...
Declaration
Een verklaring A declaration is een instrument waarmee bewaakt kan worden of een leverancier voldoet aan de gestelde eisen op een specifiek aandachtsgebied. Voor elk aandachtsgebied (bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement of milieumanagement) dat een inkopende organisatie wil bewaken wordt een verklaring aangemaakt. Verklaringen worden toegevoegd aan een leverancier wanneer het betreffende aandachtsgebied relevant is voor een leverancier. Dit om te voorkomen dat verklaringen voor niet relevante aandachtsgebieden zichtbaar worden bij een leverancier. Om vast te kunnen stellen of een leverancier voldoet aan de gestelde eisen kan aan een verklaring een document (of set van documenten) worden toegevegd. Dit wordt een verklaringsdocument genoemd.
Geldigheid
De bewijsvoering van een leverancier dat deze voldoet aan de gestelde eisen voor een bepaald aandachtsgebied kent een geldigheid. Per verklaring kunnen meerdere versies van een verklaringsdocument worden toegevoegd. Elk verklaringsdocument kent daarbij zijn eigen geldigheid.
Typen verklaringen
Als het gaat om het bepalen van de geldigheid van de bewijsvoering van leveranciers zijn er twee typen documenten:
De Start/einddatum verklaring
De Uitgifte-datum verklaring
Start/einddatum verklaring
Wanneer verwacht wordt dat de aangeleverde bewijsvoering voor een bepaald aandachtsgebied een formele start- en einddatum bevat wordt een Start/einddatumverklaring gebruikt. Met dit type verklaring heeft de leverancier bij het toevoegen van een verklaringsdocument de mogelijkheid een start- en einddatum in te voeren, die aangeven hoe lang de documenten geldig zijn. Deze datums dienen overeen te komen met de start- en einddatum op het verklaringsdocument (bijvoorbeeld het ISO9001-certificaat).
Uitgiftedatum-verklaring
Wanneer verwacht wordt dat de bewijsvoering voor een bepaald aandachtsgebied geen formele einddatum bevat wordt het type Uitgiftedatum-verklaring gebruikt. Bij dit type verklaring wordt in SRM de geldigheid van de verklaring bepaald door bij de uitgiftedatum van het verklaringsdocument een door de inkopende organisatie vastgestelde geldigheidstermijn op te tellenan instrument that can be used to monitor whether a supplier meets the requirements in a specific area of interest. A statement is created for each area of interest (for example quality management or environmental management) that a purchasing organization wants to monitor. Statements are added to a supplier when the relevant area of interest is relevant to a supplier. This is to prevent statements for irrelevant areas of interest from becoming visible at a supplier. To determine whether a supplier meets the stated requirements, a document (or set of documents) can be added to a declaration. This is called a declaration document.
Validity
A supplier's evidence that it meets the requirements for a specific area of interest is valid. Multiple versions of a declaration document can be added per declaration. Each declaration document has its own validity.
Types of statements
When it comes to determining the validity of suppliers' evidence, there are two types of documents:
The Start/end date statement
The Issue Date Statement
Start/end date statement
If the evidence provided for a particular area of interest is expected to contain a formal start and end date, a Start/End Date Statement is used. With this type of declaration, when adding a declaration document, the supplier has the option to enter a start and end date, which indicate how long the documents are valid. These dates must correspond with the start and end dates on the declaration document (for example the ISO9001 certificate).
Issue Date Statement
When it is expected that the evidence for a particular area of interest does not contain a formal end date, the Issue Date Statement type is used. For this type of declaration, the validity of the declaration is determined in SRM by adding a validity period determined by the purchasing organization to the date of issue of the declaration document.