennligst oppgi forventet ledetid for lagerførte produkter |
|
Leveringsgrad | Kunden forventer en leveringsgrad på minimum 95 % for avtaleprodukter. Leverandøren forplikter seg til å tilstrebe en leveringsgrad på 100 % på lagerførte varer. Vennligst dokumenter nåværende leveringsgrad for lagerførte produkter. |
|
Transport | Oppdragsgiver forutsetter at leverandøren så langt det er mulig velger miljøvennlige kjøretøy til distribusjon, både sentralt og direkte til våre brukersteder. Vi ber leverandøren redegjøre for sin flåte, herunder andel EURO 5, EURO 6 og nullutslippskjøretøy. Oppdragsgiver oppfordrer leverandørene også til å inngi dokumentasjon for foretakets planlagte miljøtiltak. Det er ønskelig at leverandøren forbedrer sin miljøprofil i avtaleperioden, i forbindelse med årlig revisjon av avtalen skal leverandøren legge frem en oppdatert oversikt over sin tilgjengelige flåte. Miljømål i kontraktsperioden fastsettes i samarbeid med oppdragsgiver etter kontraktssignering. |
|
Minimumsbeløp per ordre | Oppdragsgiver forutsetter at leverandør oprererer med minimumsbeløp per ordre på 1000 ,- kr, ordre under denne linjesum kan fra leverandørens side faktureres med et gebyr på intill 250 kr per ordre. Leverandøren plikter å gjøre bestiller oppmerksom på gebyret FØR effektuering, slik at dette ikke tilkommer unødig og at bestiller kan korrigere sin ordre i henhold. |
|
6.0 Tildelingskriterier
6.1 Delkontrakt 1 & 2 - Bærbare datamaskiner & Buy Back
Tildelingskriterium pris (vektet 50 %)
Prisen vil bli evaluert ut ifra inngitt pris, samt tilleggspris pga eventuelle forbehold og avvik som lar seg prisberegne. Den tilbyder som har lavest pris og kostnader får den maksimale poengsummen 10. Øvrige tilbydere vil bli gitt poeng etter følgende formel: Laveste pris/tilbudt pris x 10 = poengscore pris. Ved utregning av total poengscore justeres poengscore for pris forholdsmessig i henhold til tildelingskriteriets angitte vekt. Poengene avrundes normalt til en desimal, men ved liten prisforskjell benyttes så mange desimaler som er nødvendig for å skille mellom tilbudene.
Tildelingskriterium miljø og produktkvalitet (vektet 25 %)
Evalueringen av kriteriene baseres på en helhetsvurdering hvor de momenter som er spesifisert i tildelingskriteriene legges til grunn. Det gis poeng på en skala fra 0 til 10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for hvert kriterium oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. Ved utregning av total poengscore justeres poengscoren for kvalitet forholdsmessig i henhold til tildelingskriteriets angitte vekt
Tildelingskriterium tjenester og service (vektet 25 %)
6.2 Delkontrakt 2 - Datakrekvisita
Tildelingskriterium pris (100 %)
Prisen vil bli evaluert ut ifra inngitt pris, samt tilleggspris pga eventuelle forbehold og avvik som lar seg prisberegne. Den tilbyder som har lavest pris og kostnader får den maksimale poengsummen 10. Øvrige tilbydere vil bli gitt poeng etter følgende formel: Laveste pris/tilbudt pris x 10 = poengscore pris. Ved utregning av total poengscore justeres poengscore for pris forholdsmessig i henhold til tildelingskriteriets angitte vekt.
7.0 Prisskjema
Artikkelnummer | Artikkelnavn | Enhet | Forbruk per år | Ledetid |
|---|---|---|---|---|
23457 | Maskin A | Stk | 750 Stk | 5 dager |
23458 | Maskin B | Stk | 970 Stk | 5 dager |
23459 | Standard skjerm 27" | Stk | 500 Stk | 5 dager |
23460 | Stor skjerm 49" | Stk | 300 Stk | 5 dager |
23461 | Teams sertifisert hodesett, trådløst over-ear | Stk | 400 Stk | 5 dager |
23462 | Docking type USB-C - Maskin A | Stk | 750 Stk | 5 dager |
23463 | Docking type USB-C - Maskin B | Stk | 970 Stk | 5 dager |
Artikkelnummer | Artikkelnavn | Enhet | Forbruk per år |
|
23464 | Buy back - Kickback i prosent | Prosent % | 1250 Stk |
|
23465 | Sletting, avmagnetisering, avhending og resirkulering | Stk | 600 Stk |
|
23466 | Tyverimerking av produkt | Stk | 2000 Stk |
|
8.0 Presentasjon av leverandørene
Leverandør | Beskrivelse | Logo |
|---|---|---|
Leverandør A | Leverandøren oprererer i grossist markedet og selger produkter innenfor både bærbare datamaskiner og datarekvisita. I tillegg har leverandøren knyttet til seg leverandør D for levering av Buy Back tjenester, lager og logistikk | 
|
Leverandør B | Leverandør B opererer i samme marked som A og er i skarp konkurranse om både pris, sortiment og tilgjengelighet. |  |
Leverandør C | Leverandør C er en nasjonal del av organisasjonen til en av de store PC produsentene og leverer utelukkende bærbare datamaskiner i tillegg til skjermer og dockingstasjoner. | 
|
Leverandør D | Den siste leverandøren er en nisjeleverandør med lokal tilknytning som har laget en blomstrende forretningsmodell der de avhender og videreselger brukt IT utstyr i tillegg til å tilby tyverimerking, klargjøring, lager og logistikk. |  |
