...
Introduction
Nu Now that NegometrixPortal onderdeel is van part of Mercell Source-to-Contract zijn er veranderingen in vormgeving en werkwijze. Denk hierbij aan het aanmaken en beheren van collega’s, there are changes in design and working methods. This includes creating and managing colleagues.
In dit this document zullen we jou stapsgewijs meenemen in deze werkwijze.
Inhoud
Organisatie instellingen
Collega’s
Gebruikersrechten
Adresboek – Classic
Gebruikerrapporten
Organisatie instellingen
Wijzigingen in het organisatie domein, zoals collega’s of sjablonen wijzigen, doe je als beheerder in het overzicht Organisatie instellingen. Dit menu benader je door in , we will guide you step by step through this method.
Organization settings
Colleagues
User rights
Address Book – Classic
User reports
Organization settings
As an administrator, you can make changes in the organizational domain, such as changing colleagues or templates, in the Organization settings overview. You can access this menu by going to the Organization settings button at the bottom left of Mercell Source-to-Contract linksonder naar de button Organisatie instellingen te gaan. In het nieuwe scherm vind je onder Organisatie de opties Organisatieprofiel, Collega’s, Gebruikersrechten, Licenties[LG1] , Sjablonen en Documenten. In dit document behandelen we alleen de functies die nodig zijn voor het beheren van gebruikers.
Overige functies die je op deze pagina vindt dienen ter inrichting van de modules. Deze zijn niet gewijzigd.
Collega’s
Als beheerder van een organisatie, heb je het recht om collega's toe te voegen aan de organisatie. De beheerder kan dit recht (genaamd: Collega's beheren) ook aan andere collega's toekennen.
Collega toevoegen
De beheerder van de organisatie kan een uitnodiging uitsturen naar collega’s die al reeds een profiel hebben en naar degenen die nog niet beschikken over een Mercell Source-to-Contract-profiel.
Navigeer naar Collega's in het menu aan de linkerzijde
Klik op de knop Uitnodigen
Voer vervolgens het e-mailadres in van de collega;
Klik op Toevoegen en vul nog eventueel een e-mailadres van een andere collega in
Klik op Versturen
De collega ontvangt een mail van afzender noreply@negometrix.com om zich te registreren. De link in deze mail is twee maanden geldig.
Contactpersoon wijzigen
Je herkent aan het gele ster-icoontje wanneer iemand de contactpersoon van de organisatie is. Dit kun je op de volgende manier wijzigen. Dit kan alleen als je beheerder bent van de organisatie.
Ga in het linkermenu naar Organisatieprofiel en je belandt in het gegevensoverzicht van de organisatie
Scroll vervolgens naar Contactpersonen en klik op Wijzigen
Klik op Collega toevoegen aan organisatie en selecteer de betreffende collega.
De contactpersoon is nu gewijzigd
Belangrijk
Er kan slechts één iemand contactpersoon zijn. U dient beheerder te zijn om dit in het organisatieprofiel te bewerken.
Collega blokkeren
ls er sprake van vertrek van een collega bij de organisatie, kan de beheerder het profiel van de persoon blokkeren. Zo kan er niet meer worden ingelogd met dat account.
Navigeer naar het kopje Collega'sin het menu aan de linkerkant en kies vervolgens voor één van de twee opties:
Klik op het blokkeer-icoontje
Klik op de betreffende collega en klik op Blokkeer
De collega belandt in de kolom Geblokkeerde collega's
Blokkade opheffen
Ga naar de kolom Geblokkeerde collega'sen kies vervolgens voor één van de twee opties:
Klik op het activeer-icoontje
Klik op de betreffende collega en klik op Activeren
De collega belandt in de kolom Collega's.
De collega kan direct weer inloggen.
Gebruikersrechten
Nadat je collega's hebt toegevoegd aan het organisatieprofiel kun je gebruikersrechten instellen. Je kunt collega’s toevoegen aan systeemgroepen of zelf een groep aanmaken waarvan je bepaalde gebruikersrechten instelt. Let op: Hiervoor heb je het recht Gebruikersgroepen beheren nodig.
