* erikseen tilattava toiminnallisuus

Toiminnallisuuden avulla voidaan lajitella järjestelmään tallennettua tietoja kolmeen eri kategoriaan: 

• Sisältää julkisia henkilötietoja
  • Nämä tiedot ovat sellaisia, jotka ovat merkitty sisältävän henkilötietoja, mutta ko. tietoja voi tarkastella kaikki kenellä on lukuoikeudet ko. sopimukselle
• Sisältää salassa pidettäviä henkilötietoja
  • Nämä tiedot ovat merkitty sisältävän henkilötietoja ja ovat näkyvissä vain ko. sopimuksen vastuuhenkilöille
• Sisältää henkilötunnuksen
  • Kyseinen kenttä sisältää henkilön henkilötunnuksen ja on näkyvillä vain ko. sopimuksen vastuuhenkilöille. 

Tiedon merkintä salassapidettäväksi

Merkittäessä tietoja sopimuksella salassapidettäväksi, avautuu valikko, jossa on valittavana seuraavat vaihtoehdot:

• Sisältää julkisia henkilötietoja
  • Ei tarvitse täyttää muita tietoja
• Sisältää salassa pidettäviä henkilötietoja
  • Lisää salassapitämisen perustelut kirjoittamalla ruutuun tai valitsemalla syyn lausekirjastosta
• Sisältää henkilötunnuksen
  • Salassapitämisen perusteluihin tulee automaattisesti henkilötietolain pykälä, jonka mukaan ko. tieto tulee salata. Perustelua voidaan tarvittaessa muokata. 
• Normaali salassapidettävyys
  • Tieto ei sisällä henkilötietoja vaan on salassapidettävä muusta syystä

Vaihtoehdoista voidaan valita yksi tai kaikki. Salassapitämisen perustelut syötetään kuitenkin vain kerran.

Normaali salassapito -toiminto voidaan asettaa myös Tila-välilehdeltä. Salassapitämisen perustelut on tällöin pakollista tietoa.

Salassapidettäväksi merkittävät tiedot

Seuraavia tiedot voidaan merkitä sisältävän henkilötietoja:

• Sopimuksen nimi
  • HUOM. Sopimuksen nimi voidaan merkitä sisältävän vain julkisia henkilötietoja.  Sopimuksen nimi ei voi sisältää salassapidettäviä tietoja

• Sopimuksen kuvaus
  • Merkitse salassapidettäväksi klikkaamalla lukon kuvaa
• Sopimuksen osapuolet; toimittaja ja tilaaja
  • Valitse rivin päästä kolmen viivan painikkeesta valinta "Henkilötietoasetukset"
• Liitteet
  • Valitse rivin päästä kolmen viivan painikkeesta valinta "Salassapidettävä"
    • Liitteen sisältämät henkilötiedot voidaan syöttää salassapitämisen perustelujen alapuolella olevaan "Liitteen sisältämät henkilötiedot" -kenttään, jotta ko. liitettä ei tarvitse avata selvittääkseen sen sisältämät henkilötiedot

• Metatiedot
  • Merkitse salassapidettäviksi kohdasta "Salassapidettävyys"

• Sopimuskohdat 
  • 'Valitse' painikkeen alla olevasta alasvetovalikosta valitaan kohta "Salassapidettävyys"

Salassapidettäviksi merkittävät kohdat on merkitty lukoilla

• Puoliksi suljettu lukko tarkoittaa, että sopimuksen kuvaus sisältää julkisia henkilötietoja
• Kokonaan suljettu lukko tarkoittaa, että sopimuksen kuvaus sisältää salassapidettävää tietoa

Sopimustietojen katselu 

Henkilöille, kenellä ei ole oikeuksia nähdä henkilötietoja, sopimuksen salassapidettävien osioden kohdalla näkyy lukko sekä salassapidon syy. PDF -dokumentille salassapidettäviin kohtiin tulostuu salassapidon peruste.

Henkilötietojen hakeminen sekä raportointi

Järjestelmän pääkäyttäjällä on mahdollisuus hakea henkilötietoja erillisellä toiminnolla raportointi varten. Tämä tapahtuu sopimusten haku valikosta kohdasta "Henkilötietojen haku". Kyseiseen hakunäkymään mentäessä näkyy listaus kaikista järjestelmään syötetyistä henkilötiedoista. 

Hakulistauksessa näkyvät tiedot seuraavien kategorioiden alla: 

• Tyyppi: 
  • Sopimuksen kohta, jossa henkilötieto sijaitsee (esim. liite, toimittaja, metatieto, sopimuskohta)
• Nimi/otsikko: 
  • Kyseisen osion nimi, johon henkilötieto on lisätty (esim. sopimuskohdan nimi)
• Sopimuksen nimi
  • Kyseessä olevan sopimuksen nimi
• Sopimuksen numero
  • Kyseessä olevan sopimuksen numero
• Henkilötiedot
  • Ko. kohdassa näkyvä henkilötieto

Hakutoimintoa voidaan käyttää tarkempien tietojen hakemiseen. Hakutuloksesta voi tehdä Excel-raportin klikkamalla kohtaa "Muodosta raportti".