Määrämuotoiselle Excelille kirjataan haluttu määrä sopimuskokonaisuuksia/sopimuksia ja niiden perustietoja. 

1) Määrämuotoinen Excel täytetään ja ladataan järjestelmään

2) Lisätään sopimuksen dokumentit

• Sopimusdokumentti*
• Sopimuksen liitteet
• Muut liitteet

3) Tuodaan sopimukset

HUOM! Jos organisaatiosi Sopimushallintajärjestelmään ei ole kytketty massatuontityökalua tai käyttöoikeutesi ei oikeuta sopimusten tuontiin, ei tätä valintaa näy.

Sopimuksia pääsee massatuomaan klikkaamalla ylänavigaatiosta ”Uusi sopimus” ja sen alta ”Tuo sopimuksia (tiedostotuonti)”.

Massatuontipohjan tiedot

Ladattavaan Exceliin voidaan täyttää seuraavat tiedot (sarakkeet A-R):

• Sopimuskokonaisuuden numero
  • Numeron tulee vastata perustetun sopimuskokonaisuuden numeroa 
• Sopimustyyppi*
  • Sopimustyypin tulee vastata järjestelmästä löytyviä sopimustyyppejä. Tyypin nimi tulee syöttää tuonti-Exceliin samassa muodossa, kuin järjestelmään perustettu tyypin nimi 
• Sopimuksen nimi*
• Sopimuksen numero
• Diaarinumero
• Sopimuksen kuvaus
• Tilaajan nimi
• Tilaajan tunniste
• Tilaajan osoite
• Toimittajan nimi
• Toimittajan tunniste
• Toimittajan osoite
• Sopimuskauden alkamispäivä
• Sopimuskauden päättymispäivä
• Optiokauden alkamispäivä
• Optiokauden päättymispäivä
• Sopimuksen tila
• Sopimusryhmä
• Sisäinen sopimus
• Julkaisu työpöydälle
• Sopimuksen arvo 

Lisätiedot (metatiedot) (sarake S ->)

Sarakkeesta S eteenpäin voit lisätä lisätietoja (metatietoja) laittamalla otsikkoriville (1. riville) lisätiedon nimen ja riveille arvon/arvot.)

• Tuotavien lisätietojen tulee vastata järjestelmän sopimustietuekirjastoon valmiiksi perustettuja metatietoja
• Tuonti-Excelillä sopimuksille liitettävät lisätiedot tulee kirjoittaa samassa muodossa kuin järjestelmään perustetut metatiedot

Lataa massatuontipohja

• Valitse massatuontipohja
  • Valittavissa:.xls Office 97 -2003 -versioille tai .xlsx uudemmalle Office-versiolle 
  • Klikkaa lataus -kuvaketta ja Excel -tiedosto latautuu tietokoneelle

Lataa tuontitiedosto

• Täydennä tarvittavat tiedot ja lataa Excel valitsemalla ”Lataa tuontitiedosto” -painiketta
  • Valitse tiedostot omalta koneeltasi klikkaamalla
  • Kun tiedostot näkyvät "Tiedostojen lataus" -ikkunassa, klikkaa "Sulje"
  • Tiedoston voi tuoda latausikkunaan myös vedä ja pudota toiminnolla
• Tuotavat sopimukset
  • Viimeistele sopimuksen tuonti liittämällä sopimusdokumentti. Voit muokata rivejä klikkaamalla riviä
• Lisää sopimuksen liitteet
  • Sopimusdokumentti*
  • Sopimuksen liitteet
  • Muut liitteet
  • Valitse ”Tuo sopimus”, jonka jälkeen sopimus muodostuu automaattisesti

HUOM! Varsinainen sopimuksen ja sille liitettyjen tietojen tuonti tapahtuu automaattisesti, kun sopimusdokumentti ladataan. Sopimuksen onnistuneen latauksen jälkeiset muokkaukset tulee tehdä sopimuskohtaisesti järjestelmän normaalin sopimusmuokkausprosessin mukaan.

Jos massatuontipohjan tiedot ovat virheellisiä

• Jos tiedostossa on tietoja, jotka eivät täsmää järjestelmässä oleviin tietoihin (esim. virheellinen sopimus-tyyppi), ei massatuonti onnistu
• Tuontivirheet voidaan ladata Excel -tiedostona, klikkaamalla ”Lataa Excel-tiedostona” -painiketta. Tiedosto latautuu tietokoneelle
• Tämän jälkeen Exceliin voidaan tehdä tarvittavat korjaukset, ja se voidaan ladata tuontitiedostona uudelleen

Huomioitavaa sopimusten massatuonnin jälkeisistä toimenpiteistä

HUOM! Tuotujen sopimusten jatkomuokkaus tehdään järjestelmän kautta sopimuskohtaisesti

• Sopimuksen omistavaksi yksiköksi tulee automaattisesti tuonnin suorittaneen käyttäjän (sisäänlukijan) yksikkötieto
• Sopimusvastuuhenkilöksi tulee automaattisesti tuonnin suorittanut käyttäjä
• Tuotavien sopimusten lukuoikeudet ovat tuonnin jälkeen määritelty ”kaikki organisaation alaiset käyttäjä”
• Muokkausoikeudet tuoduille sopimuksille on automaattisesti tuonnin suorittaneella yksiköllä ja sen sopimusvastuullisella ja ”oikeudet periytyvät” -ruksi päällä
• Sopimushallintaan asetetut tyyppi- sekä sopimuskokonaisuuskohtaiset periytetyt lisätiedot siirtyvät automaattisesti tuoduille sopimuksille pakottavuuksineen. Myös kaikille sopimuksille periytetyt lisätiedot siirtyvät tuoduille sopimuksille automaattisesti
• Sopimuksia ei automaattisesti julkaista työpöydälle tuonnin yhteydessä