Kapittel 1

1.2 Advanced Criteria Module/Avansert Kriterie Modul (ACM)

Over er bildet på hvordan layouten til ACM ser ut.  Brukeren kan skrive tekst i det store tekstfeltet mitt på siden, når han klikker på  ‘Legg til enkelt krav’, det vil så bli lagt til i den seksjonen som allerede er skapt av systemet (Seksjonsnavnet kan endres). Brukeren kan så skape flere krav/kriterier.

Mange oppdragsgivere har sine krav og kriterier i et word dokument eller en PDF. For å forenkle og redusere tidsbruken med få kravene inn  i KGV enten ved å taste inn eller kopiere inn et og et krav kan man nå legge innflere separate krav samtidig. For å gjøre det legger man inn kravene i tekstfeltet og mellom hvert krav setter man inn en separator (et tegn som virksomhetsadministrator definerer) og så klikker brukeren på  ‘Smart add’ og systemet vil skape kriteriene i seksjonen. 

Se eksempelet under hvor fire ulike krav/kriterer har blitt lagt inn med en separator  (i eksempelet: #) mellom hvert krav.

For å legge inn en seperator klikk på Smart add konfigurering under aktuelle tjenester i virksomhetsadministrasjon.

Etter at alle krav/kriteriene har blitt lagt til kan de redigeres ved å klikke på et krav i oversikten og alle relevante alternativ for å fore kravet blir synlig på samme side. Som standard er alle krav som blir lagt inn direkte i ACM  og ikke via maler eller import, enkelt valg med ja/nej alternativer. 

Det er også mulig å endre rekkefølgen på spørsmål og seksjoner, man kan dra spørsmål i samme seksjon, fra en seksjon til en annen eller flytte seksjoner til et annen del av oversikten. Den nye designen er også tilgjengelig når man skaper eller redigerer gamle kravmaler. 

Det er ikke mulig å lage tabellspørsmål i ACM.

Et type krav som heter  ‘Dokument opplastning’ er tilgjengelig når du bruker ACM.

Denne typen krav kan kun besvares med å laste opp et dokument. Det vil ikke være noen svaralternativer eller tekstfelt, men en informasjonstekst som forklarer leverandøren hvilken type krav det er.  ’Dette kravet kan kun besvares ved opplastning av dokumenter’.

Dette nye kravet vil også være tilgjengelig i Excel import filen, hvis oppdragsgiver bruker ACM.

Advanced Criteria Module er tilgjengeligsom en separat modul, kontakt din KGV distributør for mer informasjon.

Anbudsvilkår/Konkurransebetingelser

Anbudsvilkår kan inkluderes i en Konkurranse. Den som oppretter en

Konkurranse bestemmer hvilken Anbudsvilkårsmal som skal inkluderes og når

leverandørene må akseptere vilkårene. Leverandørene må godkjenne

vilkårene før de får tilgang til Konkurranseinformasjonen. 

Å lage en Anbudsvilkårsmal:

1. Velg virksomhetsadministrasjon fra navigasjonsmenyen. Skjermbildet viser de gjeldene tjenesteabonnementene.

2. Trykk på Endre-linken ved Konkurransebetingelser for leverandørsmaler.

3. Trykk på [Lag ny…] knappen for å lage et nytt anbudsvilkårsdokument.

4. Fyll ut navn og beskrivelsesfeltene og trykk [Lagre].

Tekst

Hvis det er behov for mer tekst, trykk [Endre…] knappen ved siden av teksten.

En skjerm hvor du kan fylle inn mer tekst vises.

5. Skriv inn teksten og formatter etter eget ønske, trykk deretter [Lagre].

Spørsmål

6. For å inkludere spørsmålene i anbudsvilkårene, trykk [Lag spørsmål…] og Benytt samme fremgangsmåte som når man lager et spørsmål/krav i krav/kriteriemaler.

Legg til dokumenter

7. For å legge til et dokument til Anbudsvilkårene, trykk [Last opp filer…]. For mer

detaljert informasjon om å laste opp filer, se Brukermanual Kjøpere under

dokumentseksjonen

Avslutte anbudsvilkårene

8- Når alt innholdet man har behov for å inkludere i anbudsvilkårene er ferdig, kan man forhåndsvise anbudsvilkårene ved å trykke på [Forhåndsvisning]. Man vil her se hvordan anbudsvilkårene ser ut for Leverandøren. Trykk [Ferdig]  for å gå tilbake til oversikten over anbudsvillkårene.

