Käyttäjien hallinnassa luodaan organisaation rakenne ja sen hierarkia sekä käyttäjätunnukset. 

Käyttäjän salasanan vaihtaminen

Käyttäjän salasana päästään vaihtamaan valitsemalla listalta haluttu käyttäjä ja painamalla "Muokkaa" -ikonia.

• "Käyttäjän muokkaus" -ikkunassa valitse "Vaihda salasana"

  • Syötä "Salasana" -kenttään haluttu salasana

  • Syötä salasana uudelleen "Salasana uudelleen" -kenttää

Yksilöi kunkin käyttäjän tiedot ja roolit

Käyttäjähallintaan voidaan perustaa käyttäjiä manuaalisesti tai jos käytössä on AD-integraatio, käyttäjät voidaan perustaa myös automatisoidusti.

Kullekin käyttäjälle määritellään käyttäjän yksilöivä nimi, käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeus voidaan määritellä myös määräaikaiseksi. Käyttöoikeus voidaan asettaa väliaikaisesti ei-aktiiviseksi, esimerkiksi käyttäjän pidemmän poissaolon ajaksi.

Uuden tunnuksen luonti

”Käyttäjien hallinta” -välilehdellä avautuu organisaation käyttäjien listaus. Uuden käyttäjätunnuksen pääsee lisäämään klikkaamalla oikeasta yläreunasta "Toiminnot" valikkoa ja sieltä "Luo käyttäjä".

Käyttäjiä voi myös tuoda järjestelmään massana. Klikkaa tällöin Toiminnot valikon alta "Tuo käyttäjä", lataa itsellesi excel-pohja, täytä pohjaan vaaditut tiedot, ja tämän jälkeen tuo tiedosto.

KUVA: Klikkaa Toiminnot valikkoa jotta pääset luomaan uuden käyttäjän.

Uuden käyttäjän luonti tapahtuu määrittelemällä tunnuksen tiedot "Perustiedot" -välilehdellä sekä eri sovellusten käyttöoikeudet "Käyttäjän roolit" -välilehdellä.

Tunnuksen perustiedot

Yksikkö:

• Valitse mihin yksikköön käyttäjä perustetaan. Mikäli organisaatiossanne ei ole käytössä hierarkiarakennetta, on valittavana vain päätason yksikkö.

Nimi:

• Syötä tunnuksen etu- ja sukunimi

• Näistä muodostuu näyttönimi

Käyttäjätunnus:

• Syötä käyttäjätunnus (sähköpostiosoite)

Titteli:

• Syötä tarvittaessa

Puhelinnumero:

• Syötä käyttäjän puhelinnumero

Kieli: 

• Voit asettaa käyttäjälle käyttäjäkohtaisen oletuskielen. Cloudia avautuu käyttäjälle kirjautumisen jälkeen aina tällä kielellä. 

Aktiivinen:

• Jos tunnus on aktiivinen, valitse "aktiivinen"

Kirjautumisjärjestelmä:

• Cloudia

  • Valitaan mikäli käytössä ei ole AD-kirjautumista. 

  • Tarkoittaa, että käyttäjä kirjautuu normaalisti Cloudian login-sivun kautta käyttäjätunnuksella sekä salasanalla järjestelmään.

• Ulkoinen

  • Jos käytössä on AD-tunnistautuminen (tai vastaava) (*lisätoiminnallisuus)

Voimassaolo

• Määrittele tarvittaessa voimassaolon alkamis- sekä loppumispäivämäärä

• Päivämäärä voidaan syöttää tai valita kalenterista    

Käyttäjäryhmät:

• Määrittele tarvittaessa, mihin käyttäjäryhmään tunnus linkittyy (Cloudia Sopimus)

Salasana:

• Salasanan on oltava väh. 8 merkkiä pitkä, sen on sisällettävä vähintään yksi iso ja yksi pieni kirjain, yksi numero, sekä erikoismerkin

• Salasana vanhenee 90 päivän välein

Käyttäjän roolit

Jokaisella sovelluksella on valmiina oletuskäyttörooleja. Kukin käyttäjärooli sisältää yhden tai useamman toiminnon, joita ko. käyttäjäroolilla saa tehdä. Kullekin käyttäjälle voidaan määritellä yksi tai useampi käyttäjärooli, joka määrittää, mitä toimintoja käyttäjä saa tehdä sovelluksessa.

Käyttäjätunnuksen oikeudet Cloudian sovelluksiin valitaan tunnuksen muokkausikkunan "Käyttäjän roolit" -välilehdellä.  

Klikkaa "Muokkaa rooleja". Sovellut -alasvetovalikossa näkyvät ne Cloudian sovellukset, jotka organisaatiosi on ottanut käyttöön. Valitse sovellus, johon haluat lisätä käyttöoikeuden. Valitse rooli laittamalla ruksi halutun roolin kohtaan. 

