5 Udbud
- Frederik Skytte H. Nielsen (Unlicensed)
- Ulrik Schæfer
5.1 Standard procedure
ETHICS understøtter alle procedurer i understøttede love og regelsæt.
Mere information om understøttende love og regelsæt under kapitel 5.4.
Udbudsforretningens workflow og tilknyttede funktioner tilpasses afhængigt af valg af procedure, afspejlende den juridiske process.
Offentligt udbud
Offentligt udbud afvikles i en enkelt fase, hvor tilbudsgiver både skal give oplysninger svarende til udbudsforretningens udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Offentliggørelse af bekendtgørelse og udbudsmateriale
Afvikling af spørgsmål og svar
Afgivelse af tilbud
Uddybning og evaluering af tilbud
Tildeling, afslag og annoncering af udbudsresultat
Kontraktindgåelse
Proceduretypen kan erstattes med Udbud med forhandling såfremt kriterierne herfor er opfyldt.
Begrænset udbud
Begrænset udbud afvikles i to faser.
Første fase omhandler prækvalifikation af tilbudsgiver til den begrænsede fase. Tilbudsgiver skal i denne fase give oplysninger svarende til udbudsforretningens udelukkelses-, udvælgelseskriterier.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Offentliggørelse af bekendtgørelse og udbudsmateriale
Afvikling af spørgsmål og svar
Afgivelse af anmodning
Uddybning og evaluering af anmodninger
Kvalificering og afslag
Bemærk at kvalificering sker ved overførsel af bruger til tilbudsfasen via fanen Evaluering.
I anden fase af det begrænsede udbud skal tilbud afgives af prækvalificerede tilbudsgivere. Kun kvalificerede tilbudsgivere har mulighed for at deltage. Tilbudsgiver skal i denne fase give oplysninger svarende til udbudsforretningens tildelingskriterier.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Afvikling af spørgsmål og svar
Afgivelse af tilbud
Uddybning og evaluering af tilbud
Tildeling, afslag og annoncering af udbudsresultat
Kontraktindgåelse
Proceduretypen kan erstattes med Udbud med forhandling såfremt kriterierne herfor er opfyldt.
Udbud med forhandling
Udbud med forhandling afvikles i minimum to faser. Ordregiver har mulighed for at tilføje flere faser såfremt der opstår behov for anvendelse af forhandlingsrunder.
Første fase omhandler prækvalifikation af tilbudsgiver til den begrænsede fase. Tilbudsgiver skal i denne fase give oplysninger svarende til udbudsforretningens udelukkelses-, udvælgelseskriterier.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Offentliggørelse af bekendtgørelse og udbudsmateriale
Afvikling af spørgsmål og svar
Afgivelse af anmodning
Uddybning og evaluering af anmodninger
Kvalificering og afslag
Bemærk at kvalificering sker ved overførsel af bruger til tilbudsfasen via fanen Evaluering.
I anden fase af udbud med forhandling skal tilbud afgives af prækvalificerede tilbudsgivere. Kun kvalificerede tilbudsgivere har mulighed for at deltage. Tilbudsgiver skal i denne fase give oplysninger svarende til udbudsforretningens tildelingskriterier. Oplysningerne danner grundlag for første forhandling.
Såfremt tilbud modtaget i første forhandlingsrunde giver mulighed for direkte tildeling af kontrakt, kan anden fase af udbudsforretningen afsluttes med kontraktindgåelse.
Såfremt forhandling er nødvendig, kan yderligere faser tilføjes udbudsforretningen.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Afvikling af spørgsmål og svar
Afgivelse af tilbud
Uddybning og evaluering af tilbud
Tildeling, afslag og annoncering af udbudsresultat
Kontraktindgåelse
Overførsel og invitation til næste forhandlingsrunde.
Såfremt forhandling foretages som del af udbuddets anden fase, benyttes tredje fase af tilbudsgiver til opdatering af det oprindelige tilbud. Tredje og efterfølgende faser er identiske med anden fase og kan udmunde i yderligere forhandlingsrunder eller kontraktindgåelse.
ETHICS understøtter forhandling i op til ti (10) forhandlingsrunder.
Konkurrencepræget dialog
Konkurrencepræget dialog afvikles i minimum tre faser. Ordregiver har mulighed for at tilføje flere faser såfremt der opstår behov for anvendelse af forhandlingsrunder.
Første fase omhandler prækvalifikation af tilbudsgiver til den begrænsede fase. Tilbudsgiver skal i denne fase give oplysninger svarende til udbudsforretningens udelukkelses-, udvælgelseskriterier.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Offentliggørelse af bekendtgørelse og udbudsmateriale
Afvikling af spørgsmål og svar
Afgivelse af anmodning
Uddybning og evaluering af anmodninger
Kvalificering og afslag
Bemærk at kvalificering sker ved overførsel af bruger til tilbudsfasen via fanen Evaluering.