Meldingsmaler

Meldingsmaler er maler for hvordan e-poster er formatert. Dette gjelder for

automatiske e-poster som sendes av KGV ved hendelser som skjer i forbindelse

med anbudshåndteringen og kontraktsprosessen. KGV inneholder et standard

sett av e-postmaler for hvert språk. Hvis du ikke ønsker å lage egne meldingsmaler, vil standard malene automatisk brukes. Det er også mulig å legge til forhåndsdefinerte maler ved å klikke på knappen [Kopier forhåndsdefinerte maler].

Å lage en ny meldingsmal:

1. Trykk på Endre-linken ved siden av E-postmalene på området for firmaadministrasjon, en oversikt over meldingsmaler for ditt firma vises.

2. Trykk på [Lag mal…] knappen, skjermbilde for maler vises.

3. Fyll inn et navn, lang beskrivelse (valgfritt) og velg hvilken hendelse i

systemet du ønsker meldingen skal sendes for, trykk [Lagre].

4. Hovedsiden for redigering av maler vises.

5. Fyll inn tittel og informasjon i meldingsfeltene. I tittelteksten og beskjedteksten kan du legge til variabler, for eksempel ord som kan erstattes av data fra eksempelvis en Konkurranse. I instruksjonsteksten på siden vil de tilgjengelige variablene være synlige.

6. Hovedsiden for redigering av maler vises.

7. Fyll inn tittel og informasjon i meldingsfeltene. I tittelteksten og beskjedteksten kan du legge til variabler, for eksempel ord som kan erstattes av data fra eksempelvis en Konkurranse. I instruksjonsteksten på siden vil de tilgjengelige variablene være synlige.

8. Man kan redigere de forskjellige feltene eller legge til felter. Bruk [Legg til] knappen eller merk de feltet du vil redigere og trykk [Endre detaljer…].

9.Fyll inn et navn i feltet, velg felttype og fyll inn tekst (teksten kan også fylles inn på hovedmalsiden). Trykk deretter [Lagre] for å lagre endringene og returnere til hovedmalsiden.

Feltet kan deles inn i fire forskjellige typer som beskrevet nedenfor:

Vis/rediger – Feltet vises og kan redigeres av bruker som har

initiert meldingen, som for eksempel tekstfelt inne i

invitasjonsbrevet.

Vis – Feltet vises for bruker som har initiert meldingen, men

kan ikke redigeres.

Skjul – Feltet er skjult fra den som har initiert meldingen, men

feltet vises for den som mottar meldingen.

Kun e-post – Et felt som kun er synlig for mottaker hvis

meldingen er sendt som en e-post. Brukes for eksempel som

en e-post advarsel nederst i e-posten.

Meldingsmapper

Meldingsmapper er brukt i meldinger hvor hensikten er at du kan kategorisere mottatte eller sendte meldinger i en konkurranse. Meldingene du oppretter i administrasjonsfunksjonene blir automatisk tilgjengelig for alle konkurranser som blir opprettet fremover som standard mapper. Du har også muligheten til å opprette tilleggsmapper i en konkurranse, som vil være tilgjengelig kun for konkurranse.

Mapper kan ikke redigers. Du må fjerne og opprette nye for å kunne redigere.

Det er heller ikke mulig å opprette en mappestruktur, kun ett nivå er støttet.

1. Klikk på [Legg til]

2. Gi mappen ett navn og lagre

Etter at du har laget denne er  den tilgjengelig for alle brukere i deres meldingsarkiv for hver enkelt konkurranse.

Dynamiske formular

Lag dynamiske formularmaler som sluttbruker kan benytte enten i en konkurranse eller i avtalemodulen forå kunne gjøre dynamiske evalueringer og innsamling av KPIer.

Man kan lage ulike spørsmål, og til og med i ETT nivå gjøre en konsekvens, dvs. om leverandøren f.eks svarer NEI, så kommer fremdeles et spørsmål opp, om han svarer JA kommer han i stedet til neste spørsmål. Man har også mulighet å stille enkelte spørsmål som kun besvares internt eller kun besvares eksternt.

Trykkeri/printshop (separat modul)

Et trykkeri er en tredjepartsvirksomhet hvor du kan sende dokumenter til utskrift, for eksempel store tegninger. For at firmaet ditt skal bruke noen av trykkeriene som har tilgang til CTM, må du aktivere dem i ditt firma. Din bedrift vil bli belastet for alle utskrifter som sendes av brukere i din bedrift.

Aktivering av trykkeri:

1. Klikk Endre ved siden av printshops under virksomhetsadministrasjon

2. Marker trykkeriet/printshopen du ønsker å aktivere, skriv inn eventuell ønsket tekst i feltet for Service og tariffinformasjoner, trykk lagre. 

