Menettely -välilehdellä valitaan käytettävä hankintamenettely ja tehdään eräitä vastauksen jättämiseen vaikuttavia valintoja. Tähdellä (*) merkittyjen kenttien täyttäminen on pakollista
| Status | ||||
|---|---|---|---|---|
|
This article only applies to Sourcing
On the Procedure tab, the procurement procedure to be used must be selected. Fields marked with an asterisk (*) are mandatory.
Menettely
Procedure*
Avoin menettely
- Hankintamenettely, jossa pyyntö julkaistaan avoimeksi Tarjouspalveluun. Kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä vastauksen avoimella menettelyllä julkaistuun pyyntöön.
Rajoitettu menettely
- Rajoitettu menettely on hankintamenettely, jossa pyyntö julkaistaan vain valituille tarjoajille suoraan sähköpostilla ja vain nämä tarjoajat voivat jättää vastauksia.
- Pyyntöä ei julkaista avoimen menettelyn tavoin Tarjouspalveluun julkiseksi.
Piilota hankintamenettely tarjoajille näytettävässä pyynnössä
- Jos käytettävää hankintamenettelyä ei haluta paljastaa tarjoajille, tulee käyttää tätä valintaa.
...
Hankinnan kohde jaettu osiin *
- Valitse onko hankinnan kohde jaettu osiin
- Jos valitset kyllä, hankinnan kohteen kriteereihin muodostetaan osa-alueet, joihin jokaiseen osa-alueeseen on mahdollista valita oma toimittaja
- Jos hankinta on jaettu osiin, voidaan sallia osatarjoukset
- Jos valitset ei, käsitellään hankintaa kokonaishankintana. Hankinnan kohteen kriteerit osioon voidaan luoda ryhmiä, mutta toimittajavalinnat tehdään yhteisesti koko hankinnalle.
- Jos hankintaa ei ole jaettu osiin, osatarjouksia ei voida sallia
Osatarjoukset osa-alueittain sallittu *
- Mikäli pyyntöön sisältyy monta eri osaa (osat määritellään hankinnan kohteen kriteerit -välilehdellä), voidaan "Kyllä" -valinnalla sallia, että tarjoaja tarjoaa vain haluamiinsa osiin.
- Mikäli kohdassa käytetään valintaa "Ei", on tarjoajan tarjottava kaikkiin osiin.
Vaihtoehtoiset vastaukset hyväksytään *
- Toiminnolla voidaan sallia, että tarjoajat voivat tehdä vaihtoehtoisia vastauksia. Oletuksena on valinta "Ei".
Avaupöytäkirja käytössä *
Erikseen tilattava toiminnallisuus
- Mikäli päätät käyttää avauspöytäkirjaa, määräajan umpeutumisen jälkeen sinun täytyy tehdä avauspöytäkirja ennenkuin pääset tarkastelemaan vastauksia.
- Valinta ei estä vastausten katsomista pyynnön ollessa voimassa.
Vastausten tiedot tarkasteltavissa vasta vastausten jätön määräajan jälkeen *
- Jos vastataan "Kyllä" vastausten tietoja voidaan tarkastella vasta määräajan jälkeen.
- Täsmennyspyynnön lähettäminen tai vertailutaulukon avaaminen kesken pyynnön ei myöskään ole mahdollista.
- Käyttäjän vastatessa "Ei" vastauksia on mahdollista katsoa milloin tahansa pdf:nä ja vertailutaulukolta sekä voidaan lähettää täsmennyspyyntöjä.
- Jos käytetään kahden kuoren menettelyä tämän lisäksi, Sourcing käyttäjä voi katsoa laadulliset kriteerit ennen määräaikaa ja lähettää täsmennyspyynnön liittyen laadullisiin kriteereihin
- Hintoja ei ole mahdollista tarkastella ennen määräaikaa.
Käytetään kahden kuoren menettelyä
- Kahden kuoren menetelmässä vertailutekijät arvioidaan kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan kaikki muut tekijät paitsi hinnat. Toisessa vaiheessa nähdään myös hintatekijät.
- Jos käytössä on kahden kuoren menettely, vertailu tapahtuu seuraavasti:
- Ensimmäisessä vaiheessa vertailutaulukko avautuu siten, että kaikki hankinnan kohteelle kysytyt hintatiedot ovat piilotettuna (”Piilotettu”-teksti)
- Laatuvertailun päätyttyä pääset siirtymään hintavertailuvaiheeseen ”Siirry hintavertailuvaiheeseen ” -toiminnoll
- HUOM! Tämän jälkeen ei voida enää palata laatuvertailuun.
...