I anden fase af den konkurrenceprægede dialog skal løsningsbeskrivelse afgives af prækvalificerede tilbudsgivere. Kun kvalificerede tilbudsgivere har mulighed for at deltage. Tilbudsgiver skal i denne fase give oplysninger svarende til udbudsforretningens tildelingskriterier. Oplysningerne danner grundlag for fastlæggelse af udbudsgrundlaget.
I udbuddets tredje fase, kaldet dialogfasen, indgår ordregiver i dialog med deltagende tilbudsgivere med udgangspunkt i løsningsbeskrivelserne, og med henblik fastlæggelse af udbudsgrundlaget. Dialogfasen giver mulighed for offentliggørelse af opdatering af udbudsmaterialet, angivelse af frist for indsendelse af revideret løsningsbeskrivelse, og frasortering og genstart af fasen.
Såfremt dialogrunden giver mulighed for direkte tildeling af kontrakt, kan tredje fase af udbudsforretningen afsluttes med standstill, evt. forhandling, og kontraktindgåelse.
Såfremt forhandling er nødvendig, kan yderligere faser tilføjes udbudsforretningen.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Afvikling af spørgsmål og svar
Afgivelse af tilbud
Uddybning og evaluering af tilbud
Tildeling, afslag og annoncering af udbudsresultat
Kontraktindgåelse
Overførsel og invitation til næste dialogrunde
ETHICS understøtter dialog i op til ti (10) dialogrunder.
Innovationspartnerskab
Innovationspartnerskab afvikles i minimum fire faser. Ordregiver har mulighed for at tilføje flere faser såfremt der opstår behov for anvendelse af forhandlingsrunder.
Første fase omhandler prækvalifikation af tilbudsgiver til den begrænsede fase. Tilbudsgiver skal i denne fase give oplysninger svarende til udbudsforretningens udelukkelses-, udvælgelseskriterier.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Offentliggørelse af bekendtgørelse og udbudsmateriale
Afvikling af spørgsmål og svar
Afgivelse af anmodning
Uddybning og evaluering af anmodninger
Kvalificering og afslag
Bemærk at kvalificering sker ved overførsel af bruger til tilbudsfasen via fanen Evaluering.
I anden fase af innovationspartnerskabet skal indledende tilbud afgives af prækvalificerede tilbudsgivere. Kun kvalificerede tilbudsgivere har mulighed for at deltage. Tilbudsgiver skal i denne fase give oplysninger svarende til udbudsforretningens tildelingskriterier. Oplysningerne danner grundlag for fastlæggelse af udbudsgrundlaget.
Såfremt tilbud modtaget i denne første forhandlingsrunde giver mulighed for direkte tildeling af kontrakt, kan fasen afsluttes med kontraktindgåelse.
Såfremt forhandling er nødvendig, kan yderligere faser tilføjes udbudsforretningen.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Afvikling af spørgsmål og svar
Afgivelse af tilbud
Uddybning og evaluering af tilbud
Tildeling, afslag og annoncering af udbudsresultat
Kontraktindgåelse
Overførsel og invitation til næste forhandlingsrunde.
Såfremt forhandling foretages som del af udbuddets anden fase, benyttes efterfølgende fase, af tilbudsgiver, til opdatering af det oprindelige tilbud. Efterfølgende faser er identiske med anden fase og kan udmunde i yderligere forhandlingsrunder eller kontraktindgåelse.
ETHICS understøtter forhandling i op til ti (10) forhandlingsrunder.
Efter gennemført kontraktindgåelse påbegyndes udbudsforretningens sidste fase, hvilken er innovationsfasen. I ETHICS kan ordregiver og leverandøren i fællesskab opstille delmål og angive opfyldelse heraf.
ETHICS’ kommunikationsmodul anvende til kommunikation i innovationsfasen.
Direkte tildeling af kontrakt
Proceduren direkte tildeling anvendelse til direkte kontraktindgåelse med udvalgt leverandør.
Direkte tildeling er ikke faseinddelt men giver mulighed for digital indgåelse af kontrakt og efterfølgende styring af samme.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Kontraktindgåelse
Kontrakt med en eller flere leverandører kan indgås og styres via ETHICS kontraktmodul.
