I en del tilfeller er oppdragsgiver forpliktet til å benytte en to-trinns prosedyre, i andre tilfeller er det frivillig. Mercell støtter to-trinns prosedyrer og krav knyttet til at alle dokumenter skal publiseres samtidig med kunngjøringen.
Etter FOA del III er det et krav at konkurransegrunnlaget skal gjøres tilgjengelig fra den dagen konkurransen er kunngjort i TED-databasen. Det betyr at leverandørene skal ha tilgang til kravspesifikasjoner, tildelingskriterier, prisskjema osv. allerede i trinn 1 i konkurransen.
Etter FOA del II er det ikke slike eksplisitte krav, men i veilederen fra Regjeringen anbefales det at oppdragsgiveren har mest mulig av konkurransegrunnlaget klart på kunngjøringstidspunktet.
I Mercell er funksjonaliteten lik uavhengig av forskriftsanvendelse, noe som medfører at du ikke kan publisere trinn 1 (kvalifiseringen) før du har registrert alle obligatoriske deler i trinn 2 (tilbudsfasen).
Verdt å vite om dynamiske dokumenter
Hvis du bruker dynamiske dokumenter, anbefaler vi å opprette egne dokumentmaler tilpasset to-trinns konkurranser; en for prekvalifiseringen og en for tilbudsfasen. Dette fordi de forskjellige dynamiske dokumentene kun henter informasjon fra den delen av konkurransen de er tilknyttet. Dette fordi et dynamisk dokument i trinn 2 ikke kan flette inn informasjon fra trinn 1, og vice versa.
Verdt å vite om dynamiske dokumenter
Hvis du bruker dynamiske dokumenter, anbefaler vi å opprette egne dokumentmaler tilpasset to-trinns konkurranser; en for prekvalifiseringen og en for tilbudsfasen. Dette fordi de forskjellige dynamiske dokumentene kun henter informasjon fra den delen av konkurransen de er tilknyttet. Dette fordi et dynamisk dokument i trinn 2 ikke kan flette inn informasjon fra trinn 1, og vice versa.
Først må du registrere trinn 1, prekvalifiseringen.
Opprett ny konkurranse som vanlig. Under Type kunngjøring velger du Kunngjøring av konkurranse med kvalifisering (to trinn) og fyller ut overskrift, velger terskelverdi, kontraktstype osv, på samme måte som du gjør i en vanlig konkurranse.
Kontrakt eller rammeavtale? Dersom konkurransen gjelder inngåelse av en rammeavtale, skal du uansett velge Kunngjøring av konkurranse med kvalifisering (to trinn). Rammeavtale velges i innstillingene når du registrerer trinn 2. |
Under fanen beskrivelse fyller du ut II.1.4) Kort beskrivelse, II. 2.4) Beskrivelse av anskaffelsen.
I boksen for informasjon fyller du ut informasjon om kontraktens varighet (Varighetstype), Kvalifikasjonsfrist setter du til frist for å levere søknad om kvalifisering.
For øvrig fyller du ut de øvrige delene av kunngjøringen på vanlig måte:
beskriver kvalifikasjonskrav og kriterier eller regler for utvelgelsen av eventuelt overtallige kvalifiserte leverandører. Lenke til FOA del III
laster opp dokumenter knyttet til prekvalifiseringen. Dokumentene som tilhører trinn 2 (tilbudsfasen) skal du laste opp i trinn 2
ferdigstiller eventuelle dynamiske dokumenter
velger CPV-koder
Bruk Valider-knappen for å finne ut om noe mangler i konkurransen.
OBS Dersom du pleier å registrerer krav, produkter og tildelingskriterier, og gjennomfører evalueringen i Mercell, skal du ikke registrere dette i trinn 1. Det skal du registrere i trinn 2. |
Du kan altså ikke publisere trinn 1 før du har registrert alle obligatoriske deler i trinn 2.
Trinn 2 av konkurransen oppretter du i fanebladet Konkurranser eller ved å klikke på ‘Konkurranse - Trinn 2’ på status-siden.
Klikk på +tegnet eller + Legg til.
I Type kunngjøring velger du om du skal etablere en konkurranse som skal ende i en kontrakt, omvendt auksjon eller en rammeavtale, samt fyller ut overskrift.
Tips Det kan være fornuftig å gi trinn 2 av konkurransen et annet navn enn trinn 1, eller en tydelig betegnelse som gjør at det klart fremkommer at dette er trinn 2 i konkurransen. Du kan f.eks. kalle trinn 1 "Prekvalifisering til konkurranse om nnnnnnn", og trinn 2 "Tilbudsfase i konkurranse om nnnnnnn". Dette gjør det enklere å holde oversikt både for deg selv og for leverandørene. Det er bare prekvalifiseringen som blir publisert på Doffin/TED, men leverandørene kan lese beskrivelsene og dokumentene i trinn 2 fra Mercells nettsider. |
I trinn 2 av konkurransen kan du nå registrere krav, produkter og tildelingskriterier. Se egne artikler for dette:
Registrere krav i en konkurranse
Registrere tildelingskriterier
Husk at trinn 2 i konkurransen må være ferdig registrert med all obligatorisk informasjon før du kan kunngjøre trinn 1. Dette betyr at du må sette tilbudsfrist, og laste opp dokumenter som om du skulle publisere en vanlig konkurranse.
