Cloudia Sourcing etusivun yläpalkissa käyttäjälle näkyvät ne toiminnot, joita hänen käyttöoikeustasolla on oikeus tehdä. Järjestelmän toiminnot löytyvät päätasojen alta: Etusivu, Haku, Luo pyyntö, Asetukset

KUVA: Kuvassa näkyy admin -tasoisen käyttäjän etusivu -näkymä. Näkymässä voit tarkastella luomien pyyntöjesi, vastauksin sekä päättyneiden pyyntöjen tilaa. Suosikkipyyntöjä pääsee tarkastelemaan suosikkipyyntösi-otsikon alta.

Ylänavigaatio

Valinnalla voidaan siirtyä muihin Cloudian palveluihin, joihin käyttäjätunnuksella on oikeus siirtyä. 

HUOM! Jos oikeutta ei ole näkyy palvelun nimi harmaana.

• Planning - Cloudia Suunnittelu
• Sourcing - Cloudia Sourcing
• Contract - Cloudia Sopimus
• Supplier - Cloudia Supplier Management
• Desktop - Työpöytä
• Analytics - Cloudia Analytiikka

Kysymysten hallinta

• Kirjekuori - pikalinkki vastaamattomiin kysymyksiin (ks. ohjeet toiminnallisuuteen)

Tarjoupalvelu

• Valinnalla näkymä siirtyy uuteen välilehteen, jossa avautuu Tarjouspalvelu-portaali

Palvelupäivitykset

• Valinnalla näkymä siirtyy uuteen välilehteen, jossa avautuu tukiportaalin Sourcingin päivitystiedote

Tukiportaali

• Valinnalla näkymä siirtyy uuteen välilehteen, jossa avautuu Cloudia Sourcingin tukiportaali

Kielivalinta

• Vaihda tarvittaessa käyttöliittymän kieli 
• Valittavissa on suomi ja englanti

Omat tiedot -valikko

• Käyttäjänimen alta avautuvasta valikosta voidaan siirtyä
  • Käyttäjähallintaan (ks. ohjeet toiminnallisuuteen)
  • Kirjautua ulos 

Toimintovalikko

Järjestelmän toiminnot löytyvät päätasojen alta

Etusivu

• Valinnalla pääset etusivu-näkymään

Haku

• Haku -toiminnolla voidaan ilmoituksia hakea nimellä, tunnisteella tai itse määritellyillä hakuehdoilla

Luo pyyntö

• Valitse
  • Kevyt RFx (ks. ohjeet)
  • Laaja RFx (ks. ohjeet)
  • Huutokauppa (ks. ohjeet)

Asetukset 

• Lausekirjasto
• Pyhäpäivät 
• Tiedotteet
• Hankintapäätösten mallipohjat 
• Yritysten dokumentit 
• Kysymysten hallinta 
• Raportit 
• Kriteerikirjasto
• Tarjouspalvelun tekstit 

Huom! Valikon näkymä riippuu käyttäjän käyttäjätunnuksen käyttöoikeustasosta.

Pyyntöjen kansionäkymä

Haun kautta pääset pyyntö-näkymään, jolloin vasempaan kehykseen avautuu kansioiden puunäkymä. Pyynnöt listautuvat tilan mukaan kansioihin. Kunkin kansion nimen perässä on suluissa kyseisen kansion sisältämien pyyntöjen kappalemäärä.

• Keskeneräiset - Kansioon listautuvat kaikki työn alla olevat julkaisemattomat pyynnöt.

• Voimassa olevat - Kansioon listautuvat kaikki julkaistut käynnissä olevat pyynnöt, joiden määräaika ei ole mennyt umpeen.

• Päättyneet - Kansioon listautuvat kaikki pyynnöt, joiden määräaika on mennyt umpeen.
• Keskeytetyt - Kansioon listautuvat kaikki pyynnöt, joiden menettely on keskeytetty.
• Arkisto - kansion alle avautuvat vuosikansiot, joihin arkistoidut pyynnöt arkistoituvat
• Omat mallipohjat - kansio sisältää kaikki omat mallipohjat
• Arkisto - Arkistoidut pyynnöt listautuvat vuosittaisiin kansioihin 
• Jaetut - Kansioon listutuvat toisen yksikön jakamat pyynnöt sekä mallipohjat
• Viereiseen kehykseen avautuu listaus ko. kansion pyynnöistä
  • Listaus voidaan järjestää haluttuun tapaan oikeasta ylälaidasta (aakkosjärjestykseen tunnisteen, pyynnön nimen tai tekijän mukaan, uusin/vanhin ensin)

Laajennettu haku

• Voit hakea pyyntöjä seuraavien hakuehtojen avulla:
  • Käyttäjän omat ilmoitukset
  • Pyyntökansiot eli pyynnön tilan mukaan
  • Tekijä
  • Vastuuhenkilö
  • Päivämäärä, pyynnön alkamispäivä ja päättymispäivä
    • Alkamispvm: milloin pyyntö on aloitettu
    • Päättymispvm: milloin on vastausten määräaika (esim. Jos jättää alkamispäivän tyhjäksi ja kirjoittaa päättymispäivään päivän X, järjestelmä antaa päättyneet kansioon kaikki kisat joissa deadline on ennen päivää X)
  • Ilmoituksen tyyppi (kevyt, laaja, huutokauppa)
  • Onko pyyntö korjattavana
  • Hankinnan prosessi (RFI, RFP, RFQ)
  • Onko pyynnössä vastaamattomia kysymyksiä
  • Pyynnön oikeudet, mahdollisuus hakea ilmoituksia niille annettujen oikeuksien perusteella

Valikko-painike

• Jokaisen pyynnön kohdalta voidaan tehdä seuraavat toiminnot:
  • Avata pyynnön tarkemmat tiedot ja toiminnot kohdasta "Avaa ilmoituksen tietosivu"
  • Tarkastella pyynnön PDF-dokumenttia "Avaa ilmoitus PDF-muodossa"
  • Tarkastella pyyntöä HTML-muodossa "Avaa ilmoitus HTML-muodossa"
  • Tehdä uusi pyyntö aiemman pyynnön pohjalta valinnalla "Tee uusi ilmoitus tämän pohjalta"
  • Poistaa ilmoituksen "poista"
• Pyynnön voi avata klikkaamalla sen nimeä tai valitsemalla "Avaa ilmoituksen tietosivu"

Pyyntöjen tunnisteet

Osat toiminnosta ja menettelyistä saavat oman tunnisteen pyyntölistauksessa. Nämä tunnisteet tulevat niiden valintojen mukaisesti, mitä prosessin eri vaiheessa on valittuna.

Pyynnöllä valittu menettelyt:

• Rajoitettu menettely

Käytetään sähköistä huutokauppaa:

• Huutokauppa

Vastaamaton lisätietokysymys:

• Pyyntöön kohdistuu vastaamaton lisätietokysymys

Sisäinen keskustelu

• Pyyntöön kohdistuu sisäinen keskustelu

Pyyntö on korjattavana

• Pyyntö on siirretty voimassa olevista pyynnöistä korjattavaksi ”Muokkaa” -toiminnolla