Tilbudsindhentning
Tilbudsindhentning afvikles i en enkelt fase, hvor tilbudsgiver både skal give oplysninger svarende til udbudsforretningens udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Offentliggørelse af udbudsmateriale
Afvikling af spørgsmål og svar
Afgivelse af tilbud
Uddybning og evaluering af tilbud
Tildeling, afslag og annoncering af udbudsresultat
Kontraktindgåelse
Underhåndsbud
Underhåndsbud afvikles i en enkelt fase, hvor tilbudsgiver både skal give oplysninger svarende til udbudsforretningens udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier.
Proceduren afvikles ved brug af følgende elementer:
Offentliggørelse af udbudsmateriale
Afvikling af spørgsmål og svar
Afgivelse af tilbud
Uddybning og evaluering af tilbud
Tildeling, afslag og annoncering af udbudsresultat
Kontraktindgåelse
5.2 Rammeaftaler
Rammeaftaler understøttes i ETHICS, og er en tilgængelig valgmulighed ved oprettelse af udbud (se kapitel 5.4).
Ved oprettelse af rammeaftale i ETHICS får ordregiver mulighed for at afholde efterfølgende miniudbud og direkte tildelinger blandt tildelte rammeaftaleleverandører evt. fordelt pr. delaftale.
I fm. afholdelse af disse procedurer har ordregiver mulighed for automatisk anvendelse af skabeloner angivet på rammeaftalen.
Fra rammeaftalen har ordregiver mulighed for at følge trækket på aftalen ved at overvåge afviklede miniudbud og direkte tildelinger.
For mere information om rammeaftaler, kontakt venligst Innovasion.
5.3 Dynamisk indkøbssystem og kvalifikationsordning
Ordregiver har mulighed for at oprette dynamisk indkøbssystem og kvalifikationsordning i ETHICS.
Ved oprettelse af dynamisk indkøbssystem eller kvalifikationsordning i ETHICS får ordregiver mulighed for at afholde efterfølgende konkrete indkøb blandt kvalificerede tilbudsgivere evt. fordelt pr. kategori i systemet. Listen af kvalificerede tilbudsgivere vedligeholdelse løbende, og nytilkomne tilbudsgivere på listerne notificeres automatisk om igangværende og kommende konkrete indkøb.
I fm. afholdelse af disse procedurer har ordregiver mulighed for automatisk anvendelse af skabeloner angivet på systemet.
Fra systemet har ordregiver mulighed for at følge trækket på aftalen ved at overvåge afviklede konkrete indkøb. Fra oversigten over afviklede konkrete indkøb kan ordregiver med lethed foretage kvartalsvis annoncering af indkøb.
For mere information om rammeaftaler, kontakt venligst Innovasion.
5.4 Oprettelse af udbud
Udbud oprettes via organisationens udbudsoversigt.
Reference id skal angives, og vil blive fælles reference fro alle deltagere i udbudsforretningen. Formatet er valgfrit, men bør koordineres internt i organisationen.
Udbuddets sprog er afgørende for hvilket sprog udbuddet vises på. Udbudssproget prioriteres over brugerens personlige præference. Hvert udbud vises udelukkende i et sprog for at undgå forskelligartet tolkning af formuleringer mv.
CPV kategori skal vælges til kategorisering af organisationens udbud. Bemærk at kun øverste niveau kan vælges. Endelig CPV kode angivelse angives ved udformning af bekendtgørelse.
Lovgivning eller regelsæt vælges blandt de understøttede under Lovgivning.
Via tilgængeligt hjælpeværktøj i højre kan ETHICS guide ordregiveren i valg af lovgivning eller regelsæt.
Bemærk at hjælpeværktøjet er vejledende.
På baggrund af valg af lovgivning eller regelsæt tilpasses udvalget af proceduretype til det der understøttes.
De enkelte procedurer gennemgås senere i nærværende kapitel.
Mere information om rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer fremgår af kapitel 5.2 og 5.3.
5.5 Oversigt
Når en udbudssag åbnes udskiftes fanerne med faner relevante for sagen.
De enkelte faner gennemgås i de følgende underkapitler.
Af breadcrum’en fremgår det at ordregiveren befinder sig et niveau dybere i systemet. Ligeledes har navigationsmenuen nu yderligere navigationsmuligheder.
5.6 Kontrolpanel
Udbuddets kontrolpanel giver ordregiver et overblik over udbuddets status og generelle opsætning.
Kontrolpanelet indeholder også basal vejledning til ordregiver til afvikling af udbud.
Checkliste
Inkluderet i kontrolpanelet er også en vejledende checkliste, hvilken giver ordregiver et overblik over hvilke handlinger der anbefales i hver fase af udbudsafviklingen. Checklisten afhænger af valg af procedure, da de anbefalede handlinger og relevant faser varierer fra procedure til procedure.