Cloudia Sovellusten oletuskäyttäjäroolit ovat:

Käyttäjähallinta

• Käyttäjähallinnan pääkäyttäjä tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita organisaation käyttöoikeuksia

• Käyttäjähallinnan yksikkötason pääkäyttäjä tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita oman yksikön käyttöoikeuksia

Cloudia Työpöytä

• Työpöydän ”Dashboard-admin” tarkoittaa, että käyttäjä voi hallita työpöydän ylätunnistetta

• Työpöydän "Esimiehen työpöytänäkymä" tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus työpöydän esimiehen näkymään. (*Lisätoiminnallisuus)

• Työpöydän "Vastuuhenkilön työpöytänäkymä" tarkoittaa, että käyttäjällä on oikeus työpöydän sopimusvastuuhenkilön näkymään. (*Lisätoiminnallisuus)

Cloudia Sopimus (sopimushallinta)

• Pääkäyttäjä:

  • Tällä roolilla voi hallita kaikkia sopimusasetuksia ja tehdä kaikkia muita toimintoja

• Pääkäyttäjä yksikkötaso:

  • Tällä roolilla pääkäyttäjyys rajoittuu omaan yksikköön

  • Sopimusvastuuhenkilö:

    • Tällä roolilla voit hallinnoida sekä sopimuskokonaisuuksia että sopimuksia jotka ovat samassa yksikössä. 

  • Lukukäyttäjä

    • Tällä roolilla voi hakea ja tarkastella sopimuksia jotka ovat samassa yksikössä. 

Kunkin roolin sisältämät toiminnot on lueteltu Cloudia Sopimus käyttöoikeustason ohjeen liitteessä, jonka löydät tämän artikkelin lopusta.  Jos käyttäjälle ei anneta mitään käyttäjäroolia, hän on sopimuskäyttäjä, joka pääsee hakemaan ja tarkastelemaan sopimuksia. Tällainen rooliton käyttäjä ei pääse Cloudia Sopimukseen, vaan hänen käytössään on Cloudia Työpöytä.

Cloudia Sourcing

• Pääkäyttäjä

• Peruskäyttäjä

• Lukukäyttäjä

Cloudia Order

• Tilauksen hyväksyjä

• Pääkäyttäjä

• Peruskäyttäjä

Supplier Management

• Toimittajahallinnan pääkäyttäjä

• Toimittajahallinnan käyttäjä

Cloudia Planning

• Pääkäyttäjä 

• Suunnittelija - voi tehdä hankintaehdotuksia sekä suunnitelmia

• Ehdottaja - voi tehdä hankintaehdotuksia

• Lukukäyttäjä - pääsy organisaation hankintakalenteriin

Cloudia Kilpailutus *erikseen tilattava lisätoiminnallisuus

• Admin

• Normaali

  • Avautuu toimintokohtainen valikko

• Rajoitettu

KUVA: Käyttäjätunnuksen roolien asettaminen tapahtuu käyttäjän roolit -välilehdellä

Klikkaa "Tallenna"  tallentaaksesi uuden käyttäjätunnuksen. 

Käyttäjätunnuksen muokkaaminen ja poistaminen

Käyttäjien hallinta -osiossa aukeaa listaus organisaation käyttäjistä. Listauksen käyttäjätunnuksia voidaan lisätä, muokata ja poistaa.

Valitse käyttäjätunnus, jota haluat muokata ja avaa tunnuksen edessä oleva "menu" -valikko. Valikosta voidaan tehdä seuraavia toimintoja:

• Muokkaa

  • Muokkausnäkymässä voidaan muokata kaikkia samoja tietoja, jotka määritellään, kun uutta tunnusta luodaan

  • Jos haluat vaihtaa käyttäjän yksikköä, klikkaa muokkaa ja valitse yksikkö

• Poista käyttäjätunnus

  • Toiminto poistaa käyttäjätunnuksen järjestelmästä

KUVA: Käyttäjän muokkaaminen

Tuo käyttäjiä tiedostolla

*lisätoiminnallisuus

• Klikkaa Toiminnot valikkoa ja sieltä "Tuo käyttäjiä"
  
  

Lataa itsellesi excel-pohja. Täytä Excel -tiedostoon käyttäjätunnusten tiedot

• Email = sähköpostiosoite, jotka käytetään kirjautumistunnuksena

• Name = käyttäjän nimi

• Password = käyttäjälle asetettava salasana

• Is external = 

  • True, jos käytössä on AD -kirjautuminen

  • False, jos käytössä ei ole AD -kirjautumista

• Role = käyttäjän rooli järjestelmässä

• Organization unit = yksikkö, johon käyttäjätunnus halutaan luoda

KUVA: Käyttäjien tuontia varten ladataan ensin excel, tämän jälkeen täytetään käyttäjien tiedot, ja tuodaan tiedosto järjestelmään

Lataa käyttäjäraportti

  <sup>Toiminnolla voi ladata Excel-raportin kaikista organisaatiosi käyttäjistä

Excelin kentät: Käyttäjänimi: Käyttäjän sähköpostiosoite Nimi: Käyttäjän nimi Yksikkö: Yksikkö polku (ylätaso#seuraavataso#jne) Roolit: listattu kaikki käyttäjän roolit Ryhmät: listattu kaikki ryhmät, joihin käyttäjä kuuluu  Kirjautumisjärjestelmä: Cloudia/ulkoinen (ulkoinen= AD-kirjautuminen tai muu vastaava)</sup>