Hvordan opprette en dynamisk dokumentmal. Et dynamisk dokument er et dokument som automatisk henter inn informasjon som registrereres i Mercell. Når du legger inn beskrivelse, frister og kriterier, vil et dynamisk dokument kunne hente inn denne informasjonen og presentere den i dokumentformat (pdf).
Opprettet: 29. september 2017 12:13
Endret: 19. oktober 2017 11:49
Dynamisk dokumentmal
Hvordan opprette en dynamisk dokumentmal
Appendix 1: Opprett nytt prosjekt
Hvordan opprette en dynamisk dokumentmal i Mercell. Oppbygging av dokument og etablering av mal.
Opprettet: 31. august 2017 08:54
Endret: 30. oktober 2018 16:02
Et dynamisk dokument er et dokument som automatisk henter inn informasjon som registrereres i Mercell. Når du legger inn beskrivelse, frister og kriterier, vil et dynamisk dokument kunne hente inn denne informasjonen og presentere den i dokumentformat (pdf).
Hensikten med å bruke et dynamiske dokumenter er å sikre at informasjonen i konkurransedokumentene er lik informasjonen som er oppgitt i kunngjøringen. Du registerer informasjonen kun på ett sted, og du behøver for eksempel ikke å oppdatere konkurransedokumentet manuelt hvis noe endrer seg underveis i konkurranseregistreringen.
I prinsippet kan alle typer dokumenter etableres som dynamiske, men i all hovedsak benyttes funksjonen til mal på konkurransegrunnlag og avtaledokumenter
Vi anbefaler at man oppretter et eget Prosjekt for maler generelt. Dette Prosjektet bør kun administreres av en som er ansvalig for maler for virksomheten, og bør være en admin-bruker/superbruker av systemet.
Veileder - Opprett nytt prosjekt
Se Tillegg 1
Prosjektnavnet bør reflektere at prosjektet benyttes kun til maler. For eksempel 00 MALER FOR VIRKSOMHETEN.
2
1
1
Prosjektnavnet bør inneholde informasjon om at dette prosjektet benyttes til etablering og tilgjengeliggjøring av maler
2
Beskriv gjerne hva dette prosjektet skal brukes til
Maler i Mercell må etableres ut ifra en konkurranse. Derfor må du opprette en ny konkurranse for å starte oppbyggingen av en ny dynamisk dokumentmal. Vi kaller denne typen konkurranse en "Malkilde", fordi det ikke er en konkurranse som skal publiseres, men kun brukes til å bygge maler.
Gå til fanebladet Konkurranser i prosjektet og klikk på "Legg til" eller på 
I skjermbildet med innstillinger behøver du ikke ta stilling til type kunngjøring, terskelverdi eller skjema. Dette er irrelevant i denne sammenhengen.
Gi Malkilden en overskrift som reflekterer innholdet. For eksempel: "01 Malkilde - Konkurransegrunnlag Del I"
2
1
1
Overskriften bør reflektere hva innholdet er
2
Klikk Lagre når overskrift er oppgitt.
Klikk Lagre for å fortsette
Gå til fanebladet "Dokumenter" og velg seksjonen "Dynamiske dokumenter"
2
1
1
Seksjon - Dynamiske dokumenter
2
Klikk "Legg til" for å opprette et nytt dokument
Klikk på "Legg til" for å starte opprettelsen av et nytt dynamisk dokument
Du skal nå gi dokumentet et navn. Dette navnet må vise hva malen inneholder. Du må også velge hva slags type dokument dette skal være: Konkurransedokument eller Avtaledokument.
3
2
1
1
Velg hva slags type dokument dette er (konkurranse eller avtale)
2
Gi maldokumentet et navn som reflekterer innholdet
3
Lagre for å fortsette
Klikk "Lagre"
Du vil nå se et nytt faneblad som heter "Innhold". Det er her du skal begynne å bygge opp avsnitt og innhold i dokumentet.
2
1
1
Huk av hvis du ønsker at virksomhetens logo skal være på forsiden av dokumentet. Ta kontakt med Mercell hvis logo ikke er lagt til.
2
Last ned: Lagre en PDF av dokumentet. Dette er slik dokumentet vil se ut også for leverandører Forhåndsvisning: Se hvordan dokumentets innhold ser ut. Favoritt: Marker dokumentet som favoritt hvis du ønsker rask tilgang fra forsiden i Mercell.
Klikk på 
for å legge til innhold i dokumentet.
8
7
6
5
4
3
2
1
1
I det første avsnittet som opprettes kan du kun velge nivå 1. Senere vil du kunne velge undernivå.
