Käyttäjä voi luoda ja muokata rakenteisia sopimuksia. Sopimus luodaan aina sopimuspohjaa hyväksikäyttäen. Sopimuspohjan voi määrätä käytettävä sopimustyyppi tai sopimus voidaan laatia muokaten jotain aiemmin tehtyä sopimusta. Rakenteisessa sopimuksessa myös sopimuksen sisältö luodaan dynaamisina sopimusosioita käyttäen.
Sopimus voidaan liittää valittuun sopimuskokonaisuuteen, jolloin sopimus toimii ”pääsopimuksena” (esim. puitejärjestelyn toimittajasopimukset). Sopimus voidaan liittää myös jonkun pääsopimuksen alasopimukseksi (esim. puitejärjestelyn toimitussopimukset). Rakenteisten sopimusten avulla tehostetaan erityisesti sopimusten määrämuotoisuutta, löydettävyyttä ja seurattavuutta sekä sisältömuutosten hallittavuutta.
Sopimuksen pääsee luomaan klikkaamalla ylänavigaatiosta ”Uusi sopimus” ja sen alta ”Luo sopimus”.
Tässä ohjevideo sopimuksen luonnin perusasioihin:
Sopimuksen perustaminen
Uuden sopimuksen perustaminen luodaan vaiheittain:
- Sopimuksen perustaminen
- Yleiskatsaus
- Metatiedot
- Käyttäjät ja käyttöoikeudet
- Sopimuskohdat
- Sopimuksen arvo
- Tuotteet
- Dokumentti
- Allekirjoitukset
- Tila
- Jakaminen, kopiointi ja siirto
Pakolliset tiedot
Kaikki sopimuksen pakolliset tiedot on merkitty tähdellä(*). Sopimuksen voi tallentaa vasta kun kaikki pakolliset tiedot ovat täytetty. Pakollisia tietoja ovat:
- Yksikkö
- Sopimustyyppi
- Kieli
- Sopimuksen nimi
HUOM! Lisäksi sopimukselle on voitu pakottaa lisätietoja ja sopimuskohtia, joihin täytyy ottaa kantaa ennen kuin sopimuksen voi tallentaa.
Sopimuksen perustaminen
* Yksikkö:
- Klikkaa ”Valitse yksikkö/virasto ”. Lista organisaatioista avautuu. Valitse haluamasi organisaatio ja klikkaa "Valitse"
Sopimuskokonaisuus:
- Klikkaa ”Valitse sopimuskokonaisuus”
- Valitse oikea sopimuskokonaisuus avautuvasta listauksesta tai rajaa hakua
- Valitse haluamasi sopimuskokonaisuus ja klikkaa "Valitse"
- Voit esikatsella sopimuskokonaisuutta
Jos sopimusta ei luoda suoraan sopimuskokonaisuuden alta, vaan tehdään toiminnolla "Luo uusi sopimus" ja liitetään sen jälkeen sopimuskokonaisuuteen, ei sopimuskokonaisuudelle pakotetut metatiedot periydy sopimukselle.
Pääsopimus:
- Klikkaa ”Valitse pääsopimus”
- Valitse oikea pääsopimus listauksesta ja klikkaa ”Valitse"
Jos käytössä on kilpailutusintegraatio ja Sopimuskokonaisuus on liitetty kilpailutukseen, voidaan sopimus linkittää tarjoukseen
- Klikkaa "valitse tarjous"
- Valitse oikea tarjous avautuvasta ikkunasta
* Sopimustyyppi:
Sopimus täytyy liittää sopimustyyppiin
- Jos et ole valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuutta, avautuva lista näyttää kaikki järjestelmän sopimukset
- Valitse haluamasi sopimustyyppi ja klikkaa "Valitse"
- Jos olet valinnut sopimukselle sopimuskokonaisuuden, tulee sopimustyyppi sopimuskokonaisuuden tiedoista
Sopimuspohja:
- Valitse:
- Ei valintaa
- Valitse kaikista pohjista
- Valitse sopimuksista
- Valitse tyypin pohjista
Sopimuspohjan valinnan jälkeen avautuu sopimuksen kielivalinta.
- Jos kielivalintoja on vain yksi (esim. Suomi), on se automaattisesti valittuna
- Jos kielivalintoja on useita, valitse listauksen kieli klikkaamalla
Siirry seuraavaan vaiheeseen
Siirry "Seuraava" -painikkeella seuraavaan vaiheeseen. Järjestelmä varmistaa, että haluathan luoda uuden sopimuksen näillä perustiedoilla.
HUOM. Sopimuksen perustaminen -vaiheessa täytettyjä tietoja ei voi muuttaa enää tämän vaiheen jälkeen.
