1.0 Presentasjon av case

Oppdragsgiver A har tidligere hatt en avtale med en grossist leverandør for leveranse av datautstyr, avtalen har omfattet alt fra bærbare datamaskiner til portable enheter og datarekvisita.

Da verden stoppet opp som en direkte konsekvens av COVID pandemien i 2020, førte påfølgende nedstegninger til store utfordringer med tilgang til komponenter. Forsyningskrisen førte til lang ledetid og uforutsigbar tilgang på nye maskiner globalt. Organisasjonen var tett knyttet mot en enkelt grossist leverandør og avhengig av deres tilgang på produkter og prioriteringer med hensyn til hvor mange produkter som ble øremerket din organisasjon. I realiteten ble dette en utfordring da mange ansatte måtte vente lenge på nytt arbeidsverktøy, og der nyansatte var tvunget til å bruke eldre låne maksiner i lang tid før de fikk sin egen maskin.

Levetiden på en maskin er av organisasjonen beregnet til mellom 2 og 4 år avhengig av brukernes konkrete behov. I organisasjonen er det 4000 ansatte, noe som betyr at en vesentlig mengde IT utstyr skiftes ut kontinuerlig og der nåværende praksis har vært å avmagnetisere lagringsenheter og sende hardware til gjenvinning på et lokalt anlegg. I dialog med fagpersonell har det kommet frem at mange av maskinene fremdeles har restverdi, og der levetid på produktet også kan forlenges ved å tilbys til brukere med lavere krav til maskinvare og ytelse. På den ene siden er det ønskelig med forsvarlig, sikker og miljøvennlig avhending, mens på den andre, et behov for identifikasjon av produkter egnet for videresalg.

Organisasjonen har i sin foregående avtale, spesifisert den enkelte maskin på komponentnivå. Den høye graden av spesifikasjon har bidratt til å forsterke forsyningskrisen da maskinene blir produsert i batcher på 10 stk basert på bestilling fra organisasjonen og der et begrenset antall til enhver tid er lagerført. Mekanismen fungerte utmerket når ledetid var under 4 uker som stipulert i avtalen, men i lys av ledetider på over 8 uker, har lagerkapasitet og produksjonsvolum vist seg utilstrekkelig for å møte etterspørsel noe som har ført til effekt, der antallet i bestilling hele tiden har økt da leverandør ikke har klart å møte etterspørselen. Ventetiden for å få nytt arbeidsverktøy i din organisasjon blir dermed hele tiden lengre og lengre. For å motvirke denne effekten har organisasjonen besluttet å gå over til standardiserte maskiner med høyere tilgjengelighet i markedet og der en lavere enhetspris kan oppnås da volumet på produktet også drives av markedet forøvrig.

Den siste ambisjonen som organisasjonen ønsker å realisere er e-handelsgrad. I foregående avtaleperiode har sortiment vært statisk fra avtalen ble inngått frem til ny avtale skal fremforhandles. Ved avtalens start omfattet e-handels sortiment 80 % av organisasjonens forbruk, men 4 år senere har forbruket endret seg så mye at sortimentet som er regulert ved avtale kun utgjør 50 % av det faktiske forbruket. Organisasjonen ønsker som konsekvens å etablere mekanismer mellom leverandør og kunde for å sikre at sortiment vedlikeholdes i avtalperioden for å forbedre KPIen “E-handelsgrad”.

1.1 Kort beskrivelse

Oppdragsgiver har behov for å inngå ny rammeavtale for leveranse av bærbare datamaskiner i forbindelse med utløp av eksisterende avtale.

1.2 Beskrivelse av anskaffelsen

Oppdragsgiver har behov for å inngå en ny rammeavtale med en leverandør som kan levere flere bærbare datamaskiner fra flere ulike produsenter. Avtalen omfatter også avhending, resirkulering og buy-back tjenester der formålet er å videreselge produkter med gjenværende levetid og der en prosentandel av overskudd tilbakebetales til oppdragsgiver.

Maskiner som leveres skal være serieproduserte standardprodukter med høy tilgjengelighet.

