HUOM! Tarjouspyynnön muokkausta voidaan jatkaa ja muutokset voi tarvittaessa päivittää Cloudia Sopimukseen sopimuskokonaisuudelle. Myös kilpailutusprosessi suoritetaan normaalisti loppuun asti aina hankintapäätöksen tiedoksiantoon saakka.
Päivitä sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimus -järjestelmään:
- Päivitä sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimus -järjestelmään
- Mikäli kilpailutus on jo viety sopimuskokonaisuudeksi Cloudia Sopimus -järjestelmään, tämä toiminto päivittää sopimuskokonaisuuden tiedot.
Tee Cloudia Sopimuksessa sopimusluonnos ja lähetä Kilpailutukseen
- Valitse lähetettävä sopimusluonnos sopimuskokonaisuuden alta tai sopimuslistauksesta
- Valitse ”Lähetä kilpailutukseen”
- Toiminto vaatii Cloudia Kilpailutuksen käyttäjätunnuksen sekä salasanan
- Täytä pyydetyt tunnustiedot ja klikkaa ”Ok”
Tuotu sopimusluonnos näkyy Cloudia Kilpailutuksen "Liitteet ja linkit" -välilehdellä
Sopimusluonnos näkyy tarjouspyynnöllä "Liitteet ja linkit" -välilehdellä PDF-muodossa. Mukana siirtyvät myös "Sopimuksen liitteet" -kohtaan ladatut liitteet.
Hankintasopimuksen tekeminen Cloudia Sopimuksessa
Kun tarjouspyynnön määräaika on päättynyt ja tarjouspyyntö on hankintasopimusvaiheessa, voidaan tarjouspyynnöstä tehdä hankintasopimus Cloudia Sopimuksessa.
- Cloudia Kilpailutuksesta päivitetään sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimukseen
- Sopimuksen laadinta Cloudia Sopimuksessa
Cloudia Kilpailutuksesta päivitetään sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimukseen
- Valitse Cloudia Kilpailutuksesta tarjouspyyntö joka päivitetään Cloudia Sopimus -järjestelmään.
- Valitse ”Päivitä sopimuskokonaisuus Cloudia Sopimus -järjestelmään”
- Tämä toiminto vie ja päivittää kilpailutuksen tiedot Cloudia Sopimus -järjestelmään sopimuskokonaisuudeksi. Vientiä ei voi myöhemmin peruuttaa, mutta sen voi toistaa, jolloin tiedot päivittyvät.
- Toiminto vaatii Cloudia Sopimuksen käyttäjätunnuksen sekä salasanan. Täytä pyydetyt tunnustiedot ja klikkaa ”Lähetä”
Sopimuksen laadinta Cloudia Sopimuksessa
- Tuodun sopimuskokonaisuuden alle luodaan sopimus
- Osa tiedoista siirtyy sopimukselle suoraan sopimuspohjasta ja rakenteisiin sopimuskohtiin voidaan poimia sisältöä tarjouspyynnöltä sekä tarjoukselta
Valitse tarjous, jolta tiedot tuodaan:
- Valitse tarjous joka halutaan linkittää hankintasopimukseen
- Valitse “Valitse tarjous” ja avautuvasta ikkunasta sopimukselle linkitettävä
Jos sopimus halutaan tehdä sopimuspohjaan:
- Kun sopimustyyppi on valittuna, voidaan sopimus tehdä halutun sopimuksen pohjalta
- Tässä kohdassa sopimus voidaan linkittää esimerkiksi sopimusluonnoksessa olleeseen sopimukseen.
Automaattisesti sopimukselle siirtyvät sekä sopimukselle poimittavat tiedot
- Tilaajat = Mukana olevat yhteisö
- Jos tarjouspyynnöllä on määritelty Mukana olevia yhteisöjä, käyttäjä voi valita yhden tai useamman yhteisön, jotka tulevat sopimukselle Tilaajiksi. ”Poimi kontakti” ”Kilpailutuksesta”
- Toimittajat = poimitaan tarjoustiedoista
- "Poimi kontakti" "Tarjoukselta"
- Sopimuskausi = Hankintasopimuksen voimassaoloaika
- Sopimuksen liitteet = Käyttäjä voi poimia liitteitä tarjouspyynnön ja tarjouksen tiedoista
- Tarjouspyynnöltä
- Tarjouspyyntö
- Hankintapäätös
- Avauspöytäkirja
- Kysymykset ja vastaukset
- Vertailutaulukko
- Tarjouspyynnön muut liitteet (liitteet ja linkit -välilehti)
- Tarjoukselta
- Tarjousdokumentti
- Tarjouksen liitteet
- Tarjouspyynnöltä
Sopimuskohdat:
- Sopimuskohdat = Käyttäjä voi per sopimuskohta hakea sisältöä hankinnan tiedoista (tarjouspyyntö, tarjous, hankintapäätös)
- Tee uusi sopimuskohta
- Valitse "Poimi kilpailutuksesta"
- Valitse haluttu tieto kilpailutuksesta ja klikkaa "Valitse"
Metatieto
- Metatieto = Käyttäjä voi per metatieto hakea sisältöä hankinnan tiedoista (tarjouspyyntö, tarjous, hankintapäätös)
- Tee uusi metatieto
- Valitse "Poimi kilpailutuksesta"
- Valitse haluttu tieto kilpailutuksesta ja klikkaa "Valitse"
- Sopimuksen arvo = Täsmällinen arvo tai hintahaarukka
- jos määritelty vain ala-arvo, se tuodaan
- jos määritelty molemmat arvot, tuodaan yläarvo
-
Lisää tarjouksesta
- Lisää kaikki tuoteryhmät ja tuotteet
- Kaikki kilpailutuksen tuoteryhmät ja tuotteet listautuvat sopimukselle
- Jos valinta otetaan pois, voidaan itse valita halutut tuotteet/ tuoteryhmät mukaan sopimukselle
- Valitulle tuotteelle tulee automaattisesti hinta ja hankittava määrä
- Tuo kriteerit automaattisesti
- Valituille tuotteille tulee automaattisesti kaikki sille kohdistetut kriteerit
- Valituille tuotteille tulee automaattisesti kaikki sille kohdistetut kriteerit
- Lisää kaikki tuoteryhmät ja tuotteet
- Vaihtoehtoisesti tuotteeseen kohdistuvat lisätiedot voidaan poimia valinnalla "Poimi tuotteen kriteereistä".
- Avautuvasta pop-up -ikkunasta voidaan valita ne kriteerit, jotka halutaan tuotteen lisätietokenttään
HUOM! Muilta osin sopimuksen laadinta menee normaalin ohjeistuksen mukaisesti. Käyttöohjeet löytyvät Cloudia Sopimuksesta.