2
Type innhold - Her kan du velge om det skal hentes innhold fra konkurranseregistrering i Mercell (F.eks. Kvalifikasjonskrav)
3
Overskriften i avsnittet
4
Huk av her hvis du ikke ønsker at avsnitt nummereres automatisk
5
Tekst i avsnitt
6
Det er mulig å laste opp bilder i et avsnitt
7
Lagrer og oppretter nytt avsnitt
8
Lagre avsnittet
Det første avsnittet som opprettes blir automatisk "Nivå 1". Etter hvert som avsnitt bygges opp kan du bygge opp undernivå. Dette fungerer på samme måte som overskriftsnivåer i f.eks Word.
Huk av for dette hvis du ikke at avsnittet skal nummereres automatisk
Dette vil være avsnittets overskrift
Her finner du en nedtrekksfane hvor du kan velge type innhold. Hvis dette er satt til "Kun tekst/hjelpetekst/verdi" er det kun informasjon i tekstboksen nedenfor (Beskrivelse) som vises i dokumentet.
Hvis du velger f.eks. "Konkurranse: Tildelingskriterier" vil dokumentet hente informasjon fra konkurransen det ligger i. I praksis vil det bety at når denne malen brukes på en reell konkurranse, så vil tildelingskriteriene som legges til på konkurransen automatisk overføres til konkurransegrunnlaget.
Tekst som fylles ut her vil være synlig i dokumentet
Et avsnitt som ikke skal hente informasjon fra konkurransen eller inneholde hjelpetekst/verdier er gjerne "standardtekster" som ikke vil være nødvendig å justere på i hver enkelt konkurranse. For eksempel informasjon om oppdragsgiver.
Oppgi overskrift, fyll ut beskrivelse og klikk Lagre.
1
1
Klikk for å endre eller på X for å slette.
Avsnitt kan hente informasjon fra registrerte felter i en konkurranse. For eksempel "Tilbudsfrist"
Pass på at markøren er i tekstboksen (Beskrivelse), og klikk på "Sett inn verdi"
I eksempelet nedenfor er det også lagt til en tekst foran verdien som skal settes inn:
2
1
1
Verdien som hentes inn vil vises her
2
Klikk her for å komme til hjelpetekst eller verdiregistrering
I neste bilde skal du velge type: "Verdi hentet fra konkurranse, avtale eller leverandør"
1
1
Velg denne for å hente verdi fra Mercell
Velg "Konkurranse" for å se hvilke verdier som kan hentes inn:
2
1
1
I denne nedtrekksfanen kan du velge mellom en rekke verdier. Tilbudfrist, vedståelsesfrist, beskrivelse osv.
2
Klikk "Lagre og lukk" for å sette inn verdien i dokumentet ditt
Klikk "Sett inn" når ønsket verdi er valgt
Et verdifelt/flettefelt som du nå har opprettet vil være markert med grønn bakgrunnsfarge i avsnittet.
2
1
1
Feltet markeres med grønn bakgrunnsfarge
2
Husk å Lagre!
MERK! Du vil ikke kunne se selve verdien, i dette eksemplet tilbudsfristen, i avsnittet. Når en tilbudsfrist er lagt til på konkurransen, vil denne vises i dokumentet slik:
1
1
Tilbudsfristen er hentet inn, og vil oppdateres automatisk hvis den blir endret på den aktuelle konkurransen.
Avsnitt kan hente informasjon fra et faneblad i en konkurranse. For eksempel "Tildelingskriterier"
MERK! Du vil ikke kunne se selve innholdet, i dette eksemplet "Tildelingskriterier", i avsnittet. Når tildelingskriterier er lagt til på konkurransen, vil de vises i dokumentet slik:
Det vil i mange tilfeller være nødvendig å lage avsnitt som brukeren er nødt til å justere/redigere i hver enkelt konkurranse. I dynamiske dokumenter kan du opprette avsnitt med hjelpetekster for å sikre at disse avsnittene blir håndtert riktig.
Pass på at markøren er i tekstboksen (Beskrivelse), og klikk på "Lagre og lukk"
4
3
2
1
1
La valget stå på "Brukerdefinert verdi"
2
Gi feltet et navn som reflekterer hva det gjelder
3
La dette valget stå som "Opprett ny"
4
Denne teksten skal være en hjelpetekst/instruksjon til en bruker av den dynamiske malen. Teksten vil ikke være synlig i konkurransegrunnlaget.
Hvis du scroller ned i dette vinduet, vil du se flere valg. Disse brukes kun ved bruk av malen, og ikke i selve opprettelsen
5
4
3
2
1
1
Klikk "Lagre og lukk" for å lagre hjelpetekst, og sette det inn i dokumentet
2
Scroll ned
3
Her skal bruker av malen fylle ut informasjonen det instrueres om i hjelpeteksten du har laget
4
I en reell konkurranse kan man velge hvem som skal være ansvarlige for å fylle ut informasjon i relevante punkter, med evt. forfallsdato
5
Her kan du velge hvilket format informasjonen skal fylles som. Tekst, heltall, dato, dato og tid eller desimaltall.