3. Trykkeriet/Printshopen er nå klar til å bli brukt i prosjekter og konkurranser. Se i Kjøpermanualen hvordan du bruker trykkeriene i et prosjekt eller konkurranse

Leverandørsvar

Svarinnstillinger er en tilleggsfunksjonalitet som sørger for at den som oppretter

en Konkurranse har mulighet for å lage standardsvar som alle inviterte

Leverandører kan bruke når de takker nei til en invitasjon.

Få tilgang til svarinnstillinger:

1. Trykk på Endre-linken ved siden av Leverandørsvar under

firmaadministrasjon, svarinnstillingsbildet vises.

2.Lag en ny svarsinnstilling, trykk [Lag ny…] knappen og fyll inn svaret,

trykk [Lagre].

3. Bruk [Sorter] knappen til å sortere svaralternativene

4. For å slette svar, merk disse og trykk deretter [Slett].

Oppgavetype (jobbtype)

Firmaets oppgavetyper/jobbtyper er en måte å definere oppgaver i systemet som

deretter kan tildeles brukere i firmaet enten på en konkurranse eller/og på en avtale.

Få tilgang til oppgave/jobbtyper:

1. Trykk på Endre-linken ved siden av Jobbtypeinnstillingene under firmaadministrasjon, svarinnstillingsskjermbilde vises.

2. For å lage en ny oppgavetype, trykk [Lag ny] knappen, skjermbilde for å lage oppgavetyper vises.

3. Velg oppgaveområde, fyll inn navn på oppgaven og trykk [Lagre].

Avhengig av området du valgte, kan du nå bruke oppgaven innenfor det området og tildele brukere.

4. For å fjerne oppgaven, bruk [Slett] knappen.

5. Oppgaven tildeles bruker under fanen ’Oppgaver’ på den aktuelle konkurranse eller kontrakt, og blir synlig på konkurransen, med hvilken status den har til enhver tid.

Betalingstyper

Når en kontrakt blir satt opp kan den som lager kontrakten velge om man vil benytte forhåndsdefinerte betalingsbetingelser. Betalingsbetingelsene settes opp etter firmaets behov. Om din virksomhet har betalingsbetingelser som del av kontrakts/avtaledokumentet kan det være bedre å ikke benytte denne funksjonen for å unngå misforståelser.

Å lage betalingsbetingelser:

1. Trykk på Endre-linken ved betalingstyper. Siden hvor du kan styre betalingsbetingelsene/betalingstypene vises.

2. Trykk på [Legg til] knappen for å legge til en ny betingelse.

3. Fyll ut beskrivelsen for betalingsbetingelsen i tekstfeltet og trykk på [Lagre].

4. For å endre på visningsrekkefølgen av betalingsbetingelsene trykker du på [Sorter] knappen.

5. Velg den betalingsbetingelsen du vil flytte og bruk [Flytt opp] og [Flytt ned] knappene for å endre rekkefølgen. Husk å lagre endringene når du er ferdig.

6. For å slette en betalingsbetingelse haker du av for den aktuelle betalingsbetingelsen og trykker på [Slett]. Betalingsbetingelser som er i bruk, dvs. brukes i en kontrakt, kan ikke slettes.

7. Trykk på [Ferdig] for å returnere til listen med aktuelle tjenester.

Innstillinger for kontraktstillegg

Når en kontrakt blir satt opp er det mulig å tilføye kontraktstillegg for å utdype enkelte punkter nærmere. Noen kontraktstillegg kan være laget av en lokal operatør eller av KGV support. Disse kan ikke slettes.

Kontraktstillegg kan være av typen fritekst eller velg alternativer (kun 1 alterantiv kan bli valgt). Tillegg kan være synlige eller ikke synlige for leverandør.

Få tilgang til kontraktstilleggene å lagre nye

1. Trykk på Endre-linken for å få tilgang til kontraktstilleggene.

2. 

2. Hvis det finnes tilgjengelige kontraktstillegg vil disse bli vist i dialogboksen

3. For å legge til flere kontraktstillegg trykker du på [Legg til] knappen. Husk at du ikke kan ha spesifisert mer enn 2 kontraktstillegg.

4. I den nye dialogen gir du det nye kontraktstillegget en beskrivelse/overskrift. Trykk på [Lagre] når dette er gjort.

Friteksfelt

Velg ett valg av flere alternativer på hver enkelt kontrakt som kontrakstillegg

Trykk på den understrekede beskrivelsen av kontraktstillegget du vil legge til, sortere eller slette verdier for.

For å endre visningsrekkefølgen på kontraktstilleggene trykker du på [Sorter] knappen. Velg

hvilken verdi du vil flytte og bruk [Flytt opp] og [Flytt ned] knappene for å få verdiene i ønsket

rekkefølge. Husk å lagre de endringene du har gjort.

Årlig verdityper