Mere information om proceduretyper fremgår af kapitel 5.1.
Afkrydsning kan foretages manuelt, men vil også ske automatisk gældende for udvalgte punkter på listen.
Listen er faseopdelt og sorteret i kronologisk rækkefølge. De(n) formodede aktive fase(r) markeres med blåt. Gennemført(e) fase(r) markeres med grønt, og fremtidig(e) fase(r) har ingen markering (hvidt).
Procedurer og tilhørende tidsfrister
Udbuddet procedurer fremgår af kontrolpanelet og afhænger af vagt proceduretype.
Mere information om procedurer fremgår af kapitel 5.1.
Mere information om procedurer fremgår af kapitel 5.1.
Udbuddets tidsfrister angives via kontrolpanelet. Ordregiveren klikker på kalenderikonet, angiver dato og tidspunkt for fristen, og gemmer ved klik på fluebenet.
Spørgefristen er indikativ og bør anvendes til at afspejle ordregivers forpligtigelse ift. besvarelse af indkomne spørgsmål.
Tilbudsfristen er hård og udløser ophør i mulighed for at afgive tilbud. Det samme er gældende for anmodningsfrister i fm. prækvalifikationer. Tilbudsgiver kan ikke indsende eller afslutte tilbud efter fristens udløb. Ordregiver derimod vil få adgang til indkomne anmodning hhv. tilbud fra evalueringsfanen.
Bemærk at det er nødvendigt at angive tidsfrister forud for offentliggørelse og/eller aktivering af en procedure eller fase. Det er ikke muligt for interesserede at hente materiale og stille spørgsmål inden da, og heller ikke muligt for tilbudsgiver at sende anmodning eller tilbud.
Mere information op evaluering fremgår under kapitel 5.12.
Funktioner
Kontrolpanelet giver adgang til udbuddets generelle administrationsfunktion afhængigt af udbuddets aktuelle tilstand.
F.eks. kan udbud manuelt offentliggøres hhv. tilbagekaldes eller arkiveres.
Offentliggørelse
Offentliggørelse af udbud gør udbudssag tilgængelig for offentligheden. Først herefter kan bekendtgørelser læses, udbudsmateriale tilgås, og tilmelding og deltagelse foretages.
Udbud kan offentliggøres manuelt, men bemærk at såfremt udbudsbekendtgørelse offentliggøres vil udbuddet automatisk blive offentliggjort, i hvilket tilfælde den manuelle offentliggørelse er overflødig.
Mere om bekendtgørelser og automatisk offentliggørelse fremgår af kapitel 5.7.
Når udbud tilbagekaldes skjules bekendtgørelser og udbudsmateriale for offentligheden, og tilmeldingsmuligheden deaktiveres.
Arkivering
Ved arkivering markeres udbudssagen som arkiveret. Bemærk at arkiveringsprocessen ikke afbryder udbudsprocessen.
5.7 Bekendtgørelse
Fanen Bekendtgørelser anvendes til at oprette, administrere, og publicere bekendtgørelser relateret til nærværende udbudssag.
Som udgangspunkt indeholder oversigten ingen bekendtgørelser, men ordregiveren har mulighed for at oprette ny bekendtgørelse eller importere bekendtgørelse fra anden udbudsforretning.
Ved valg af oprettelse af nye bekendtgørelse skal der tages stilling til hvilken bekendtgørelsestype ordregiveren ønsker at oprette.
Tilgængelige valgmuligheder afhænger af angivet lovgivning eller regelsæt.
Ved valg af bekendtgørelsestype indlæses formularen og præudfyldes med relevante ordregiver-, udbuds- og organisationsdetaljer.
Bekendtgørelsesformularen er inddelt i faner afhængigt af valget af bekendtgørelsestype.
Ordregiveren kan ny angive ønskede informationer inkl. tilpasning af de prædefinerede oplysninger. Alle felter markeret med en stjerne skal udfyldes før bekendtgørelsen kan publiceres.
Formularen er forsynet med automatisk validering, og ordregiveren oplyses løbende om fejl og mangler i de angivne oplysninger (markeret med rødt).
Bemærk at udbuddets internetadresse indsættes automatisk, og bør kun tilpasses såfremt man er bekendt med formen.
URL’en for offentligheden og tilbudsgiver er forskellig fra den ordregiver anvender!
Når bekendtgørelsen gemme, fremgår et bekendtgørelses element af bekendtgørelsesoversigten.
Bekendtgørelsens type, validerings- og publiceringsstatus fremgår samt antallet af identificerede valideringsfejl. Før eliminering af alle kendte valideringsfejl kan bekendtgørelsen ikke sendes til publicering hos relevant publiceringskontor.
