Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajalta täsmennystä tämän lähettämään vastaukseen. Täsmennyspyyntöjä voi lähettää useita, mutta yhteen vastaukseen voi kohdistua vain yksi täsmennyspyyntö kerrallaan. Vastauksen täsmennys on prosessina kokonaisuudessaan kolmivaiheinen.
Tarjouksen täsmennys on prosessina kokonaisuudessaan kolmivaiheinen:
Vaiheessa 1. täsmennyspyynnön voi kohdistaa tarjoajalle kahdella eri tavalla, joko vertailunäkymästä tai Vastauksen täsmennykset -välilehdeltä. Vastausta on mahdollista täsmentää heti vastauksen saavuttua.
Vaihe 1: Täsmennyspyynnön laatiminen ja lähettäminen
Täsmennyspyyntö voidaan lähettää a) Täsmennys -osiosta tai b) vertailunäkymästä.
a) Täsmennyspyynnön laatiminen voidaan aloittaa pyynnön Vastausten täsmennys -osiosta kohdasta "Tarjoukset" painikkeella "Lähetä tarjouksen täsmennyspyyntö".
A) Täsmentäminen vertailunäkymän kautta
Täsmennyspyynnön laatiminen aloitetaan vertailutaulukon muokkausnäkymässä "Muodosta vastauksen täsmennyspyyntö"
KUVA: "Muodosta vastauksen täsmennyspyyntö" toiminto
Täsmennyspyynnön kohdistaminen
Täsmennyspyynnön laatimisnäkymässä täytetään ensiksi seuraavat kentät:
KUVA: Täsmennyspyynnön laadintanäkymä
Kriteereihin kohdistuva täsmennyspyyntö
Täsmennettävät kohteet tai kriteerit merkitään klikkaamalla kyseinen kohta aktiiviseksi ja kirjoittamalla avautuvaan tekstikenttään täsmennykseen liittyvä kommentti. HUOM! Pelkkä kommentti-ikkunan avaaminen ei riitä, vaan jokaiseen täsmennettävään kohteeseen tai kriteeriin tulee lisätä kommentti, josta käi ilmi, miltä osin kyseiseen kohtaan tarvitaan täsmennystä.
Vastauksen liitteisiin kohdistuva täsmennyspyyntö
HUOM! Täsmennyspyyntö ei voi kohdistua liitteisiin, jotka tarjoaja on ladannut kohdasta ”Muut liitteet”, vaan ainoastaan hankinnan kohteen kriteereihin kohdistuvia täsmennyspyyntöjä voidaan laatia. Tarjoajan on kuitenkin halutessaan mahdollista liittää täsmennykseensä vapaamuotoinen saate ja liitetiedosto, jotka näkyvät hankintayksikölle täsmennysten hyväksymisnäkymässä.
Lähetä täsmennyspyyntö
Lähetä täsmennyspyyntö tarjoajalle
Kuvassa täsmennyspyynnön laadintanäkymä
B) Täsmentäminen Vastausten täsmennykset -välilehdellä
Vastausten täsmennykset -välilehdellä näkyy kaikki saapuneet vastaukset. Listalta voit valita vastauksen, jota haluat täsmentää.
Huom! Täsmennyspyynnön voi tehdä voimassaolevalta sekä päättyneeltä kisalta.
Täsmennyspyynnön kohdistaminen
Täsmennyspyynnön laatimisnäkymässä täytetään ensiksi seuraavat kentät:
Kriteereihin kohdistuva täsmennyspyyntö
Täsmennettävät kohteet tai kriteerit valitaan 'Valitse täsmennettävät tiedot' sarakkeesta klikkaamalla valittuihin kohtiin täpät ja kirjoittamalla avautuvaan tekstikenttään täsmennykseen liittyvä kommentti. HUOM! Pelkkä kommentti-ikkunan avaaminen ei riitä, vaan jokaiseen täsmennettävään kohteeseen tai kriteeriin tulee lisätä kommentti, josta käi ilmi, miltä osin kyseiseen kohtaan tarvitaan täsmennystä.
Vastauksen liitteisiin kohdistuva täsmennyspyyntö
HUOM! Täsmennyspyyntö ei voi kohdistua liitteisiin, jotka tarjoaja on ladannut kohdasta ”Muut liitteet”, vaan ainoastaan hankinnan kohteen kriteereihin kohdistuvia täsmennyspyyntöjä voidaan laatia. Tarjoajan on kuitenkin halutessaan mahdollista liittää täsmennykseensä vapaamuotoinen saate ja liitetiedosto, jotka näkyvät hankintayksikölle täsmennysten hyväksymisnäkymässä.
Lähetä täsmennyspyyntö
Lähetä täsmennyspyyntö tarjoajalle
Vaihe 2: Tarjouksen täsmentäminen Tarjouspalvelussa (tarjoajan toimet)
Tarjoajalle tulee tehdystä täsmennyspyynnöstä sähköpostiviesti, jossa on saateteksti, täsmennyksen määräaika ja linkki, joka ohjaa tarjoajan Tarjouspalvelu -portaaliin. Linkki on toiminnassa vain täsmennykselle asetetun määräajan puitteissa.
Tarjouspalvelussa tarjoaja voi täsmentää vastaustaan hankinnan kohteen tietojen osalta niissä rajoissa, mitkä hankintayksikkö on täsmennyspyyntöä laatiessaan määritellyt. Muilta osin vastauksen kentät ovat lukittuna. Tarjoaja voi kuitenkin halutessaan lisätä täsmennykselleen vapaamuotoisen saatteen ja liitetiedoston. Nämä näkyvät hankintayksikölle täsmennyksen hyväksymisnäkymässä.
Kun tarjoaja on täsmentänyt vastauksen tietoja hankintayksikön määritelmien mukaisesti, tulee täsmennetty vastaus vielä lähettää ”Tarjouksen lähetys” -sivulla.
Vaihe 3: Saapuneen täsmennyksen käsittely Cloudia Sourcingissa
Kun tarjoaja on lähettänyt täsmennetyn vastauksen, tulee siitä ilmoitus täsmennyspyynnön tekijälle sähköpostitse.
Cloudia Sourcingissa saapunut täsmennys hyväksytään vertailutaulukolla.
HUOM! Avautuvassa näkymässä täsmennyksen käsittelijä joko hyväksyy tai hylkää tarjoajan ehdottamat täsmennykset. Valinta täytyy tehdä jokaisen täsmennetyn tiedon osalta erikseen.
Kun täsmennysvalinnat on tallennettu, tallentuvat uudet tiedot tarjoajan jättämään vastaukseen.
Täsmennyspyyntöjen tilat
Vastauksen täsmennykset -osiossa näkee täsmennyspyynnön tilan kunkin vastauksen osalta ja sitä kautta täsmennyspyyntöjä pystyy myös hallinnoimaan. Täsmennyspyyntöä voi lähetyksen jälkeen tarvittaessa muokata tai sen voi perua.
Aiemmat täsmennetyt vastaukset
Mikäli samalle tarjoajalle on lähetetty useita täsmennyspyyntöjä, joihin tarjoaja on reagoinut täsmennetyllä vastauksella, löytyvät nämä vastaukset aikajärjestyksessä listattuna "Aiemmat täsmennetyt vastaukset" -valinnalla.
Alkuperäinen vertailutaulukko tallentuu Dokumentit -osioon.