Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajalta täsmennystä tämän lähettämään tarjoukseen. Täsmennyspyyntöjä voi lähettää useita, mutta yhteen tarjoukseen voi kohdistua vain yksi täsmennyspyyntö kerrallaan.
Tarjouksen täsmennys on prosessina kokonaisuudessaan kolmivaiheinen:
- Täsmennyspyynnön laatiminen ja lähettäminen
- Tarjouksen täsmentäminen Tarjouspalvelussa (Tarjoajan toimet)
- Saapuneen täsmennysksen käsittely Cloudia Kilpailutuksessa. Vertailun käsittelijä voi aina hyväksyä tai hylätä tarjoajan antaman täsmennetyn tiedon ja tarjoukset versioituvat näiden vahvistettujen tarjousten osalta.
Vaihe 1) Täsmennyspyynnön laatiminen ja lähettäminen
Täsmennyspyyntö voidaan lähettää a) Täsmennys -osiosta tai b) vertailunäkymästä.
a) Täsmennyspyynnön laatiminen voidaan aloittaa kilpailutuksen Täsmennys -osiosta kohdasta "Tarjoukset" painikkeella "Lähetä tarjouksen täsmennyspyyntö".
b) Täsmennyspyynnön laatiminen voidaan myös aloittaa vertailutaulukon muokkausnäkymässä tarjouksen kohdalta kynäpainikkeesta (Muodosta tarjouksen täsmennyspyyntö)
KUVA: "Muodosta tarjouksen täsmennyspyyntö" -toiminto
Riippumatta siitä kumpaa tapaa täsmennyksen aloitukseen käytetään, järjestelmä siirtyy seuraavaksi täsmennyspyynnön laatimiseen:
Täsmennyspyynnön laatiminen
Täsmennyspyynnön laatimisnäkymässä täytetään ensiksi seuraavat kentät:
- Saate
- Kenttää kirjoitetaan täsmennykseen liittyvä saate, joka näkyy tarjoajalle.
- Muut vastaanottajat (ei pakollinen kenttä)
- Haluttaessa täsmennyspyynnölle voidaan määritellä muita vastaanottajia. Täsmennyspyyntö menee aina automaattisesti tarjouksen tehneelle taholle, jonka sähköpostiosoite näkyy kohdassa "vastaanottajat"
- Määräaika
- Aseta täsmennyspyynnölle päivämäärä ja kellonaika
- Täsmennys toimitetaan pelkästään saatteella ja liitteellä
- Mikäli tähän kohtaan laitetaan täppä, tarjoajalle ei avaudu yhtään kohtaa tarjoukselta muokattavaksi
- Hän tekee täsmennyksen Tarjouspalvelussa tarjouksen lähetyssivulla kirjoittamalla saatteen ja liittämällä liitteen
- Liitteet
- Kohtaan on mahdollista lisätä liite, joka näkyy tarjoajalle.
KUVA: Kuvassa täsmennyspyynnön laadintanäkymä
Kriteereihin kohdistuva täsmennyspyyntö (alemmassa kuvassa kohdat 1 ja 2)
Täsmennettävät kohteet tai kriteerit merkitään klikkaamalla kyseinen kohta aktiiviseksi ja kirjoittamalla avautuvaan tekstikenttään täsmennykseen liittyvä kommentti. HUOM! Pelkkä kommentti-ikkunan avaaminen ei riitä, vaan jokaiseen täsmennettävään kohteeseen tai kriteeriin tulee lisätä kommentti, josta käy ilmi, miltä osin kyseiseen kohtaan tarvitaan täsmennystä.
- Tämä täytyy tehdä erikseen jokaisen täsmennystä vaativan kohteen tai kriteerin osalta
- Kun olet määritellyt tarvittavat kriteerit, lähetä pyyntö.
Tarjousliitteisiin kohdistuva täsmennyspyyntö
HUOM! Täsmennyspyyntö ei voi kohdistua liitteisiin, jotka tarjoaja on ladannut kohdasta ”Muut liitteet”, vaan ainoastaan hankinnan kohteen kriteereihin kohdistuvia täsmennyspyyntöjä voidaan laatia. Tarjoajan on kuitenkin halutessaan mahdollista liittää täsmennykseensä vapaamuotoinen saate ja liitetiedosto, jotka näkyvät hankintayksikölle täsmennysten hyväksymisnäkymässä.
