Hankintapäätöksen tai välipäätöksen laatiminen

Hankintapäätös voidaan tehdä peruspohjaan tai hankintayksikkö voi laatia hankintapäätöksen aikaisemmin tehdyn mallipohjan perusteella. 

Valitaan päätöstä koskevat toimittaja(t). Valitse kaikki toiminnolla voit valita kaikki tarjoajat. Valitse laaditaanko hankintapäätös peruspohjaan vai aiemmin laaditun mallipohjan perusteella.  

Päätöksen peruspohja

Valitse alasvetovalikosta ”Päätöksen peruspohja”:

• Hankintapäätöslomake avautuu 
• Valitse tehdäänkö hankintapäätös
  1. järjestelmässä (Tee hankintapäätös alla olevalla lomakkeella)
  2. järjestelmän ulkopuolella (Hankintapäätös on tehty toisessa sovelluksessa)

1. Tee hankintapäätös alla olevalla lomakkeella

Jos peruspohjaa halutaan käyttää hankintapäätöksen pohjana, valitse ” Tee hankintapäätös alla olevalla lomakkeella ”.

Hankintayksikkö:

• Tieto tulee hankintaorganisaation tiedoista 
• Ei voi muokata 

Hankinnan nimi:

• Pyynnön nimitunniste tulee pyynnön tiedoista 
• Ei voi muokata 

Hankinnan kuvaus:

• Hankinnan kuvaus tulee pyynnön kuvauskentästä
• Editoitava tekstikenttä

Käyttövinkki!

Kaikkiin editoitaviin tekstikenttiin voi lisätä tekstiä:

- Kirjoittamalla
- Kopioimalla/liittämällä muusta dokumentista
- Valitsemalla esitallennettu teksti pudotusvalikosta (voit muokata valittua tekstiä)

- Ruksi-ikonilla voit tyhjentää tekstikentän
- Esitallennettuja tekstejä hallinnoidaan osiossa "Työkalut > Listaeditori"
- Voit myös tallentaa tekstin esitallennetut tekstit -valikkoon lennossa ruksaamalla ruksi-ikonin vieressä olevan valintakentän ja syöttämällä esitallennustekstille sitä kuvaavan nimen

Päättäjä:

• Tulee pyynnön tiedoista 
• Editoitava tekstikenttä 

Päätöspäivämäärä:

• Valitse kalenterivalikosta tai kirjoita 
• Päätöspäivämäärä on pakollinen 

Päätös:

• Kirjataan hankintapäätökselle 
• Editoitava tekstikenttä 

Päätöksen perustelut:

• Kirjataan hankintapäätökselle 
• Editoitava tekstikenttä

Valittu toimittaja(t):

• Toimittajavalinnat tulevat vertailutaulukolta 
• Editoitava tekstikenttä 

Näkyvyys:

Valitse allekirjoitustapa:

• Normaali
• Sähköinen allekirjoitus *lisätoiminnallisuus

Allekirjoitus:

• Esitallennetuiksi allekirjoittajiksi tulee kaikki ne henkilöt, joilla on käyttäjätunnus järjestelmään 
• Uuden henkilön saa lisättyä ”Lisää uusi allekirjoittaja” -valinnalla

Tiedoksianto:

• Valitse kalenterivalikosta tai kirjoita päivämäärä, jolloin tiedosianto tehdään/on tehty
• Tiedoksiannon päivämäärä on pakollinen 
• Jos järjestelmän kautta ei haluta tehdä sähköistä tiedoksiantoa valitaan ”Tiedoksianto on jo tehty” 

2. Hankintapäätös on tehty toisessa sovelluksessa

Jos hankintapäätös on tehty toisessa sovelluksessa ja se halutaan tuoda järjestelmään, valitse ”Hankintapäätös on tehty toisessa sovelluksessa”.

Voit halutessasi tuoda päätöksen tiedot alla olevalle lomakkeelle ja/tai liittää tietoihin valmiin hankintapäätösdokumentin.

• Valitse ”Lisää liite” 
  • Suorita lataus avautuvassa latausikkunassa 
• Ladattu tiedosto tulee lomakkeelle linkkinä: 
  • Linkistä voi avata tiedoston 
  • Linkin lopussa olevasta ruksi-ikonista tiedoston voi poistaa 
• Halutessasi voit syöttää lomakkeelle hankintapäätöksen tietoja  

Päivämäärät:

• Päätöspäivämäärä ja tiedoksiannon päivämäärä ovat pakollisia täytettäviä tietoja 

Tiedoksianto:

• Valitse kalenterivalikosta tai kirjoita 
• Tiedoksiannon päivämäärä on pakollinen 
• Jos järjestelmän kautta ei haluta tehdä sähköistä tiedoksiantoa valitaan ”Tiedoksianto on tehty” 

Tallenna hankintapäätös ja siirry tiedoksiantovaiheeseen

• Kun haluat siirtyä Hankintapäätöksen tiedoksiannon lähetykseen, klikkaa lomakkeen lopusta ”Tallenna ja jatka” -linkkiä 
• Jos lomakkeella on valittu ”Tiedoksianto on tehty” ei järjestelmässä ole mahdollista tehdä sähköistä tiedoksiantoa 

HUOM! Hankintapäätösdokumenttia voi palata vielä muokkaamaan niin kauan, kunnes hankintapäätöksen tiedoksianto on lähetetty.

Tallenna päätös mallipohjaksi

• Näkymässä voidaan tallentaa ko. päätös mallipojaksi ja siirtyä tiedoksiantovaiheeseen 
  • ”Tallenna päätös mallipohjaksi ja jatka” 
• Jos lomake halutaan ainoastaan tallentaa mallipohjaksi 
  • Tallenna päätös mallipohjaksi 

Hankintapäätöksen mallipohjia voidaan muokata kohdassa työkalut - hankintapäätösten mallipohjat

Hankintapäätöksen tiedoksianto

• Hankintapäätöksen tiedoksiannon lähetykseen pääsee hankintapäätösdokumentin tallentamisen jälkeen 
• Lähetyslomakkeelle tulee automaattisesti äsken luotu (tai tuotu) hankintapäätösdokumentti  
  • Tiedoston voi avata niiden linkkejä klikkaamalla 
  • Tiedoston voi poistaa klikkaamalla ruksi-ikonia niiden perästä 
  • Jos liitteenä on useampi liite, liitteiden järjestystä voidaan muokata nuolilla
• ”Lisää liite” -linkkiä klikkaamalla voidaan lisätä haluttu määrä omia dokumentteja 

Lähettäjän nimi:

• Tieto tulee hankintaorganisaation tiedoista 
• Editoitava tekstikenttä

Lähettäjän sähköpostiosoite:

• Tieto tulee pyynnön tiedoista 
• Editoitava tekstikenttä

Vastaanottajat:

• Valitse lähetetäänkö hankintapäätös 
  • kaikille vastauksen lähettäneille
  • hankintapäätökseen liittyville toimittajille vai
  • kaikille toimittajaksi valituille tarjoajille
• Lisää tarvittaessa myös muita vastaanottajia

Sähköpostiviestin otsikko:

• Tieto tulee pyynnön tiedoista 
• Editoitava tekstikenttä 

Viestin sisältö:

• Syötä tiedoksiannolle viesti 

Tiedoksiannon lähetys

•  Lähetä hankintapäätöksen tiedoksianto klikkaamalla ”Hyväksy ja lähetä hankintapäätös”-painiketta

Muokkaa päätöstä

• Pääset muokkaamaan hankintapäätöstä