Klikkaa Ok ja sopimuksen muut osiot avautuvat muokattavaksi.
HUOM! Sopimuksen voi tallentaa vasta kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty.
Yleiskatsaus
- Sopimuksen nimi*: Anna sopimukselle nimi
- Sopimuksen kuvaus: Syötä kenttään sopimuksen kuvaus
- Diaarinumero: Kenttään voidaan syöttää sopimuksen diaarinumero
- Sopimuksen numero: Syötä sopimukselle halutessasi ulkoinen numero
- Sopimuksen tunniste: Sopimuksen tunniste tulee järjestelmästä automaattisesti (HUOM. generoituu vasta sopimuksen tallennuksen jälkeen)
- Toimittajat
- Klikkaa ”Lisää sopimusosapuoli B - Toinen osapuoli"
- Täytä avautuvan lomakkeen nimi, tunniste (esim. Y-tunnus tai hetu) ja osoitetiedot
- ”Poimi kontakti” -toiminnolla toimittajatiedot Käyttäjähallinnan yhteystiedoista
- Tilaajavastuutietojen tarkistus * erikseen tilattava lisätoiminnallisuus
- Sopimuksen osapuolille on mahdollista asettaa yhteyshenkilön tiedot
- Tämän vastuuhenkilön voi lisätä suoraan reklamaatiolle ja kommentointikierroksille
- Vastuuhenkilön voi poimia myös excel raportille
-
Sopimuskausi:
- Valitse määräaikainen, toistaiseksi voimassa oleva tai kertasopimus
- Täydennä päivämäärätiedot. Päivämäärät voi kirjoittaa suoraan kenttään tai valita kalenterista
- Sopimuskaudelta voidaan myös luoda merkkipaalu klikkaamalla lipun kuvaa (ks. merkkipaalujen ohjeet)
- Optiokaudet:
- Sopimukselle voi liittää haluttu määrä optiokausia. Optiokausi lisätään kun optiokausi halutaan ottaa käyttöön kohdasta "Lisää optiokausi". Sopimuksella voi olla kerrallaan käytössä yksi optiokausi
- Optiokausi määritellään lisäämällä päivämääräkenttiin oikeat päivämäärät
- Päivämäärät voi kirjoittaa suoraan kenttään tai valita kalenterista
- Valitse tarvittaessa ''Voimassa oleva"
- Erillisestä oikealla olevasta valintapainikkeesta (3 poikkiviivaa) voidaan
- luoda optiopäätösdokumentti
- liittää optiokausidokumentti
- luoda optiopäätösdokumentti (*lisätoiminnallisuus)
- lähettää optiopäätöksen tiedoksianto
Luo optiopäätösdokumentti
* Lisätoiminnallisuus
Optiopäätöksen luonti ikkuna avautuu. Täyty optiopäätöksen kentät:
- Valitse dokumentin ylätunniste
- Yksikkö (tulee automaattisesti)
- Sopimuksen nimi *
- Sopimuksen kuvaus
- Käytä tarvittaessa lausekirjastoa apuna
- Päättäjän tiedot
- Päätöspäivämäärä
- Päätös
- Käytä tarvittaessa lausekirjastoa apuna
- Päätöksen perustelut
- Toimittajat
- Muut tiedot
- Allekirjoitus
- Valitse dokumentin alatunniste
Käytä oletusarvoja palauttaa kenttien alkuperäiset tekstit.
Tallenna optiopäätös klikkaamalla "Tallenna". Optiopäätös.pdf näkyy optiokauden kohdalla.
Lähetä optiopäätöksen tiedoksianto
- Kirjoita viestin aihe ja teksti
- Valitse viestin vastaanottajat
- "Lähetä" painikkeella tiedoksianto lähtee sähköpostilla valituille vastaanottajille
Sopimuksen liitteet ja muut liitteet:
- Sopimukselle voi liittää sopimusliitteitä tai muita sopimuksen dokumentteja
- Klikkaa "Lisää dokumentti" ja "Tiedostojen lataus" -ikkuna avautuu
- Valitse tiedostot omalta koneeltasi klikkaamalla "Valitse tiedostot". Kun tiedostot näkyvät "Tiedostojen lataus" -ikkunassa, klikkaa "tallenna" ja liitteet listautuvat sopimukselle
- Tiedoston voi tuoda latausikkunaan myös vedä ja pudota toiminnolla
- Dokumentin voi myös lisätä dokumenttikirjastosta, klikkaamalla ”Lisää dokumentti kirjastosta” ja valitse liite listauksesta
Jos sopimus linkittyy Kilpailutusintegraation kautta tulleeseen sopimuskokonaisuuteen, on dokumenttikirjaston lisäksi valittavissa kilpailutuksen ja tarjouksen liitteet sekä tuoteliitteet Excel tai PDF-muodossa.