Klikk "Lagre og lukk" for å sette inn hjelpeteksten, og gå tilbake til dokumentet ditt.
Hjelpetekst instruksjoner vil være markert med gult i avsnittet. Merk at hjelpeteksten ikke vil være synlig i forhåndsvisning eller pdf.
Husk å Lagre før du går videre
2
1
1
Hjelpetekst er markert med gult. Klikk for å redigere/endre
2
HUSK! Lagre før du går videre.
I innholdslisten til venstre vil du etter lagring se en varseltrekant ved punktet. Dette er for å indikere for en bruker av malen at dette er et punkt som må manuelt ferdigstilles/fylles ut
1
1
Indikerer felt som må tas stilling til/ferdigstilles
Punkter som må ferdigstilles manuelt merkes ved varselstrekanter i innholdslisten. De kan også lokaliseres under fanen "Dokumentansvarlige"
Her finner du en liste med alle punkter som må tas stilling til/fylles ut av brukere av malen. Man kan klikke på navnet for å se hjelpetekst/instruksjoner, og fylle ut.
2
1
1
Fane: Dokumentansvarlige
2
Liste med alle punkter som må tas stilling til/fylles ut av brukere av malen. Man kan klikke på navnet for å se hjelpetekst instruksjoner, og fylle ut.
I en reell konkurranse vil denne fanen kunne fungere som en gjøremålsliste for en bruker av malen.
Nedenfor kan du se skjermbilder av en komplett dynamisk dokumentmal.
2
1
1
Last ned eller se forhåndsvisning for å se hvordan dokumentet vil se ut.
2
Eksempel på innholdsliste med alle avsnitt i konkurransegrunnlaget. Felter markert med trekant er felter brukere må ta stilling til manuelt
Slik kan en liste med gjøremål se ut under "Dokumentansvarlige":
3
2
1
1
Alle brukerdefinere verdier legger seg her. En bruker av malen kan bruke denne listen til å ferdigstille dokumentet.
2
I en mal vil ingen punkter være "utført". Når malen brukes skal brukere ferdigstille punkter, ved å huke av for "Utført" på en hjelpetekst/instruksjon
3
Oversikt over hvilket avsnitt gjøremålet gjelder. Merk at ett avsnitt kan ha flere gjøremål (f.eks. viktige datoer)
Klikk på "Forhåndsvisning" for å se hvordan innholdet i dokumentet ser ut. Denne visningen viser dokumentet uten sideskift.
Nederst i denne veiledningen kan du laste ned en PDF-versjon av denne malen. I PDF-versjonen kan du se hvordan dokumentet vil se ut. I den forbindelse kan det være nødvendig å justere f.eks. sideskift. Dette kan man gjøre ved å velge "Sett inn sideskift før"
Så langt har du jobbet i en malkilde-konkurranse, og selv om dokumentet er ferdig oppbygd, så vil det ikke være tilgjengelig som valg under "Sett inn fra mal" før det er etablert som en mal fra malkilden.
For å komme tilbake til malkilde-konkurransen (når du står inne på en dynamisk dokument) skal du klikke på navnet på malkilde-konkurransen. Dette finner du med liten skrift rett under navn på selve dokumentet du står i.
1
1
Klikk her for å komme tilbake til selve malkilden/konkurransen
Når du er tilbake i malkilden/konkurransen vil du se dokumentet som er opprettet under "Dokumenter" i seksjonen "Dynamiske dokumenter"
Du kan nå klikke på "Opprett ny mal" for å etablere dokumentet ditt som en mal
2
1
1
Klikk "Opprett ny mal" for å starte prosessen med å gjøre dokumentet tilgjengelig som en mal for alle brukere
2
Her ligger dokumentet du har opprettet
Etter som du står i prosjektet "MALER", så velger du "Nåværende prosjekt" ved spørsmål om hvor du ønsker å lagre malen.
Nå står du i det vi kaller en "anbudsmal" eller "malsett". Dette kan inneholde en rekke elementer, men i denne sammenhengen er kun Dynamiske dokumenter vi ønsker å inkludere.
Tittelen på malen er viktig, fordi det er dette en bruker vil se når man velger "Sett inn fra mal" på en reell konkurranse. Sørg derfor for at navnet er informativt, og reflekterer innholdet så godt som mulig.
3
2
1
1
Endre tittelen til et informativt navn, som tydelig viser innholdet i malen
2
Klikk på søppelkassen for å fjerne elementer fra malen.
3
Dette feltet skal IKKE fjernes, da dette er det du ønsker å etablere.
2
1
1
Velg denne fanen hvis du ønsker å se innholdet
2
Lagre for å gjøre malen tilgjengelig
Slik vil det ut for en bruker når han ønsker å hente inn malen som nå er etablert.
