Komission asetus yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan käyttämisestä EU-kynnysarvon ylittävissä tarjouskilpailuissa astui voimaan 18.4.2016. Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (European Single Procurement Document, eli ESPD) on yritysten tai muiden talouden toimijoiden itse taloudellisesta asemastaan, valmiuksistaan ja soveltuvuudestaan julkiseen hankintamenettelyyn laatima selvitys, jonka tarkoituksena on helpottaa yrityksien rajat ylittävien tarjousten tekemistä, vähentämällä tarjouksen yhteydessä täytettävien erilaisten asiakirjojen ja lomakkeiden määrää.

ESPD kysymysten esittäminen sekä tarjoajien vastausten hallinnointi on Cloudia Kilpailutuksessa mahdollista 30.12.2016 alkaen.

Keskeiset muutokset kilpailutusprosessissa ESPD:tä käytettäessä

1) Ilmoituksen käsittelijä määrittelee kysyttävät ESPD kysymykset Cloudia Kilpailutuksessa

• ESPD kysymykset sisältää
  • pakollisia kysymyksiä, joita ilmoituksen käsittelijä ei voi poistaa tai muokata
  • vapaaehtoisia kysymyksiä, joista ilmoituksen käsittelijä valitsee kysyttävät
  • ehdollisia kysymyksiä, jotka riippuvat jostain tarjouspyynnön tiedosta
• Tarjouspyynnön muut ehdot
  • Jos tarjouspyyntöä laadittaesssa valitaan "käytetään ESPD:tä", soveltuvuusvaatimukset osio muuttuu "Tarjouspyynnön muut ehdot" -osioksi. Osioon voidaan asettaa muita vaatimuksia joita tarjoajille halutaan esittää ja se toimii samalla periaatteella kuin soveltuvuusvaatimukset.

2) Tarjoaja vastaa ESPD-kysymyksiin ja ylläpitää ESPD-profiilia Tarjouspalvelussa 

• Tarjoajille kysymykset näkyvät Tarjouspalvelussa Poissulkeminen ja soveltuvuus -välilehdellä, jossa tarjoaja vastaa ESPD-kysymyksiin
  • Tarjoajalla on tarjousportaalissa yksi ajantasainen ESPD-profiili
  • Tarjoukseen syötetyt ESPD-kysymysten vastaukset päivittävät ESPD-profiilia
  • Tarjoaja voi ylläpitää ESPD-profiiliaan tarjousportaalissa
• Jos tarjoaja käyttää alihankintaa, kaikkien alihankkijoiden on myös täytettävä ESPD-vastaukset omalta osaltaan
  • Tarjoaja lähettää kutsun alihankkijoilleen tarjousportaalista
  • Alihankkijat täyttävät vastaukset
    • Alihankkijan täytyy olla rekisteröitynyt tarjousportaalin käyttäjä

3) ESPD-vastausten tarkastelu Cloudia Kilpailutuksessa

• ESPD-vastaukset tarkastetaan tarjousten avaamisen jälkeen ”saapuneet tarjoukset” -näkymässä
  • Saapuneiden tarjousten yhteydessä voidaan annetut ESPD vastaukset tarkastella ESPD-vertailunäkymässä
  • Jos tarjoukseen liittyy alihankkijoita, myös niiden vastaukset ovat tarkasteltavissa

Käytetään rakenteista ESPD:tä 

Jos ilmoituksen käsittelijä päättää käyttää Cloudia Kilpailutuksen rakenteista ESPD -toimintoa. Käyttäjä valitsee "Poissulkeminen ja soveltuvuus (ESPD)" -välilehdeltä "Käytetään ESPD:tä".

Vaihtoehtoisesti hankintayksikkö voi käyttää Euroopan komission ESPD-palvelua tai siirtymäkauden ajan myös Hilmasta ladattavissa olevia lomakkeita. Tällöin "Käytetään ESPD:tä" -valintaa ei tehdä ja soveltuvuusvaatimukset toiminto aktivoituu.

Rakenteinen ESPD

• Valitse "Käytetään ESPD:tä"
• Valinnan jälkeen osat avautuvat täytettäväksi valitsemalla osan otsikkotunnisteen

II osa Tarjoajaa koskevat tiedot 

Tarjoajaa koskevat tiedot-osan kysymykset tulevat pakotettuna kaikille tarjouspyynnöille, joissa rakenteista ESPD:tä käytetään. Tarjoajille tulevat kysymykset sisältävät myös alakysymyksiä, jotka avautuvat sen mukaan, mitä tarjoaja vastaa.

"Tarjoaja täyttää tässä osassa yhteys- ja yksilöintitietonsa. Osassa tarjoaja ilmoittaa myös yhden tai tarvittaessa useamman henkilön nimen ja osoitteen, joka on valtuutettu edustamaan tarjoajaa hankintamenettelyssä. Valtuutus voi perustua lailliseen nimenkirjoitusoikeuteen tai se voi olla esimerkiksi asemavaltuutus (myyntijohtaja/-päällikkö tai vastaava). 

