Microsoft Wordin käyttäminen Cloudia Sopimuksessa

Johdanto

Cloudia Sopimuksessa on nyt mahdollista tuoda Microsoft Word -asiakirjoja järjestelmään ja viedä niitä ulos järjestelmästä. Word-tuonnin tarkoituksena on ottaa Word-asiakirjan sisältö ja lisätä se sopimuskohdiksi.

Asiakirjan rakenne

Jotta Microsoft Word -asiakirjojen tuonti onnistuisi, kullakin sopimuskohdan otsikolla on oltava siihen liittyvä otsikko-taso. Otsikkotasot voidaan asettaa Microsoft Wordista käsin valitsemalla ne valintanauhasta.

Otsikkotaso määrittää sopimuskohdat ja alakohdat. Esimerkiksi otsikkotaso 1 on aina pääkohta, otsikkotaso 2 alakohta, otsikkotaso 3 alakohdan alakohta ja niin edelleen. Seuraava esimerkki havainnollistaa, miten tämä voisi näyttää asiakirjassa

HUOM! Jos tyylejä ei käytetä, kukin yksittäinen kappale käsitellään uutena kohtana Otsikkoja ei lisätä, joten ne pitää muokata järjestelmässä myöhemmin.

Asiakirjan tuominen sopimukseksi

Sopimus voidaan luoda Word-asiakirjan pohjalta valitsemalla tuontivalinta ylävalikosta.

Kun tämä vaihtoehto on valittu, tehdään normaalit toimenpiteet sopimuksen perustamiseksi (aseta tyyppi ja malli jne.), minkä jälkeen asiakirja ladataan palvelimeen. Kun sopimus on perustettu, asiakirjan sisältö löytyy Sopimuskohdat-välilehdeltä.

Asiakirjan tuominen sopimukseksi sopimuskohdissa

Sisältöä voidaan tuoda suoraan sopimukseen Word-dokumentista valitsemalla sopiva vaihtoehto sopimusta muokattaessa.

Kun tämä toiminto valitaan, näyttöön tulee Tiedostojen lataus -ikkuna, jonka kolmesta vaihtoehdosta voit valita, kuinka tuonti vaikuttaa asiakirjaan:

Täytä osiot ja aloita sopimus

• Korvaa sopimuskohdat tuodulla asiakirjalla
  • Kaikki sisältö korvautuu tuodulla.
• Lisää tuotu sisältö olemassa oleviin sopimuskohtiin
  • Word-asiakirjasta otetut tiedot liitetään lisäsopimuskohdiksi.
• Lisää vain uudet tuodusta asiakirjasta löytyneet kohdat
  • Lisätään vain ne asiakirjasta löytyneet sopimuskohdat, joiden otsikko ei vastaa yhtäkään olemassa olevista sopimuskohdista.

Huom! kun tietoja tuodaan Wordista, sopimus tallentuu samalla automaattisesti.

Kun sopimuskohdat lisätään asiakirjaan, niillä näkyy järjestelmässä automaattisesti määritetyt otsikot.

Järjestelmä tunnistaa taulukot ja kuvat automaattisesti ja määrittää niille saman tietotyypin järjestelmässä.

Sopimusdokumentin lataaminen word-dokumentiksi

Järjestelmässä laadittu sopimusdokumentti voidaan ladata word-muotoon kahdella tapaa

Aloita valitsemalla:

• Dokumentti-välilehti sopimuksen muokkausnäkymässä. Valitse sitten Lataa sopimus Word-dokumenttina
• Sopimuksen esikatselu muokkausnäkymässä, oikealta ylälaidasta löydät word-dokumentti-ikonin

Näyttöön tulee valintaikkuna asiakirjan tallentamista varten.

Kun asiakirja on viety, Word-asiakirjaan voidaan tehdä muutoksia, minkä jälkeen se voidaan tuoda uudelleen. Katso ohjeen kohta Asiakirjan tuominen sopimukseksi sopimuskohdissa