Klikkaa "Lisää dokumentti" jonka jälkeen tiedoston voi valita:
- Lisää dokumentti kirjastosta
- Kilpailutuksesta
- Tarjouksesta
- Tuoteliite (Excel) (kun tuoteliite on muodostettu ks. kohta Tuotteet)
- Tuoteoteliite (PDF) (kun tuoteliite on muodostettu ks. kohta Tuotteet)
Erillisestä oikealla olevasta valintapainikkeesta (3 poikkiviivaa) voidaan dokumentti asettaa salassapidettäväksi.
- Klikkaa täppä kohtaan "Salassapidettävyys"
- Kirjoita salassapidon perustelut tai lisää ne laudekirjastosta
- Lisää tarvittaessa liitteen sisältämät henkilötiedot, jos näitä tarvitsee hakea
- Klikkaa "Vahvista"
Liitteet voidaan järjestää kansioihin. Lisää uusi kansio kohdasta "Lisää kansio". Kansio ilmestyy listauksen ylimmäiseksi. Kansioon voi siirtää liitteitä raahamalla (drag & drop).
Kansion päässä olevasta kolmen viivan painikkeesta voit
- lisätä kansioon alakansion - "Lisää kansio"
- lisätä kansioon dokumentin omalta koneelta - "Lisää dokumentti"
- lisätä kansioon dokumentti tiedostokirjastosta - "Lisää dokumentti kirjastosta"
- muokata kansion nimeä tai
- poistaa kansion
Liitteitä voidaan hakea "Suodata" -kentällä. Voit myös poistaa useita liitteitä valitsemalla liitteet ja klikkaamalla "Poista valitut".
Linkit:
Sopimukselle voidaan lisätä linkkejä, jotka näkyvät sopimuksen tietosivulla työpöydällä
* Lisätoiminnallisuus
- Syötä linkin kuvaus
- Syötä linkin osoite (muodossa http://...)
- Valitse "Lisää linkki", jonka jälkeen asetettu linkki siirtyy sopimukselle
Lisätiedot:
- Määritelle tarvittaessa sopimus sisäiseksi sopimukseksi
Sopimusryhmä:
- Valitse valikosta sopimusryhmä
- Ostosopimukset
- Myyntisopimukset
- Muut
Tallenna sopimus ja siirry tarvittaessa seuraavaan vaiheeseen:
- Kun kaikki pakolliset tiedot on täytetty, voidaan sopimus tallentaa. Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Sopimus on luotu”
- Voit myös siirtyä nuoli -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja
Metatiedot
Lisää metatiedot:
Käyttäjä voi valita sopimukselle metatietoja. Valittavissa on kaikki organisaation ja viraston metatiedot. Jos käyttäjätunnus kuuluu useampaan virastoon, valittavissa olevat metatiedot määräytyvät sen viraston mukaan, mikä on määritelty ko. sopimuksen omistajaksi. Valittuja metatietoja voidaan muokata, mikäli sitä ei ole erikseen asetuksista estetty.
- Valitse "Lisää metatieto"
- Valitse metatieto listauksesta
- Metatietoja voidaan hakea rajaamalla kentän tietotyypin mukaan tai hakusanalla
- Klikkaa ”Lisää”
- Metatiedot voidaan poistaa punaisesta raksista
Muokkaa metatietoja:
Metatietojen oletussisältöä voidaan muokata, mikäli sitä ei ole metatiedon asetuksissa estetty. Moniriviseen metatietoon voi tuoda lauseita lausekirjastosta tai tallentaa lauseet lausekirjastoon. Metatiedon voi myös asettaa salassapidettäväksi (samalla tavalla kuin liitteet).
Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen:
- Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”
- Voit myös siirtyä nuoli -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja
Käyttäjät ja käyttöoikeudet
Oletuksena sopimuksen vastuuhenkilöksi asetetaan käyttäjä joka luo sopimuksen. Mikäli sopimuksen vastuuhenkilöksi valitaan joku käyttäjä, käyttäjällä tulee roolin kautta olla oikeus muokata yksikön sopimuksia.
Sopimuksen vastuuhenkilö:
- Klikkaa ”Valitse vastuuhenkilö”
- Valitse vastuuhenkilö avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
- Klikkaa ”Valitse”
Sopimuksen vastuuhenkilön varahenkilöt:
- Klikkaa ” Lisää käyttäjä”
- Valitse varahenkilöt avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
- Klikkaa ”Valitse”
- Varahenkilöt voidaan poistaa punaisesta raksista
- Voit myös lisätä varahenkilöiksi käyttäjäryhmän/ryhmiä
- Kaikki ryhmään kuuluvat henkilöt tulevat sopimuksen varavastuuhenkilöiksi
- Käyttäjähallinnan pääkäyttäjät hallinnoivat käyttäjäryhmiä osiossa Käyttäjähallinta > Sopimushallinta > Ryhmät
Lukuoikeudet:
Lukuoikeudet määrittelevät sopimuskokonaisuuden näkyvyyden listauksilla ja hauissa.
