Velkommen til denne hurtig guiden for Mercell MSS, her vil vi lære deg en kort introduksjon til systemet og grunnleggende funksjonalitet.

Etter å ha gått gjennom denne guiden, skal du vite:

Hvordan du oppretter en forespørsel

Hvordan du oppretter kvalifikasjonskrav

Hvordan du legger oppretter kriterier

Hvordan du legger til dokumenter

Publisering, evaluering og tildeling

Signering av kontrakt

Overføring av kontrakt til kontraktsadministrasjonsverktøy

Hvordan logger jeg på ?

I Mercell MSS logger du på med den e-postadresse du eller din administrator angitt ved registrering av din bruker, og ditt valgte passord.

Pålogging i produksjonsmiljøet skjer via:

Mercell MSS

Jeg har mistet passordet mitt!

Ikke fortvil, det er svært enkelt å tilbakestille ditt passord.

Tilbakestilling av passord skjer ved å klikke på “Glemt passord?” nedenfor “Logg inn”-knappen på påloggingssiden.

Krav til nytt passord er:

• Minst 8 tegn

• Stor bokstav

• Nummer eller spesialtegn

Det er ikke mulig å bruke noen av de tre siste passordene du har hatt tidligere.

Navigering på Startsiden

Nå som du har logget inn på portalen, vil du lande på det vi kaller Startsiden.

Startsiden inneholder noen nøkkelfunksjoner som du vil lære mer om etter hvert som du bruker systemet og lærer mer om funksjonaliteten.

Opprette ny anskaffelse

Den enkleste formen for konkurranse i Mercell MSS gjennomføres ved evaluering utenfor Mercell. Denne metoden tar utgangspunkt i bruk av opplastede dokumenter slik som, men ikke begrenset til:

• Konkurransegrunnlag

• Kravspesifikasjon

• Prisskjema

• Avtalebestemmelser

I systemet er publisering satt som standard til utvalgte leverandører og Mercell Today, hvis konkurransen kun skal sendes til et utvalg av leverandører og ikke til Mercells leverandørdatabase, må du huske å gå til Betingelser i konkurransen og velge Kun utvalgte leverandører. Dette valget får du først etter at du har klikket på Lagre.

Oversikt over innstillinger i Mercell

• Konkurranse under nasjonal terskelverdi

• Konkurranse under nasjonal terskelverdi med frivillig kunngjøring i Doffin

• Under EU-terskelverdi - Åpen tilbudskonkurranse

• Under EU-terskelverdi - begrenset tilbudskonkurranse (to trinn)

• Over EU-terskelverdi - Åpen anbudskonkurranse

• Over EU-terskelverdi - Begrenset anbudskonkurranse

• Over EU-terskelverdi - konkurranse med forhandling

• Dynamisk innkjøpsordning over EU-terskelverdi

• Konkurranse med delkontrakter

• Veiledende kunngjøring - Forhåndsvarsel om konkurranse

• Veiledende kunngjøring - kun veiledende (RFI)

• Forhåndskunngjøring (Kun ikke-statlige virksomheter)

• Intensjonskunngjøring

Hvordan opprette konkurransen ihht. terskelverdi og prosedyre?

1. Skriv inn din Overskrift

2. Velg prosjekt

3. Velg terskelverdi og prosedyre

4. Velg forskrift

5. Velg skjema

6. Velg type kunngjøring

7. Trykk lagre for å gå videre

Informasjon om anskaffelsen

Feltene “Overskrift”, “Kort beskrivelse” og “Utvidet beskrivelse” vil overføres til kunngjøringsskjemaet ved publisering. Feltet overskrift vil også anvendes som konkurranses tittel i de ulike kunngjøringsdatabasene slik som Doffin og TED.

Feltene er obligatoriske, og vi anbefaler oppdragsgiver å bruke en beskrivelse som dekker behovet og retter seg mot den delen av markedet dere ønsker å nå. Ofte blir beskrivelsene lest av anbudsansvarlige hos leverandøren for å se om kontrakten er innenfor deres virksomhetsområde eller ikke. Det er derfor viktig at teksten lar leverandøren enkelt identifisere om kontrakten er relevant for dem som leverandør eller ikke.

Hvordan legge inn informasjon:

1. Feltet Overskrift er konkurransens tittel som også blir konkurransens tittel på Doffin.

2. Utfyllingen følger samme systematikk som Doffin.

3. Punktenes nummerering følger Doffins nummerering.  

Angivelse av frister

Under dette punktet oppgir du alle sentrale frister i din konkurranse, datoer vil også overføres til kunngjøringsskjema eller dynamiske dokumenter dersom denne funksjonaliteten er tatt i bruk.

Hvordan angir du hvilke frister som er gjeldende?

