Käyttöoikeudet, käyttöoikeustasot sekä käyttöoikeustasojen muokkaus

*ADMIN-käyttäjien toiminnallisuus

Käyttöoikeudet toiminto näkyy niille käyttäjille, joiden käyttäjätunnus on ADMIN-tasoinen. Valikosta voidaan tarkastella organisaation käyttäjälisenssejä, perustaa uusi käyttäjälisenssi sekä muokata tai poistaa olemassa olevaa käyttäjälisenssiä.

Toiminnolla hallitaan

• Hankintayksikön käyttäjiä
• Pienhankintakäyttäjiä
• Ulkopuolisia käyttäjiä
  • Ulkopuolisia käyttäjiä voidaan lisätä excel-tuonnilla

Uuden käyttäjälisenssin perustaminen  

Uuden käyttäjälisenssin perustaminen vaatii ensin henkilön perustamisen hankintayksikköön. Uuden henkilön voi perustaa joko yhteystietorekisterissä tai samalla uutta tunnusta perustettaessa.

Huom! Viranomaistietojen haku vaatii käyttäjän tietoihin puhelinnumeron. Puhelinnumero voidaan lisätä yhteystietorekisterissä, joten uusi käyttäjä kannattaa lisätä ensin yhteystietorekisteriin.

Uuden käyttäjätunnuksen perustaminen aloitetaan toiminnolla "Uusi käyttäjätunnus"

Täytä tunnuksen tiedot:

• Tunnus
  •  sähköpostiosoite
  • Huom! Jos järjestelmä herjaa, että tunnus on käytössä (esim. konsulteilla voi olla sähköpostiosoite jo toisen hankintayksikön järjestelmässä) niin tähän tulisi keksiä jokin sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite on vain "avain" jolla hän kirjautuu oikeaan ympäristöön eli tunnuksen ei tarvitse olla toimiva s.postiosoite)
• Tunnuksen nimi
  • käyttäjän nimi käyttäjälistauksessa
• Salasana 
  • tulee sisältää 8 merkkiä (salasanassa on oltava pieni kirjain, iso kirjain, numero sekä erikoismerkki)

• Tunnuksen kuvaus (vapaaehtoinen)
• Käyttöoikeustaso (katso tarkemmin alta tasojen määrittelyt)
  • ADMIN
    • Admin -käyttäjällä on automaattisesti kaikki käyttöoikeustasot päällä
  • Normaali
    • Määrittele käyttöoikeustasot yksitellen
  • Rajoitettu
    • Määrittele käyttöoikeustasot yksitellen

• Tunnuksen yritys
  • Oletuksena kohtaan tulee hankintaorganisaation tiedot
• Tunnuksen henkilö
  • Valittavaksi tulee ne henkilöt, jotka on perustettu organisaation yhteystietorekisteriin ja joilla ei ole vielä käyttäjälisenssiä 
  • Valitse tunnuksen henkilö alasvetovalikosta
  • Vaihtoehtoisesti voit syöttää tunnuksen henkilön tiedot klikkaamalla "Lisää uusi henkilö"
    • Syötä henkilön tiedot
    • Huom! Viranomaistietojen haku vaatii käyttäjän tietoihin puhelinnumeron. Puhelinnumero voidaan lisätä yhteystietorekisterissä, joten uusi käyttäjä kannattaa lisätä ensin yhteystietorekisteriin.

• Voimassa aikavälillä (vapaaehtoinen)
  • Määrittele voimassaoloaika tarvittaessa
• Tila
  • Tunnus voidaan määritellä aktiiviseksi tai passiiviseksi

Klikkaa "Tallenna", tunnus tallentuu ja on käyttövalmis

Huom! Järjestelmä ei lähetä käyttäjätunnuksia uudelle käyttäjälle, joten toimitathan hänelle uuden käyttäjätunnuksen sekä salasanan.

Rajoitetun käyttäjätunnuksen perustaminen

Rajoitetun käyttäjätunnuksen voi rajoittaa koskemaan vaan tiettyä tarjouspyyntöä. Käyttäjätunnukselle voidaan määritellä käyttäoikeustasoja, jonka mukaisesti käyttäjä voi järjestelmässä toimia.

Perustetaan ensin käyttäjätunnus edellä mainitun ohjeen mukaisesti, valitaan käyttöoikeustasoksi Rajoitettu.

