Jos kilpailutuksessa halutaan käyttää sähköistä huutokauppaa, määritellään tarjouspyynnön luontivaiheessa sähköistä huutokauppaa koskevat tiedot. Varsinaisen tarjouspyyntökierroksen jälkeen määritellyille kohteille voidaan pitää sähköinen huutokauppa. 

Kilpailutuksen vaiheet, kun käytetään sähköistä huutokauppaa

Tarjouspyyntökierros (huutokauppaa alustava kierros, jonka ohjeet löytyvät vasemmalta ohjepalkista) sisältää seuraavat vaiheet:

1) Muokkausvaiheessa määritellään sähköisen huutokaupan tiedot ja julkaistaan tarjouspyyntö

2) Kilpailutuksen määräajan päätyttyä, käsitellään tarjouspyyntö ja kutsutaan tarjoajat huutokauppakierrokselle

Huutokauppakierros (jonka vaiheet esitellään tässä artikkelissa)

3) Määritellään huutokauppakutsujen tiedot ja lähetetään kutsut tarjoajille

4) Käynnistetään huutokauppa

5) Seurataan huutokaupan etenemistä (huutokaupparaportti vertailu- tai Excel-näkymässä)

Huutokauppakierros

Huutokauppakutsu

Kun kilpailutus on päättynyt, määritellään huutokauppakutsun tiedot välilehdellä Huutokauppakutsu, ja lähetetään kutsut tarjoajille. 

Jos huutokauppaa ei vaiheisteta

• Määrittele huutokaupan aloitus ja lopetus
• Voit myös muuttaa tarjouspyyntöön asetettua jatkoaikaa kohdasta "Viimeisen tarjouksen jälkeen odotetaan uusia tarjouksia" -aikaa (x tuntia, x minuuttia)

Jos huutokauppa vaiheistetaan

• Määrittele ensimmäisen vaiheen aloitus ja lopetus HUOM! Myöhäisemmät vaiheet käynnistetään järjestelmästä manuaalisesti, eikä vaihden aikatauluja määritellä itse järjestelmään. Vaiheiden aikataulut voidaan ilmoittaa kohdassa Huutokaupan kulku.
  • Seuraavan vaiheen tiedot määritellään kun ensimmäinen vaihe on käyty
• Voit myös muuttaa tarjouspyyntöön asetettua jatkoaikaa  "Viimeisen tarjouksen jälkeen odotetaan uusia tarjouksia" -aikaa (x tuntia, x minuuttia)

Jatkoaika on voimassa:

• Muuta kilpailutukselle asetettuja tietoja tarvittaessa
  • Päivittäin jatkuvasti
  • Määriteltynä aikoina
  • Kellonaika

Huutokaupan aikana tarjoajalle näytettävät sijoitus- yms. tiedot:

• Näytä johtava arvo
  • tarjoaja näkee oman sijoituksensa ja huutokauppaa johtavan tarjouksen pisteet
• Näytä ero johtavaan tarjoukseen
  • Tarjoaja näkee oman sijoituksensa, huutokauppaa johtavan tarjouksen pisteet ja omien pisteiden sekä johtavien pisteiden erotuksen

Huutokaupan kulku

• Määrittele huutokaupan kulku
  • Tähän määritellään mm. huutokaupan vaiheiden aikataulut. HUOM! Seuraavat vaiheet käynnistetään järjestelmästä manuaalisesti, eikä vaihden aikatauluja määritellä itse järjestelmään

• Lisää huutokauppakutsun lähettäjä
• Lisää huutokauppakutsun lähettäjän sähköpostiosoite
• Muuta huutokauppakutsun otsikko tarvittaessa

Muokkaa huutokauppakutsua

• Ennen huutokaupan alkamista, voidaan huutokauppakutsua muokata.
• Valitse "Muokkaa huutokaupan kutsua" ja tee tarvittavat muutokset

Huutokaupan käynnistys

Huutokauppa käynnistyy huutokauppakutsuun määritellyn ajan mukaisesti ja siirtyy huutokaupan voimassa olevat kansioon. Huutokaupan etenemistä voidaan seurata Tarjousten vertailu -välilehdeltä kohdasta Avaa huutokaupparaportti.

Huutokaupparaportti

Raportilta näet ajan, paljonko huutokauppaa on jäljellä

• Vihreä käyttäjäkuvake kertoo että yksi tai useampi tarjoajan käyttäjä on ollut viimeisen minuutin aikana huutokauppatilassa.
• Puneinen käyttäjäkuvake kertoo että kukaan tarjoajan käyttäjä ei ole ollut kirjautuneena tarjouspalvelussa viimeisen minuutin aikana.
• Keltainen käyttäjäkuvake kertoo kertoo että yksi tai useampi tarjoajan käyttäjä on ollut kirjautuneena tarjouspalvelussa mutta kukaan heistäei ole ollut viimeisen minuutin aikana huutokauppatilassa.

Jos huutokauppa on vaiheistettu

• Jos huutokauppa on vaiheistettu, käydään jokainen vaihe erikseen vastaavan prosessin mukaisesti

• Edellisen huutokauppavaiheen päätyttyä uusi vaihe käynnistetään Huutokaupan vaiheet -välilehdellä Käynnistä vaihe -valinnalla. HUOM! Seuraavien vaiheiden kestot määräytyvät ensimmäisen vaiheen keston mukaan. Vaiheiden aikataulut tulee ilmoittaa kutsusssa, huutokaupan kulku osiossa.

Toimittajavalinnan tekeminen huutokaupparaportilta

Huutokaupan jälkeen toimittajavalinta tehdään normaalin prosessin mukaisesti.

• Valitse Tarjousten vertailu -välilehdeltä Avaa huutokauppa
• Tee tarvittavat toimittajavalinnat

Käyttöohjeet päättyneen kilpailutuksen hallintaan löydät täältä