Järjestelmään pystytään luomaan eri ryhmiä, joihin toimittajat niputetaan, ja ryhmille on mahdollista luoda hierarkia. Pääkäyttäjä voi hallinnoida hiearkiaa Hallinta osiossa, Ryhmien hallinnassa. Myös ryhmäkortin ryhmien hallinta -välilehdellä voi luoda/muokata kyseisen ryhmäkortin hiearkiaa.

Ryhmälle on mahdollista luoda hyväksymiskriteerit. Tällöin toimittaja täyttää tiedot kyselyyn, minkä jälkeen järjestelmä tuottaa pistearvioinnin toimittajille. Järjestelmän käyttäjälle jää vastuulle hyväksyä tai hylätä toimittajat ryhmiin. Järjestelmä listaa toimittajat arvioinnin perusteella paremmuusjärjestykseen. 

Käyttäjän on mahdollista hakea toimittajaryhmä Toimittajahallinnassa sekä Cloudia Sourcing-järjestelmässä. Ryhmittelyn avulla toimittajia voidaan luokitella eri kategorioihin. Tämän avulla suoria kilpailutuksia voidaan jo kilpailutusvaiheessa lähettää valitun ryhmän toimittajille Cloudia Sourcing-järjestelmän kautta. Ryhmään liitetyt toimittajat asetetaan arviointikriteereiden pisteytyksen perusteella paremmuusjärjestykseen automaattisesti järjestelmän toimesta.

Järjestelmästä on mahdollista hakea jo luotuja ryhmiä. Ryhmähaku listaa näkyviin kategorian nimen, tilan (Luonnos, Avoin, Suljettu), toimittajien lukumäärän sekä muokkauspäivämäärän.

Ryhmän tila määrittelee missä se näkyy järjestelmien (Sourcing) ja julkisen Tarjouspalvelu.fi palvelun välillä. Kun ryhmä on näkyvissä tarjoajille, siihen on mahdollista liittyä.

• Luonnos
  • Näkyy vain ryhmän luoneelle käyttäjälle. Ei ole näkyvissä Sourcing -palvelussa. 
• Avoin
  • Ryhmä on näkyvissä Sourcing -palvelussa. Vain ryhmälle hyväksytyt toimittajat näytetään ryhmässä Sourncing-palvelussa.
• Suljettu
  • Ryhmä on suljettu eikä ole näkyvissä.

Ryhmän haku

Klikkaa navigointipalkista kohtaa "Ryhmä " - "Haku". Ryhmien listaus avautuu.  

KUVA: Yläpalkki - Ryhmät 
 
 
Vasemmalla puolella on ryhmien haku.
Voit rajata hakua:

Ryhmää voi hakea hakusanalla
Näytä omistamani ryhmät (järjestelmä hakee sellaiset ryhmät, jotka kuuluvat kirjautuneelle käyttäjälle)
Edistynyt haku:

Tila

Luonnos
Avoin
Suljettu


Toimittajan tila

Uusi
Hyväksytyt
Hylätty
Tarvitsee arviointia





  Valittuasi haluamasi rajaukset hakuun, klikkaa "Hae" -painiketta.
 

KUVA: Ryhmien haku
 
 
Selaa ryhmiä
Luotuja ryhmiä pääsee tarkastelemaan tarkemmin klikkaamalla ryhmän nimeä, tai oikealta puolelta kolmen viivan menu kuvakkeesta "Ryhmäkortti". Ryhmää on mahdollista muokata tai se voidaan myös poistaa.

 
Ryhmälisatuksessa on myös massatoiminto:

Vaihda tila

Vaihda valittujen ryhmien tila


Poista

Poista valitut ryhmät




 
 
Klikkaamalla ryhmän riviä (tyhjää kohtaa), käyttäjälle avautuu oikealle puolelle esikatselu-ikkuna. Pikakatsaus näyttää ryhmän nimen, omistajan, julkaisupäivämäärän, viimeinen muokkauspäivämäärä, tila, kuvaus sekä toimittajien lukumäärän ryhmässä. Pikanäkymä näyttää myös visuaalisesti toimittajien statuksen ryhmässä. 
 

KUVA: Ryhmän esikatselu
 
 
Ryhmäkortti
Ryhmäkortin saa auki klikkaamalla rivin oikeassa laidassa olevaa kolmen viivan painiketta ja valitsemalla "Ryhmäkortti" tai klikkaamalla ryhmän nimeä.
 