Organisasjonen har også ambisjoner om å innføre e-handel på hele sortimentet, med gradvis måloppnåelse i kontraktsperioden.

1.3 Informasjon om anskaffelsen

Kontraktsverdi per år: 14710000 kr
Avtalens løpetid: 2 år med mulighet for 1 + 1 år prolongering
Tilbudsfrist: minimum 40 dager
Type vedeståelsesfrist: 3 måneder
Tidsfrist for å stille spørsmål: minimum 7 dager før tilbudsfrist

2.0 Oppgave 2 - Opprett en konkurranse

I den foregående kontrakten er følgende avtaleområder identifisert:

Bærbare datamaskiner
Buy Back mekanisme for utrangert maskinvare
Datarekvisista

Ved å etablere en avtale med en leverandør som igjen kan tilby produkter fra flere produsenter vil organisasjonen kunne spre sine innkjøp basert på tilgjengelighet.

Datarekvisita har ikke i samme periode opplevd tilsvarende utfordringer med leveringssikkerhet. Produktene som benyttes består i hovedsak av standardiserte produkter med høyt volum og der minimumskrav til kvalitet blir vurdert som tilstrekkelig. Pris per produkt er knyttet tett opp mot volum.

Cash Back mekanisme for utrangert maskinvare vil bidra til å redusere organisasjonens klimaavtrykk, sikre at produktene gjenvinnes og der det eksisterer resterende bruksverdi, omsettes i det private markedet.

3.0 Anskaffelsesprosedyre (for offentlige virksomheter)

Anskaffelsen reguleres av Lov om offentlige anskaffelser 17. juni 2016 nr. 73, og forskrift om offentlig anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974. Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf FOA § 13-1(1)

4.0 Sett inn MAL - Minimumskrav

Dette kapittelet inneholder malen som du skal importere som en del av kurset. Du trenger altså ikke å legge inn denne informasjonen i systemet.