Algemeen
De gebruikersrechten worden niet per persoon ingesteld, maar per groep. Per groep wijs je een of meerdere rechten toe. Er bestaan standaard twee groepen: Beheerders en Alle collega's. Laatstgenoemde groep kan worden gezien als de map "Overig".[LG3] Daarnaast zie je in dit overzicht afhankelijk van de modules waar in jullie domein gebruik van wordt gemaakt, de bijbehorende Collega's kunnen aan meerdere groepen worden toegewezen, hun rechten zullen dan simpelweg bij elkaar opgeteld worden. De admin krijgt in Mercell Source-to-Contract een minder functionele rol, omdat het gebruik van generieke accounts tegenwoordig minder gewenst is dan voorheen. Het admin account kan daarom niet andere gebruikersgroepen worden toegevoegd.[LG4]
Gebruikersrechten toekennen
Misschien wel het grootste verschil met voorheen is het toekennen van gebruikersrechten. Waar dit in oude situatie op gebruikers niveau gebeurde, is de denkwijze nu omgedraaid en voeg je een collega toe aan het recht dat zij nodig hebben. Op deze manier heb je een duidelijk overzicht per gebruikersrecht, welke collega’s daar aan zijn toegevoegd.
Gebruikersgroep wijzigen
Klap het tabje Gebruikersrechten uit (linkermenu) en klik op het tabje Beheerders. Je ziet hier een overzicht van alle collega's die in deze groep vallen.
Klik op Toevoegen om een bestaande collega toe te voegen aan deze groep
Scroll naar onder om de huidige rechten te zien die aan deze groep zijn gekoppeld. Je kunt deze wijzigen door de rechten aan- of uit te vinken.
Gebruikersgroep aanmaken
Ga naar Gebruikersrechten aan de linkerkant van het menu. Je ziet hier een overzicht van de verschillende groepen.
Klik op Nieuw om een nieuwe gebruikersgroep aan te maken.
Je kunt hier de groep een naam geven, gebruikers toevoegen en aangeven welke rechten deze groep moet krijgen.
Klik om het af te ronden op Opslaan
Adresboek - Classic
Wanneer je gebruik maakt van Gebruikersgroepen of Collegagroepen, dan richt je deze nog steeds in, in de Classic-omgeving.
Klik op het logo van ‘Mercell Source-to-Contract ’ links boven in je scherm, je belandt nu op de landingspagina.
Open in het menu links Tender Management.
Klik vervolgens Classic aan.
Ga naar Beheer, klik vervolgens op Adresboek en ga naar Contactgroepen
De werkwijze omtrent het beheren van Gebruikersgroepen of Collegroepen is onveranderd.
Gebruiker rapporten
In Gebruiker rapporten kun je collega’s toevoegen aan Standaard groep werkblad. Dit is de collegagroep die in de Classic omgeving beheerd wordt.
Tevens is het mogelijk om gebruiker specifieke te maken in Gebruiker rapporten. Denk hierbij aan ‘Laatste aanmelding’ of ‘Aangemaakt door’.
Hein weet dit beter maar volgens mij hoeft een NegometrixPortal beheerder niks met Licenties te doen. Leggen we dat nog ergens uit?
Wat is de bedoeling van een contactpersoon? Misschien even benoemen.
Heette dat voorheen in NegometrixPortal 'overig' of waarom zeg je dit? Anders zou ik gewoon zeggen waar die groep voor bedoeld is: snel aan alle collega's bepaalde rechten toekennen.
Dit klinkt wat moeilijk (maar kan ook aan mijn beperkte NegometrixPortal admin kennis liggen). Is het niet zo dat voorheen het lastig was met meerdere collega's het functioneel beheer te organiseren? In Mercell Source-to-Contract is dat makkelijker omdat je meerdere collega's die admin rol kan geven. Klinkt wat positiever. In the new screen, under Organization you will find the options Organization profile, Colleagues, User rights, Licences[LG1], Templates and Documents. In this document, we only cover the functions necessary for managing users. Some options may differ depending on if the account is that of a buyer or supplier.
