Kapittel 1

1.1 Team

Du kan velge hvilke medlemmer som skal ha tilgang til brukerrettigheter i kontrakten. Teammedlemmene kan tildeles en eller flere brukerrettigheter ved å krysse av i sjekkboksene. Hvis du ønsker å fjerne en brukerrettighet, fjerner du krysset i sjekkboksen. Når du er ferdig, klikker du på "lagre".

Denne funksjonen gir deg muligheten til å definere og tildele spesifikke brukerrettigheter til teammedlemmene i kontrakt. Du kan tilpasse rettighetene deres basert på rollene og ansvarsområdene deres, og sørge for at de har riktig tilgang og tillatelser.

1.2 Kontraktstillegg

Kontraktstillegg er metadata felter. De kan tilpasses til kundens behov og benyttes for å for å samle inn data og ha kontroll. Dette variere fra organisasjon til organisasjon hvordan de har satt opp dette. Med denne funksjonen vil det gi oppdragsgiver en oversikt i sin database på hva slags kontrakter man har.

Kontraktstillegg er en del av kontrakten og kan derfor ikke endres når kontrakten har blitt akseptert av begge sider. Interne kontraktstillegg kan endres når som helst.

Du kan søke etter kontraktstillegg i kontraktslisten. Tilleggsalternativene kan kun opprettes av foretakets systemadministratorvirksomhetsadministrator. Så fort de obligatoriske tillegg er opprettet, kan de benyttes av alle brukere som har tillatelse til å opprette kontrakter. Se Administrasjonsveiledningen for ytterligere informasjon.

En myndighet virksomhet kan ha så mange som 40 forskjellige tillegg, noe som gir denne myndigheten mulighet til å fange opp metadata/statistikker og opprette rapporter basert på dette, med hvilken som helst ønskelig og påkrevd intervall.

Kapittel 2

2.1 Laste opp dokumenter

Du har muligheten til å legge ved ekstra dokumenter i tillegg til de som allerede er inkludert. Du kan velge mellom to typer dokumenter: kontraktsdokumenter og interne dokumenter.

Kontraktsdokumenter er tilgjengelige for leverandørene og kan lastes ned som en del av kontrakten. Disse dokumentene er viktige for å sikre at alle involverte parter har tilgang til nødvendig informasjon.

Interne dokumenter er kun synlige for internt bruk og påvirker ikke kontraktsstatusen. Du kan laste opp slike dokumenter når som helst i kontraktsprosessen.

Denne funksjonaliteten gir deg fleksibilitet til å legge ved ekstra dokumenter i ulike faser av kontrakten. Dette sikrer at du kan dele nødvendig informasjon med leverandørene og samtidig holde interne dokumenter privat.

Du kan dra nytte av denne funksjonen for å sikre god kommunikasjon og samhandling med leverandørene gjennom hele kontraktsprosessen

2.2 Varslinger

I KAV er det enkelt å sette opp varsler for kontraktens utløpsdato. Hvis flere brukere har tilgang til kontrakten, kan hver bruker selv velge hvor mange dager før utløpsdatoen de ønsker å motta varsel.

La oss ta et eksempel: Hvis kontrakten utløper om 10 dager fra i dag, og du ønsker å bli varslet 30 dager før utløpsdatoen, vil ikke CTM-systemet tillate det. Dette skyldes at varslingen er satt til et tidspunkt utenfor de gjenværende 10 dagene. Men hvis du velger å bli varslet 7 dager før utløpsdatoen, vil systemet tillate det, fordi det er innenfor de gjenværende 10 dagene.

Dette hjelper brukerne med å få tidlige varsler om kontrakter som nærmer seg utløpsdatoen. De får tilstrekkelig tid til å håndtere kontraktsforlengelse eller andre nødvendige tiltak før kontrakten utløper. Dette bidrar til en mer effektiv kontraktsadministrasjon og unngår eventuelle problemer knyttet til utløpte kontrakter.

KAV gir brukerne fleksibilitet og kontroll over varslingene, slik at de kan ta nødvendige skritt i tide og opprettholde en god kontraktsstyring.

2.3 Oppgaver

I KAV har du muligheten til å legge til oppgaver i kontrakten. Dette gir deg bedre oversikt over hvilke handlinger som må utføres i henhold til kontrakten. Du kan også angi start- og sluttdatoer for hver oppgave.

Det er viktig å merke seg at oppgavene må opprettes på forhånd under virksomhetsadministrasjon. Dette betyr at en administrator må opprette oppgavene på forhånd, slik at du kan velge dem i KAV-kontrakten. Ved å ha oppgavene klare på forhånd, kan du enkelt velge og tilpasse dem til den spesifikke kontrakten du jobber med.

Denne funksjonen hjelper deg med å strukturere og organisere kontrakten ved å inkludere klare oppgaver som må gjennomføres. Du kan sikre at alle nødvendige handlinger blir tatt til rett tid, og ha en bedre kontroll over kontraktsforpliktelsene.

Ved å benytte denne funksjonaliteten kan du optimalisere kontraktsstyringen og sørge for at alle oppgaver blir fullført i henhold til planen.