Du må altså ha planlagt fremdriften i hele anskaffelsen mtp. frister, ha alle aktuelle dokumenter og vilkår ferdig allerede ved kunngjøring av kvalifiseringsfasen.
Det er imidlertid mulig å gjøre endringer i trinn 2 på et senere tidspunkt dersom det blir nødvendig, akkurat som i vanlige konkurranser.
Hvis du bruker dynamiske dokumenter, vil flettefunksjonene kun hente informasjon fra trinn 2 av konkurransen.
Når trinn 2 er ferdig registrert, klikker du på globusen for å publisere konkurransen. Leverandørene vil deretter melde sin interesse og levere søknad om kvalifisering på lik linje med at de leverer tilbud.
Når fristen for å levere søknad om deltakelse er utløpt, må du gå gjennom dokumentasjonen og velge ut de leverandørene som skal inviteres til å delta i tilbudsfasen. Dette gjør de fleste utenfor Mercell med støttedokumenter.
Vi går nå ut fra at du har plukket ut de leverandørene som skal være med videre i konkurransen og som skal inviteres til å levere tilbud, og at du nå er klar til å sende ut meddelelse om kvalifiseringsbeslutningen til de berørte leverandørene.
Gå til Sammenlign kval. anmodninger eller klikk på Kvalifikasjonskrav i Status-bildet.
I Evaluering/Status går du til Kvalifisering
Velg hvilke leverandører som er ansett som kvalifisert til å delta i tilbudsfasen (trinn 2) og ikke. De som skal inviteres til å delta i tilbudsfasen skal ha status Kvalifisert. De som ikke nådde opp skal ha status ‘Ikke kvalifisert’.
I feltet Kommentar til leverandøren kan du skrive en kommentar til leverandøren. Du kan også laste opp et dokument som vises til de aktuelle leverandørene.
OBSFør du kan sende ut meddelelsene må du også gå gjennom ESPD avvisningsgrunner og ESPD kvalifikasjonskrav og markert leverandørenes status med rullegardinen. |
Når alle leverandørene har fått status ‘Kvalifisert’ eller ‘Ikke kvalifisert’ klikker du på Lagre. For å sende ut beslutningen til leverandørene, klikker du på Kvalifiser-knappen.
Du får deretter opp denne meldingen
.png?version=1&modificationDate=1576672679788&cacheVersion=1&api=v2&width=374 "Mercell Norge Support > Registrere og gjennomføre en to-trinns konkurranse > mceclip2 (1).png")
Varseltrekanten til høyre for leverandørene betyr at det mangler informasjon i forrige steg. Holder du musepekeren over trekanten ser du hva som mangler. Slike mangler kan være:
Det er ikke lastet opp noe dokument
Det er ikke lagt til en kommentar til leverandøren
Hvis du hadde til hensikt å ikke laste opp vedlegg eller skrive kommentar, kan du klikke OK. I motsatt fall klikker du Avbryt og går tilbake til forrige steg.
I feltet Kommentar til kvalifiseringen kan du skrive en kommentar eller en redegjørelse for kvalifiseringsprosessen og en begrunnelse. Dette blir overført til protokollen.
De leverandørene som ble markert som Kvalifisert, vil nå umiddelbart få mulighet til å starte innlevering av tilbud i trinn 2. Du trenger altså ikke sende ut noen invitasjon eller aktivere trinn 2, dette skjer automatisk.
De leverandørene som ikke ble kvalifisert, får meddelelse om dette og tilgang til kommentarene du har lagt inn og dokumentene du evt. lastet opp. Disse leverandørene vil naturlig nok ikke få mulighet til å levere tilbud i trinn 2.
Når en leverandør finner konkurransen på Doffin og klikker på linken, kommer han til dette bildet.
.png?version=1&modificationDate=1576672567773&cacheVersion=1&api=v2 "Mercell Norge Support > Registrere og gjennomføre en to-trinns konkurranse > mceclip4 (1).png")
Når han klikker på Meld interesse eller Vis dokumenter, blir han videresendt til Mercell hvor han kan laste ned og lese dokumentene knyttet til prekvalifiseringen (trinn 1).
Leverandørene vil også finne en link til konkurransens trinn 2:
Klikker han på linken kommer han til trinn 2, og kan laste ned og lese dokumentene.
Når leverandøren har meldt interesse for konkurransen, vil han få tilgang til både trinn 1 og trinn 2.
For å levere kvalifiseringsanmodning, klikker han på Gi tilbud.
For å se på konkurransens trinn 2, klikker han på fanen Konkurranser (trinn2) og klikker deretter på konkurransen.
Han får nå tilgang til hele innholdet i konkurransen, men selvsagt er det ikke mulig å levere tilbud.
|