• Huom! Jos järjestelmä herjaa, että tunnus on käytössä (esim. konsulteilla voi olla sähköpostiosoite jo toisen hankintayksikön järjestelmässä) niin tähän tulisi keksiä jokin sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite on vain "avain" jolla hän kirjautuu oikeaan ympäristöön eli tunnuksen ei tarvitse olla toimiva s.postiosoite)
• Tunnuksen tallentamisen jälkeen pääsee lisäämään rajoitetulle tunnuksella oikeuksia tarjouspyyntöihin toiminnolla "Lisää tarjouspyyntöjä"
• Tarjouspyynnön hakuikkunassa voidaan hakea jo aiemmin perustettuja tarjouspyyntöjä ja lisätä rajoitetulle käyttäjätunnukselle oikeuksia kyseisiin tarjouspyyntöihin.
  • Huom! Jos on tarkoitus, että esim. konsultti tekee hankintayksikön ympäristössä tarjouspyyntöä, tulee tarjouspyyntö luoda ennenkuin sille voidaan rajata käyttäoikeus

Käyttöoikeustasot

ADMIN-käyttäjä

• ADMIN-käyttäjälle ei tarvitse määritellä käyttöoikeustasoja, ne tulevat hänelle automaattisesti (jolloin käyttöoikeustasot valikkoa ei näy)
  • Käyttöoikeustasojen lisäksi ADMIN-käyttäjä voi hallinnoida:
    • käyttöoikeuksia (lisätä, muokata, poistaa uusia käyttäjiä)
    • kriteerikirjastoa
    • esitallennustekstejä
    • päätösten mallipohjia
    • dokumentteja
    • tiedotteita
    • pyhäpäiviä
    • tarjouspalvelun tekstejä

Käyttöoikeustasot, jotka voidaan määritellä normaalille sekä rajoitetulle käyttäjätunnukselle

Kilpailutuksen omistaja

• Voi luoda uuden ilmoituksen, luoda sen sekä julkaista tarjouspyyntö
• Ilmoituksen hallinta sen koko elinkaaren aikana (muokkaus, keskeytys jne)
• Mahdollisuus tallentaa, luoda sekä jakaa mallipohjia
• Mahdollisuus arkistoida ilmoitus sekä palauttaa ilmoitus arkistosta takaisin käsittelyyn

Tarjouspyynnön valmistelija

• Voi tehdä tarjouspyyntöä

Toimittajien kysymyksiin vastaaminen

• Voi vastata Tarjouspalvelussa tarjoajien esittämiin kysymyksiin kysymysten hallinnan kautta

Tarjouksen avaaja

• Kun määräaika on päättynyt voi tehdä avauspöytäkirjan

Tarjouksen arvioija

• Voi tehdä vertailuprosessin, sekä lähettää täsmennyksiä

Hankintapäätöksen valmistelija

• Voi valmistella päätöksen ja tallentaa sen. Tämän tason käyttöoikeus ei riitä sähköisen allekirjoitusprosessin aloitukseen päätöksen osalta taikka tekemään tiedoksiantoa.

Hankintapäätöksen tekijä

• Käyttäjä voi tehdä päätöksen loppuun, sekä lähettää tiedoksiannon.

Hankintasopimuksen valmistelija

• Liittyy vanhaan sopimushallintaan eli tämän käyttäjän on mahdollista valmistella hankintasopimus vanhassa sopimushallinnassa. (Jos hankintayksiköllä on käytössä Cloudia Sopimus, tulee sinne olla omat käyttäjätunnukset)

Normaalille käyttäjälle voidaan myös antaa käyttöoikeuksia työkaluihin

Käyttöoikeudet

• Mahdollisuus luoda käyttäjätunnuksia

Listaeditori

• Mahdollisuus hallinnoida esitallennustekstejä

Tunnusrekisteri

• Mahdollisuus hallinnoida tunnusrekisteriä

Yhteystietorekisteri

• Mahdollisuus hallinnoida yhteystietorekisteriä

Tiedotteet

• Mahdollisuus luoda tiedotteiteita

Käyttäjätunnuksen muokkaaminen / poistaminen

Käyttäjätunnuksen muokkaaminen ja poistaminen tapahtuu käyttöoikeuksien selausnäkymässä toimintopainikkeen Muokkaa/Poista -toiminnoilla