Het uitnodigen van aanbieders bestaat in Negometrix3 uit twee stappen:
Het opstellen van de lijst met de aanbieders die u wilt uitnodigen voor de tender.
Het versturen van de uitnodiging.
Heb je de tender gepubliceerd? Dan is het tevens mogelijk om aanbieders uit te nodigen, dit is niet echter niet noodzakelijk.
Navigeer naar het tabblad Deelnemers en klik vervolgens op Aanbieders uitnodigen. Het toevoegen van aanbieders kan op vier manieren:
Nodig aanbieder uit vanuit 'Contactgroepen'. Dit zijn de aanbieders die toegevoegd zijn aan Contactgroepen in het rechtermenu.
Nodig aanbieder uit vanuit Negometrix3 database. De database bevat alle organisaties die geregistreerd zijn op het platform. Je kiest naar welke persoon binnen de geselecteerde organisatie u de uitnodiging wenst te versturen. Enkel de publieke profielen binnen een organisatie worden getoond.
De geselecteerde ontvanger van de uitnodiging kan deze accepteren of doorsturen naar een collega met een Negometrix3 profiel onder dezelfde organisatie. Profielen die niet onder dezelfde organisatie vallen kunnen de uitnodiging niet gebruiken.
Nodig aanbieder uit via e-mail. Aanbieders uitnodigen via kan door directe invoer of middels een Excel import. Deze uitnodiging kan door een willekeurig profiel worden geaccepteerd.
Op het moment dat twee personen binnen dezelfde organisatie zijn uitgenodigd via een e-mailadres kan deze slechts door één persoon gebruikt worden.
Nodig aanbieder uit vanuit kwalificatie. Indien de tender is gekoppeld aan een doorlopende tender (marktplaats, DAS etc.) kunnen alle goedgekeurde aanbieders uit een kwalificatie geselecteerd worden.
De tender is pas zichtbaar voor aanbieders als u onderstaande stappen heeft uitgevoerd of als u de tender gepubliceerd heeft via het tabblad Opties en vervolgens Vrijgave & publicatie.
Na deze stap zijn aanbieders voorlopig geselecteerd, ze hebben echter nog geen uitnodiging ontvangen. Uitnodigingen kunnen verstuurd worden in de voorbereidingsfase, in de selectiefase (in geval van een kwalificatiesysteem, doorlopende selectiefase en vergrendelde selectie- en offertefase) en in de offertefase (in geval van een vergrendelde selectiefase, geen vergrendeling en prijs aanvraag).
Om de uitnodigingen te versturen doorloop je de volgende stappen:
Selecteer de aanbieders.
Klik onder in beeld op Preview & verstuur uitnodiging.
Er wordt direct een template bericht getoond of je dient een template te selecteren.
Navigeer met de pijltjes links en rechts in het scherm naar de volgende en de vorige uitnodiging.
Het bericht kan nog per aanbieder worden aangepast voordat deze verzonden wordt.
Klik op Verstuur om de uitnodiging te versturen.
Een verzonden uitnodiging is 20 dagen geldig. De geldigheid van de uitnodiging wordt in uw overzicht weergegeven. Indien de geldigheid van de uitnodiging is verlopen kun je bovenstaande stappen herhalen om de uitnodiging opnieuw te versturen. Indien de uitnodiging nog niet geaccepteerd is kan deze nog verwijderd worden door de inkoper.
Uitnodigingen kunnen verstuurd worden als de tender nog in voorbereidingsfase staat. De leverancier kan de uitnodiging accepteren maar nog niet openen. In dat geval is enkel de titel, de korte beschrijving en de startdatum van de tender zichtbaar.
In dit artikel is uitgelegd hoe een loting bij een nadere uitvraag (Short list) ingesteld kan worden.