Ordregiver har udelukkende mulighed for at forsætte redigering af bekendtgørelsen indtil denne er fri for valideringsfejl.
Ordregiveren kan altid slette eller få vist bekendtgørelseskladder. Ved anvendelse af den anbefalede browser Google Chrome kan visning af bekendtgørelse anvendes til generering af pdf version af bekendtgørelsen til intern revidering mv.
Når bekendtgørelsen er afsendt til publikationskontoret kan afsendelsestidspunktet ses i oversigten.
Når bekendtgørelsens offentliggøres af publikationskontoret opdateres ETHICS automatisk.
Såfremt bekendtgørelsen ikke accepteres, får ordregiver besked herom og mulighed for at redigere og gensende bekendtgørelsen.
Når bekendtgørelsen accepteres og offentliggøres af publikationskontoret opdateres udbuddet i ETHICS med journalnummer og offentliggørelsestidspunkt. Der publiceres link til bekendtgørelsen hos publikationskontoret.
Offentliggørelsen af bekendtgørelsen udløser samtidig offentliggørelsen af udbuddet i ETHICS.
Mere information om offentligt tilgængelig udbud pr. organisation fremgår under kapitel 4.2.
F.s.v.a. EU-udbud, så tillades manuel offentliggørelse, såfremt den automatiske offentliggørelse ikke er sket indenfor 48 efter bekendtgørelsens afsendelse.
Mere information om manuel offentliggørelse af udbud fremgår under kapitel 5.6.
Ordregiver notificeres om alle opdatering i publiceringsprocessen.
5.8 Udbudsmateriale
Fanen Udbudsmateriale anvendes til at oprette, administrere, og publicere udbudsmateriale relateret til nærværende udbudssag.
I fm. opbygning af udbudsmaterialet skal ordregiver angive hvad der forventes besvaret og indsendt af tilbudsgiver afhængigt af fase og procedure.
Udbudsmateriale oprettes i øverste højre hjørne.
Ved oprettelse af nyt element i udbudsmaterialet skal ordregiver først vælge type. Der kan vælges mellem følgende typer:
Type | Uddybning |
|---|---|
Overskrift | Anvendes til at inddele udbudsmaterialet kategorier |
Dokument der kan hentes af tilbudsgiver | Giver ordregiver mulighed for at dele et dokument med tilbudsgiver |
Intelligent spørgeskema der skal besvares af tilbudsgiver | Anvendes til struktureret tilbudsindhentning af f.eks. tilbudsliste, kravspecifikation eller løsningsbeskrivelse |
Efterspørgsel af dokument fra tilbudsgiver | Anvendes til at efterspørge et konkret dokument som del af indkomne tilbud, dog uden at stille en skabelon el. lign. Til rådighed for tilbudsgiver |
Dokument der kan hentes, udfyldes og returneres af tilbudsgiver | Anvendes til at efterspørge besvarelse af en, af ordregiver, udarbejdet skabelon el. lign. |
European Single Procurement Document | Anvendes af ordregiver til at oprette et ESPD og af tilbudsgiver til at besvare ESPD’et |
Mappe der kan hentes af tilbudsgiver | Giver ordregiver mulighed for at dele flere dokumenter med tilbudsgiver |
Afhængigt af valg af type får ordregiveren en række valgmuligheder til rådighed.
Bemærk at betegnelsen anvendes uanset type i kommunikationen med tilbudsgiver.
Overskrift
Anvendes til at inddele udbudsmaterialet kategorier.
Dokument der kan hentes af tilbudsgiver
Giver ordregiver mulighed for at dele et dokument med tilbudsgiver.
Denne type indbefatter deling af dokument fra ordregivers side, hvorfor vedhæftningsfeltet kommer til synes. Dette kan benyttes til at vælge og vedhæfte eller drag-n-drop et dokument.
Når dokumentet er valgt, ligges det klar til upload. Ved klik på Gem starter overførslen.
Intelligent spørgeskema der skal besvares af tilbudsgiver
Anvendes til struktureret tilbudsindhentning af f.eks. tilbudsliste, kravspecifikation eller løsningsbeskrivelse.
Denne type indbefatter deling af dokument fra ordregivers side, hvorfor vedhæftningsfeltet kommer til synes. Dette kan benyttes til at vælge og vedhæfte eller drag-n-drop et dokument. Bemærk at der skal vedhæftes et qDesign skema til denne elementtype (format: xqd).
Når dokumentet er valgt, ligges det klar til upload. Ved klik på Gem starter overførslen.