Näkyvyys
* Näkyvillä, jos organisaatiolla on konsernirakenne
Estä pyynnön näkyminen muille konsernin hankintayksiköille - kohtaan voidaan laittaa täppä, jos ei haluta että pyyntö näkyy konsernin käyttäjille, joilla on käyttöoikeudet ko. yksikköön.
Vastausten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika *
- Kenttään syötetään päivämäärä ja kellonaika. Vastausten jättäminen on mahdollista vain syötettyyn ajankohtaan saakka.
- Päivämäärän ja kellonajan voi hakea kalenterikuvakkeen kautta tai tieto voidaan syöttää suoraan kenttään muodossa pp.kk.vvvv tt:mm
- Lisätietoja
- Kenttään voidaan syöttää vastausten tai osallistumishakemusten jättämiseen liittyviä lisätietoja.
...
Lisätietokysymykset *
Kohdassa tehdään lisätietokysymysten esittämiseen vaikuttavat valinnat.
Lisätietokysymysten esittämiselle määritellään aikaraja
- Syöttämällä päivämäärät muodossa pp.kk.vvvv tai valitsemalla päivät kalenteripainikkeesta avautuvasta pop-up-ikkunasta
- Tai syöttämällä päivien määrä (numeroina), kuinka monta päivää ennen pyynnön määräajan umpeutumista kysymykset on lähetettävä
Tarvittaessa voidaan syöttää lisätietoa kysymyksiin liittyen (tässä voi olla esimerkiksi tietoa siitä, milloin tarjoajien esittämiin kysymyksiin vastataan).
...
Vähimmäisaika, joka tarjoajan on pidettävä vastauksen voimassa
...
Open procedure
The procurement procedure, in which the request is published to the Supplier Portal. All interested suppliers can submit a response to the published request through an open procedure.
Restricted procedure
A restricted procedure is a procurement procedure in which the request is published to only selected suppliers via email or supplier manager. Only these tenderers can submit responses.
This request is not published publicly in the Supplier Portal as in the open procedure.
Hide the procurement procedure in the request shown to bidders
If you do not want to disclose the procurement procedure to bidders, you should select this option.
...
Procurement object divided into lots*
Select whether the procurement object is divided into parts
If you select yes, sub-areas are formed in the criteria of the procurement object, for which it is possible to choose a supplier for each sub-area. The method for calculating price points can be defined by these sub-areas.
If you choose no, the purchase will be treated as a total purchase. Groups can be created in the sourcing items and criteria section, but supplier selections are made jointly for the entire procurement.
Partial responses within lots*
Select whether partial responses are allowed within lots
If partial responses are allowed, tenderers can choose whichever items they want to be tendered
If partial responses are not allowed, tenderers are required to tender all items
Alternative responses accepted *
This function can be used to allow bidders to make alternative answers that ar not directly requested in the request. The default is "No".
Response opening document in use *
Functionality to be ordered separately
If “Yes” is selected, an opening document must be created, after the expiry of the deadline, before you can look at the answers.
The selection does not prevent the responses from being viewed while the competitive tendering is valid.
Response details can only be viewed after the deadline for submitting the answers *
If the"Yes" is selected, the information of the answers can only be viewed after the deadline.
Sending a clarification request, opening a comparison table or rejecting answers/proposals/tenders in the middle of the request is also not possible.
If "No" is selected, it is possible to view the answers at any time.
It is also possible to send a clarification request, open a comparison table or reject answers/proposals/tenders.
It is not possible to view the prices before the deadline.
Using the double envelope procedure*
In the double envelope procedure, the comparison factors are evaluated in two steps.
In the first stage, the comparison table opens in such a way that all price information requested for the procurement object is hidden. ("Hidden" text)
In the second stage, the price factors are included in the evaluation.
NOTE! After this evaluation, it is no longer possible to return to the quality comparison.
...
Deadline for the receipt of responses*
The date and time must be entered in the field. It will then only be possible for suppliers to leave answers until the deadline entered.
The date and time can be retrieved via the calendar icon or the information can be entered directly into the field in the format dd.mm.yyyy hh:mm
Additional information
Additional information related to submitting answers or participation applications can be entered in the field.
Note: If you want to save this as a pre-saved text, check the box marked ‘Save’ and enter a name for the text. Once you click save on the overall tab, this text will be saved a pre-saved text for future use.
Minimum period of time for which the tenderer must keep their response valid
The section can specify how long the bidder must keep his answer valid.
The date and time can be retrieved via the calendar icon or the information can be entered directly into the field in the format dd.mm.yyyy hh:mm
Time can also be defined in months. In this case, the number of months is entered as numbers in the field reserved for it
Note: It is important that the time zone stated be taken into account when setting a time period
