Sähköinen huutokauppa voidaan luoda omana pyyntönään tai aloittaa jo käydyn laajan RFx:n pohjalta uutena kierroksena. Ohjeessa esitellään molemmat vaihtoehdot:
A) Sähköinen huutokauppa omana pyyntönään
B) Sähköinen huutokauppa jo käydyn pyynnön pohjalta uutena kierroksena (HUOM! Vain laajan RFx:n pohjalta)
A) Sähköinen huutokauppa omana pyyntönään
Sähköisen huutokaupan vaiheet
1) Luo huutokauppa, täytä huudettavat kohteet sekä määrittele huutokaupan asetukset
2) Julkaise huutokauppa Tarjouspalveluun
3) Huutokauppa käynnistyy määriteltynä kellonaikana
4) Seurataan huutokaupan etenemistä (huutokaupparaportti vertailu- tai Excel-näkymässä)
5) Huutokaupan päätyttyä tehdään vertailu sekä toimittajien valinta (sekä mahdollinen hankintapäätös ja -sopimus)
Luo huutokauppa
Huutokaupan luonti alkaa "Tee uusi ilmoitus" -painikkeella. Valitse "Huutokauppa" sekä huutokaupan kieli ja valuutta. Aloita huutokuapan luonti painikkeella "Luo ilmoitus". Huutokaupat listautuvat huutokauppa -kansioon.
KUVA: Huutokaupan luonti aloitetaan luomalla uusi huutokauppa
Huutokauppa -lomakkeisto avautuu.
Syötä välilehdille "Vastuuhenkilöt ja oikeudet" "Yrityksen perustiedot" sekä "Hankinnan kohde" tiedot kuten normaalissa pyynnössä.
Arviointiperusteiden määrittely
Hankinnan kohde jaettu osiin *
- Valitse onko hankinnan kohde jaettu osiin
- Jos valitse kyllä, hankinnan kohteen kriteereihin muodostetaan osa-alueet joihin jokaiseen osa-alueeseen on mahdollista valita oma toimittaja
- Jos hankinta on jaettu osiin, voidaan sallia osatarjoukset
- Jos valitset ei, käsitellään hankintaa kokonaishankintana. Hankinnan kohteen kriteerit osioon voidaan luoda ryhmiä, mutta toimittajavalinnan tehdään yhteisesti koko hankinnalle.
- Jos hankintaa ei ole jaettu osiin, osatarjouksia ei voida sallia
Osatarjoukset osa-alueittain sallittu *
- Mikäli huutokauppaan sisältyy monta eri osaa (osat määritellään hankinnan kohteen kriteerit -välilehdellä), voidaan "Kyllä" -valinnalla sallia, että tarjoaja tarjoaa vain haluamiinsa osiin.
- Mikäli kohdassa käytetään valintaa "Ei", on tarjoajan tarjottava kaikkiin osiin. Oletuksena on valinta "Ei".
Valintaperusteiden määrittely järjestelmässä
Jos et halua näyttää valintaperustetta tarjoajille, klikkaa "Piilota vertailuperuste tarjoajille näytettävässä pyynnössä"
Valitse millä perusteella voittaja valitaan:
- Halvin hinta
- vertailutaulukolla vastaus, jolla on halvin hinta, merkitään voittajaksi
- hankinnan kohteille ei voida asettaa pisteitä
- hankinnan kohteille ei voida asettaa kriteerejä
- Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys (Halvin hinta)
- vertailutaulukolla voittajaksi merkitään tarjoaja, jolla on eniten pisteitä
- hinta sekä laadun numeeriset kriteerit voidaan pisteyttää
- Korkein hinta
- vertailutaulukolla vastaus, jolla on korkein hinta, merkitään voittajaksi
- hankinnan kohteille ei voida asettaa pisteitä
- hankinnan kohteille ei voida asettaa kriteerejä
- Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys (Korkein hinta)
- vertailutaulukolla vastaus, jolla on korkein hinta, merkitään voittajaksi
- hinta sekä laadun numeeriset kriteerit voidaan pisteyttää
KUVA: Arviointiperusteiden määrittely järjestelmässä
Huutokaupan aikana tarjoajalle näytettävät sijoitus- yms. tiedot
- Valitse mitä tietoja tarjoaja näkee huutokauppalomakkeella huutokaupan aikana
KUVA: Valitaan mitä tietoja tarjoajan huutokauppalomakkeella näytetään
Hankinnan kohteen kriteerit
Hankinnan kohteet luodaan osioon, kuten laajassa RFX:ssä muutamia poikkeuksia lukuunottamatta. Tarkemmat ohjeet hankinnan kohteen kriteerit -osion toiminnallisuuksista löydät täältä.
Hinnan kysynnän muotoa ei huutokaupassa voi muuttaa vaan valintana on aina "Kohteille kysytään hinta ja se vaikuttaa vertailuhintaan".
- Syötä huudettavat kohteet, kohteiden määrä sekä yksikkö
- Aseta jokaiselle kohteelle minimimuutos
- Kuinka paljon hintaa on vähintään muutettava, jotta huuto tallentuu
- Aseta jokaiselle kohteelle huutokaupan pohja-arvo
- Arvo, josta huutaminen aloitetaan
- Tarvittaessa lisää kohteelle laadullisia numeerisia kriteereitä. HUOM! valintaperustella halvin hinta ei voida lisätä kriteerejä
- Lisää kriteerille pisteet
Sähköinen huutokauppa
Sähköinen huutokauppa -osiossa määritellään huutokaupan voimassaoloaika sekä tarjoajille lähetettävän huutokauppakutsun tiedot. Huutokauppakutsu lähtee sähköpostilla huutokaupan julkaisun yhteydessä määriteltyihin tarjoajien sähköpostiosoitteisiin.