Valitse listasta haluttu vaihtoehto :
- Kaikki organisaation alaiset käyttäjät
- Vain vastuuhenkilöt
- Seuraavat käyttäjät
- Jos valitset ”Seuraavat käyttäjät”, klikkaa ”Lisää käyttäjät”, ”Lisää yksikkö” tai ”Lisää käyttäjäryhmä”
- Valitse käyttäjät, organisaatiot tai käyttäjäryhmät avautuvasta listauksesta tai rajaa tuloksia
- Klikkaa ”Valitse”
Valinnat voidaan poistaa punaisesta raksista.
Muokkausoikeudet:
- Muokkausoikeudet periytyvät sopimukselle oletuksena
- Muokkausoikeuksia voidaan lisätä käyttäjä, yksikkö tai käyttäjäryhmätasolla
Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen:
Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”
Voit myös siirtyä nuoli -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja
Sopimuskohdat
Sopimusdokumentilla näkyvä sisältö koostuu sopimuskohdista. Sopimuskohdat voivat tulla oletuksena valitun sopimuspohjan mukaan tai niitä voidaan lisätä sekä luoda haluttu määrä. Sopimuspohjalta periytyviä sopimuskohtia voidaan muokata tai poistaa, jos sitä ei ole erikseen asetuksissa estetty.
Luo uusi sopimuskohta:
- Luo uusi sopimuskohta klikkaamalla "Luo uusi sopimuskohta"
- Valitse sopimuskohdalle tietotyyppi, nimi ja sisältö
- Klikkaa "Tallenna"
HUOM! Lennosta luodut sopimuskohdat eivät tallennu kirjastoon.
Muokkaa otsikkoa:
Sopimuskohdalle annettua otsikkotietoa voidaan muokata.
- Muutoksia voit tehdä otsikoiden numerointiin tai otsikon nimeen
- Tee tarvittavat muutokset otsikon numerointiin tai muokkauskenttään ja ”Tallenna”
HUOM! Jos sopimuskohta on lukittu, otsikkoa tai numerointia ei voi muokata. Tällöin kenttä näkyy muokkausnäkymässä harmaana.
Muokkaa sisältöä
Sopimuskohtien muokkaus:
- Sopimuskohdan alapuolella olevasta "Valinnat" painikkeesta tulee valittavaksi
- Lisää sopimuskohta yläpuolelle
- Lisää sopimuskohta alapuolelle
- Luo uusi sopimuskohta yläpuolelle
- Luo uusi sopimuskohta alapuolelle
- Lisää lausekirjastosta
- Lisää lause lausekirjastoon
- Poimi kilpailutuksesta (* vaatii kilpailutusintegraation)
- Salassapidettävyys
- Poista
HUOM! Jos sopimuskohta on lukittu, sen voi poistaa vain järjestelmän pääkäyttäjä. Tällöin kenttä näkyy muokkausnäkymässä harmaana.
Sisältöä voidaan tuoda suoraan sopimukseen Word-dokumentista valitsemalla sopiva vaihtoehto sopimusta muokattaessa.
Kun tämä toiminto valitaan, näyttöön tulee Tiedostojen lataus -ikkuna, jonka kolmesta vaihtoehdosta voit valita, kuin-ka tuonti vaikuttaa asiakirjaan:
- Korvaa sopimuskohdat tuodulla asiakirjalla
- Kaikki sisältö korvautuu tuodulla.
- Lisää tuotu sisältö olemassa oleviin sopimuskohtiin
- Word-asiakirjasta otetut tiedot liitetään lisäsopimuskohdiksi.
- Lisää vain uudet tuodusta asiakirjasta löytyneet kohdat
- Lisätään vain ne asiakirjasta löytyneet sopimuskohdat, joiden otsikko ei vastaa yhtäkään olemassa olevista sopimuskohdista.
HUOM: kun tietoja tuodaan Wordista, sopimus tallentuu samalla automaattisesti.
Kun sopimuskohdat lisätään asiakirjaan, niillä näkyy järjestelmässä automaattisesti määritetyt otsikot. Järjestelmä tunnistaa taulukot ja kuvat automaattisesti ja määrittää niille saman tietotyypin järjestelmässä.
Sopimuskohtien kommentointi (ks. kommentointi)
Jos sopimuskohtaa on kommentoitu kommenttikierroksella kommentteja voi tarkastella ko. sopimuskohdan kohdalla painikkeesta "Kommentit".