Efterspørgsel af dokument fra tilbudsgiver
Anvendes til at efterspørge et konkret dokument som del af indkomne tilbud, dog uden at stille en skabelon el. lign. til rådighed for tilbudsgiver.
Dokument der kan hentes, udfyldes og returneres af tilbudsgiver
Anvendes til at efterspørge besvarelse af en, af ordregiver, udarbejdet skabelon el. lign.
Denne type indbefatter deling af dokument fra ordregivers side, hvorfor vedhæftningsfeltet kommer til synes. Dette kan benyttes til at vælge og vedhæfte eller drag-n-drop et dokument.
Når dokumentet er valgt, ligges det klar til upload. Ved klik på Gem starter overførslen.
European Single Procurement Document
Anvendes af ordregiver til at oprette et ESPD og af tilbudsgiver til at besvare ESPD’et.
Ved oprette af ESPD kan ordregiver vælge at tage udgangspunkt i et tidligere udarbejdet ESPD request fra en godkendt ESPD service (f.eks. EC ESPD servicen) ved at vedhæfte en request fil under Generelt. Ordregiver kan også oprette et ny ESPD blot ved at vælge udelukkelses- og udvælgelseskriterier i de følgende faner.
Bemærk at udvalgte udelukkelseskriterier er obligatoriske.
Bemærk at såfremt alpha kriteriet vælges, kan øvrige udvælgelseskriterier ikke vælges.
Ved klik på Gem genereres og gemmes et EC godkendt og kompatibel ESPD request direkte som en del af udbudsmaterialet.
For generel vejledning i anvendelse af ESPD til udbud henvises til Konkurrence og Forbrugerstyrelsen.
http://www.kfst.dk/Offentlig-konkurrence/Udbud/Udbudsregler/ESPD
Mappe der kan hentes af tilbudsgiver
Giver ordregiver mulighed for at dele flere dokumenter med tilbudsgiver.
Denne type indbefatter deling af flere dokumenter fra ordregivers side, hvorfor vedhæftningsfeltet kommer til synes. Dette kan benyttes til at vælge og vedhæfte eller drag-n-drop flere dokumenter eller mapper.
Når dokumenterne er valgt, ligges de klar til upload. Ved klik på Gem starter overførslen af samtlige dokumenter.
Vejledninger
Fanen Vejledninger giver ordregiver mulighed for at tilknytte kort og lang vejledningstekst til det enkelte dokument i udbudsmaterialet. Teksten er tiltænkt tilbudsgiver og vises i kontekst af tilbudsafgivelsen.
Validering
Under fanen Validering kan ordregiver vælge antal besvarelser der tillades fra tilbudsgivers side til den pågældende type.
Minimum og maximum antal angives i hele numeriske værdier (1, 2, 3, el. lign.).
Flerfaset udbud
Ved flerfaset udbud skal ordregiver tage stilling til hvornår det enkelte dokument er tilgængeligt for tilbudsgiver.
Vælges prækvalifikationsfasen kan dokumenter med besvarelsesmulighed besvares i fm. prækvalifikationsanmodning.
Vælges tilbudsfasen kan dokumenter med besvarelsesmulighed kun besvares af prækvalificerede tilbudsgivere i forbindelse med tilbudsafgivelsen.
Vælges alle faser kan dokumenter med besvarelsesmulighed besvares i alle faser.
Offentliggørelse og tilgængelighed
Udbudsmaterialet bliver tilgængeligt for interesserede ved offentliggørelse og aktivering af udbuddet.
Specielt for forsvars- og sikkerhedsudbud, så forbliver udbudsmateriale tilknyttet tilbudsfasen, i udbud med prækvalifikation, utilgængelige for andre end de prækvalificerede tilbudsgivere.
5.9 Spørgsmål og svar
Tilbudsgiver kan via udbudssiden stillet spørgsmål til ordregiver. Spørgsmålene kategoriseres på efter udbudsmaterialets opbygning. Indkomne spørgsmål fremgår af spørgsmål og svar oversigten.
Af oversigten fremgår spørgsmål inkl. detaljer og besvarelsesstatus. Ordregiver oprette besvarelser tilknyttet det enkelte spørgsmål ved brug af Svar funktionen.
Ordregiver har mulighed for at anonymisere og/eller opdele hvert spørgsmål i fm. besvarelse. Der kan angives et ubegrænset antal besvarelser til hvert spørgsmål.
Hver besvarelse kan redigeres eller slettet så længe den er i kladde-tilstand. En besvarelse kan ikke redigeres når den er offentliggjort.
Offentliggørelse sker ved valg af et antal (ubegrænset) besvarelser og brug af funktionen Offentliggør.