Huutokaupan aloitus ja lopetus
Määrittele, koska huutokauppa alkaa ja loppuu. Valitse ajankohdat kalenterista tai kirjoita kyseiseen kenttään.
Valitse "Viimeisimmän vastauksen jälkeen odotetaan uusia vastauksia", mikäli haluat, että viimeisen vastauksen jälkeen huutokauppa jatkuu jatkoajalla. Jos valintaa ei tehdä, loppuu huutokauppa heti kun sen määräaika päättyy.
Jatkoajan asettaminen
- Valitse "Viimeisimmän vastauksen jälkeen odotetaan"
- Aseta X tuntia ja/tai x minuuttia
Jatkoaika on voimassa
- Valitse "Päivittäin jatkuvasti", mikäli jatkoaika jatkuu yhtäjaksoisesti
- Valitse "Määrättyinä aikoina", mikäli jatkoajalle halutaan asettaa rajauksia. Nämä rajaukset määrittävät sen, milloin jatkoaika on aktiivinen,
- Aseta ne viikonpäivät
- Aseta kellonaika
KUVA: Kuvan esimerkissä on huutokaupalle asetettu jatkoaika 5 min määräajat, jonka myötä huutokauppaa käydään arkipäivisin kello 9.00 - 15.00. Tämä tarkoittaa sitä, että huutokaupan 31.12.2021 - 7.1.2022 aikana huutokauppaa käydään arkipäivisin klo 9-15. Arkipäivisin klo 15 jälkeen odotetaan jatkoajan verran (5 min) mahdollista uutta huutoa. Huutokauppa päättyy, kun kukaan ei paranna enää huutoaan jatkoajan aikana.
Huutokaupan kulku
- Määrittele huutokaupan kulku tarvittaessa
- Lisää huutokauppakutsun lähettäjä
- Lisää huutokauppakutsun lähettäjän sähköpostiosoite
- Muuta huutokauppakutsun otsikko tarvittaessa
KUVA: Huutokauppakutsu
"Liitteet ja linkit" sekä "Allekirjoittajat" -välilehdet täytetään kuten laajassa RFx:ssä.
Esikatsele ja julkaise
Esikatselu ja julkaisu -välilehdellä voidaan tarkastella luotua huutokauppaa ja tehdä huutokaupan julkaisu. Välilehdellä on myös mahdollista tulostaa tai tallentaa huutokauppa dokumentti PDF-muodossa tai lähettää dokumentti sähköpostitse esikatseltavaksi.
Kun kaikki pakolliset tiedot on syötetty, näkyy jokaisen huutokaupan välilehden kohdalla vihreä oikeinmerkki ja "OK, julkaise" -painike tulee näkyviin.
- Ennen huutokaupan julkaisua valitaan julkaisukanavat
- Jos huutokauppa halutaan julkaista julkiseksi Tarjouspalvelu.fi -portaalissa, laitetaan rasti kohtaan "Tarjouspalvelu"
- Jos huutokauppa halutaan julkaista sähköpostitse vain valituille tarjoajille, laitetaan rasti kohtaan "Lähetä sähköpostitse (syötä osoitteet)".
- Tällöin tarjoajille lähtee kutsu sähköiseen huutokauppaan
- Avautuvaan kenttään syötetään vastaanottajien sähköpostiosoitteet
- Kukin sähköpostiosoite tulee syöttää omalle rivilleen
- Kun kaikki halutut julkaisuun liittyvät valinnat on tehty, painetaan "OK, julkaise" -painiketta
Huutokauppa
Julkaistu huutokauppa siirtyy huutokauppa -kansion alla olevaan "Voimassa olevat" -kansioon. Voimassa olevan huutokaupan tietosivulta huutokaupan perustiedot sekä huutokauppaan osallistuvat tarjoajat. Vastausten vertailu -osiossa pääset tarkastelemaan vertailutaulukkoa.
Huutokauppakutsu
Ennen huutokaupan alkamista, huutokauppakutsua on mahdollista muokata "Huutokauppakutsu -osiossa".
- Muokkaa huutokaupan kutsun tietoja ja klikkaa "Tallenna".
- Järjestelmä lähettää uuden huutokauppakutsun huutokauppaan osallistuville tarjoajille.
KUVA: Huutokauppakutsu -välilehdeltä pääsee muokkaamaan huutokauppakutsua ennen huutokaupan alkamista.
Huutokaupparaportti
Huutokauppa käynnistyy huutokauppakutsuun määritellyn ajan mukaisesti. Huutokaupan etenemistä voidaan seurata huutokaupparaportti-näkymässä.
Punainen = Tarjoaja ei ole ollut kirjautuneena Tarjouspalveluun viimeisen minuutin aikana
Keltainen = Tajoaja on ollut kirjautuneena Tarjouspalveluun viimeisen minuutin aikana, mutta ei ole ollut huutokauppatilassa
Vihreä = Tarjoaja on ollut huutokauppa tilassa viimeisen minuutin aikana
KUVA: Huutokaupparaportille pääset kohdasta "Muokkaa vertailua"
Kun huutokauppa on päättynyt, se siirtyy päättyneet -kansioon. Ohjeita päättyneen pyynnön hallinnointiin löydät täältä.