Sopimuskohdalta voidaan myös lisätä merkkipaaluja. Klikkaa sopimuskohdan kohdalla lippukuvaketta lisätäksesi merkkipaalun. Ohjeet merkkipaalun luontiin löydät täältä.
Muokkaa järjestystä
- Sopimuskohtien järjestystä voidaan muokata valitsemalla ”Muokkaa järjestystä”
- Sopimuskohtien järjestystä vaihdetaan raahaamalla kohdat haluttuun järjestykseen
Muokkaa järjestystä ja laadi alatason otsikoita:
- Sopimuskohtien järjestystä voidaan muokata valitsemalla "Muokkaa järjestystä"
- Valitse rivi, jonka haluat alaotsikoksi ja raahaa se halutun tason päälle. Kun rivi, jonka alle alataso halutaan tehdä aktivoituu, päästetään raahattavasta rivistä irti (kuva 1).
Huom! Otsikot voidaan järjestää kolmeen tasoon
Järjestä alaotsikko tai siirrä takaisin ylemmäksi otsikkotasoksi:
- Alatason otsikoita voidaan järjestää samalla tavoin kuin päätason otsikoita
- Valitse otsikko ja raahaa se haluttuun kohtaan
Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen :
- Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”
- Voit myös siirtyä nuoli -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja
Sopimuksen arvo
Ennakoitu arvo yhteensä:
- Sopimukselle voidaan syöttää kokonaisarvo ja valuutta
- Syötä sopimukselle ennakoidun arvon yhteissumma
- Valitse käytettävä valuutta
Arvon jyvitys:
Sopimuksen arvo voidaan jyvittää vuosille, lisäämällä jyvitys, valitsemalla vuosi ja syöttämällä ennakoitu ja toteutunut arvo. Jyvityksiä voi muokata ja poistaa.
- Arvon jyvitys voidaan tehdä manuaalisesti tai automaattisesti
- Klikkaa ”Lisää jyvitys” ja määrittele tarvittavat tiedot
- Jyvitys voidaan tehdä myös optiokaudelle
Automaattinen jyvitys:
Mikäli sopimus ei liity sopimuskokonaisuuteen, jolle on arvo määritelty, voidaan sopimukselle suorittaa syötetyn arvon automaattinen jyvitys. Jyvitys jakaa kokonaisarvon sopimuskauden vuosille (tai neljälle vuodelle sopimuksen alkamispäivämäärästä, mikäli kyseessä on toistaiseksi voimassa oleva sopimus)
- Valitse ”Automaattinen jyvitys”
- Järjestelmä varmistaa, halutaanko automaattinen jyvitys tehdä, klikkaa ”Ok”, jonka jälkeen jyvitys tulee kenttään
Tallenna muutokset tai siirry seuraavaan vaiheeseen:
- Klikkaa ”Tallenna” -painiketta ja oikeaan alareunaan tulee ilmoitus ”Muutokset tallennettu”
- Voit myös siirtyä nuoli -painikkeella lisäämään sopimukselle tarvittavia tietoja
Tuotteet
Tuotteet -välilehdellä lisätään sopimuksen tuotteet:
Lisää tuoteryhmä
- Anna tuoteryhmälle nimi ja klikkaa "Tallenna"
Lisää tuote
- Syötä tuotetiedot
- Tuotteen nimi
- Määrä
- Yksikkö
- Yksikköhinta
- Valuutta
- Tuotteen lisätiedot
- Klikkaa Tallenna
Mikäli haluat muokata tuotteen tietoja, klikkaa muokkauspainiketta.
Tuotteet, jos käytössä on Cloudia Kilpailutuksen integraatio
* Lisätoiminnallisuus
Lisää tarjouksesta
- Valitse tuotteet avautuvasta ikkunasta ja klikkaa "Lisää"
HUOM! Valitulle tuotteelle tulee automaattisesti hinta ja hankittava määrä.
Tuotteiden kriteerit:
- Tuotteeseen kohdistuvat kriteerit voidaan poimia "Poimi tuotteen kriteereistä" -valinnalla
- Avautuvasta pop-up -ikkunasta voidaan valita ne kriteerit, jotka halutaan tuotteen lisätietokenttään
Katso myös: Kilpailutusintegraatio Cloudia Sopimukseen
Luo tuoteliite
- Vie tuoteliite Excel tai pdf-tiedostoon
Muokkaa järjestystä:
- Voit vaihtaa tuotteiden ja tuoteryhmien järjestystä toiminnolla "muokkaa järjestystä"
- Vetämällä (drag and drop) rivejä toisten ylä- ja alapuolelle saat vaihdettua tuotteiden järjestystä
- Laajenna kaikki
- Avaa kaikkien tuoteryhmien tuotteet auki
- Supista kaikki
Vaihda ryhmä:
- Valitse "Muokkaa järjestystä"
- Vedä tuote haluttuun tuoteryhmään
Poista tuote tai tuoteryhmä:
- Klikkaa punaisesta raksista rivin päässä.