Ved offentliggørelse får alle tilmeldte brugere notifikation om offentliggørelsen automatisk. Ved flerfaset udbud informeres udelukkende brugere der er godkendt til den aktive procedure.
Ordregiver kan altid filtrere spørgsmål og svar således at kunne ubesvarede spørgsmål visses eller at offentliggørelser visses som de visses for tilmeldte brugere.
Såfremt spørgsmål og svar publiceres som et særskilt dokument tilføjet udbudsmaterialet anbefales det at tilbudsgiver opdateres ved brug af generel annoncering.
Mere information om generelle annonceringer fremgår af kapitel 5.10.
Spørgsmål kan altid stilles via udbudssiden. Dette gælder også efter spørgefristen hvilken kun er indikativ, og bør sættes i overensstemmelse med ordregiver forpligtelse til besvarelse.
5.10 Generelle meddelelser
Generelle meddelelser sendes til alle tilmeldte brugere, og kan benyttes af ordregiver til at annoncere alt fra leverandørmøder til ændringer i udbudsmaterialet.
Ordregiver angiver emne, vigtighed og indhold, før meddelelses sendes til alle tilmeldte tilbudsgiver. Interessenter der endnu ikke har tilmeldt sig vil via kommunikationsoversigten kunne læse alle tidligere offentliggjorte annonceringen til sikring af overholdelse af ligebehandlingsprincippet.
5.11 Direkte dialog
Direkte dialog med tilbudsgiver tilbuds gennem hele processen.
Bemærk at ordregiver kunne må kommunikere med tilbudsgiver i nødvendigt omfang om med hensyntagen til ligebehandlingsprincippet.
Dialogoversigten opdateres automatisk med alle tilmeldte brugere. Ordregiver har ydermere mulighed for at filtrere oversigten baseret på tilmeldte brugers tilstand.
Ordregiver kan igangsætte forskellige dialogformer afhængigt af behovet.
Forespørgsel
Forespørgsler giver ordregiver mulighed for at fremsende spørgsmål til tilbudsgiver, som tilbudsgiver efterfølgende kan besvare. Tilbudsgiver kan lave flere besvarelser, men ordregiver har mulighed for at afslutte dialogen efter behov.
Annoncering
Ordregiver kan sende individuelle annonceringer til udvalgte tilbudsgivere, uden at tilbudsgiver kan besvare henvendelserne.
Tildelingsbrev
Ved tildeling af kontrakt kan tildelingsbrev sendes til leverandøren.
Det er muligt at anvende skabeloner. Kontakt Innovasion for mere information.
Afslagsbrev
Ved afslag kan afslagsbrev sendes til tilbudsgiver. Afslaget bør begrundes objektivt for at undgå klagesag.
Det er muligt at anvende skabeloner. Kontakt Innovasion for mere information.
Anmodning om dokumentation for oplysninger angivet i ESPD
Ved tildeling af kontrakt kan Anmodning om dokumentation for oplysninger angivet i ESPD sendes til leverandøren.
5.12 Evaluering
Aktivitetsovervågning
Evalueringsfanen kan anvendes frem til fristen til at følge aktivitetsniveauet med angivelse af tilmeldte tilbudsgivere og tilhørende tilbudsstatus. For hver tilmeldte tilbudsgiver angives antal afsluttede tilbud. Bemærk at kun det sidste tilbud er gældende og derfor vil ordregiver kun få adgang til dette. Af tilbudsgiver fravalgte dokumenter vil ikke indgå i evalueringen.
Åbning af anmodninger hhv. tilbud
Ved procedurens fristudløb åbnes der for adgang til indsendte anmodninger hhv. tilbud for den pågældende fase.
Indsendte anmodninger hhv. tilbud fordeles på de tilgængelige indsendelseskategorier defineret af ordregiver.
Elektronisk signeret følgebrev indeholdende alle dokumenter inkl. checksum til bevisførelse kan hentes i venstre side ud for hver enkelt tilbudsgiver.
Ved klik på et tal i oversigten vises de dokumenter som tallet repræsenterer.
I fm. hver visning har ordregiver mulighed for at hente et, flere eller alle dokumenter.
Bemærk at ESPD’er kan gennemses i pdf format, hvorved ordregiver ikke behøver at håndtere espd-xml filer ej heller gøre brug af andre ESPD services.
Såfremt intelligente spørgeskemaer er anvendt, har ordregiver mulighed for at foretage analyse af indkomne besvarelser.
Analysen udmunder i en række sammenkøringsresultater der vises direkte i tabellen.
De enkelte resultater kan hentes i regneark format.
