Webinaari Kilpailutusintegraation käyttämisestä

Kilpailutusintegraatio helpottaa ja automatisoi kilpailutusten tietojen hyödyntämistä sopimusten laatimisessa ja hallinnassa.

Tyypillinen ensimmäinen vaihe on sopimusluonnoksen liittäminen tarjouspyynnölle (1-3)

Cloudia Kilpailutuksessa keskeneräisen, työn alla olevan tarjouspyynnön pohjalta voidaan automatisoidusti luoda sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimukseen. Tämä sopimuskokonaisuus linkittyy automaattisesti Cloudia Kilpailutuksessa kyseessä olevaan kilpailutukseen. Cloudia Sopimuksessa laaditaan rakenteinen sopimusluonnos, joka kytketään työn alla olevaan tarjouspyyntöön. Cloudia Kilpailutuksessa liitetty sopimusluonnos näkyy automaattisesti tarjouspyynnön liitteenä.

 

Kilpailuttaminen (4)

Varsinainen kilpailutusprosessi hoidetaan normaalisti Cloudia Kilpailutuksessa valittua hankintamenettelyä käyttäen. Tarjouspalvelussa tarjoajat voivat tarkastella tarjouspyyntöön liitettyä sopimusluonnosta. Kun kilpailutusprosessi on viety loppuun ja hankintapäätös tehty, kilpailutuksen tiedot päivitetään Cloudia Kilpailutuksesta automatisoidusti Cloudia Sopimukseen tähän kilpailutukseen liittyvään sopimuskokonaisuuteen.

Sopimusten laadinta valituille toimittajille (5)

Kilpailutuksessa valitulle tai valituille toimittajille laaditaan sopimukset Cloudia Sopimuksessa. Jos valittuna on vain yksi toimittaja, valitaan tämän toimittajan tarjous ja käytettävä sopimuspohja. Jos kilpailutuksessa valittiin useampi toimittaja, valitaan haluttu tarjous, jonka sopimus laaditaan ensimmäisenä.

Tyypillisesti sopimuspohjana käytetään tarjouspyyntöön kytkettyä aiemmin laadittua sopimusluonnosta. Vaihtoehtoisesti pohjana voidaan käyttää mitä tahansa muuta Cloudia Sopimuksessa olemassa olevaa sopimuspohjaa, aiempaa sopimusta tai sopimukset voidaan laatia tyhjään pohjaan. Jos kilpailutuksessa valittiin useampi toimittaja, ensimmäiselle toimittajalle luotua sopimusta voidaan käyttää pohjana seuraaville valituille toimittajille.

Sopimukselle tulee automaattisesti esitäytettynä ko. kilpailutuksen ja ko. toimittajan tietoja. Sopimuksen rakenteisiin sopimuskohtiin (sopimuksen sisältö) voidaan poimia valittuja yksittäisiä tietoja tarjouspyynnöltä, hankintapäätökseltä ja toimittajan tarjoukselta. Lisäksi sopimukselle voidaan poimia liitteiksi asiakirjoja tarjouspyynnöltä ja toimittajan tarjoukselta.

Samoin kaikki tai valitut rakenteisesti kilpailutetut kohderyhmät ja hankinnan kohteet sekä tarjoajan niihin antamat hinnat voidaan liittää sopimuksen tietoihin. Myös näihin liittyvät kriteerikysymykset ja tarjoajan niihin antamat vastaukset voidaan poimia käytettäväksi. Sopimukselle liitetyistä tuotetiedoista on mahdollista luoda erillinen tuoteliite Excel- ja PDF-muodossa.

Sopimusten julkaisu (6)

Kun toimittajien sopimukset on laadittu, ne julkaistaan tyypillisesti tilaajien ja asiakkaiden löydettäväksi Työpöydälle (jos se on organisaatoilla käytössä). Työpöydälle voidaan julkaista myös sopimukselle liitettyjä tuotetietoja.

Sopimusajan elinkaari ja uusi kilpailutus (7-8)

Sopimusajan elinkaaren aikana Cloudia Sopimukseen tallentuu automaattisesti erilaista myöhemmin hyödynnettävää tietoa, kuten sopimukseen liittyvät reklamaatiot, muutokset ja tehtävälistoihin tehdyt kirjaukset. Sopimuksille voidaan asettaa muistutukset, jotka hälyttävät hyvissä ajoin etukäteen ennen sopimuskauden loppumista ja muistuttavat mahdollisen uuden aiheeseen liittyvän kilpailuttamisen valmistelun aloittamisesta. Cloudia Sopimukseen kertyneet historiatiedot toimivat tärkeänä taustatietona uuden kilpailutuskierroksen suunnittelussa.