Merk at man kun får opp maler som inneholder relevant informasjon for det fanen man er i.
2
1
1
Bruker klikker "Sett inn fra mal"
2
Bruker velger aktuell mal
Nå malen er kopiert inn kan brukeren se innholdet, og redigere eventuelle manuelle felter. Innholdet i den originale malen forblir uendret. Bruker får kun hentet inn en kopi.
Navn på dokumentet bør endres i hver enkelt konkurranse
Appendix 1: Opprett nytt prosjekt
Hvordan opprette nytt prosjekt
Opprettet: 21. juli 2017 11:10
Endret: 9. november 2018 12:49
"Prosjektet" kan defineres som en overordnet mappe hvor anbud og forespørslene legger seg.
NB! For å få opprette nye kunngjøringer og avtaler må man først opprette et prosjekt å legge dem i.
Første gangen du skal registrere en ny kunngjøring eller avtale, må man altså opprette prosjektet først. Systemet tar deg automatisk til opprettelse av nytt prosjekt, hvis dette ikke eksisterer.
Man kan velge å se hver anskaffelse som ett prosjekt eller om man velger å ha avdelingsnavn som prosjekt inndeling, evt. annen struktur er helt opp til deg som innkjøper og hvordan dere er organisert internt og evt. med innkjøpssamarbeid eksternt.
Prosedyre for opprettelse av et prosjekt er likt uansett hvilke anskaffelse eller konkurranseform du skal utføre. Det er først når du velger ny Konkurranse at du skal velge prosedyre for det.
Prosjekt i Mercell kan inneholde: konkurranser, avtaler, maler, interne dokumenter og innkjøpsplaner.
Det Prosjekt i all hovedsak benyttes til er styring av brukerrettigheter til konkurransene som opprettes i prosjektet. Ved å gi rettigheter på prosjektnivå får brukere tilgang til alle konkurranser på prosjektet.
Type rettighet |
Merknad |
Admin |
Alle rettigheter |
Tildeling |
Rettigheter til å tildele konkurranser på prosjektet |
Rediger |
Har mulighet til å generere og redigere |
Evaluering |
Har tilgang til evaluering og å se tilbud |
Lese |
Kun lesetilgang, kan ikke lagre endringer. |
Hold musepekeren over Ny-symbolet, og velg Prosjekt
Gi prosjektet et navn. Beskrivelse er ikke nødvendig, men vi anbefaler å fylle ut informasjon om hva prosjektet vil inneholde. F.eks. "Her ligger alle anskaffelser og avtaler innen IT"
2
1
1
Lagre prosjekt
2
Marker som favoritt
Klikk Lagre for å opprette prosjektet
Prosjektet er bygget opp med faneblad som vil fylles med data etter hvert som konkurranser og avtaler registreres.
Konkurranser - Her kan du starte registreringen av en konkurranse, eller se alle konkurransene som er registrert i dette prosjektet.
3
2
1
1
Klikk for å starte registrering av ny konkurranse
2
Klikk for å starte registrering av ny konkurranse
3
Kopier, Arkiver og Slett
Innkjøpsplan - Her kan du starte registreringen av en innkjøpsplan eller se alle innkjøpsplaner som er registrert i dette prosjektet. Forutsetter at virksomheten har lisens på Innkjøpsplan i Mercell.
Maler - Her kan du se eventuelle maler som er registrert i prosjektet. Vi anbefaler at fellesmaler legges i et eget prosjekt.
Avtaler - Her kan du starte registreringen av en avtale, eller se alle avtalene som er registrert i dette prosjektet.
Milepæler - Her kan du se en oversikt over alle milepæler som er registrert på konkurranser/avtaler i prosjektet
Dokumenter - Her kan du legge til dokumenter. Merk at dokumenter som ligger her kun er synlig for interne brukere.
Brukere - Her kan du se hvem som har tilgang til prosjektet, samt legge til/fjerne brukere.
4
3
2
1
1
Brukere registrert på virksomheten
2
Brukere med tilgang/rettighetsnivå
3
Eventuelle arvede rettigheter (kan ikke fjernes)
4
Huk av for å gi tilgang
Her kan du styre hvilke brukere som har tilgang til konkurransen. I boksen til venstre kan du enten velge din egen virksomhet eller en samarbeidspartner. Ta kontakt med Mercell Support for detaljer og oppsett av samarbeidspartnere. Klikk på et brukernavn for å se de individuelle rettighetene for brukeren. Vær oppmerksom på at enkelte brukere kan ha nedarvede rettigheter. Den venstre kolonnen viser nedarvede rettigheter som brukeren måtte ha. I høyre kolonne merker du av hvilke rettigheter den valgte personen skal gis på denne konkurransen.