1.0 Presentasjon av case

Din organisasjon har tidligere hatt en avtale med Leverandør E for leveranse av yrkesklær til deres ansatte.

En utfordring har vært at ved foregående avtaleinngåelse, ble det inngått en avtale basert på generelle rabatter og der de ansatte selv har handlet fritt fra leverandørens sortiment. Kostnadene ved kjøp av bekledning har som konsekvens vært høy og kvaliteten på produktene har vært ulik. I noen tilfeller har ansatte kjøpt feil tøy, som ikke har hatt korrekt verneklasse eller motstandsdyktighet mot kjemikalier.

Organisasjonen har derfor besluttet at de ønsker å standardisere sortimentet og regulere den delen av forbruket som tidligere ikke har vært omfattet av en avtale. Produktene i avtalen består av en kombinasjon mellom spesialprodukter slik som flammehemmende tøy, med en ulik markedssammensetning sammenlignet med standardisert arbeidstøy.

På bakgrunn av markedets sammensetning og et ønske om reell konkurranse, har organisasjonen besluttet å dele opp kontrakten i delkontrakter. De er her åpne for å inngå kontrakt med en, eller flere leverandører.

Fleksibiliteten vil gi organisasjonen mulighet til å tiltrekke seg leverandører som kun leverer i nisjemarkeder med spesialprodukter, i tillegg til større leverandører som retter seg mot leveranse av standardisert yrkesbekledning. Volumet i kontrakten er i all hovedsak fordelt over de standardiserte produktene, slik at for spesialproduktene er kvalitet svært viktig da HMS er gitt høy fokus i organisasjonen.

Den siste ambisjonen som organisasjonen ønsker å realisere er e-handelsgrad. I foregående avtaleperiode har sortiment vært statisk fra avtalen ble inngått frem til ny avtale skal fremforhandles. Ved avtalens start omfattet e-handels sortiment 50 % av organisasjonens forbruk, men 4 år senere har forbruket endret seg så mye at sortimentet som er regulert ved avtale kun utgjør 20 % av det faktiske forbruket. Organisasjonen ønsker som konsekvens å etablere mekanismer mellom leverandør og kunde for å sikre at sortiment vedlikeholdes i avtalperioden for å forbedre KPIen “E-handelsgrad

1.1 Kort beskrivelse

Oppdragsgiver har behov for å inngå ny rammeavtale for leveranse av arbeidstøy til ansatte i forbindelse med utløp av eksisterende avtale.

1.2 Beskrivelse av anskaffelsen

Oppdragsgiver har behov for å inngå en ny rammeavtale med ambisjon om å standardisere sortimentet og regulere den delen av forbruket som tidligere ikke har vært omfattet av en avtale.

Produktene i avtalen består av en kombinasjon mellom spesialprodukter slik som flammehemmende tøy, med en ulik markedssammensetning sammenlignet med standardisert arbeidstøy.

Nøkkeltall:

Kontraktsverdi per år: 6.500.000 kr
Avtalens løpetid: 2 år med mulighet for 1 + 1 år prolongering
Tilbudsfrist: minimum 40 dager
Type vedeståelsesfrist: 3 måneder
Tidsfrist for å stille spørsmål: minimum 7 dager før tilbudsfrist

2.0 Oppgave 2 - Opprett en konkurranse

I lys av leverandørmarkedets sammensetning har organisasjonen vurdert det som hensiktmessig å utnytte volumfordeler ved standardisering av sortiment innenfor varegrupper med høyt volum og høy grad av tilgjengelighet i markedet. Kvalitet er viktig da dette er de ansattes primære arbeidsbekledning.

I analysen av forbruk og markedsdynamikk, er følgende avtaleområder identifisert:

Flammehemmende tøy
Arbeidstøy til ansatte i drift og produksjon
Arbeidstøy til næringsmiddel produksjon

3.0 Anskaffelsesprosedyre (for offentlige virksomheter)

Anskaffelsen reguleres av Lov om offentlige anskaffelser 17. juni 2016 nr. 73, og forskrift om offentlig anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf FOA § 13-1(1)

4.0 Sett inn MAL - Minimumskrav

Dette kapittelet inneholder malen som du skal importere som en del av kurset. Du trenger altså ikke å legge inn denne informasjonen i systemet.