1. Her oppgir du hvilke frister som gjelder i konkurransen.

2. Alle frister kan flettes inn i dynamiske dokumenter.

Integrert ESPD-skjema med lovpålagte krav ferdig utfylt

I kunngjøringer over EU-terskelverdi er ESPD som standard aktivert i Mercell. Du kan også aktivere ESPD dersom du ønsker å bruke det på konkurranser under EU-terskelverdi.

Hvordan aktivere ESPD i en konkurranse?

1. For å aktivere ESPD går du til fanebladet ‘Betingelser’, og

2. Huk av for valget ‘Bruk ESPD i Mercell’ merket med pil i skjermbildet under

Hvordan legger du til et ferdig utfylt ESPD skjema?

1. Dersom din virksomhet har opprettet maler for ESPD-skjema, finner du disse ved å klikke på ‘Sett inn mal’-knappen.

2. Les mer om bruk av maler i denne guiden https://mercell.atlassian.net/plugins/servlet/servicedesk/customer/confluence/shim/spaces/MNS/pages/108363803

Oppdragsgiver velger kvalifikasjonskrav og oppgir dokumentasjon

Legge til kvalifikasjonskrav i ESPD skjemaet:

1. Kvalifikasjonskrav velges fra listen

   

2. Det er også mulig å legge til ytterligere beskrivelser eller dokumentasjonskrav ved å klikke på blyanten til høyre. Du får da dette bildet:

   

Legg til egendefinerte kvalifikasjonskrav:

Dersom du ikke ønsker å bruke ESPD skjemaet men ønsker å definere dine egne kvalifikasjonskrav og krav til dokumentasjon kan du følge trinnene i dette steget.

1. Klikk legg til

   

2. Beskriv kvalifikasjonskravet og legg til en utvidet beskrivelse

   

3. Klikk OK for å lagre

   

Bruk av dokumenter og filer

Vi skal her vise deg hvordan du går frem for å laste opp dokumenter og vedlegg til din konkurranse. Husk at du kan bruke de fleste kjente formater, inkludert zip filer. I enkelte tilfeller vil det kanskje være behov for å legge til tegninger eller annen informasjon som tilbyder trenger for å beregne sitt tilbud

Hvordan laste opp dokumenter:

1. Under fanen Dokumenter klikker man på Legg til ny.

2. Velg fil(er) og klikk på Åpne. 

3. Det er mulig å markere og laste opp flere dokumenter samtidig.

4. Alle filtyper støttes, inkl. ZIP.

   

5. De valgte filene vil da lastes opp

6. Filene vises da i oversikten slik som skjermbildet under:

   

Legge til leverandører på konkurransen

Når du skal registrere en ny leverandør i Mercell, kan du enten fylle inn all firmainformasjon manuelt, eller du kan søke etter firmaopplysningene i Foretaksregisteret hvis du har organisasjonsnummeret.

Fremgangsmåten er lik uansett om du er innkjøper og skal invitere leverandører til å levere tilbud, eller du er leverandør som skal invitere en underleverandør for å fylle ut ESPD.

Hvordan legge til leverandører?

1. Hvis du skal invitere leverandører til å levere tilbud i en konkurranse,

2. Gå til fanen Leverandører.

3. Klikk på +Legg til.

   

4. Velg ‘Legg til ny’ fra nedtrekksmenyen.

   

5. Du kan søke etter firmaer med organisasjonsnummer eller firmanavn, eller registrere firmaopplysningene manuelt.

Søke med organisasjonsnummer

1. Sjekk først at du har valgt riktig land, altså det landet leverandøren hører hjemme.

2. Tast inn organisasjonsnummeret uten mellomrom, og klikk på forstørrelsesglasset

   

3. Hvis du har riktig organisasjonsnummer vil firmaopplysningene fylles ut.

   

Søke med firmanavn

1. Også her må du passe på at du har valgt riktig land, altså det landet firmaet er registrert i

2. Tast inn firmanavnet du vil søke etter og klikk på forstørrelsesglasset

   

3. Søkeresultatet kommer opp i en boks. Klikk på pila til høyre for å velge et firma.

   

Legge til CPV-Koder

CPV er en forkortelse for Common Procurement Vocabulary, og viser til EU-kommisjonens produkt- og tjenestekoder.

Formålet med CPV-kodene er å standardisere betegnelsene som oppdragsgiverne bruker til å beskrive hva som skal anskaffes. Ved å gruppere anskaffelser etter CPV-koder, blir det enklere for leverandørene å søke etter relevante konkurranser.

Hvordan legge til CPV koder manuelt:

1. Til venstre i bildet finner du listen over hovedkodene. Blå tekst betyr at denne koden er klikkbar slik at du kan klikke deg ned til neste nivå (mer spesifikk beskrivelse av anskaffelsen).

   

2. For å legge en CPV-kode til konkurransen, klikker du på pilen til høyre i vinduet. Dette flytter den aktuelle koden over til vinduet til høyre.