- Vahvista poisto
Kun sopimuksen pakolliset tiedot on täytetty ja sopimus on tallennettu, voidaan dokumentit välilehdellä tarkentaa sopimusdokumenttia. Dokumentin oletusarvoja voidaan korvata muokkaamalla kenttien sisältöä, kun sopimus on keskeneräisenä.
Sopimusdokumentin graafinen asettelu
Fontti: Arial
Fonttikoko 12 ylätunnisteessa, alatunnisteessa fonttikoko 8
Otsikot: Arial 12, lihavointi (kaikissa otsikkotasoissa)
Ylätunnisteen alkamiskohta on 10 mm paperin yläreunasta
Vasemmalla alkamiskohta on 20 mm päässä paperin vasemmasta reunasta.
Oikea reuna on 7 - 10 mm paperin oikeasta reunasta.
Alareuna on 7 - 10 mm paperin alareunasta, jonne alatunniste sijoittuu.
Organisaatio voi itse määritellä sopimusdokumentin ylä- ja alatunnisteet.
Huomioitavaa dokumentin asettelussa
Käytämme raporttien muodostamiseen valmista raporttityökalua. Kun raporttityökalu muodostaa dokumenttia, se laskee vaaditun sopimuskohdan vaatiman tilan ja vertaa sitä sivulla vapaana olevaan tilaan (ottaen huomioon vaaditut välit esim. ennen alatunnistetta). Jos sopimuskohta ei mahdu vapaana olevaan tilaan, koittaa automatiikka pilkkoa tekstin oman sisäisen logiikkaansa avulla (esim. kappaleenvaihdosta.)
HUOM! Muutokset tallentuvat esikatseluun sen jälkeen, kun ne on tallennettu.
Toiminnot:
Sopimus voidaan ladata eri tiedostomuodoissa
- Klikkaa ”Lataa sopimusdokumentti” -painiketta ladataksesi sopimuksen omalle tietokoneellesi
- Klikkaa "Lataa sopimus Word-dokumentti" ladataksesi sopimus word -muodossa omalle koneellesi
- Klikkaa ''Lataa sopimus Word-dokumentti PDF muodossa'' ladataksesi Word -muodossa olevan sopimusdokumentin PDF muotoon
- Sopimukseen voidaan tehdä muokkauksia Microsoft Wordissä ja tuoda muokatut sopimuskohdat takaisin sopimuskohdat osion kautta (ks. sopimuskohdat)
- Voit myös ladata word-dokumentin pdf -muodossa
- Julkinen dokumentti
- Mikäli sopimus on salassapidettävä, voit ladata julkisen dokumentin kohdasta "Julkinen dokumentti". Julkisessa dokumentissa salassapidettävien sopimuskohtien tilalla näkyy salassapidon syy.
Ylätunniste:
- Valitse mitä ylätunnisteista ko. sopimuksen PDF-dokumentilla käytetään
- Jos mitään ylätunnistetta ei valita, ko. kohdat jäävät sopimuksen sopimusdokumentilla tyhjiksi
- Halutessasi voit sisällyttää ylätunnisteeseen myös halutun päivämäärän sekä sopimuksen tunnisteen
HUOM! Ylätunnisteessa on vakiona sivunumerointi.
Dokumentin otsikko:
- Näytetään ensimmäisellä sivulla ja kansilehdellä.
Sopimuksen kansilehti ja sisällysluettelo
- Käyttäjä voi valita, haluaako sopimusdokumentille kansilehden ja/tai sisällysluettelon
- Valitse "Liitä kansilehti" tarvittaessa
- Valitse "Liitä sisällysluettelo" tarvittaessa
Sopimuskausi:
- Käyttäjä voi valita näytetäänkö sopimusdokumentilla perustiedoissa määritelty sopimuskausi.
- Valitse "Näytä sopimusdokumentilla perustiedoissa määritelty sopimuskausi"
- Tarvittaessa vaihda sopimusdokumentilla näkyvä otsikko ko. kohdalle
Optiokaudet:
- Käyttäjä voi valita näytetäänkö sopimusdokumentilla perustiedoissa määritellyt optiokaudet.
