Når der er etableret en rammeaftale med flere leverandører, vil kontraktbetingelserne diktere, hvordan konkrete indkøb skal gennemføres. En mulighed er miniudbud.

Nye miniudbud oprettes direkte fra den nuværende aftale. Det betyder, at du først skal finde den relevante rammeaftale eller dynamiske indkøbssystem, inden du begynder at udarbejde miniudbuddet.

Rammeaftaler kan findes igennem denne funktion:

 Når du står på det pågældende DIS eller rammeaftale vil du have muligheden “Opret miniudbud”

Klik på knappen for at oprette et nyt miniudbud.

Giv udbuddet en overskrift. Du kan også vælge, hvilket projekt udbuddet skal gemmes under. Standardindstillingen laver det til samme projekt som aftalen, men du har mulighed for at vælge et andet projekt. Forskellige ordregiver har forskellige rutiner, så hvis du er i tvivl, skal du kontakte din systemadministrator.

Klik på Gem for at fortsætte.

Herefter registrerer du udbuddet på den sædvanlige måde ved at udfylde en beskrivelse, angive tilbudsfrist, uploade dokumenter osv.

Går du til fanen Leverandører, her ser du at leverandørene som er registreret på rammeaftalen/DIS er ført over til miniudbuddet. 

Når alle oplysningerne i udbuddet er udfyldt, skal du klikke på Publicer. Leverandørerne modtager nu en e-mail med besked om, at de er blevet inviteret til at deltage i et miniudbud.

Klik på fanen Log. Her ser du, hvilke meddelelser der er sendt fra Mercell. Klik på linket mærket Systemmeddelelse/systembesked.

Foran modtager ser du en lille konvolut. 

Den lille konvolutten indikerer om beskeden er læst eller ej.

Beskeden er ikke læst

 Beskeden er læst. Holder du markøren over konvolutten, vil du se hvornår beskeden blev læst.