   

3. I Mercell velger du primær CPV-kode ved å klikke på ringen til venstre for en av de valgte kodene. De øvrige kodene blir lagt under Tilleggskoder i Doffin.

   

Publisering

Publisering av anbudet:

1. Publisering skjer ved å klikke på Publiser-knappen.

   

2. Dette følges av en advarsel. Klikk på OK for å publisere.

   

Konkurransefasen

spørsmål og svar

Kommunikasjonsmodulen benyttes for å motta og sende meldinger til leverandørene etter kunngjøring.  Kommunikasjonsmodulen kan brukes gjennom hele anskaffelsen, også etter at tildeling er utført. 

Øverst på skjermen viser konvolutt-ikonet om du har noen uleste meldinger. Hold musepekeren over konvolutten for å se tittelen på meldingen.  

Klikk på meldingen for å vise hele meldingen. 

Du kan også gå direkte til kommunikasjons-modulen på konkurransen ved å klikke på fanen Kommunikasjon. 

1. Klikk på meldingen i innboksen for å vise hele meldingen. 

2. Du kan skrive et hurtigsvar til avsender ved å bruke Svar-boksen. 

3. Klikk på Svar-knappen for å åpne en dialogboks hvor du kan forfatte innholdet i meldingen, formattere teksten og legge til et vedlegg.

Kommunikasjon med utvalgte mottagere

Du kan sende en ny melding til utvalgte mottakere ved å klikke på  

Velg mottaker i BCC-feltet og skriv meldingen. Klikk på Send for å sende. Meldinger sendes som blind-kopi og ingen av mottakerne ser hvem andre som har fått samme melding.

En markør på konvolutten forteller om meldingen er lest. Hold musepekeren over konvolutten for å se når meldingen ble lest av mottaker.

Tilleggsinformasjon

For å besvare spørsmål som utløser en informasjonsplikt til alle aktuelle tilbydere, brukes fanen Tilleggsinformasjon.  

Klikk på         for å opprette ny.  

Gjøre endringer i konkurransen

Det er mulig å gjøre endringer i konkurransen etter kunngjøringen, f.eks. endre tilbudsfrist eller laste opp nye dokumenter.  

Endringer blir videreformidlet til Doffin/TED.

Evaluering av tilbud

Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene være tilgjengelig for saksbehandler dersom man ikke har valgt «4 eyes opening» i konkurransens betingelser.  

Mercell har en egen funksjon for å sammenligne besvarelsene side om side.

Klikk på Sammenlign tilbud i menyen.

Vurdering av avvisningsgrunner, kvalifikasjonskrav og krav

Innkjøper går gjennom hvert enkelt kvalifikasjonskrav og krav og angir om kravet er oppfylt. En kan klikke på Aksepter alle-knappen øverst for å akseptere alle kravene med kun ett klikk. 

Innkjøper kan legge inn kommentar på alle kravene. Kommentarene blir protokollført. 

Evaluering/Status øverst til høyre indikerer om det aktuelle steger et ferdigstilt.

Tildeling

Tildelingsbildet gir en overordnet oversikt over vektet poeng for den enkelte tilbyder.  

En kan forhånds definere flere maler for tildelingskommentarer til tilbyderne. Malene som er tilgjengelig for tildelt og ikke tildelt leverandør kan være forskjellig.  

Tildelingsbrev lastes opp ved å klikke 

Når tildelingsalternativ er oppgitt for alle tilbydere og man klikker på Lagre, vil tildelingsikonet bli synlig i menyen.

Klikker man på Tildel blir man presentert for et bekreftelsesbilde hvor det er mulig å justere karensperioden ved å klikke på blyanten. Velger man kortere karenstid enn det som er tillatt jfr. forskriften får man en advarsel. Varseltrekantene indikerer at det ikke er lastet opp tildelingsbrev.

Anskaffelsesprotokoll

Protokollen er tilgjengelig fra menyen.

Protokollen fylles ut forløpende av Mercell-systemet gjennom hele anskaffelsen, og populeres med den informasjonen innkjøper registrerer i Mercell på konkurransen. Tidspunkt for tilbudsåpning, hvem som har levert tilbud, etc. blir automatisk fylt ut.  

Ved å fjerne haken kan man ta ut deler av protokollen som ikke er relevant. 

Klikker man på teksten vil det aktuelle kapittelet åpnes, se neste side.

Det er mulig å legge inn kommentar under de aller fleste kapitlene i protokollen. Kommentarene kan redigeres helt frem til protokollen blir låst.

En pdf av protokollen kan lastes ned for gjennomsyn.

Re-evaluering

Det er mulig å åpne opp en tildelt konkurranse for ny evaluering, f.eks. om man mottar klage og tildelingen må endres.

Signering av kontrakt

Overføring av kontrakt til KAV