Menettely -välilehdellä valitaan käytettävä hankintamenettely ja tehdään eräitä vastauksen jättämiseen vaikuttavia valintoja. Tähdellä (*) merkittyjen kenttien täyttäminen on pakollista.

Menettely *

Avoin menettely

• Hankintamenettely, jossa pyyntö julkaistaan avoimeksi Tarjouspalveluun. Kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä vastauksen avoimella menettelyllä julkaistuun pyyntöön.

Rajoitettu menettely

• Rajoitettu menettely on hankintamenettely, jossa pyyntö julkaistaan vain valituille tarjoajille suoraan sähköpostilla ja vain nämä tarjoajat voivat jättää vastauksia. 
• Pyyntöä ei julkaista avoimen menettelyn tavoin Tarjouspalveluun julkiseksi.

Piilota hankintamenettely tarjoajille näytettävässä pyynnössä

• Jos käytettävää hankintamenettelyä ei haluta paljastaa tarjoajille, tulee käyttää tätä valintaa.

Hankinnan kohde jaettu osiin *

• Valitse onko hankinnan kohde jaettu osiin
  • Jos valitset kyllä, hankinnan kohteen kriteereihin muodostetaan osa-alueet, joihin jokaiseen osa-alueeseen on mahdollista valita oma toimittaja
  • Jos hankinta on jaettu osiin, voidaan sallia osatarjoukset
• Jos valitset ei, käsitellään hankintaa kokonaishankintana. Hankinnan kohteen kriteerit osioon voidaan luoda ryhmiä, mutta toimittajavalinnat tehdään yhteisesti koko hankinnalle.
  • Jos hankintaa ei ole jaettu osiin, osatarjouksia ei voida sallia

Osatarjoukset osa-alueittain sallittu *

• Mikäli pyyntöön sisältyy monta eri osaa (osat määritellään hankinnan kohteen kriteerit -välilehdellä), voidaan "Kyllä" -valinnalla sallia, että tarjoaja tarjoaa vain haluamiinsa osiin. 
• Mikäli kohdassa käytetään valintaa "Ei", on tarjoajan tarjottava kaikkiin osiin.

Vaihtoehtoiset vastaukset hyväksytään * 

• Toiminnolla voidaan sallia, että tarjoajat voivat tehdä vaihtoehtoisia vastauksia. Oletuksena on valinta "Ei". 

Avaupöytäkirja käytössä * 

Erikseen tilattava toiminnallisuus

• Mikäli päätät käyttää avauspöytäkirjaa, määräajan umpeutumisen jälkeen sinun täytyy tehdä avauspöytäkirja ennenkuin pääset tarkastelemaan vastauksia. 
• Valinta ei estä vastausten katsomista pyynnön ollessa voimassa.

Vastausten tiedot tarkasteltavissa vasta vastausten jätön määräajan jälkeen *

• Jos vastataan "Kyllä" vastausten tietoja voidaan tarkastella vasta määräajan jälkeen. 
  • Täsmennyspyynnön lähettäminen tai vertailutaulukon avaaminen kesken pyynnön ei myöskään ole mahdollista. 
• Käyttäjän vastatessa "Ei" vastauksia on mahdollista katsoa milloin tahansa pdf:nä ja vertailutaulukolta sekä voidaan lähettää täsmennyspyyntöjä. 
  • Jos käytetään kahden kuoren menettelyä tämän lisäksi, Sourcing käyttäjä voi katsoa laadulliset kriteerit ennen määräaikaa ja lähettää täsmennyspyynnön liittyen laadullisiin kriteereihin
  • Hintoja ei ole mahdollista tarkastella ennen määräaikaa.

Käytetään kahden kuoren menettelyä

• Kahden kuoren menetelmässä vertailutekijät arvioidaan kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan kaikki muut tekijät paitsi hinnat. Toisessa vaiheessa nähdään myös hintatekijät.
• Jos käytössä on kahden kuoren menettely, vertailu tapahtuu seuraavasti: 
  • Ensimmäisessä vaiheessa vertailutaulukko avautuu siten, että kaikki hankinnan kohteelle kysytyt hintatiedot ovat piilotettuna (”Piilotettu”-teksti)
  • Laatuvertailun päätyttyä pääset siirtymään hintavertailuvaiheeseen ”Siirry hintavertailuvaiheeseen ” -toiminnoll
  • HUOM! Tämän jälkeen ei voida enää palata laatuvertailuun.

Näkyvyys

* Näkyvillä, jos organisaatiolla on konsernirakenne

Estä pyynnön näkyminen muille konsernin hankintayksiköille - kohtaan voidaan laittaa täppä, jos ei haluta että pyyntö näkyy konsernin käyttäjille, joilla on käyttöoikeudet ko. yksikköön. 

Vastausten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika *

• Kenttään syötetään päivämäärä ja kellonaika. Vastausten jättäminen on mahdollista vain syötettyyn ajankohtaan saakka.
  • Päivämäärän ja kellonajan voi hakea kalenterikuvakkeen kautta tai tieto voidaan syöttää suoraan kenttään muodossa pp.kk.vvvv tt:mm
• Lisätietoja
  • Kenttään voidaan syöttää vastausten tai osallistumishakemusten jättämiseen liittyviä lisätietoja.

Lisätietokysymykset *

Kohdassa tehdään lisätietokysymysten esittämiseen vaikuttavat valinnat. 

Lisätietokysymysten esittämiselle määritellään aikaraja

• Syöttämällä päivämäärät muodossa pp.kk.vvvv tai valitsemalla päivät kalenteripainikkeesta avautuvasta pop-up-ikkunasta
• Tai syöttämällä päivien määrä (numeroina), kuinka monta päivää ennen pyynnön määräajan umpeutumista kysymykset on lähetettävä 

Tarvittaessa voidaan syöttää lisätietoa kysymyksiin liittyen (tässä voi olla esimerkiksi tietoa siitä, milloin tarjoajien esittämiin kysymyksiin vastataan).

Vähimmäisaika, joka tarjoajan on pidettävä vastauksen voimassa 

• Kohdassa voidaan määritellä, kuinka kauan tarjoajan tulee pitää vastauksensa voimassa.
  • Päivämäärän ja kellonajan voi hakea kalenterikuvakkeen kautta tai tieto voidaan syöttää suoraan kenttään muodossa pp.kk.vvvv tt:mm
  • Aika voidaan määritellä myös kuukausina. Tällöin kuukausien määrä syötetään numeroina sille varattuun kenttään