Kontakt Innovasion for mere information om intelligente spørgeskemaer og effektiviseringsmuligheder i evalueringsfasen på support@ethics.dk
Prækvalificering eller Overførsel til næste runde
Såfremt den afsluttede procedure ikke er den sidste procedure i udbuddet har ordregiver mulighed for at udvælge tilbudsgivere til næste fase i udbuddet. F.eks. kan ordregivere prækvalificere anmodende virksomheder til tilbudsafgivelse eller overføre tilbudsgivere fra første udbudsrunde til næste runde i udbud med forhandling.
Bemærk at angivelse ingen effekt har før den næste fase aktiveres af ordregiver via kontrolpanelet. Påvirkede tilbudsgivere modtager heller ej besked forud for aktiveringen.
Mere information om aktivering af procedurer fremgår af kapitel 5.1.
Tildeling og afslag
Såfremt den afsluttede procedure er den sidste procedure i udbuddet har ordregiver mulighed for at tildele kontrakt eller give afslag til hver enkelt tilbudsgiver.
Tildeling er en forudsætning for anvendelse af digital kontraktindgåelse. For mere information om digital kontraktindgåelse og -styring, kontakt Innovasion på support@ethics.dk.
Direkte dialog
Fra evalueringsoversigten er der genvej til igangsætning af direkte dialog med tilbudsgiver.
Mere information om direkte dialog fremgår af kapitel 5.11.
5.13 Brugeradministration
I fm. afvikling af procedurer der tillader direkte invitation af udvalgte tilbudsgivere har ordregiver mulighed for at anvende invitationsfunktionen.
Bemærk at flere tilbudsgivere kan angives før invitationerne sendes. For at afsende invitation skal ordregiver vælge blandt de angivne tilbudsgivere.
Invitationerne indeholder standard formulering og link til udbudssiden.
5.14 Intern bruger administration
Ordregivers brugere administreres via den interne brugeradministration.
Ordregiver har mulighed for at tildele adgang til kollegaer og eksterne samarbejdspartnere. Adgangstildelingen kan differentieres ved valg blandt mulige roller. Rolletildelingen er udelukkende gældende for det pågældende udbud.
Nedenfor findes en liste over tilgængelige roller samt betegnelse og beskrivelse af hvilke rettigheder de enkelte rolle giver.
Rolle | Betegnelse | Rettigheder |
|---|---|---|
Udbudsadministrator | TenderAdmin | Redigering af udbud Brugeradministration |
Udbudskonsulent | TenderConsultant | Redigering af udbud |
Udbudslæser | TenderReader | Kiggeadgang |
Kontraktkonsulent | ContractConsultant | Redigering af kontrakt |
Tegnende leder | ContractSignatory | Underskrift af kontrakt |
5.15 Audit
Audit giver adgang til udbudsloggen der indeholder fortegnelse over alle handling foretaget af såvel ordregiver som tilbudsgiver. Der er mulighed for at søge på nøgleord, handlinger, brugere, ip-adresser og tidsrum. Uddybende detaljer for hver enkelt handling er også tilgængelige i kontekst af den enkelte linje i oversigten.
5.16 Skift til udbud med forhandling
Procedure for skift til udbud med forhandling startes via udbuddet kontrolpanel. Her vælges ”Skift til Udbud med forhandling” på den aktive runde, hvorefter denne udskiftes med første forhandlingsrunde. Tilbud modtaget i denne runde vil efterfølgende blive betragtet som indikativ tilbud på baggrund af hvilke forhandlinger kan indledes.
Efterfulgt skift i overordnet procedure type har ordregiver mulighed for at tilføje næste forhandlingsrunde under kontrolpanelets funktioner
Fremgangsmåde en identisk med den normale procedure for udbudsrunder under udbud med forhandling. Tilføjende runder vises i forlængelse af de eksisterende.
Bemærk at bekendtgørelse om skift af udbudsprocedure til udbud med forhandling kan annonceres til relevant publikationskontor via bekendtgørelsesfanen.
Det anbefales i øvrigt at alle interesseret på udbudssagen informeres ved udsendelse af generel meddelelse under tilhørende fane.
5.17 Annullering af udbud
Annullering af udbud foretages under bekendtgørelsesfanen ved udfyldelse og afsendelse af bekendtgørelse om indgåede kontrakter (afhængigt af regelsæt/lovgivning), hvori årsagen uddybes.
Derudover anbefales det at ordregiver informerer alle interesseret på udbudssagen ved udsendelse af generel meddelelse under tilhørende fane.
Efter bekendtgørelse af beslutningen om annullering af udbudsforretningen, kan udbudssagen arkiveres under kontrolpanelets funktioner.