Kapittel 1

1.1 Sjekkliste - status på oppgaver

I Mercell CTM får du hjelp av systemet med veien videre. Under sjekklisten finner du en oversikt over aktiviteter som anbefales å gjøre. Ved å klikke på den enkelte aktivitet vil du bli transportert til siden hvor du kan gjennomføre aktiviteten.

Sjekklisten spesifiserer arbeidsprosessen og viser status for hver oppgaveaktivitet. Når en oppgave aktivitet er fullført markeres den med grønt, delvis utførte oppgaver aktiviteter markeres medgult og oppgaver aktiviteter som ikke er fullført er markert med rødt. For å markere en oppgave aktivitet med gult klikker du på den.

For å se/endre detaljer om konkurransen , klikk på "Endre"-knappen. Systemet vil forandre status når du gjør en oppdatering i en av seksjonene. Det er også mulig å redigere statusen selv ved å klikke på ikonet.

OBS! Alle seksjoner er valgfrie og du kan starte på en oppgave aktivitet nedenfor selv om oppgaven aktiviteten ovenfor ikke er fullført.

Se videoen nedenfor for å lære mer om sjekklisten i Mercell CTM.

1.2 Egenskaper

Hvilke egenskaper skal forespørselen ha?

Konkurranse detaljer - For å redigere detaljer om konkurransen klikker man på “endre” knappen. For å lage en ny delkontrakt klikker man på “kopier delkontrakt”.

Brukerinnstilling for tilbudsåpning - Velg hvilke personer som skal åpne tilbudsboksen etter at tidsfristen er utløpt.

Det er også mulig å endre hvilke personer som skal være med i åpningskomiteen helt frem til noen har startet åpningen. Hvis du selv ønsker å være en av de som åpner svarene på din egen konkurranse, må du huske å velge deg selv og flytte det over i boksen på høyre side.

Se videoen nedenfor for å lære mer om egenskaper i Mercell CTM.

Kapittel 2

2.1 Tidsfrister

På sjekklisten i Mercell CTM finner du tidsfrister. Her kan du redigere alle datoene som er relevante i forhold til konkurransen. Dette kan eksempelvis være frist for levering, publisering, dato for kontraktstildeling osv.

Du kan velge å legge inn egne tilpassede datoer og velge om de skal være synlig for leverandøren eller ikke. Egne tilpassede datoer kan sorteres slik at de legger seg i den rekkefølgen dere ønsker.

Du kan legge til varsel på tidsfrister. Det gjør du ved å klikke på “legg til varsel” (se bilde under). Du kan da velge bruker, hvor ofte man skal få varsel, start og sluttdato. Klikk på lagre når du er fornøyd med endringene dine. Administrator kan opprette en mal for varslinger. Malen inneholder hva som står i eposten man mottar. Det er mulig å velge hvilken bruker som skal få varsel, hvor ofte og hvilken mal som skal anvendes.

Image ModifiedImage Modified

I videoen nedenfor kan du se hvordan du redigerer relevante datoer i forhold til konkurransen i Mercell CTM.

2.2 Trinn

I Mercell CTM er det mulig legge til et nytt trinn i konkurransen. Du må legge til en beskrivelse (navn på trinnet) og frist for levering. Fristen for leveringen kan ikke være tidligere enn fristen på det forrige trinnet i konkurransen.

Når du legger til et nytt trinn i konkurransen vil alle innstillingene fra det første trinnet bli kopiert inn i dette trinnet. Gå gjennom innstillingene av det nye trinnet før du sender invitasjonen til leverandørene.

I videoen nedenfor kan du se hvordan man enkelt kan legge til trinn i konkurransen

Kapittel 3

3.1 Tildel team

Du kan velge medlemmer som skal tildeles brukerrettigheter i konkurransen. Teammedlemmer kan få en eller flere brukerrettigheter i en konkurranse.

Brukere kan få en eller flere brukerrettigheter ved å krysse av i sjekkboksen for aktuell kolonne. For å fjerne brukerrettigheten, fjern krysset i sjekkboksen. Klikk på “lagre” når du er ferdig.

I videoen nedenfor kan du se hvordan du kan legge til/fjerne team medlemmer i Mercell CTM.

3.2 Roller

I Mercell CTM finnes det ulike brukertyper som har forskjellige tilganger og rettigheter. Her har du en oversikt over de ulike rollene:

Kapittel 4

4.1 Meldinger

Hvordan kommuniserer jeg intern og/eller eksternt?

Meldinger er en funksjon for e-post både internt og eksternt. Her kan du ta deg av kommunikasjonen med medlemmer i ditt team og/eller med leverandører eksempelvis ved eventuelle komplementeringer.

Du kan bruke meldingsarkiv hvis du vil se gjennom meldinger uavhengig av konkurransen. Du får tilgang til meldingsarkivet gjennom navigasjonslinjen i systemet.

Se videoen nedenfor for å lære mer om meldingsfunksjonen i Mercell CTM.

4.2 Spørsmål og svar

Hvordan svar jeg på spørsmål?

Spørsmål og svar funksjon omfatter alle spørsmål som leverandørene har stilt i konkurransen og svar. For hvert av spørsmålene som kommer inn kan du redigere spørsmålet og skrive et svar. Det er mulig å redigere svaret ditt så lenge du ikke har publisert det. Oppdragsgiver må bestemme om spørsmålet er offentlig tilgjengelig eller kommersielt beskyttet. Når du publiserer svaret vil det bli lest av leverandørene som har meldt interesse på konkurransen.

Se videoen nedenfor for å lære mer om spørsmål og svar funksjonen i Mercell CTM.

Kapittel 5

5.1 Offentlig tilleggsopplysninger

Offentlige tilleggsopplysninger er en funksjon for å informere leverandørene om endringer i en konkurranse. For eksempel kan dette være at du har lastet opp et nytt vedlegg med viktig informasjon, som leverandørene bør vite i en eventuell anbudsprosess. Det er viktig å påpeke at det er to valg av mottakere som kan få meldingen.

1. Her kan du velge utvalgte leverandører du selv har lyst til å velge som skal motta tilleggsopplysninger du sender. Leverandører som kommer inn senere inn i konkurransen, vil ikke få meldingen fordi du bare har valgt ut leverandørene du skulle sendt til .

2. Den andre måten er at du huker av på “fellesmelding”, da vil alle leverandørene får meldingen/tilleggsopplysningen som du sendte ut, men også leverandører som kommer inn senere i konkurransen vil også disse meldingene.

Etter av valg av mottakere får man valget om at leverandøren skal sende inn et nytt tilbud. Her har du muligheten til til å velge “ja” eller “nei”. Hvis endringene medfører store forandringer i konkurransen, så muligens ja, men hvis du bare skal laste opp ett dokument der du vil at leverandøren skal få vite om det, muligens nei.