Jos kilpailutuksessa halutaan käyttää sähköistä huutokauppaa, määritellään tarjouspyynnön luontivaiheessa sähköistä huutokauppaa koskevat tiedot. Varsinaisen tarjouspyyntökierroksen jälkeen määritellyille kohteille voidaan pitää sähköinen huutokauppa.
Kilpailutuksen vaiheet, kun käytetään sähköistä huutokauppaa
Tarjouspyyntökierros (huutokauppaa alustava kierros, jonka ohjeet tässä artikkelissa):
1) Muokkausvaiheessa määritellään sähköisen huutokaupan tiedot ja julkaistaan tarjouspyyntö
2) Kilpailutuksen määräajan päätyttyä, käsitellään tarjouspyyntö ja kutsutaan tarjoajat huutokauppakierrokselle
Huutokauppakierros (katso ohjeet täältä):
3) Määritellään huutokauppakutsujen tiedot ja lähetetään kutsut tarjoajille
4) Käynnistetään huutokauppa
5) Seurataan huutokaupan etenemistä (huutokaupparaportti vertailu- tai Excel-näkymässä)
Tarjouspyyntökierros (huutokauppaa alustava kierros)
Sähköisen huutokaupan määrittely
Sähköistä huutokauppaa on mahdollista käyttää kaikissa kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Päätös sähköisen huutokaupan käytöstä tehdään kilpailutusta valmisteltaessa. Huom! Ennen kuin voit tehdä valinnan huutokaupan käytöstä, tulee käydä valitsemassa "Tarjouspalvelun tiedot" välilehdeltä valintaperusteiden määrittely järjestelmässä.
- EU-hankintailmoitukset ja kansalliset hankintailmoitukset
- Osio IV KOHTA: Menettely
- Valitse "Sähköistä huutokauppaa käytetään"
- Täytä tarvittaessa sähköistä huutokauppaa koskevat lisätiedot
Kun kyseinen valinta on tallennettu, aktivoituu "Sähköinen huutokauppa" -välilehti täytettäväksi.
Sähköisen huutokaupan tiedot
Estä hinnan korottaminen
- Tee valinta, mikäli haluat estää tarjoajalta mahdollisuuden hinnan korottamiseen
- Valinnalla on vaikutus hintatietoon ja valinta estää hinnan/kokonaishinnan korottamisen, mutta ei koske numeerisen kriteerin korottamista
Huutokaupan kulku
- Anna kuvausteksti tarvittaessa
- Teksti tulee näkymään tarjouspyyntödokumentilla
Huutokaupan aikana tarjoajille annettavat tiedot ja antamisen ajankohta
- Anna kuvausteksti tarvittaessa
- Teksti tulee näkymään tarjouspyyntödokumentilla
Muuta lisätietoa
- Anna kuvausteksti tarvittaessa
- Teksti tulee näkymään tarjouspyyntödokumentilla
- Syötä päivämäärä kenttään, tai valitse päivämäärä kalenterinäkymästä
Sähköisen huutokaupan aikataulutus
Huutokaupan lopetus
Voit määritellä huutokaupan lopetusta koskevat asetukset. Valitse "Viimeisimmän tarjouksen jälkeen odotetaan", mikäli haluat, että viimeisen huudon jälkeen huutokauppassa on jatkoaika. Jos valintaa ei tehdä, loppuu huutokauppa heti kun sen määräaika päättyy.
Jatkoajan asettaminen
- Valitse "Viimeisimmän tarjouksen jälkeen odotetaan"
- Aseta X tuntia ja/tai x minuuttia
Jatkoaika on voimassa
- Valitse "Päivittäin jatkuvasti", mikäli jatkoaika jatkuu yhtäjaksoisesti
- Valitse "Määrättyinä aikoina", mikäli jatkoajalle halutaan asettaa rajauksia. Nämä rajaukset määrittävät sen, milloin jatkoaika on aktiivinen
- Aseta ne viikonpäivät
- Aseta kellonaika
Kuvan esimerkissä jatkoaika on asetettu niin, että se on voimassa arkipäivisin ja kello 8.00 - 16.00.