Kuva: Lista ryhmistä
 
 
 

KUVA: Ryhmäkortti
 
1. Toimittajien lisääminen ryhmään sekä sähköpostin lähetys
Kolmen viivan menukuvakkeesta ryhmäkortin oikeasta yläreunasta voi lisätä toimittajia ryhmään kahdella tapaa:

Lisää toimittajia ryhmään

Avaa uuden näkymän, jossa voit valita ja lisätä halutut toimittajat ryhmään


Lisää toimittajat korista

Lisää toimittajakorissa olevat toimittaja ryhmään

Toimittajakoriin saa lisättyä toimittajia Toimittajien listauksessa, klikkaamalla halutun toimittajan kohdalla kolmen viivan menu kuvaketta > Lisää koriin






Lähetä sähköposti toiminnon kautta (ryhmäkortin oikea yläreuna) käyttäjällä on mahdollisuus lähettää sähköpostia kaikille ryhmään liitettyjen toimittajien kontakteille. Toimittajan kontaktit määritellään toimittajakortilla. Toimittajan kontaktit liitetään toimittajakortilla perustietojen muokkausnäkymällä.

Vastaanottaja -kohtaan listautuvat kaikkien toimittajien valittujen kontaktien sähköpostiosoitteet. Listausta voi muokata tai lisätä osoitteita
Aihe -kohtaan kirjoitetaan sähköpostin Aihe
Viesti -kohtaan kirjoitetaan sähköpostin sisältö
Liitteet: Voit halutessasi lisätä viestiin liitteitä joko raahaamalla tiedoston tai hakemalla tiedoston omalta koneeltasi




KUVA: Lähetä sähköpostia ryhmän valituille toimittajan kontakteille
 
Ryhmän tila
Ryhmän tilaa voit vaihtaa ryhmäkortin oikeasta yläreunasta löytyvästä kolmen viivan menu kuvakkeesta "Vaihda tila"

Vaihda ryhmän tila

Luonnos
Avoin
Suljettu
Tilakohtaiset tarkemmat tiedot löytyvät artikkelista Ryhmän julkaiseminen



 
Ryhmän jakaminen uusille toimittajille
Voit lähettää rekisteröitymislinkin uusille toimittajille oikeasta yläreunasta löytyvästä kolmen viivan menu kuvakkeesta "Jaa"
Voit kopioda linkin leikepödälle tai lähettää linkin sähköpostitse.

 
 
2. Ryhmän perustiedot

Muokkaa - Voit avata ryhmän tiedot muokattavaksi painikkeella "Muokkaa". Painike avaa ryhmän näkymän kentät muokattavaksi.

 
3. Ryhmän toimittajien yhteyshenkilöt

Mahdollisuus lisätä ryhmään toimittajien yhteyshenkilöitä.
Yhteyshenkilöt tulee ensin olla luotuna toimittajan toimittajakortilla kohdassa 'Yhteyshenkilöt' (Tarkemmat ohjeet artikkelista "Toimittajakortti")
Ryhmän toimittajien yhteyshenkilöt ovat oletusvastaanottajina ryhmän kriteeristön lähetyksessä


 
4. Ryhmän toimittajat

Ryhmän Perustiedot -välilehden alalaitaan listautuvat kaikki ko. Ryhmään liittyvät toimittajat. Toimittajat listataan tilan mukaisesti eri status-välilehdille

Kaikki

Välilehdelle listataan kaikki toimittajat, jotka liittyvät tähän ryhmään


Uusi

Välilehdelle listataan toimittajat, jotka ovat lähettäneet hakemuksen ryhmään, mutta joiden hakemuksia ei ole vielä käsitelty (ks. toimittajan hyväksyminen/hylkääminen ryhmälle)


Hyväksytyt

Toimittaja, jotka on hyväksytty tähän ryhmään


Hylätty

Toimittaja, joka on lähettänyt hakemuksen tähän ryhmään, mutta hakemus on hylätty käyttäjän toimesta.


Tarvitsee arviointia

Toimittajat, joille tulee tehdä arviointi (ks. toimittajan arviointi)





 

KUVA: Ryhmän"Perustiedot" välilehdelle listataan kaikki ryhmään liitetyt toimittajat 
 
 
5. Ryhmän toimittajien massatoiminnot

Ryhmässä oleville toimittajille voidaan lähettää kriteeristön vastauslinkki kerralla (huom. ryhmän tilan oltava avoin)

Valituille toimittajille - valitse listanäkymästä valitut toimittajat
Kaikille toimittajille - lähettää kriteeristön kysymyslinkin kaikille toimittajille


Toimittajakori

Lisää valitut toimittajat koriin
Lisää ryhmän toimittajat koriin


Arviointi

Valituille toimittajille voidaan tehdä kerralla arviointi - tilan vaihto ja arvionti


Poista ryhmästä

Valitut toimittajat poistetaan ryhmästä




 
 
6. Kriteeristön tila

Tila ikonit kertovat mikä toimittajan kriteeristön kysymystila on.


 Lähetetty - Näyttää milloin kriteeristö on lähetetty (päivämäärä sekä aikaleima)

 Odottaa vastausta - Toimittaja ei ole vielä vastannut kriteeristönkysymyksiin.
Viimeisin vastaus - Näyttää milloin viimeisin kriteeristön vastaus on saapunut (päivämäärä sekä aikaleima)
Pistelaskenta ei vertailukelpoinen - Uusia kriteerikysymyksiä lisätty, toimittajan aiempien vastauksien jälkeen.