4.1 Generelt om leveransen

Minimumskrav	Utvidet beskrivelse	Respons fra leverandør
Kort beskrivelse av oppdragsgiver	Oppdragsgiver B er en industribedrift med industriell næringsmiddel produksjon som sitt primære marked. Variasjonen i drift gjør at organisasjonen har behov for både standardiserte produkter i tillegg til spesial utviklede produkter til spesialiserte oppgaver som krever verneutstyr.
Informasjon og begrepsavklaringer	Kravspesifikasjonen definerer hvilke områder det skal inngås avtale på og hvilke krav oppdragsgiver stiller til den varen som skal leveres. Oppdragsgiver har i dette dokumentet utformet kravene som ”minimumskrav”, ”minimumskrav med krav til redegjørelse" og "informasjon". Minimumskrav. Leverandør som svarer nei på M-krav eller vurderes som ikke innfridd av Oppdragsgiver, skal/kan avvises. Leverandør må møte dette kravet for å være med videre i konkurransen. Kravet vil ikke bli evaluert blant tildelingskriteriene med mindre dette er beskrevet under kravet. Minimumskrav med krav til redegjørelse - Leverandør skal gi en grundig beskrivelse/redegjørelse for kravet. Leverandør som ikke redegjør for minimumskrav kan avvises. I - informasjon. Informasjon fra oppdragsgiver til leverandør. Leverandøren skal svare ja/nei i tabellen nedenfor om kravet aksepteres. Leverandør bes besvare kravene i direkte under tilhørende punkt, men det åpnes for at enkelte krav kan beskrives nærmere i vedlegg. Det må klart fremkomme av utfylt kravspesifikasjon hvor nærmere informasjon i tilknytning til kravet finnes. En generell henvisning til vedlegg godtas ikke. Det skal da være tydelig henvisning til kravnummer For at et krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav som ikke er krevd dokumentert på annen måte, gjennom en tilfredsstillende beskrivelse. Hvert enkelt punkt skal besvares i henhold til våre dokumentasjonskrav. Dokumentasjon til bruk i de enkelte tildelingskriteriene skal merkes tydelig og lastes opp under minimumskravet til det enkelte produktområde. Organisasjon A vil videre i kravspesifikasjonen betegnes som oppdragsgiver eller kunden.
Tilbudsbrev	Under dette punktet, laster leverandør opp ferdig utfylt tilbudsbrev. Tilbudsbrevet er en bekreftelse på at leverandøren aksepterer de oppdragsgivers kravspesifikasjon og øvrige betingelser i konkurransen uten forbehold. Forbehold må beskrives ettertrykkelig, forbehold som ikke er beskrevet og kan kostnadsberegnes vil ikke bli hensyntatt av oppdragsgiver i ettertid
Elektronisk samhandlingsavtale e-handel	Vedlagt samhandlingsavtale fylles ut og lastes opp under dette punkt. Innlevering av ferdig utfylt samhandlingsavtale anses som samtykke uten øvrig bekreftelse.
Forbehold og avvik	Leverandøren bekrefter at de har lest, forstått og aksepterer alle krav i oppdragsgivers kravspesifikasjon og øvrige betingelser uten forbehold. Forbehold skal beskrives i tilbudsbrev, forbehold som ikke er beskrevet eller lar seg kostnadsberegne, vil ikke bli hensyntatt i ettertid.
Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - teknisk-faglig	Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - lastes opp under dette punktet
Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - øko - finans	Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - lastes opp under dette punktet
GENERELT	I kravspesesifikasjonen er det lagt vekt på å beskrive de behov som skal dekkes.Tilbyder skal med utgangspunkt i kravspesifikasjonens rammer gi tilbud på forespurte produkter og beskrive hvordan de kravene som stilles her vil bli oppfylt. Tilbyder skal sannsynliggjøre for oppdragsgiver hvert punkt ved å besvare de krav i denne spesifikasjonen direkte til hvert enkelt punkt i Mercell, evt.med opplasting av vedlegg, da dette vil inngå som en del av avtalen mellom partene. De krav og forhold som beskrives her inkludert tilbyders besvarelse, vil være bindende.
Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende	Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende deler av utlyst kontrakt: Flammehemmende tøy Arbeidstøy til ansatte i drift og produksjon Arbeidstøy til næringsmiddel produksjone
Estimat på varer og tjenester	Kontraktens varighet vil være 2 år med ensidig rett til opsjon for oppdragsgiver i 1+1 år. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at oppgitt volum kun er et estimat, og er ikke forpliktende for Oppdragsgiver. Tallene er basert på statistikk fra økonomisystem og leverandører, ut over estimat skal Oppdragsgiver ha mulighet til å foreta ytterligere avrop til tilbudspris. Oppdragsgivers utnyttelsesgrad kan derfor variere både mer eller mindre i forhold til estimerte volum og det er viktig at leverandør kan levere mer enn det som har vært brukt historisk.

4.2 Generelle minimumskrav

Minimumskrav	Utvidet beskrivelse	Respons fra leverandør
GENERELLE MINIMUMSKRAV	Generelle minimumskrav som kommer til uttrykk der de er relevant.
Generelle krav til produktene	Det forventes at produktene minimum tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende standardkrav og bransjenorm i forhold til tiltenkt bruksområde (intended use). Produktene skal være velegnet og ha en kvalitet som er i samsvar med tiltenkt bruksområde.
Opplæring og informasjon	Tilbyder skal gi nødvendig informasjon om produktene som er omfattet av rammeavtalen/avtalen og tilby opplæring i bruk av produktene til alle brukerstedene etter behov i forbindelse med implementering. Ut over dette skal leverandøren på forespørsel kunne stille med kvalifisert personell ute hos kunden i hele avtaleperioden. Ytelsen skal utføres til fastsatt timespris som skal inkludere leverandørens omkostninger ved oppmøte og hjemreise.
Produktdatablad	Leverandøren skal på forespørsel levere produktdatablad for samtlige produkter de får avtale på der det er relevant.