Dokumentmapper muliggjør lagring av dokumenter i systemet for senere bruk i Anbud eller prisgiving uten å laste opp samme dokument flere ganger. Distribusjon av nye versjoner, osv, blir også enklere.
Følgende dokumentmapper er tilgjengelige:
Firmaets dokumentmappe – Dette er hvor du lagrer dokument som er delt internt i selskapet og benyttet i Anbudsprosessen. Enhver intern bruker kan linke eller kopiere disse dokumentene til alle Anbud eller kontrakter. Kun foretakets administrator kan oppdatere dokumenter i foretaksmappen.
Brukers dokumentmappe – Her lagrer du personlige dokument. Disse er utilgjengelige for andre brukere.
“Prosjekt” dokumentmappe – Her lagrer du dokumenter relatert til et spesifikt “Prosjekt”. Enhver bruker er tillatt adgang til, og nedlasting av “Prosjekt”. Alle redigerere kan endre, fjerne eller tilføye dokument til “Prosjekt” mappen.
Når en konkurranse er opprettet, kan det bli “linket” fra mappen for å bli inkludert i konkurransen. Når et dokument eller mappe er linket så vil endringer i dokument/mapper også gjenspeile seg i konkurransen som har tilføyd disse.
Opplasting av dokumenter fra datamaskinen.
Dokumenter blir lastet opp ved hjelp av opplastingsfunksjonen. Dokumentene kan enten bli lastet opp direkte, eller planlagt opplastet i løpet av kontortiden dersom store mengder data må opplastes.
Hvordan laste opp dokumenter fra datamaskinen med ActiveX:
Fra hjemmesiden. Gå til arkiv/mappe som dokumentene skal lastes inn i.
Klikk på (Last opp filer...)-knappen. Du vil da få tilgang til Upload Manager hvor filer og/eller mapper blir valgt. Dersom mapper er valgt kan mappehiearkiet også lastes opp. Det er derfor anbefalt at dokumentene struktureres hensiktsmessig på datamaskinen før opplasting.
Hvordan planlegge opplasting av dokument (kun med activeX):
Fra hjemmesiden. Gå til arkiv/mappe som dokumentene skal lastes inn i.
Klikk på (Last opp filer)-knappen og velg filer som skal opplastes.
Klikk på (Tidsplan)-knappen. I et separat vindu kan du angi tid for opplasting. Datamaskinen vil da, dersom den er tilkoblet internettet, iverksette opplasting på angitt tid.
NB! Datamaskinen må være tilkoplet internett for å iverksette planlagt opplasting.
Dersom du ønsker å kansellere planlagt opplasting eller oversikt over status på opplasting, velg Planlagt Opplasting linken på hovedsiden eller klikk på i skuffenheten på datamaskinen.
Et vindu som viser liste over planlagte jobber og deres status.