Other functions that you find on this page serve to set up the modules. These have not been changed.
Colleagues
As an administrator of an organization, you have the right to add colleagues to the organization. The administrator can also grant this right (called: Manage colleagues) to other colleagues.
Add colleague
The organization administrator can send an invitation to colleagues who already have a profile and to those who do not yet have a Mercell Source-to-Contract profile.
Navigate to Colleagues in the menu on the left
Click the Invite button
Then enter the email address of the colleague;
Click Add and, if necessary, enter an email address of another colleague
Click Send
The colleague receives an email from sender noreply@s2c-mercell.com to register. The link in this email is valid for two months.
Change contact person
You can recognize by the yellow star icon when someone is the contact person of the organization. You can change this in the following way. This is only possible if you are an administrator of the organization.
Go to Organization Profile in the left menu and you will end up in the organization's data overview
Then scroll to Contacts and click Change
Click on Add colleague to organization and select the relevant colleague.
The contact person has now been changed
Important
Only one person can be the contact person. You must be an administrator to edit this in the organization profile.
Block colleague
If a colleague leaves the organization, the administrator can block the person's profile. This means that you can no longer log in with that account.
Navigate to the heading Colleagues in the menu on the left and then choose one of the two options:
Click on the block icon
Click on the colleague in question and click Block
The colleague ends up in the Blocked colleagues column
Remove blockage
Go to the Blocked colleagues column and then choose one of the two options:
Click on the activate icon
Click on the colleague in question and click Activate
The colleague ends up in the Colleagues column.
The colleague can log in again immediately.
User Rights
After you have added colleagues to the organization profile, you can set user rights. You can add colleagues to system groups or create a group yourself for which you set certain user rights.
NB: You need the Manage User Groups right to do this.
General
The user rights are not set per person, but per group. You assign one or more rights to each group. There are two groups by default: Administrators and All colleagues. The latter group can be seen as the Other folder. In addition, in this overview you will see, depending on the modules used in your domain, the corresponding Colleagues can be assigned to multiple groups, their rights will then simply be added to are added together. The admin gets a less functional role in Mercell Source-to-Contract, because the use of generic accounts is now less desirable than before. The admin account therefore cannot be added to other user groups.
Grant User Rights
Perhaps the most significant difference from before is the granting of user rights. Where in the old situation this happened at user level, the way of thinking has now been reversed and you add a colleague to the right they need. This way you have a clear overview per user right of which colleagues have been added.
Change User Group
Expand the User Rights tab (left menu) and click on the Administrators tab. Here you will see an overview of all colleagues who fall into this group.
Click Add to add an existing colleague to this group
Scroll down to see the current permissions associated with this group. You can change these by checking or unchecking the permissions.
Create User Group
Go to User permissions on the left side of the menu. Here you will see an overview of the different groups.
Click New to create a new user group.
Here you can give the group a name, add users and indicate what rights this group should have.
To complete it, click Save
Address Book - Classic
When you use User Groups or Colleague Groups, you still set them up in the Classic environment.
Click on the Mercell Source-to-Contract logo at the top left of your screen, you will now end up on the landing page.
Open Tender Management in the menu on the left.
Then click Classic.
Go to Manage, then click on Address Book and go to Contact Groups
The method for managing User Groups or Collector Groups has not changed.
ADJUST CONTENT-User reports
In User reports you can add colleagues to the Standard group worksheet. This is the colleague group that is managed in the Classic environment.
It is also possible to make user specific reports in User reports. Think of 'Last registration' or 'Created by'.
Hein knows this better, but I don't think a NegometrixPortal administrator has to do anything with licenses. Do we explain that somewhere?
What is the purpose of a contact person? Maybe just name it.
Was that previously called 'other' in NegometrixPortal or why do you say this? Otherwise I would simply say what that group is intended for: quickly granting certain rights to all colleagues.
This sounds a bit difficult (but could also be due to my limited NegometrixPortal admin knowledge). Isn't it true that previously it was difficult to organize functional management with several colleagues? In Mercell Source-to-Contract this is easier because you can give multiple colleagues that admin role. Sounds a bit more positive.