Huutokaupan vaiheistus
- Mikäli huutokauppa halutaan käydä monessa vaiheessa, määritellään huutokaupan vaiheet
- Käytännössä huutokauppa käydään osa-alue (ryhmä) kerrallaan
- Valitse "Lisää vaihe" ja määrittele vaiheet haluttuun järjestykseen
- Huutokaupat käydään vaiheittain määritellyn mukaisesti
Huutokaupan kohteiden määrittely
Huutokauppa on mahdollista käydä, jos valintaperusteena on halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus pisteytystä käyttäen. Jos tarjouspyynnössä valintaperusteena on halvin hinta, huutokauppakaan ei voida käydä minkään muun tekijän kuin hinnan suhteen. Huutokaupan kohteiksi on mahdollista valita vain kohteiden hintoja. Jos kilpailutuksessa käytetään Kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys -valintaperustetta, huutokaupan kohteina voi edellisten lisäksi olla suhteellisesti tai automaattisesti (portaittain) pisteytettäviä numeerisia kriteerejä.
- Valitse nuijakuvake "Huutokaupan määrittely"
Huutokaupan määrittelyikkuna avautuu:
Jos huutokauppaa ei vaiheisteta
- Valitse kohteista kohteet, jotka otetaan mukaan huutokauppaan
- Huutokauppaan voidaan ottaa mukaan kaikki kohteet, joille kysytään hintaa
- Huutokaupassa, jossa valintaperusteena on "kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys", voidaan ottaa mukaan myös pisteytettyjä numeerisia kriteereitä
- Aseta vähimmäismuutos tarvittaessa
- Määrittele koskeeko muutos alennusta vai korotusta. HUOM! Tämä voidaan tehdä vain numeeriselle kriteerille, jolla pisteytystapana on porrastus
HUOM! "Alennus min." ei estä tarjoajaa korottamasta hintaa. Hinnan korottamisen voi estää Sähköinen huutokauppa -välilehdellä valitsemalla "Estä hinnan korottaminen".
Jos huutokauppa käydään vaiheissa
- Valitse kohteista kohteet, jotka otetaan mukaan huutokauppaan
- Huutokauppaan voidaan ottaa mukaan kaikki kohteet, joille kysytään hintaa
- Huutokaupassa, jossa valintaperusteena on pisteytys, voidaan ottaa mukaan myös pisteytettyjä numeerisia kriteereitä
- Aseta vähimmäismuutos tarvittaessa
- Määrittele koskeeko muutos alennusta vai korotusta. HUOM! Tämä voidaan tehdä vain numeeriselle kriteerille, jolla pisteytystapana on porrastus
- Määrittele, mihin vaiheeseen huutokaupankohde kuuluu
HUOM! "Alennus min." ei estä tarjoajaa korottamasta hintaa. Hinnan korottamisen voi estää Sähköinen huutokauppa -välilehdellä valitsemalla "Estä hinnan korottaminen".
Kun huutokauppaa koskevat tiedot on määritelty, tarjouspyynnön muokkaaminen sekä julkaisu tapahtuu normaalin prosessin mukaisesti.
Tarjouskierroksen käsittely ja tarjoajien kutsuminen huutokappakierrokselle
Kun kilpailutuksen määräaika päättyy, avataan tarjoukset normaalin prosessin mukaisesti. Käyttöohjeet päättyneen kilpailutuksen hallintaan löydät täältä.
Tarjoajien valinta huutokauppaan
- Vertailu -näkymässä kaikki saapuneet tarjoukset on valittuna huutokauppakierrokselle
- Tee tarvittavat toimenpiteet vertailussa (kommentit, manuaaliset pisteet)
- Jos joku tarjous halutaan hylätä vertailuvaiheessa, otetaan täppä pois kohdasta "kelvollinen tarjous". Tällöin kyseinen tarjous jää pois vertailuvaiheesta eikä tule myöskään valituksi huutokauppaan.
Huom! Huutokauppakutsu-välilehti tulee aktiviiseksi, kun välipäätös on lähetetty tarjoajille.
Seuraava vaihe on huutokauppakutsun lähettäminen, jonka ohjeet löytyvät artikkelista huutokauppakierros.