- Valitse "Näytä sopimusdokumentilla perustiedoissa määritellyt optiokaudet"
- Tarvittaessa vaihda sopimusdokumentilla näkyvä otsikko ko. kohdalle
Sopimuksen liitteet:
- Käyttäjä voi valita näytetäänkö sopimusdokumentilla listaus sopimuksen liitteistä
- Valitse "Näytä sopimusliitteet dokumentilla"
- Tarvittaessa vaihda sopimusdokumentilla näkyvä otsikko ko. kohdalle
Asiakas otsikko:
- Muokkaa oletusotsikkoa tarvittaessa
Toimittaja otsikko:
- Muokkaa oletusotsikkoa tarvittaessa
Allekirjoituksen tekstiä:
- Muokkaa oletustekstiä tarvittaessa
- Pakota sivunvaihto ennen allekirjoitustietoja
Allekirjoituksen sijainti:
- Kirjoita sen sopimuskohdan numero, jonka jälkeen allekirjoituksen halutaan dokumentilla näkyvän
Alatunniste:
- Käyttäjä voi valita, mitä alatunnisteista ko. sopimuksen PDF-dokumentilla käytetään
- Käyttäjä voi muokata sopimuksella tunnisteiden sisältöjä sopimuskohtaisesti
- Jos käyttäjä ei valitse käytettäväksi mitään alatunnistetta, ko. kohdat jäävät sopimuksen sopimusdokumentilla tyhjiksi
Esikatselutila
Esikatselu näkyy dokumenttiasetuksien vieressä oikealla.
Merkkipaalut
Merkkipaalujen tarkoitus
Sopimusten tarkoituksena on tavallisesti määrittää tietyn tavaran tai palvelun toimitus tietyn ajanjakson aikana, ja niihin liittyy tavallisesti eräpäiviä ja aikatauluja. Tämä toiminto on suunniteltu helpottamaan sopimusten valvontaa seuraamalla avaintapahtumia sopimuksen elinkaaren aikana.
Merkkipaalut voivat olla yksinkertaisesti järjestelmässä olevia muistutuksia tai sisältää sarjan tehtäviä, jotka pitää suorittaa tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Toiminto on suunniteltu korvaamaan nykyinen tehtäväluettelo ja tehtäväluettelokirjasto (sekä muistutukset) Cloudia Sopimuksessa.
Esimerkkejä tyypillisistä sopimusten merkkipaaluista
Merkkipaalut voidaan luoda sopimuksen tai käyttäjän erityistarpeiden mukaisesti, kun halutaan seurata, mitä ja milloin sopimuskauden aikana tapahtuu. Seuraavassa luettelossa on joitakin esimerkkejä sopimuksen elinkaaren aikaisista tapahtumista, joissa voidaan käyttää merkkipaaluja:
- Valmisteluvaiheen aikana voidaan asettaa määräajat ja tehtävät ensimmäisen hyväksytyn version loppuunsaattamiseksi.
- Kun sopimus siirtyy neuvotteluvaiheeseen, voi olla useita tehtäviä, jotka on saatava päätökseen, ennen kuin asiassa voidaan edetä. Esimerkiksi palvelutasosopimuksen (SLA) ehdot on ehkä tarkistettava ja hyväksyttävä.
- Kun sopimus on tehty, on seurattavia suoritteita ja aikatauluja, jotka ovat määräaikoihin sidottuja toimintoja, kuten maksuaikatauluja tai toimituspäiviä.
- Merkkipaalu tapahtuu, kun optiokausi otetaan käyttöön sopimuskauden päättyessä. Tässä vaiheessa voidaan tarvita useita toimia sopimuksen jatkon määrittämiseksi.
Ohjeet merkkipaalujen luontiin löydät täältä.
Sopimuksen tilan vaihtaminen:
- Klikkaa kohtaa ''Tila'' > ”Vaihda sopimuksen tila” -painiketta ja valitse ”Voimassa oleva”
- Kun sopimuksen tilaksi on muutettu ”Voimassa oleva”, voidaan se tarvittaessa muuttaa ”Keskeneräinen, Purettu, Irtisanottu ja Päättynyt”
Tilan muutos siirtää näkymän automaattisesti tilanvaihtoviestin lähetykseen, jos järjestelmä huomauttaa ”Oletko varma? Sopimusta ei voi muokata sen ollessa tilassa voimassa oleva.”
- Vaihda tilaa ja lähetä oletusviesti
- Järjestelmä tallentaa tilanvaihdon ja lähettää määrämuotoisen viestin vastaanottajalle
- Muokkaa viestiä
- Viestiin määritellään aihe, teksti ja viestin vastaanottajat
- Vaihda tila ja lähetä muokkausviesti -toiminnolla tallennetaan tilan vaihto ja lähetetään tilan-vaihtoviesti
- Peruuta
- Jos viestiä ei haluta lähettää, palataan näkymästä ”Peruuta” -valinnalla
HUOM! Jos sopimus on liitetty sopimustyyppiin, jossa on workflow, sopimus täytyy ensin hyväksyttää ennen kuin sen voi julkaista.