 
7. Kriteeristön vastaukset

Painamalla > ikonia, toimittajan vastaushistorian aukeaa.
Tältä näkymältä voidaan päivittää myös arviointia, painamalla 'Arviointi' nappia.
Toimittajan arviointi (katso tarkemmat tiedot artikkelista Toimittajan arviointi)

 
8. Ryhmien hallinta
Ryhmäkortin ryhmien hallinta osiossa voidaan muokata ryhmähierarkiaa. Ryhmähierarkia on maksimissaan 5-portainen. Tämä tarkoittaa sitä, että pääryhmälle voidaan luoda 4 aliryhmää.
Aliryhmän sisälle voidaan viedä myös muita ryhmiä. Näiden määrää ei ole rajoitettu.
 

 
Kolmen viivan menu kuvakkeesta voi lisätä hierarkiaan ryhmiä, sekä poistaa niitä hierarkiasta.

Hierarkian järjestystä on mahdollista muokata painamalla hiiri pohjaan ryhmän kohdalla, ja raahammalla ryhmä haluttuun väliin/kohtaan.
 
Ryhmien hallinnan toimittajakorin massatoiminnot
Toimittajakorilla on mahdollista siirtää tai kopioida valittuja toimittajia ryhmien välillä. Esimerkiksi pääryhmältä voidaan siirtää tietyt tai kaikki toimittajat aliryhmälle.

Lisää ensin halutun ryhmän toimittajat koriin kolmen viivan menu kuvakkeesta "Lisää ryhmän toimittajat koriin
Valitse sitten oikealle puolelle avautuvasta toimittajakorista, mitkä toimittajat haluat kopioida/siirtää
Klikkaa sen ryhmän kohdalla kolmen viivan menu kuvaketta, jonne haluat kopioida/siirtää toimittajakorin toimittajat
Valitse toiminto:

Kopioi valitut toimittajat tänne
Siirrä valitut toimittajat tänne




 
9. Ryhmän hyväksymiskriteerit 
Ryhmälle voidaan luoda hyväksymiskriteerit, joihin toimittaja vastaa siihen liittyessä. Valituille toimittajille lähetetään järjestelmän kautta rekisteröitymislinkki. Toimittaja täyttää lomakkeen vastaamalla Toimittajahallinnan käyttäjän luomiin kysymyksiin. Järjestelmä laskee automaattisesti toimittajien vastauksien perusteella pisteytyksen ja tuottaa tiedon ryhmään. Tämän jälkeen käyttäjän on mahdollista tarkastella toimittajan vastauksia ja hyväksyä tai hylätä toimittaja valittuun ryhmään.

Listaus kysymyksistä, jotka toimittajilta kysytään heidän rekisteröityessään ryhmään. 

Aseta kriteerit (katso tarkemmat ohjeet artikkelista Kriteerien lisäys ryhmälle)




 

Kuva: Ryhmän hyväksymiskriteerit toimittajille
 
10. Ryhmän sopimukset

Sopimukset (ks. artikkeli sopimukset)

Listaa ryhmään liitettyjen toimittajien sopimukset

Jos käytössä on Cloudia Sopimus, järjestelmä listaa sopimukset sopimushallinnasta.






KUVA: Ryhmän toimittajien sopimukset
 
11. Ryhmän reklamaatiot

Reklamaatiot (ks. artikkeli reklamaatiot)

Listaa ryhmään liitettyjen toimittajien reklamaatiot

Jos käytössä on Cloudia Sopimus, järjestelmä listaa reklamaatiot sopimushallinnasta.






KUVA: Ryhmän toimittajien reklamaatiot
 
12. Muutoshistoria

Muutoshistoria 

Mitä muutoksia ryhmään on tehty, million ja kenen toimesta.





KUVA: Ryhmän muutoshistoria
 
13. Kuluraportti ryhmäkortilla

Kuluraportti sivulla voidaan etsiä tiettyjä kuluja järjestelmään syötetyn tositenumeron, kulutyypin tai päivämäärän avulla
Ilman erillisiä hakuvalintoja järjestelmä hakee kaikki kulut ja muodostaa niistä taulukon
Kuluraporttiin on mahdollista asettaa hälytys, jolloin järjestelmä lähettää ilmoituksen käyttäjälle jos kuluraja on ylitetty



Kuluraportti sivulla on lisäksi kolme näkymää, joista keskimmäisessä on eri vaihtoehtoja:


TOP 5 liiketoiminta-aluetta
Suurimmat toimittajat (ryhmäkortin TOP 10)





Keskimmäisen näkymän valittavissa olevat vaihtoehdot kulujen mukaan

 
Kuluvertailu

Kuluvertailu välilehdellä on mahdollista vertailla 2-6 toimittajan kuluja
Järjestelmä pilkkoo automaattisesti valittujen toimittajien kulut vuosittain kuukausitasolle ja nämä tiedot on mahdollista viedä Excel raportiksi