Når man har opsat organisationen under Organisations opsætning, og man er tilfreds med de indstillinger man har lavet, er man klar til at påbegynde oprettelse af udbud.
Oprettelse af udbud ved at brug af Udbudsassistenten
Man skal tilbage til forsiden, under Udbudsstyring, og her skal man klikke på Tilføj oppe i venstre hjørne. Under knappen “Tilføj” kan man vælge om man ønsker at tilføje et nyt udbud, eller en ny mappe. Vi vælger her at tilføje et nyt udbud.
2. Boksen der kommer op er det der i Source to Contract bliver kaldt for Udbudsassistenten . (Udbudsassistenten kan stås fra i BPM indstillinger)
Her får man lov til at vælge hvilken udbudsprocedure man ønsker at oprette, man skal navngive sit udbud og angive hvilken kontrakttype det drejer sig om; om det er Bygge-og anlægsarbejde, Tjenesteydelser eller Varer. Når man har udfyldt de påkrævede felter klikker man på Næste, nederst til højre.
3. På den næste side skal man angive om kravtype på udbuddet er avanceret eller simpel. Man skal vælge den avancerede type hvis man ønsker at udføre både evaluering og tildeling af de indkomne tilbud direkte i systemet, og gøre brug af de tilgængelige evalueringsværktøjer. Den simple kravtype vælger man hvis udbuddet ikke er så kompliceret, og man ønsker at evaluere udenfor af systemet, ved at bruge sit eget værkstøj. (f.eks. Excel fil), som kan uploades i Mercell Source-to-Contract. Hvis man har oprettet nogle skabeloner under Organisationsopsætning, er det også her man kan vælge nogen af dem.
Oprettelse af udbud uden brug af Udbudsassistenten
Man skal tilbage til forsiden, under Udbudsstyring, og her skal man klikke på Tilføj oppe i venstre hjørne. Under knappen “Tilføj” kan man vælge om man ønsker at tilføje et nyt udbud, eller en ny mappe. Vi vælger her at tilføje et nyt udbud.
Man lander på en side med indstillinger for udbuddet. Her skal man navngive sit udbud, og skrive en god beskrivelse af det, da denne beskrivelse han ses på siden over offentliggjorte udbud.
Når man er færdig med beskrivelsen, klikker man på gem , nederst til højre. Man bliver så ført til en side hvor man kan se oversigt over hvad man har udfyldt indtil videre, og man har også mulighed for at redigere i det. Nederst på oversigten kan man se status på udbuddet. Denne del er ikke synlig for tilbudsgivere, og det er her man kan uploade interne filer, arkivere udbud, eller sætte den på pause.
Man kan selv vælge om de filer man uploader som “Interne” ønskes synliggjort for leverandører.
Man kan i højre hjørne under “Status og opgaver” hele tiden følge med i hvilke opgaver man er i færdig med, og hvilke opgaver man skal udføre i næste fase.