Suomi ottaa 1.9.2023 käyttöön uudet vakiolomakkeet EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen osalta. Uudistuksen taustalla on komission täytäntöönpanoasetus (EU) 2019/1780. Asetus tuo paljon muutoksia ilmoituskäytänteisiin, joista olemme julkaisseet yleisen koosteen tällä hetkellä varmistuneiden tietojen osalta. Cloudia Kilpailutus muuttuu uudistusten vaatimusten mukaisesti ja käyttäjille tullaan julkaisemaan uusia työkaluja, jotta hankintailmoitusten julkaisu on jatkossakin mahdollista ja helppoa osana kilpailutusprosessia.

Keskeisimmät uudistuksen tuomat muutokset ilmoituskäytänteisiin yleisesti:

• Erityyppisillä ilmoituksilla (esim. ennakko-, hankinta-, jälki-ilmoitukset) vaaditaan huomattavasti aiempaa yksityiskohtaisempaa tietoa
  • Osa-aluekohtaisesti ilmoitettavan tiedon määrä lisääntyy
• Ennen vain ESPD:llä olleet poissulkuperusteet sekä valintaperusteet tulee kirjata myös hankintailmoituksille.
  • Myös ESPD:n käyttö jatkuu nykyiseen tapaan.
• Jälki-ilmoitusten laatimista varten ilmoitukseen tulee uusi tulokset-sivu, joka selkeyttää kilpailutuksen tulosten antamista.
• Vapaatekstikenttien määrää on vähennetty ja tarjotaan aiempaa enemmän valmiita vaihtoehtoja valittaviksi listalta
• Cloudiassa osien hallinta pyritään pitämään tuttuna nykyiseen malliin verrattuna, vaikka teknisesti osien näyttäminen Hilmassa ja TED:ssä muuttuu siten, että ilmoituksella Hilmassa ja TEDissä aina vähintään yksi osa. Osien sisällön rooli on eForms-ilmoituksissa suurempi kuin aikaisemmin.
• Kaikkia ilmoituksia voi korjata, myös jälki-ilmoitusta.
• Manuaalinen tarkastus TEDissä loppuu joitain poikkeustapauksia lukuun ottamatta
  • Tällä on olettavasti vaikutuksia ilmoitusten julkaisuviiveeseen

Keskeisimmät muutokset Cloudia Kilpailutuksessa EU-kynnysarvojen ylittävien ilmoitusten osalta:

Uuden moduulin ”Meforms” käyttöönotto osana EU-kynnysarvojen ylittävien kilpailutusten julkaisua:

Osana tarjouspyynnön- tai muun hankinta-asiakirjan laatimista, käyttäjät tulevat jatkossa viimeistelemään Hilmaan ja TED:iin julkaistavalle ilmoitukselle vaaditut tiedot erillisessä Meforms-moduulissa. Cloudia Kilpailutuksessa laaditaan jatkossa rakenteisesti ilmoitukseen liittyvä hankinta-asiakirjakokonaisuus. Tällä viitataan esimerkiksi tarjous- tai osallistumispyyntöön liitteineen tai ennakkoilmoituksen lisätietoihin. Cloudia Kilpailutus esitäyttää käyttäjän puolesta suuren osan ilmoitukselle vaadittavaa tietoa hankinta-asiakirjojen tietojen perusteella. Ennen julkaisua käyttäjät täydentävät komission tai Hilman vaatimat lisätiedot hankintailmoitukselle omassa moduulissa.

(Hankinta)ilmoituksen sekä muiden hankinta-asiakirjojen nykyistä selkeämpi erottaminen toisistaan järjestelmässä:

Uuden Meforms-moduulin käytön myötä, hankintailmoituksen tiedot ja esimerkiksi tarjouspyynnön perustiedot eivät tule olemaan kaikilta osin toisiaan vastaavia. Meforms-moduulissa viimeisteltävä hankintailmoitus tulee sisältämään jatkossa joitain tietoja, mitä taas tarjouspyynnölle ei tulla sisällyttämään. Käyttäjälle työnkulku järjestelmässä pyritään tekemään mahdollisimman selkeäksi ja helppokäyttöiseksi. Lisäksi Cloudia pyrkii suoraviivaistamaan lukuisten ”tilastollisten” tietojen manuaalista kirjaamista, jota TED tai Hilma hankintailmoitukselle vaatii jatkossa ilmoitettavaksi.

Kuva: Käyttäjän työnkulku Cloudia Kilpailutus -järjestelmässä, EU-hankinnat 1.9.2023 alkaen

Tärkeää huomioitavaa muutoksista sekä muutosaikataulusta:

• Cloudia tai Mercell eivät vastaa sisällöllisistä muutoksista hankintailmoitukselle vaadittaviin tietoihin tai kansallisesta aikataulusta ilmoitusten käyttöönoton osalta. Muutokset perustuvat EU-komission täytäntöönpanoasetukseen sekä Suomen kansallisiin räätälöinteihin.
• Järjestelmätoimittajat, kuten Cloudia, tekevät kehitystyötä komission ohjeistuksen, aikataulun sekä dokumentaation mukaisesti. Cloudia tulee tiedottamaan käyttäjiä kehitysprojektin aikana mahdollisista muutoksista nykyisiin järjestelmätoimintoihin. Tällaisia toimintoja voi olla esimerkiksi vanhojen mallipohjien käyttö EU-hankinnoissa.
• Cloudia keskittyy kehitystyössään siihen, että käyttäjillä on 1.9.2023 toimiva järjestelmä, joka mahdollistaa kaikkien ilmoitustyyppien julkaisun hankintalain ja uuden täytäntöönpanoasetuksen mukaisin velvoittein. Jatkokehityksessä 1.9.2023 alkaen tullaan parantamaan käytettävyyteen liittyviä ominaisuuksia.