Dynamiske dokumenter kan effektivisere og kvalitetssikre dokumentene du publiserer i konkurransen, ved å benytte flettefunksjoner som fletter inn informasjon fra konkurransen i dokumentet. Når du legger inn beskrivelser og frister, vil dette flettes inn i dokumentet.
Flettefeltene legges inn i dokumentmalen, og med en godt utformet mal, kan arbeidet med å ferdigstille dokumentet gjøres raskt og effektivt.
Denne veilederen viser hvordan du bruker en dynamisk dokumentmal.
Dynamiske dokumenter er en del mal-funksjonene i Mercell MSS, så får å bruke et dynamisk dokument i en konkurranse, må man sette inn en dokument-mal.
Gå til fanen 'Dokumenter'
Velg ‘Dynamiske dokumenter’
Klikk på 'Sett inn fra mal'-knappen (vinkel og passer-ikonet)
I dette bildet kan du velge å sette inn en dokumentmal fra en ‘Anbudsmal’ eller du kan velge en konkret dokumentmal.
En anbudsmal kan inneholde flere dokumentmaler. For eksempel vil dynamiske SSA-avtaler inneholder to dokumenter; ett med selve avtaleteksten og ett med bilagene.
Du velger mal ved å klikke på haken til høyre.
Hvis du ønsker å sette inn ett enkelt dokument, går du til Dynamiske dokumentmaler, og velger mal fra listen.
Når malen er hentet inn kan du se dokumentets navn og eventuell beskrivelse.
Klikk på dokumentet for å redigere.
Du bør endre navn på dokumentet, siden dette er filnavnet som også vil være synlig for leverandørene.
Klikk på dokumentet
Endre dokumentets navn. F.eks. "Konkurransegrunnlag - Anskaffelse av....."
Klikk "Lagre"
Gå til fanen Innhold. Til venstre ser du innholdsfortegnelsen.
Avsnitt hvor du må fylle ut med informasjon, er merket med en ‘varseltrekant’
Vær OBS på at innholdsfortegnelsen kan ha annet innhold i din mal. Det som demonstreres her er kun et eksempel. |
Klikk på et avsnitt for å se innholdet i avsnittet.
I vårt eksempel klikker vi på avsnitt 1.1. for å fylle ut informasjon om oppdragsgiver.
Vi ser at det er en gulmarkert tekst i feltet 'Beskrivelse'. For å fylle ut informasjon om oppdragsgiver, klikker du på den gulmarkerte teksten.
I din mal kan informasjon om oppdragsgiver kanskje være ferdigutfylt, dette kommer an på hvordan malen er utformet. |
I dialogboksen som dukker opp, er det særlig 3 ting du skal se etter.
Hjelpetekst/instruksjoner: Her vil det ligge instruksjoner om hva du skal fylle ut i dette avsnittet. Merk: teksten i denne boksen kommer ikke med i det endelige dokumentet.
Utført: Når du er ferdig med beskrivelsen, kan du huke av på 'Utført'.
Tekst: Her fyller du ut beskrivelsen som skal være med i det ferdige dokumentet. Dette feltet kan ha forskjellig format, avhengig av hva som skal fylles ut. Dette skal imidlertid være forhåndsdefinert i malen, og det skal ikke være nødvendig å endre dette.
Når du er ferdig, huker du av på ‘Utført’ og klikker ‘Lagre og lukk’.
Vi ser i innholdsfortegnelsen at varseltrekanten forsvinner og den gule teksten blir grønn. Klikk så på ‘Lagre’.
Under fanen ‘Dokumentansvarlige’ kan du se en liste over gjøremål i dokumentet. Denne listen tilsvarer avsnittene som er markert med ‘varseltrekant’.
Mange foretrekker å bruke denne listen, i stedet for å klikke nedover i innholdsfortegnelsen som beskrevet ovenfor.
Klikk på et ‘Navn’ i listen for å se hva som skal utføres. Følg samme fremgangsmåte som beskrevet over for å ferdigstille avsnittet.
Alle elementer under "Dokumentansvarlige" bør være utført før kunngjøringen publiseres.
Grunnen til at fanen med gjøremålsliste heter "Dokumentansvarlige", er at man kan definere brukere som skal være ansvarlige for hvert gjøremål.
For å sette en bruker som ansvarlig må du gjøre følgende:
Klikk på navnet på gjøremålet i "Dokumentansvarlige"
Velg bruker som skal være ansvarlig
Sett en eventuell forfallsdato for utførelse
Lagre og lukk
Dokumentansvarlige-bildet blir da slik.
OBS: Det sendes ikke ut varsel automatisk til brukeren som er satt som ansvarlig. |
Brukere som skal være ansvarlig må minimum ha redigeringsrettigheter til konkurransen. Rettighetsnivå kan du se i fanen "Brukere" på kunngjøringen det gjelder.
Du kan når som helst se en forhåndsvisning eller laste ned en PDF-versjon av dokumentet. PDF-versjonen er slik dokumentet også vil se ut for leverandørene.
Klikk på ‘Forhåndsvisning’ for å åpne en forhåndsvisning i et pop-up vindu.
Klikk på ‘Last ned’ for å laste ned PDF-versjon.