Lähetä täsmennyspyyntö (kuvassa kohta 3)
Kun olet määritellyt tarvittavat kriteerit tai täpännyt kohdan "Täsmennys toimitetaan pelkästään liitteillä", lähetä täsmennyspyyntö tarjoajalle
- Valitse "Lähetä pyyntö"
KUVA: Valitse täsmennyspyyntöön mukaan tulevat kriteerit
HUOM! Täsmennyspyyntö ei voi kohdistua liitteisiin, jotka tarjoaja on ladannut kohdasta ”Muut liitteet”, vaan ainoastaan hankinnan kohteen kriteereihin. Tarjoajan on kuitenkin halutessaan mahdollista liittää täsmennykseensä vapaamuotoinen saate ja liitetiedosto, jotka näkyvät hankintayksikölle täsmennysten käsittelynäkymässä.
Kun täsmennyspyyntö on valmisteltu, voidaan näkymästä poistua joko takaisin vertailutaulukolle painikkeella ”Muokkaa vertailua” tai palata kilpailutuksen tietohin painikkeella ”Palaa ilmoituksen tietohin”.
Vaihe 2: Tarjouksen täsmentäminen Tarjouspalvelussa (tarjoajan toimet)
Tarjoajalle tulee tehdystä täsmennyspyynnöstä sähköpostiviesti, jossa on saateteksti, täsmennyksen määräaika sekä linkki, joka ohjaa tarjoajan Tarjouspalvelu -portaaliin. Linkki on toiminnassa vain täsmennykselle asetetun määräajan puitteissa.
Tarjouspalvelussa tarjoaja voi täsmentää tarjoustaan hankinnan kohteen tietojen osalta niissä rajoissa, mitkä hankintayksikkö on täsmennyspyyntöä laatiessaan määritellyt. Muilta osin tarjouksen kentät ovat lukittuna. Tarjoaja voi kuitenkin halutessaan lisätä täsmennykselleen vapaamuotoisen saatteen ja liitetiedoston. Nämä näkyvät hankintayksikölle täsmennyksen hyväksymisnäkymässä.
Kun tarjoaja on täsmentänyt tarjouksen tietoja hankintayksikön määritelmien mukaisesti, tulee täsmennetty tarjous vielä lähettää ”Tarjouksen lähetys” -sivulla.
Vaihe 3: Saapuneen täsmennyksen käsittely Cloudia Kilpailutuksessa
Kun tarjoaja on lähettänyt täsmennetyn tarjouksen, tulee siitä ilmoitus täsmennyspyynnön tekijälle sähköpostitse.
Saapuneen täsmennyksen käsittely aloitetaan vertailutaulukon muokkausnäkymässä "Avaa saapunut täsmennys" tai Täsmennys -välilehdeltä, "Käsittelemättä" kansiosta.
KUVA: "Avaa saapunut täsmennys" -toiminto
Näkymään listautuvat tarjoajan antamat
- Saate
- Liitteet
- Kohde- tai rivikohtaiset uudet arvot
Täsmennyksen käsittelijä tarkastaa tarjoajan täsmennyksellä toimittamat tiedot jokaisen täsmennystä vaatineen kohteen tai kriteerin osalta. On tärkeä käsitellä lähetetty täsmennys loppuun saakka, koska muuten tarjoajan täsmentämät tiedot eivät tallennu tarjoukselle eivätkä tule vertailulle.
- Täsmennyksen käsittelyssä voi hylätä/hyväksyä koko täsmennyksen (Hylkää kaikki / Hyväksy kaikki), tai hyväksyä täsmennykset osittain, jolloin "ei valitut" täsmennykset hylkääntyvät (Hyväksy valitut)
-
Kun täsmennysvalinnat on tallennettu, tallentuvat uudet tiedot tarjoajan jättämään tarjoukseen
- Valinnan jälkeen täsmennys ja siihen liittynyt täsmennyspyyntö arkistoituu Täsmennys -välilehden "Käsitelty" kansioon, sekä dokumenttipakettiin (Huom! Myös alkuperäisen tarjouksen pdf löytyy ed. mainituista paikoista)
- Täsmennyksen käsittelyn jälkeen voi edelleen lähettää tarjoajalle uuden täsmennyspyynnön
KUVA: Esimerkki täsmennyksen hyväkymisnäkymästä. Täpät asetetaan niille täsmennyksille, jotka halutaan hyväksyä, ja tämän jälkeen klikataan "Hyväksy valitut".