4.1 Generelt om leveransen

Minimumskrav	Utvidet beskrivelse	Respons fra leverandør
Kort beskrivelse av oppdragsgiver	Organisasjon A er en tjenesteproduserende organisasjon der bærbare arbeidsmaskiner representerer de ansattes hovedarbeidsverktøy. Organisasjonen har til sammen totalt 4000 ansatte fordelt på de ulike organisatoriske enhetene.
Informasjon og begrepsavklaringer	Kravspesifikasjonen definerer hvilke områder det skal inngås avtale på og hvilke krav oppdragsgiver stiller til den varen som skal leveres. Oppdragsgiver har i dette dokumentet utformet kravene som ”minimumskrav”, ”minimumskrav med krav til redegjørelse" og "informasjon". Minimumskrav. Leverandør som svarer nei på M-krav eller vurderes som ikke innfridd av Oppdragsgiver, skal/kan avvises. Leverandør må møte dette kravet for å være med videre i konkurransen. Kravet vil ikke bli evaluert blant tildelingskriteriene med mindre dette er beskrevet under kravet. Minimumskrav med krav til redegjørelse - Leverandør skal gi en grundig beskrivelse/redegjørelse for kravet. Leverandør som ikke redegjør for minimumskrav kan avvises. I - informasjon. Informasjon fra oppdragsgiver til leverandør. Leverandøren skal svare ja/nei i tabellen nedenfor om kravet aksepteres. Leverandør bes besvare kravene i direkte under tilhørende punkt, men det åpnes for at enkelte krav kan beskrives nærmere i vedlegg. Det må klart fremkomme av utfylt kravspesifikasjon hvor nærmere informasjon i tilknytning til kravet finnes. En generell henvisning til vedlegg godtas ikke. Det skal da være tydelig henvisning til kravnummer For at et krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav som ikke er krevd dokumentert på annen måte, gjennom en tilfredsstillende beskrivelse. Hvert enkelt punkt skal besvares i henhold til våre dokumentasjonskrav. Dokumentasjon til bruk i de enkelte tildelingskriteriene skal merkes tydelig og lastes opp under minimumskravet til det enkelte produktområde. Organisasjon A vil videre i kravspesifikasjonen betegnes som oppdragsgiver eller kunden.
Tilbudsbrev	Under dette punktet, laster leverandør opp ferdig utfylt tilbudsbrev. Tilbudsbrevet er en bekreftelse på at leverandøren aksepterer de oppdragsgivers kravspesifikasjon og øvrige betingelser i konkurransen uten forbehold. Forbehold må beskrives ettertrykkelig, forbehold som ikke er beskrevet og kan kostnadsberegnes vil ikke bli hensyntatt av oppdragsgiver i ettertid
Elektronisk samhandlingsavtale e-handel	Vedlagt samhandlingsavtale fylles ut og lastes opp under dette punkt. Innlevering av ferdig utfylt samhandlingsavtale anses som samtykke uten øvrig bekreftelse.
Forbehold og avvik	Leverandøren bekrefter at de har lest, forstått og aksepterer alle krav i oppdragsgivers kravspesifikasjon og øvrige betingelser uten forbehold. Forbehold skal beskrives i tilbudsbrev, forbehold som ikke er beskrevet eller lar seg kostnadsberegne, vil ikke bli hensyntatt i ettertid.
Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - teknisk-faglig	Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - lastes opp under dette punktet
Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - øko - finans	Forpliktelseerklæring for bruk av underleverandører - lastes opp under dette punktet
GENERELT	I kravspesesifikasjonen er det lagt vekt på å beskrive de behov som skal dekkes.Tilbyder skal med utgangspunkt i kravspesifikasjonens rammer gi tilbud på forespurte produkter og beskrive hvordan de kravene som stilles her vil bli oppfylt. Tilbyder skal sannsynliggjøre for oppdragsgiver hvert punkt ved å besvare de krav i denne spesifikasjonen direkte til hvert enkelt punkt i Mercell, evt.med opplasting av vedlegg, da dette vil inngå som en del av avtalen mellom partene. De krav og forhold som beskrives her inkludert tilbyders besvarelse, vil være bindende.
Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende	Oppdragsgiver ønsker tilbud på følgende deler av utlyst kontrakt: Parallell rammeavtale med opp til tre (3) leverandører for bærbare datamaskiner Rammeavtale med en (1) leverandør for leveranse av datarekvisita Rammeavtale med en (1) leverandør for avhending, videresalg og resirkulering av utrangert maskinvare
Estimat på varer og tjenester	Kontraktens varighet vil være 2 år med ensidig rett til opsjon for oppdragsgiver i 1+1 år. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at oppgitt volum kun er et estimat, og er ikke forpliktende for Oppdragsgiver. Tallene er basert på statistikk fra økonomisystem og leverandører, ut over estimat skal Oppdragsgiver ha mulighet til å foreta ytterligere avrop til tilbudspris. Oppdragsgivers utnyttelsesgrad kan derfor variere både mer eller mindre i forhold til estimerte volum og det er viktig at leverandør kan levere mer enn det som har vært brukt historisk.

4.2 Generelle minimumskrav

Minimumskrav	Utvidet beskrivelse	Respons fra leverandør
GENERELLE MINIMUMSKRAV	Generelle minimumskrav som kommer til uttrykk der de er relevant.
Generelle krav til produktene	Det forventes at produktene minimum tilfredsstiller de til enhver tid gjeldende standardkrav og bransjenorm i forhold til tiltenkt bruksområde (intended use). Produktene skal være velegnet og ha en kvalitet som er i samsvar med tiltenkt bruksområde.
Opplæring og informasjon	Tilbyder skal gi nødvendig informasjon om produktene som er omfattet av rammeavtalen/avtalen og tilby opplæring i bruk av produktene til alle brukerstedene etter behov i forbindelse med implementering. Ut over dette skal leverandøren på forespørsel kunne stille med kvalifisert personell ute hos kunden i hele avtaleperioden. Ytelsen skal utføres til fastsatt timespris som skal inkludere leverandørens omkostninger ved oppmøte og hjemreise.
Produktdatablad	Leverandøren skal på forespørsel levere produktdatablad for samtlige produkter de får avtale på der det er relevant.
Tyverimerking	Leverandøren skal kunne tilby tyverimerking for de produkter der det er relevant