Osassa tarjoaja ilmoittaa myös käyttääkö se sellaisia alihankkijoita joiden voimavaroihin se viittaa hankintayksikön asettamien vaatimusten täyttymisessä. Esimerkiksi varsinainen tarjoajayritys täyttää itse taloudellista tilannetta ja henkilöstön pätevyyttä koskevat vaatimukset, mutta käyttää muita yrityksiä täyttääkseen kokemusta tai teknistä kapasiteettia koskevat vaatimukset. Tällöin on tarjoaja käyttää toisen yrityksen voimavaroja. Jos tarjoaja täyttää itse kaikki vaatimukset, mutta käyttää silti alihankkijoita ilmoitetaan tällaiset alihankkijat kohdassa D: Sellaisia alihankkijoita koskevat tiedot, joiden voimavaroja tarjoaja ei käytä hyväksi." Timo Rantanen (Hansel)

III osa Poissulkemisperusteet

Poissulkemisperusteet-osan kysymykset ovat osittain pakotettuja ja osan kysymyksistä ilmoituksen käsittelijä voi itse valita(lisää valinta ruutuun) tai poistaa(poista valinta ruudusta). Tarjoajille tulevat kysymykset sisältävät myös alakysymyksiä, jotka avautuvat sen mukaan, mitä tarjoaja vastaa.

"Osassa tarjoaja vakuuttaa, onko se itse tai sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai henkilö, jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, tuomittu lainvoimaisella tuomiolla jostain listatuista rikoksista. Osassa tarjoaja vakuuttaa myös, ettei se ole rikkonut verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan" Timo Rantanen (Hansel)

IV osa Valintaperusteet

Valintaperusteet-osan kysymykset ilmoituksen käsittelijä voi itse valita(lisää valinta ruutuun) tai poistaa(poista valinta ruudusta). Tarjoajille tulevat kysymykset sisältävät myös alakysymyksiä, jotka avautuvat sen mukaan, mitä tarjoaja vastaa.

"Valintaperusteilla tarkoitetaan soveltuvuusvaatimuksia ja niiden täyttymistä. Näitä ovat mm. rekisteritiedot, tarjoajan taloudellinen ja rahoituksellinen tilanne, tekninen ja ammatillinen pätevyys sekä laadunvarmistusjärjestelmät ja ympäristöasioiden hallintaa koskevat standardit." Timo Rantanen (Hansel)

Kohtien (A: soveltuvuus, B: taloudellinen tilanne ja rahoitusasema, C: tekninen ja ammatillinen pätevyys, D: laadunvarmistusjärjestelmät ja ympäristöasioiden hallintaa koskevat standardit) kysymyksistä voidaan asettaa tarkentavia lisäkenttiä.

V osa: Kelpuutettujen ehdokkaiden määrän vähentäminen

Kelpuutettujen ehdokkaiden määrän vähentäminen -osan kysymykset ilmoituksen käsittelijä voi itse valita(lisää valinta ruutuun) tai poistaa(poista valinta ruudusta). Tarjoajille tulevat kysymykset sisältävät myös alakysymyksiä, jotka avautuvat sen mukaan, mitä tarjoaja vastaa.

"Ehdokkaiden määrän vähentäminen koskee vain kaksivaiheisia menettelyjä eli rajoitettua menettelyä, neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä ja innovaatiokumppanuutta. Kohdassa hankintayksikkö ilmoittaa ne puolueettomat ja syrjimättömät perusteet ja säännöt, joita se käyttää ehdokkaiden valitsemiseksi menettelyn seuraavaan vaiheeseen tai vaiheisiin." Timo Rantanen (Hansel)

VI osa: Loppulausumat

Loppulausumat-osan kysymykset tulevat pakotettuna kaikille tarjouspyynnöille, joissa rakenteista ESPD:tä käytetään.

"Kohdassa tarjoaja vakuuttaa vastanneensa kysymyksiin asianmukaisesti ja oikein." Timo Rantanen (Hansel)

Avaa ESPD-vastausten tarkastelu

• Ilmoituksen käsittelijä pääsee tarkastelemaan ESPD-vastauksia "Tarjoukset" -välilehdellä.

• ESPD -vertailunäkymässä vastaukset voidaan tarkastella yksittäin tai valittujen tarjousten osalta.

• ESPD -vertailunäkymässä voidaan kirjoittaa tarjouskohtaisesti kommentti tai muokata "Kelvollinen tarjoaja" -valintaa
• Tallennuksen jälkeen näkymä siirtyy "Saapuneet tarjoukset" -välilehdelle.

Tarjouspyynnön muut ehdot

• Jos tarjouspyyntöä laadittaesssa valitaan "käytetään ESPD:tä",  soveltuvuusvaatimukset -osio muuttuu tallennuksen jälkeen "Tarjouspyynnön muut ehdot" -osioksi.
• Osioon voidaan asettaa muita vaatimuksia joita tarjoajille halutaan esittää ja se vastaa toiminnallisuuksiltaan soveltuvuusvaatimukset -osiota.

Tarjouspalvelussa tarjouspyynnön muut ehdot tulevat täytettäväksi kohtaan "Poissulkeminen ja Soveltuvuus (ESPD)".