Sopimuksen hyväksyntäprosessi
- Klikkaa "Aloita hyväksyntäprosessi"
- Aseta määräaika hyväksynnälle eli mihin mennessä hyväksyjän täytyy käydä sopimus hyväksymässä
- Hyväksyjät määräytyvät sopimustyypille laaditun workflow määritysten mukaan. Vaihtoehtoja tähän on kolme:
- Hyväksyjät saattavat olla pakotettuja, jolloin sopimus lähtee kaikille listalla oleville henkilöille hyväksyttäväksi
- Hyväksyjän voi valita listalta
- Hyväksyjän voi itse määritellä. Valitse hyväksyjä järjestelmän käyttäjälistalta.
- Klikkaa "Aloita hyväksymisprosessi". Kutsu hyväksyä sopimus lähtee sähköpostilla yllä valituille hyväksyjille.
Kun sopimuksen hyväksyntäprosessi on käynnissä, sopimus on lukittu (samoin kuten sähköisen allekirjoitusprosessin aikana). Käyttäjä voi tarkastella hyväksyntäprosessin tilaa sekä peruuttaa hyväksyntäprosessi Tila -osiossa:
Hyväksyjälle lähtee sähköposti, jossa oleva linkki johtaa hyväksyttävälle sopimukselle.
Hyväksyjä tämän jälkeen joko hyväksyy tai hylkää sisällön ja antaa siihen liittyvät kommentit.
- Jos hyväksyjä hylkää sopimuksen, tila ja allekirjoitus -sivulle tulee näkyviin hylkäyksen syy.
- Jos hyväksyjä hyväksyy sopimuksen, käyttäjä pääsee vaihtamaan sopimuksen tilan aktiiviseksi.
- Jos hyväksynnän määräaika menee umpeen, käyttäjä voi aloittaa sopimuksen hyväksyntäprosessin uudelleen.
Sopimuksen julkaisu:
Sopimuksen voi julkaista Cloudia Työpöydälle (* Lisätoiminallisuus)
- Valitse julkaistaanko tieto sopimuksen tuotteista
- Valitse mitkä muut liitteet julkaistaan
- Valitse julkaistaanko optiokauden päätösdokumentti
- Valitse julkaistaanko sopimuksen linkit
Salassapidettävyys:
- Määrittele sopimus tarvittaessa salassapidettäväksi, jolloin lukukäyttäjät eivät saa auki itse sopimusdokumenttia. HUOM. Liitteet on salattava erikseen
- Valitse ”Salassapidettävä”
- Kirjoita perustelu tai lisää lausekirjastosta
Allekirjoitukset
- Normaali - manuaalinen allekirjoitus, siirry ohjeessa kohtaan allekirjoittajat
- Sähköinen allekirjoitus * erikseen tilattava lisäominaisuus
Allekirjoittajat:
- Klikkaa ”Lisää toimittaja” tai ''Lisää tilaaja'' -painiketta
- Valitse organisaatio/yritys
- Valitse ''Lisää allekirjoittaja''
- Täytä nimi, sähköposti ja puhelinnumero
- Klikkaa ''Tallenna''
Katso sähköisen allekirjoituksen ohjeet tästä artikkelista: Sähköinen allekirjoitus
Toiminnot:
- Lataa sopimusdokumentti
- Sopimus voidaan ladata PDF-tiedostona.
- Julkinen dokumentti
- Sopimus, jossa salassapidettävät tiedot ovat peitettyinä, latautuu PDF-tiedostona.
- Pakkaa sopimustiedostot ladattavaksi
- Lataa omalle koneelle zip-tiedosto, joka sisältää kaikki sopimuksen dokumentit
- Lähetä sopimusluonnon Cloudia Kilpailutukseen (HUOM. tämä käytössä vain kun organisaatiolla on Kilpailutusintegraatio käytössä)
- Sopimus lähetetään Cloudia Kilpailutukseen tarjouspyynnön liitteeksi ks. kilpailutusintegraation ohjeet
Jakaminen, kopiointi ja siirto ks. ohjeet täältä
Sopimuksen muokkaus
Sopimusta voidaan muokata tiettyjen rajoitusten puitteessa. Sopimuksen tila (voimassa oleva, keskeneräinen, purettu, keskeytetty ja päättynyt) vaikuttaa siihen, mitkä muokkaustoimenpiteet ovat sallittuja. Myös käyttäjän oikeus muutosten tekemiseen (sopimusasian vastuuhenkilö -tieto) sekä organisaatiotason oikeudet vaikuttavat muutosten tekemiseen.
